忘年会の幹事がやるべき準備の流れや当日の進行について解説

忘年会は、年末に開かれるその年の苦労を忘れるための宴会です。社会人の場合、会社全体や部署、同僚などと忘年会が開催されることがあるでしょう。

また、社内だけでなく取引先との忘年会が開催されるケースもあります。 忘年会の幹事に指名されたが、何から始めたら良いか分からない、必要な準備が知りたい、という方は多いのではないでしょうか？

今回の記事では、忘年会の幹事がするべき準備のながれや、当日の進行などについて解説しています。 初めて忘年会の幹事を任された新入社員の方や、準備に漏れがないかチェックしておきたいという方はぜひ参考にしてください。

忘年会当日までに幹事がやるべき準備の流れ

忘年会の幹事になったら、計画的に準備を進めましょう。幹事がやることをリスト化して、忘年会当日までに準備を終わらせます。

忘年会は11～12月に行われることが多く、お店の予約が埋まりやすいため、出来るだけ早く準備を開始しましょう。2か月前の10月くらいからの準備がおすすめです。

忘年会の幹事がやるべき準備の流れは以下のとおりです。

幹事を集め準備のスケジュールを組む

会社全体の忘年会のように参加人数が多い場合、幹事2～3人で分担して準備をしましょう。幹事が集まったら、忘年会の開催予定の約2か月前に会場予約ができるように、準備のスケ

準備のスケジュールが決まったら、幹事で役割分担をします。

また、以前幹事をした人や先輩に話を聞き、今まで行われた忘年会の流れを参考にすると良いでしょう。

予算を確認

会社で忘年会の費用を経費として精算できる場合、最初に経費に金額を確認しておきましょう。会費制で忘年会を行う場合、1人当たり5,000円くらいが目安です。表彰の景品やゲームのプレゼントを用意する場合は、飲食代に上乗せして会費を設定しましょう。

また、会費は会社で事前に、あるいは当日忘年会がスタートする前に集めると安心です。会社によっては、上司が多めに払う場合もあり、その場合は後日精算となりますので、事前に上司や先輩に確認しておくようにしましょう。

当日集金をする場合は、つり銭が必要な場合もあるので前もって両替しておくようにしましょう

日程を決める

多くの人が参加しやすいように、2か月ぐらい前に候補日をいくつか出して対象者へメールで連絡し、予定を空けておいてもらうようにしましょう。 注意すべきなのは、社長や役員、部長、直属の上司などに先に予定を確かめて、確実に参加してもらいたい人の予定に合わせるようにすることです。

人数が多い場合は、日程調整ができるウェブサイトを活用して、参加者に入力してもらうようにすると便利です。

会場を決めて予約

会社の忘年会の場合、できるだけオフィスや最寄り駅からアクセスが良いお店を選びましょう。また、会社や部署全体など参加人数が多い忘年会は、他のお客様の迷惑にならないように個室または貸し切りができる会場がおすすめです。

会場候補は居酒屋だけでなく、ホテルの宴会場や結婚式場、レンタルスペースなどがあります。普段と違った雰囲気で忘年会を開きたい、という方は、披露宴会場が使用できる結婚式場がおすすめです。

また、事前に社長や上司の好き嫌いを確認し、予算内でおさまるお店を選びましょう。

忘年会のお店選びについて、以下の記事で詳しく解説しています。

二次会の有無を決める

二次会を行うかどうかを決めておきましょう。これまでの忘年会で二次会を行ったか、先輩や同僚に確認して参考にすると良いです。

二次会の出欠は忘年会当日に確認するため、お店の予約は必要ありません。しかし、忘年会シーズンで二次会のお店が空いているか不安な場合は、おおよその人数で予約が可能なお店を探しておきましょう。

二次会の会場は、一次会の場所から近くて行きやすいお店がおすすめです。また、二次会の会費は当日または後日回収しましょう。

参加者に案内を送付し出欠を確認

日時と場所が決まったら正式な開催案内を改めて参加者へメールで送付し、最終の出欠確認をしましょう。

案内メールについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご参照ください。

当日の席次表を作成

忘年会当日の席次表を作成しましょう。社長や役員など、役職が高い人を上座にします。幹事は、周囲が見渡せる席や下座に座りましょう。また、司会を担当する幹事は、動きやすい場所に座ると良いです。

参加者の会話が弾むように、バランスよく配置するように心がけます。新入社員がいる場合は、上司や先輩社員と交流できるような配置がおすすめです。

挨拶や余興の依頼

忘年会で、乾杯の挨拶や締めの挨拶などを依頼する場合、事前に依頼しておきましょう。余興を行う場合も同様、事前に依頼しておきます。

挨拶の依頼は、役職に注意が必要です。

忘年会当日、どれくらいの持ち時間で、どのタイミングで行うかを依頼するときに伝えておきましょう。

司会進行の台本を作成

忘年会当日に司会進行を行う人向けに、台本を作成しましょう。司会進行は幹事が行うことがほとんどです。

作成した台本は、時間管理ができるようにタイムスケジュールを一緒に記載しておきましょう。司会のセリフを緊張して忘れてしまわないよう、全て記載しておくと良いです。また、挨拶や表彰がある場合、対象となる人の名前を記載します。読み間違えると失礼になってしまうため、フリガナを振っておきましょう。

