幹事必見!忘年会の会場選びで失敗しないためのポイントを知っておこう!

幹事必見!忘年会の会場選びで失敗しないためのポイントを知っておこう!

1年の最後、年末に実施される忘年会。11~12月に忘年会を実施する方が多いかと思います。11月や12月に忘年会の会場を探し始めた場合、すでに予約でいっぱいになっている会場が多くなかなか開催場所が決まらない!という事もあります。

忘年会を無事に開催するために、幹事の方は10月頃から忘年会の会場を探しておくべきでしょう。

また、忘年会を失敗しないための会場選びのポイントや注意点を知っておくことでより良い忘年会を実施することができます。今回は忘年会の会場選びのポイントや注意点をご紹介しています。

忘年会の会場選びのポイント

インターネットで探してみる

最近では、日時や場所、予算や参加人数などの条件で絞ってネット上で会場を検索することができます。まずはいくつか候補のお店や会場を絞るために、いくかのwebサイトを利用し、日時や参加人数などを入力して検索してみましょう。

また、お店の口コミが掲載されているwebサイトもあるので、候補となっているお店や会場の口コミを見ておくことでどのようなお店なのかをあらかじめ知っておくことも大切です。

参加者が参加しやすい場所を選ぶ

比較的大人数の忘年会を成功させる場合、参加を呼びかける人達が参加しやすい場所であるかどうかが重要です。

会社の忘年会を開催する場合

  • 会社から近い場所か
  • 最寄り駅から近い場所か

などのポイントを綱領して会場を選ぶようにしましょう。

個室がある・貸切ができる場所を選ぶ

会社の忘年会を実施する場合、上司の挨拶の時間があったり、余興をしたりする場合があります。個室がある会場や貸切ができる会場を選択することで、周囲の目を気にせず忘年会を実施するころが可能です。

インターネットで検索して候補となっている会場の中から、参加予定の人数で利用できる個室があるお店、貸切にできる会場を絞り込みましょう。

料理とお酒のメニューを確認して会場を選ぶ

忘年会の時期になると、多くのお店で忘年会用の飲み放題付のコースが実施されています。お酒を飲む人も飲まない人も楽しめるように、飲み放題が付いているコースを選択することをオススメします。

また、料理もコースであれば、あらかじめの予算がどれくらいかを参加者に知らせることが可能になり、より多くの人が参加しやすくなるでしょう。

コースの料理の内容や、飲み放題で頼むことができる飲み物のメニューを事前に確認しておくようにしてください。お店ごとのコース内容を確認して比較し、同じ価格帯でより豊富なメニューを提供しているお店を選択することがおすすめです。

忘年会の会場選びの注意点

靴を脱がないで良いお店を選ぶ

忘年会を実施する時期は11~12月であることが多く、女性がブーツなどの着脱に手間がかかってしまう靴を履いていることがあります。できるだけ座敷などの靴を脱ぐ必要がある会場ではなく、靴を履いたまま入ることができる会場を選択すると良いでしょう。

靴を脱ぐ会場で忘年会を実施することになった場合、参加者の方には事前に靴を脱ぐ必要があるお店であると伝えておきましょう。

落ち着いた雰囲気の会場を選ぶ

会社などの忘年会の場合、新入社員から上司まで、年齢層の幅が広くなることがあります。忘年会の会場が騒がし場所であったり、20代のお客様が多い場所であったりなど、会場の雰囲気に偏りがあるとスムーズに忘年会を進めることができないケースがあります。

参加者の方全員がより心地よい忘年会を開催するために、比較的落ち着いた雰囲気の会場を選択するようにしましょう。

お子様がいる場合は靴を脱ぐ会場を選ぶ

忘年会の参加者の中に小さなお子様を連れて参加する方が複数人いる場合、まずはお店に小さな子供がいても利用することが可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

小さなお子様がいる場合、靴を脱いで利用することができる会場を選択することをオススメします。居酒屋などの飲食店ではなく、レンタルスペースなどで靴を脱いで利用する場所などが好ましいでしょう。

事前に好き嫌いやアレルギーを確認して会場を選ぶ

忘年会の参加者には事前に好き嫌いがあるか、アレルギーがあるかのアンケートをとっておきましょう。

忘年会の食事をコースで予約する場合、参加者のアレルギーなどに合わせてコースの料理内容を変更することが可能か事前にお店に確認しておきます。柔軟に対応してくれるお店を選ぶことをオススメします。

忘年会の会場は必ず下見しておく

最近では、約8割の人が忘年会の会場をネットで予約しています。

飲食店や忘年会会場の予約ができるwebサイトでは、店内の様子や料理、店舗の外観などを写真で確認することが可能なので、ある程度どのような会場なのかを知ることができます。

しかし、実際に行ってみると写真のイメージと違ったり、店員さんの対応があまりよくなかったりすることもあるので、忘年会の会場として候補に入れているお店の下見は必ずしておくようにしましょう。

下見だけでなく、実際に事前にお店を利用してみるのも良いです。

キャンセル期限とキャンセル料を確認しておく

忘年会当日や前日に参加できない人が出てきた場合、予約しているお店や会場に伝える必要があります。お店によってはキャンセル料が発生する場合があるので予約の際に確認しておきましょう。

また、人数変更などが発生した際、〇日前までであれば無料で変更可能、のような場合もあります。

無料でコースや人数を変更することが可能な期限、キャンセルや人数が変更になった場合に発生する料金の確認は忘れずにしておきましょう。

事前に参加者から参加費を回収しておく

大人数の忘年会を開催する場合、参加者から会費を回収することがあります。忘年会の何日か前までにあらかじめ参加者あらかじめ会費を回収しておくことで、当日スムーズに会計を済ませることができます。

また、当日参加できなくなった場合でキャンセル料が発生する場合には、あらかじめ回収している会費から支払うので返金ができない、という旨を参加者に忘れずに伝えておきましょう。

まとめ

今回は忘年会の会場選びのポイントと注意点をご紹介しました。

インターネット上でお店や会場を簡単に探して予約することが可能ですが、料理の内容やコースの料金、キャンセル期限や料金など、今回ご紹介したポイントを抑えた会場を選択することで楽しい忘年会を実施することが可能になります。

また、11月~12月で実施される忘年会の予約は10月頃から開始されています。忘年会の1週間前などではあまり空いているお店や会場が見つからないでしょう。

幹事の方は、できるだけ早い段階から忘年会の会場を探して予約しておくことをオススメします。

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