忘年会はいつ開催する？日時の決め方と当日までの流れ
2022/10/11
2022/10/11
忘年会の幹事をすることになった人の中には、開催日程をいつにすればいいのか迷っている人もいるでしょう。
忘年会は12月に開催される傾向がありますが、11月に開催する場合もあります。
今回は、忘年会の日時を決める方法と当日までの流れを紹介します。忘年会の幹事をする予定の人は参考にしてみてください。
Contents
忘年会のピークは12月中旬
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忘年会は12月初旬から年末近くに行う場合がありますが、ピークは12月中旬です。
しかし、12月中旬に忘年会が集中する傾向があるため、お店の予約が取りにくかったり、他の忘年会の予定と重なり参加できない人がいたり、という事態が生じる場合があります。
また、会社によっては12月が繫忙期に当たる場合があるため、忘年会を開催する時間がなかなかとれないこともあります。
11月に忘年会をする場合もある
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忘年会のピークである12月を避けて、11月に忘年会を開催する場合もあります。11月に開催することにより、お店の混雑を避けられ予約が取りやすくなる傾向があります。
また、12月の予定が他の忘年会などで埋まっている人でも、11月であれば参加できる可能性があるため、11月に忘年会を開くことを検討してみてください。
忘年会の日時を決める方法から当日までの流れ
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忘年会の幹事を任せられたら、まずは忘年会の日程を決める必要があります。日程を決めたら、参加人数を把握し、お店を予約します。
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忘年会当日までの準備の流れや方法は、こちらの記事で解説しています。
次の項目で、忘年会当日までの準備でのポイントや注意点を紹介していきます。
３つ以上の候補日から忘年会の日程をアンケートで決める
忘年会の日程を決めるときは、1つの候補日だけを提案するのではなく、3～4つの候補日の中から参加できる日をアンケート形式で決めるようにしましょう。
また、オンラインであれば参加できる人を想定して、オンラインでの参加が可能な場合は事前に告知しておくことも大切です。
アンケートを取ったら、より多くの人が参加できるかを考慮して日程を決めます。様々なＳＮＳで、無料で使用できるアンケートツールもあるため、使用してみましょう。
なお、会社での忘年会では、「社長」「役員」「上司」などに事前に参加可能な日程を確認して、候補日を決めると良いです。
開催場所を決めて1か月前までに予約する
忘年会の日程が決まったら、人数を確認して開催場所を決めます。
忘年会シーズンの12月は飲食店の予約が埋まってしまうことがあるため、開催日時の1か月前までには予約しておくようにしましょう。
お店の予約を忘年会の１か月前にすることを考慮して、日程のアンケートは11月上旬までには終わらせておくと良いです。
また、忘年会の予算が決まっている場合は、予算を超えないようにお店を選ぶことも大切です。
忘年会の平均予算については、こちらの記事で解説しています。
居酒屋やレストランだけでなく、パーティー会場や披露宴会場を利用して忘年会を開催する場合があります。忘年会会場選びのポイントやおすすめの会場をこちらの記事で紹介しているので、参考にしてみてください。
参加者に案内を送る
忘年会の日程と会場が決まったら、参加者に「メール」「チャット」「SNS」などを利用して案内を送りましょう。忘年会に参加できない人にも、「次の機会にはぜひご参加ください」という内容を送ると良いです。
また、オンラインでの参加がある場合は、当日使用するURLも忘れずに添付しておきます。
当日の流れを確認して景品を準備する
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忘年会の案内を参加者に送ったら、「誰がどのタイミングで挨拶をするのか」「ゲームや表彰のタイミング」など、当日の流れを確認しておきましょう。事前に当日の流れを確認しておくことにより、幹事として忘年会を進行しやすくなる場合があります。
また、ゲームや表彰がある場合は、景品の準備も忘れずにしておきましょう。
忘年会でのおすすめの出し物や余興は、こちらの記事で紹介しています。
まとめ
忘年会のピークは12月中旬です。しかし、12月の中旬はお店が混雑して予約が取れない可能性があるため、11月に忘年会を行うこともおすすめです。
忘年会を開催する1カ月前までには日程アンケートを開始して、会場の候補を決めておくとスムーズでしょう。
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