忘年会シーズンはいつ？お店の予約時期や開催日時の決め方を解説

忘年会の幹事をすることになった方は、開催日時をいつにすればいいか、迷いますよね。

忘年会は12月に開催される傾向がありますが、あえて混雑のピークをずらして開催するケースもあります。

 では、忘年会の開催時期はいつ、何曜日、何時から何時まで開催されるものなのでしょうか？

 今回は、忘年会のシーズンやピーク、忘年会の予約時期や日時の決め方、当日までの準備についてご紹介します。

 忘年会の幹事の方は参考にしてください。 

忘年会はいつ？何時から何時まで開催するもの？

 忘年会の開催が集中するシーズンは12月中旬です。

忘年会は「一年の労苦を忘れるために年末に開催する宴会」のことを指しますが、年の瀬にあたる12月下旬は公私ともに繁忙で、忘年会への出席率が低下する恐れがあるため、近年では避けられます。 

人気の集中するシーズン中に開催する忘年会には、次の影響が見られます。

• 忘年会を開催する飲食店の予約が取りにくい
• 他の忘年会の予定と重なり、参加を断られる

予定通りの忘年会を開催するには、早めの予約と連絡が必要です。 

忘年会は金曜日など休日の前日に開催

 忘年会は、金曜日など休日の前日に開催される傾向があります。

特に、会社の忘年会では、参加者が存分に宴会を楽しめるよう、翌日がお休みの日を選んだ方がよいでしょう。

 ただし、忘年会は、挨拶を行う「参加者の中で偉い立場にある方」が出席することが求められるため、それらの必須の参加者が出席できる日時であるかを確認する必要があります。

 また、忘年会と何かのお祝いが重なるなどで、主賓がいる場合には、主賓が参加できる日時であることも優先されます。

忘年会の混雑ピークは18時〜21時

 忘年会の開始時間は18〜19時、終了時間は20〜21時になる傾向があり、忘年会の混雑ピークは18〜21時です。

 また、忘年会の規模、社風、飲食店のコース内容などによっても変わりますが、忘年会は2時間以内に終了する傾向があます。

あえて忘年会のシーズンとピークをずらして開催するパターンもある

 忘年会のシーズンである12月中旬の開催が難しい場合、混雑する時期をずらす選択肢があります。

• 12月初旬に開催する
• 11月に開催する
• 忘年会を開催せず、新年会を開催する

12月初旬、11月の忘年会の開催はシーズンとピークが避けられるため、お店の予約が取りやすく、出席率があがる可能性が高くなります。

なお、年内に忘年会の開催が難しい場合、忘年会の開催は諦め、年明けに新年会の開催を提案するのも一つの手でしょう。

忘年会の予約時期は開催日2か月前が目安

 忘年会のシーズンは飲食店の予約が増えるため、できるだけ早く予約しましょう。

忘年会の予約のタイミングは「開催日の2か月前」が目安で、遅くとも忘年会の1か月前までに予約しておくことをおすすめします。

会社や部署全体の忘年会のように参加人数が多い場合や、人気の飲食店で忘年会を開催する場合、2か月前の10月上旬〜中旬には予約しておきましょう。

 少人数の忘年会であっても、1ヶ月前の11月中には予約しておくと安心です。

 インターネットから予約した場合、お店に電話で「予約できているか」もあわせて確認しておきましょう。

 また、忘年会の予約を開催予定の1～2か月前にする関係で、参加者のキャンセルが出る可能性があります。そのため、予約の際にはキャンセル期限やキャンセル料についても確認します。

