新入社員幹事必見!忘年会の前に準備すべきことと当日やるべきこと

新入社員として会社に入って、ある程度仕事にも慣れてきたころに突然上司から任されることになるかもしれないのがそう!「忘年会の幹事」です。

中には「忘年会の幹事なんて初めてやる!」という方も多いのではないでしょうか。

プライベートで親しい仲間たちと行う忘年会であれば気張る必要もないかもしれませんが、会社として開く忘年会となると上司に気を配ったり予定調整をしたりなど幹事にはやらなければいけない仕事が多いです。

そこで今回は特に初めて忘年会の幹事を任された新人さんに知っておいてもらいたい、忘年会の前に準備すべきことと当日やるべきことについてお話しします。

新人が忘年会幹事を任されたときにやるべきこと(下準備編)

(1)忘年会の流れを把握する

お店の予約や中身を考える前に、まずは忘年会の流れを考えるようにしましょう。

忘年会はみんな同じようで実際は異なるケースがあります。というのも忘年会の流れは、社風や人数、お店選び、会費の額によって変わってくるためです。

「これでいいだろう!」と勝手に判断をして、これまで行われてきた忘年会と大幅に違っていると上司の方などに不況を買ってしまうかもしれません。

そうならないためにも以前忘年会の幹事をしたことのある人や先輩に話を聞き、どのような流れなのかを把握することが大切です。

①当日の進行を考える

過去の忘年会の流れを把握することが出来たら、その内容を踏まえたうえで「乾杯・中締めの挨拶は誰がするのか」「ゲームや余興は入れるのか?」などを、当日の進行大まかな時間配分も考えながら必要な想定をしましょう。

その際、乾杯や中締めの挨拶をお願いする人には事前に話を通しておくようにしておかなければいけないため、優先して考えるようにしてください。挨拶を当日にお願いするのは失礼ですし、急に言われては相手方も準備が出来ないので、誰に挨拶をお願いするのか決まったら早めに依頼しておくようにしましょう。依頼する際は挨拶の目安となる時間も伝えておくと親切です。

忘年会の挨拶の順番についてはこちらの記事に詳しく記載されていますので、チェックしてみてください!

忘年会の挨拶の順番をしくじりたくない!正しい挨拶の順番と挨拶のしかた

一般的な忘年会の流れは下記のとおりです。

  • 司会者挨拶
  • 社長や部長などの開会挨拶
  • 乾杯
  • 談笑、会食
  • ゲームや余興
  • 閉会挨拶

もちろんすべての項目に幹事は気を配らなくてはいけないわけですが、得に幹事に責任が重くのしかかるものとしてゲームや余興で用意する景品選びでしょう。景品を選ぶ際のポイントとは「定番だけど普段なら自分では買わないものにする」ということです。

もし悩むようであれば忘年会の景品専門ショップもあり、景品セットを届けてもらうとラクでしょう。

簡単に盛り上がれるゲームと景品については以下の記事をご覧ください。

忘年会で簡単にできて盛り上がるゲーム10選

予算別!忘年会におすすめの景品13選

②予算決め、そして会費の集金の仕方と釣銭の準備

忘年会の流れを考える際は、予算を考えることも大切です。忘年会の中身から決めてしまうと予算を超えた内容なってしまうため、予算ありきで考えてください。

特に「会社が負担してくれるのか、負担してくれないのか」「食費にいくら使えるのか、余興や景品にいくら使えるのか」というのは重要な問題です。分からない場合は上司に確認するようにしましょう。

予算について気になる方はこちらの記事もご覧ください。

忘年会の平均予算は?予算に悩んでいる幹事さん必見!

また、会費は会社で事前に、あるいは当日忘年会がスタートする前に集めると安心です。会社によっては、上司が多めに払う場合もあり、その場合は後日精算となりますので、事前に上司や先輩に確認しておくようにしましょう。

当日集金をする場合は、当日つり銭が必要な場合もあるので前もって両替しておくようにしましょう。お店で両替を頼んだりすることは、すぐに用意できなかったりお店にも迷惑をかけてしまうため止めましょう。

(2)日時を決める

忘年会も参加してくれる人がいなければ開く意味がありません。より多くの人が参加しやすいよう1ヵ月半ぐらい前には、候補日をいくつか出して対象者へメールで連絡して、予定を空けておいてもらうようにしましょう。

注意すべきなのは社長や役員、部長、直属の上司などに先に予定を確かめておき、確実に参加してもらいたい人の予定に合わせるようにすることです。

その後、日時が決まったらひとまずその旨をメールで連絡しましょう。お店が決まっていなくても構いません。参加予定の方々も予定が早めに確定した方がその他の予定も組みやすくなり安心します。

なお、予定が合わず出席できない方がいる場合は「参加可能な方が一番多い日に決定致しました。ご希望に沿えなかった皆様、申し訳ございません。」と一言書き加えると印象が悪くなりません。

