忘年会はいつ開催する？日程の決め方や予約のタイミングを解説
2022/10/11
2023/08/01
忘年会の幹事をすることになった人の中には、開催日程をいつにすればいいのか迷っている人もいるでしょう。
忘年会は12月に開催される傾向がありますが、11月も人気です。
今回は、忘年会の日時を決める方法や予約のタイミング、当日までの流れを紹介します。忘年会の幹事をする予定の人は参考にしてください。
Contents
忘年会のピークは12月中旬
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忘年会は12月初旬から年末近くに行う場合がありますが、ピークは12月中旬です。しかし、12月中旬に忘年会が集中する傾向があるため、お店の予約が取りにくかったり、他の忘年会の予定と重なり参加できない人がいたり、という事態が生じる場合があります。
また、会社によっては12月が繫忙期に当たる場合があるため、忘年会を開催する時間がなかなかとれないこともあります。
12月の開催が難しい場合は、11月に忘年会を開催しましょう。11月に忘年会を開催することで、混雑のピークが避けられるため、予約が取りやすくなる傾向があります。
忘年会会場の予約のタイミング
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忘年会の時期は飲食店の予約が増えるため、出来るだけ早く予約しましょう。遅くとも、忘年会の1か月前までに予約しておくことをおすすめします。
インターネットから予約した場合、お店に電話で「予約できているか」確認しておきましょう。
人数が多い忘年会は2か月前の予約がおすすめ
会社や部署全体の忘年会のように、参加人数が多い場合、1か月前では予約できるお店が見つかりにくい可能性があります。できるだけ早く、2か月前には予約しておきましょう。
予約の際に、貸し切りが可能か、席の広さはどれくらいか確認しておくことをおすすめします。
キャンセル料を確認する
忘年会の予約は、開催予定の1～2か月前にするため、参加者のキャンセルが出る可能性があります。予約の際に、キャンセル期限やキャンセル料について確認しておきましょう。
参加者には、キャンセル料が発生する少し前に忘年会のリマインドをして、最終の出欠確認をします。
忘年会の日時を決める方法
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忘年会の日程を決めるときは、1つの候補日だけを提案するのではなく、3～4つの候補日の中から参加できる日をアンケート形式で決めるようにしましょう。
また、オンラインであれば参加できる人を想定して、オンラインでの参加が可能な場合は事前に告知しておくことも大切です。
アンケートを取ったら、より多くの人が参加できる日を選びましょう。無料で利用できるSNSのアンケートや、オンラインの日程調整ツールの活用がおすすめです。
なお、会社での忘年会では、「社長」「役員」「上司」などできるだけ参加してほしい方が参加できる日程を事前に確認して、候補日を決めると良いです。
忘年会当日までの流れ
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忘年会の日程を決めたら、参加人数を把握し、お店を予約します。 基本的な流れは以下のとおりです。
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忘年会当日までの準備について、こちらの記事で解説しています。
開催場所を決めて予約する
忘年会の日程が決まったら、人数を確認して開催場所を決めます。お店の予約を忘年会の１か月前にする場合、日程調整のアンケートは11月上旬までには終わらせておくと良いです。
また、忘年会の予算が決まっている場合は、予算を超えないようにお店を選ぶことも大切です。 忘年会の平均予算については、こちらの記事で解説しています。
居酒屋やレストランだけでなく、パーティー会場や披露宴会場を利用して忘年会を開催する場合があります。
忘年会会場選びのポイントやおすすめの会場をこちらの記事で紹介しているので、参考にしてみてください。
参加者に案内を送る
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忘年会の日程と会場が決まったら、参加者に「メール」「チャット」「SNS」などを利用して案内を送りましょう。忘年会に参加できない人にも、「次の機会にはぜひご参加ください」という内容を送ると良いです。
また、オンラインでの参加がある場合は、当日使用するURLも忘れずに添付しておきます。
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件名：忘年会のご案内 関係者各位 お疲れ様です。営業部の田中です。 今年も残りわずかとなりました。 今年は新たに入社したメンバーと新規プロジェクトの目標を達成できました。 これもご尽力いただいた皆様の賜物と存じます。 そこで、苦楽を共にした皆様と共に1年を締めくくりたいと思い、下記の通り忘年会を開催いたします。 年末のご多用の時期とは思いますが、是非ご参加ください。 日時：〇月〇日（金）19：00～21：00 場所：居酒屋「忘」 東京都港区XX－XX－XX 電話番号090－XXXX－XXXX 会費：5,000円（事前に集金いたします） お、当日欠席される場合は〇月〇日までに田中ご連絡をお願いいたします。 田中 電話番号：080－XXXX－XXXX メールアドレス：bounenkai@XXXX.jp |
当日の流れを確認して景品を準備する
忘年会の案内を参加者に送ったら、「誰がどのタイミングで挨拶をするのか」「ゲームや表彰のタイミング」など、当日の流れを確認しておきましょう。
事前に当日の流れを確認しておくことにより、幹事として忘年会を進行しやすくなる場合があります。
また、ゲームや表彰がある場合は、景品の準備も忘れずにしておきましょう。
忘年会でのおすすめの出し物や余興は、こちらの記事で紹介しています。
まとめ
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忘年会のピークは12月中旬です。しかし、12月の中旬はお店が混雑して予約が取れない可能性があるため、11月の忘年会がおすすめです。
忘年会を開催する1カ月前までには日程アンケートを開始して、会場の候補を決めておくとスムーズでしょう。
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