プレゼントや景品の準備

ゲームでの景品や表彰者へのプレゼントを購入する場合、予算内で準備をしましょう。購入した商品の領収書は必ず回収し、忘年会の後に清算して参加者へ報告します。

また、忘年会当日は、購入した景品やプレゼントを取り出しやすい場所に置いておきましょう。これまでの忘年会の景品やプレゼントと同じものにならないように、事前に先輩社員に確認しておくことをおすすめします。

忘年会の1週間前に参加者にリマインド

忘年会の1週間前になったら、参加者に当日の場所や開始時間などをメールやSNSでリマインドしましょう。行けなくなった人や、時間に間に合わない人がいないか、知らせてもらいお店に連絡します。

できるだけ、キャンセル料が発生する前に参加者にリマインドしておきましょう。

忘年会当日の幹事の役割と司会進行の流れ

忘年会当日、幹事は受付や司会進行を担当します。その他に幹事としてやらなければいけないことは、参加者全員が楽しい時間を過ごせるよう気を配ることです。

また、忘年会をスムーズに進めるために、幹事が行う基本的は司会進行流れを知っておくと良いでしょう。

30～15分前までに会場に到着して準備

幹事は、忘年会開始の30～15分前までに会場に到着し、席の確認や音響機器などの準備をしましょう。受付で会費を集める場合は、お釣り用の両替ができているか確認しておきます。

また、お店の人にラストオーダーの時間や退出時間について確認しておきましょう。

忘年会が始まる前に、参加者に「二次会に参加するかどうか」を確認して人数を把握し、二次会会場の予約をしておきます。

はじめの挨拶

忘年会の開始時間になったら、幹事がはじめの挨拶をします。挨拶をする前に、参加者が全員到着しているか確認しておきましょう。

開会の挨拶

はじめお挨拶が終わったら、そのまま開会の挨拶を依頼します。

乾杯の挨拶

開会の挨拶が終わったら、参加者に飲み物がいきわたっているか確認しましょう。まだ飲み物が手元にない人がいる場合、全員に行きわたるまで待ちます。

全員に飲み物が行きわたったら、乾杯の挨拶を依頼しましょう。

食事・歓談・表彰

乾杯の挨拶が終わったら、食事と歓談の時間をとります。幹事は、周りの飲み物や食事が行きわたっているか、随時確認しましょう。表彰がある場合は準備をすすめ、整ったら参加者に声掛けをします。歓談の時間は30分ほど確保しておきます。

表彰式では、事前に用意した記念品やプレゼントを渡し、食事や歓談の時間に戻りましょう。

余興・ゲーム

参加者が食事を楽しんでいる間に、余興やゲームの準備を進めます。忘年会では、できるだけ全員に参加してもらい、楽しめる余興やゲームを行うと良いです。

締めの挨拶

ゲームや余興が終わり、食事がデザートまで出てきたら、締めの挨拶をしてもらいましょう。

閉会の挨拶

締めの挨拶が終わったら、そのまま幹事が閉会の挨拶をします。閉会の挨拶では、ラストオーダーや退出の時間を伝えましょう。また、二次会がある場合は会場の案内を行います。

二次会会場への誘導

閉会の挨拶の間に、司会担当以外の幹事がお会計を済ませておきましょう。退出時間になったら、参加者を出口まで誘導します。二次会がある場合は、会場まで誘導し、参加しない人にタクシーを手配したり、駅へ案内したりします。

会場の利用時間を守って退出することがマナーです。退出時間の少し前に、参加者を誘導しましょう。

会場内の忘れ物の確認

参加者が退場したら、幹事は忘れ物がないか確認します。レンタルスペースのように片付けが必要な場合は、参加者が退出した後に行いましょう。

最後に、お店の方へのお礼を忘れずに伝え、退出します。

忘年会終了後のお礼メールを忘れずに送る

忘年会の翌日以降、遅くても3日以内に、参加者にお礼のメール送ります。挨拶や余興を担当してくれた人には、メールでお礼を伝えましょう。

また、景品やプレゼント代の会計報告を記載し、余剰金が出た場合は返金方法を記載します。

パーティハンターが幹事さんの会場探しをお手伝いします

会場探しで困っているのならパーティハンターでその時々に合った会場が探せます。

パーティハンターが紹介している会場の多くは専属担当プランナーがいるので、初めて幹事を任される方でも安心して相談できるでしょう。

さらに音響・照明・マイクなど機材も豊富な会場を数多く取り揃えているため、新人でもワンランク上の幹事を目指せます。 希望の状況をもとにご提案が可能ですので、

まずはお気軽にご相談ください。

まとめ

忘年会のことで分からないことは1人で悩まずに、すぐに以前の忘年会に出席した人にどのような雰囲気だったのか確認すると良いでしょう。

また、参加人数が多い忘年会では、2～3人の幹事で分担して準備を進めるとスムーズです。やることリストを作成することで、スムーズに準備が進みます。 幹事は忘年会までの準備だけでなく、当日の受付や司会進行、会計などの作業もあります。周りに気を配りながら、参加者が楽しめる忘年会を開催しましょう。

忘年会の幹事は何かとやらなければいけないことが多いですが一番大切なことは、最後は自分も楽しむことです。 それを忘れずに、楽しい忘年会になるよう頑張ってください！