(3)お店選び

会場となる店を選ぶ際のポイントは上司の好みや嫌いな料理を聞いておいたり、年代によって嗜好が変わってくるので年代比も考慮したりすることです。

また、男性向けにボリューム感のあるものか、女性向けに野菜が豊富で彩り鮮やかなものにするかなども男女比によって柔軟に考えるようにしましょう。

さらにお店選びのポイントが大きく3つあるので見ていきましょう。

①食物アレルギーの確認

お店を選ぶ際、忘れてはならないのが参加者の中に食物アレルギーを持っている方がいないか確認することです。

もし、いるようであれば候補として考えているお店にアレルギーに該当する食材を使用している料理があるのかどうかを調べ、お店にアレルギー対応が可能かどうか確認するようにしてください。

もし対応が難しいようであれば、お店の変更も検討しましょう。

②会費の設定

一般的には、飲み放題付宴会コースで4,500円~6,000円位にすると、上司世代にも満足してもらえるといわれています。

③お店の下見をする

過去にすでに訪れたことのあるお店であれば大体の雰囲気もわかっているので必要ありませんが、行ったことのないお店であれば下見は必須です。

店員の応対はどうか、玄関周りやトイレは清潔か、個室の有無、隣のテーブルとの距離、駅からの道順などを確認し、料理の味も確かめられます。

会場となるお店が決まったら予約を入れてください。その際、当日急用などでドタキャンをする人もいるかもしれないため、キャンセル時の対応についてはよく確認しておくといざという時にドタバタしないで済みます。

会場探しについてさらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

忘年会の会場探しのコツ!失敗しない選び方

(4)お店・日時を改めて案内する

日時と場所が決まったら正式な開催案内を改めて参加者へメールしましょう。

●案内メールの例

件名:忘年会のご案内

関係者各位

お疲れ様です。営業部の田中です。

今年も残りわずかとなりました。

今年は新たに新規プロジェクトも立ち上がり、何かと慌ただしい1年間となりましたが、無事にプロジェクトも軌道に乗り安定してまいりました。これもご尽力いただいた皆様の賜物と存じます。

そこでこの度、苦楽を共にした皆様と共に1年を締めくくりたいと思います。

つきましては、下記の通り忘年会を開催いたします。

年末のご多用の時期とは思いますが、是非ご参加ください。

日時:〇月〇日(金)19:00~21:00

場所:居酒屋「忘」

東京都港区XX-XX-XX

電話番号090-XXXX-XXXX

会費:5,000円(事前に集金いたします)

なお、当日欠席される場合は〇月〇日までに田中ご連絡をお願いいたします。

田中

電話番号:080-XXXX-XXXX

メールアドレス:bounenkai@XXXX.jp

案内メールについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご参照ください。

忘年会の案内メールの書き方!社内と社外でどう違う?

(5)協力者を作る

新入社員で初めて忘年会の幹事を行う場合、慣れない作業にもしすべての仕事を一人でこなすことが難しいと思うのなら、同じ新入社員や親しい同僚に応援を頼んでもいいかもしれません。

お店のチェックや日程調整など分担すれば初めての幹事でも負担を軽減できるので、一度考えてみてください!

新人が忘年会幹事を任されたときにやるべきこと(当日編)

当日幹事としてやらなければいけないことは、参加者全員が楽しい時間を過ごせるよう気を配ることです。

飲み物や料理は全員に行き渡っているか、会話に入れずに肩身の狭い思いをしている人はいないか、テンションが上がり、お店や他のお客様への迷惑行為を働いてしまっている人はいないか、などをこまめにチェックすることを心がけましょう。

当日にやるべきこととしては以下のような流れになります。

①忘年会会場への誘導と案内

幹事は開始1時間前にはお店についているようにしましょう。

間違っても参加者が先に着いて待っているようなことがないように注意してください。

②忘年会参加の受付

③マイクやPC、余興、ゲームなどの設備準備

④スムーズな司会進行

事前にお願いしていた方に乾杯の挨拶を振るなど、場の空気を見ながら司会進行をしてください。

⑤飲み物の配膳、追加注文の確認

人数が多いと乾杯の飲み物が揃うのに時間がかかることがあります。

そのようなことにならないように、事前に乾杯用ビールなどを早く出してもらうようお店にお願いしておくといいでしょう。

⑥上司や先輩へのお酌と挨拶

⑦余興の合いの手や盛り上げ

15分~20分程度で終わるゲームやアトラクション(出し物)、ゲーム参加者から一言もらう場を設けるなどして盛り上げることを意識しましょう。

⑧会計

終了15分前には、さりげなく席を立って会計を済ませるとスマートです。

領収証が必要な場合は、会計の際にお店の方に名刺を渡し、帰り際に受け取るようにしましょう。

⑨退店時の忘れ物確認

⑩2次会参加の確認、及びお店予約

お店を出る10分程度前に確認をしておくとスムーズに移動することが出来ます。

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まとめ

忘年会のことで分からないことは1人で悩まずに、すぐに以前の忘年会に出席した人にどのような雰囲気だったのか確認するようにした方が安全で確実です。

もし1人で幹事の仕事を行うことが難しいようであれば仲間を作り協力してもらえるようお願いしてみてください。

忘年会の幹事は何かとやらなければいけないことが多いですが一番大切なことは、最後は自分も楽しむことです。

それを忘れずに、楽しい忘年会になるよう頑張ってください!

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