 参加者への忘年会のリマインドのタイミングを「キャンセル料が発生する少し前」に設定しておくことで、会場への連絡がスムーズになります。

忘年会の開催日時の決め方

忘年会の開催日時の決め方は、大きく2パターンにわかれます。

• 必須の参加者の予定をもとに決めるパターン（大人数向け）
• 出欠確認と日程調整を兼ねるパターン（少人数向け）

また、忘年会にオンラインで参加するケースも想定する必要がある場合、事前に、オンライン参加の有無と、使用するインターネットサービスと使い方を告知しておきます。

必須の参加者の予定をもとに決めるパターン（大人数向け）

参加者が大人数の忘年会で開催日時を決める際は、参加者全員への日程調整は難しいため、必須の参加者の予定をもとに調整します。

 たとえば、会社の忘年会の場合、開会・乾杯・締めの挨拶を行う関係で、1〜3番目に偉い立場の方は参加を求められる場合が多くなります。

 必須の参加者の予定を確認したら、その他の参加者には、忘年会の案内で開催日時を連絡し、出欠確認を行いましょう。

出欠確認と日程調整を兼ねるパターン（少人数向け）

 少人数の忘年会で開催日時を決める際は、参加者に対し、3～4つの候補日・時間帯の中から参加できる日時を挙げ、アンケート形式で出欠確認と日程調整を兼ねます。

SNSのアンケート機能や、日程調整ツールの活用がおすすめですが、会社の忘年会の場合、会社で使用を認められているツールを使用しましょう。

アンケート結果から、より多くの人が参加できる日を選びます。

会社での忘年会の場合、参加者全員に連絡する前に、挨拶をお願いする上司などの必須の参加者が参加できる日程を事前に確認し、候補の日時を絞り込んでから、連絡しましょう。

忘年会の当日までの準備

 忘年会の幹事は、当日までに次の準備が必要です。

• 必須の参加者に対し、忘年会の挨拶を依頼する
• 忘年会の開催日時を決める
• 忘年会の開催場所を決めて予約する
• 参加者全員に忘年会の案内を送る
• 当日の流れを確認し、余興や表彰などに使う景品を準備する

なお、準備や当日の流れなど忘年会の詳細については関連記事をご覧ください。

関連記事：忘年会の幹事がやるべき準備の流れや当日の進行について解説

忘年会の司会進行！当日の基本的な流れやポイント・使える例文を紹介

忘年会の挨拶を依頼する

 忘年会での挨拶を依頼する場合があります。

役職などによる序列に配慮し、挨拶を依頼しましょう。

関連記事：忘年会の挨拶の順番は役職で決まる！の注意点  

また、会社など開会・乾杯・締めの挨拶を行う忘年会では、必須の参加者開催日時を絞り込む必要があるため、忘年会の挨拶を依頼する時点で、参加できる日時を確認しましょう。

忘年会の開催日時を決める

 上の項目「忘年会の開催日時の決め方」でも説明したとおり、上司や役職の高い方などの参加できる日、あるいは参加者のアンケート結果をもとに、忘年会の開催日時を決めましょう。

あえて忘年会のシーズンやピークを外した開催日時にする場合、幹事だけの判断ではなく、上司などの上の立場の意見も聞いてから決定しましょう。

忘年会の開催場所を決めて予約する

 忘年会の日程が決まったら、人数を確認して開催場所を決めます。お店の予約を忘年会の１か月前にする場合、日程調整のアンケートは11月上旬までには終わらせておくと良いです。

また、忘年会の予算が決まっている場合は、予算を超えないようにお店を選ぶことも大切です。

忘年会の平均予算については関連記事で解説しています。

関連記事：忘年会の平均予算はどれくらい？金額の決め方や抑えるポイントを解説

居酒屋やレストランだけでなく、規模によってはパーティー会場や披露宴会場を利用して忘年会を開催する場合があります。

忘年会会場選びのポイントやおすすめの会場を関連記事でご紹介しています。

関連記事：忘年会におすすめの会場の種類や特徴・失敗しない選び方のコツを解説

東京で忘年会やイベント会場をお探しの方に勧める店＆スペース6選

参加者全員に忘年会の案内を送る

忘年会の日程と会場が決まったら、参加者に「メール」・「チャット」・「SNS」など利用して案内を送ります。

会社の忘年会の場合、会社で使用しているツールで案内を送ります。忘年会に参加できない方には「次の機会にはぜひご参加ください」とフォローしておきましょう。

また、忘年会にオンラインでの参加をできるようにする場合、当日使用するURLも忘れずに添付し、連絡します。

【忘年会の案内メール例】

 関連記事：忘年会の案内を作成する3つのポイントとパターン別の文例を紹介 

当日の流れを確認し、余興や表彰などに使う景品を準備する

 忘年会の案内を参加者に送ったら、忘年会の当日の流れを確認します。また、余興のゲーム・出し物、表彰などがある場合には、景品を準備しておきましょう。

なお、忘年会でのおすすめの出し物や余興は、関連記事で紹介しています。

関連記事：忘年会や新年会で使える余興・出し物の種類や選び方のポイントを解説

予算別！忘年会におすすめの景品13選

まとめ 

忘年会のシーズンは12月中旬です。

忘年会を開催する2か月前までに、会場を予約できるよう、早めの着手がおすすめです。

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