ビジネスからプライベートまで！パターン別忘年会の案内文例をチェック！

11月の中旬を過ぎたあたりから考え始めることが多い忘年会ですが、忘年会のパターンは親しい友人が集まって行うプライベートな忘年会から、会社の社員や仕事で交流のあるお客さんなどが集まって行うビジネスな忘年会まで様々です。

忘年会の案内文は年末の忙しい時期に作成することから「うっかり連絡できていなかった」などのこともありますが、遅くても忘年会を開催する1カ月前には相手へ案内が届いているように手配しましょう。

今回は、案内文作成時の注意点と、パターン別忘年会の案内文例をご紹介していきます。

案内文作成時の注意点

6つの記載事項

ビジネスの忘年会であっても、プライベートの忘年会であっても、下記の記載事項は必須です。漏れがないようにしっかり確認しましょう。

上記の中で特に見落としがちなのが、〈出欠の返答期限〉〈出欠の返答方法〉です。

忘年会の案内を送ったからと言って皆が参加できる訳ではありません。既に予定がある方も中にはいます。忘年会の会場にもおおよその人数を伝えなくてはならないため、返答期限や返答方法は必ず記載し、人数に見合った会場を選ぶなども考えるようにしましょう。

案内文内容

案内文は長文ではなく、簡潔にまとめられているようにしましょう。ダラダラと長い案内文になってしまっては、結局何を伝えたかったのか、締切日はいつだったのか、など大事なことが伝わらないままになってしまいます。

そうならないためにも挨拶文は簡単に記載し、挨拶文以外の項目は箇条書きなどでまとめると見やすく、相手へも伝わりやすくなります。

送付時期

忘年会案内文の作成時期は忙しくなる年末です。その分忘れがちな点でもあります。「気づいたら12月だった…」ということも珍しくないものです。

ですが、忘年会の案内は遅くても1か月前には相手へ届いていることが理想です。案内の送付が遅れることで、出欠の集計を行うのも自然と遅くなります。規模が大きい忘年会、出席人数の多さによっては、忘年会の開催場所でもあるお店の予約も埋まってきてしまいます。

仕事はもちろんプライベートの予定もいっぱいになる前に案内を送るようにしましょう。

【パターン別】忘年会の案内文例

〈ビジネスの忘年会(社内)〉

社内の忘年会では、毎日仕事を頑張る社員に向けて感謝をするという意味を込めて行われます。「1年間お疲れ様でした！」や「また新年も更なる一歩を目指して頑張りましょう！」など、日頃の社員の疲れを理解しつつ、1年間の疲れを忘年会で発散できるような案内文を考えるようにしましょう。

〈ビジネスの忘年会(社外)〉

社内で送る案内文に比べて丁寧に、また感謝を伝えるという意味では社内よりも、より強調し、社外とはいえ参加しやすいようにまとめることが大切です。

また、社外の方へはメールで送付する方が多いかと思いますが、案内文の中に記載する相手様の会社名・役職名・名前の間違えは失礼にあたりますので、間違えが無いようにしっかり確認して送付するようにしましょう。

〈プライベートの忘年会(友人)〉

ビジネスの忘年会とは異なり仲の良い友人が集まって行う忘年会では、案内文もシンプルかつ“とにかく楽しもう！”ということが伝わる内容でまとめると良いでしょう。日程の合わせ方も様々で、案内文を送るというよりは、候補日を何日か上げ、その中から皆が揃う日に忘年会を行う、というパターンが多いのではないでしょうか。

しかし、親しいからこそ起こりうるトラブルが「出欠の締切日を言わなかったために実際の人数が分からない」や「前日キャンセルの場合はキャンセル料がかかることを知らずに請求された」、「会費を知らずに金額が足りない」などです。

トラブルを発生させないためにも最低限は案内として送っておくようにしましょう。

〈プライベートの忘年会(地域の集まり・ママ友)〉

プライベートとはいえ、地域の集まりでは友人ほど何でも話せる仲の良さ、というよりは町内会などの集まりで子供の学校の話をしたり、部活の話、子供が中心となる話題で盛り上がることが多いかと思います。

そのため、堅苦しい案内文や軽すぎる案内文に偏らない、最低限の連絡は記載しつつ、挨拶分も簡単に記載するなど、ほど良い案内文を作成できると良いでしょう。

まとめ

11月に入るとちらほらと話題に出る忘年会ですが、ビジネスやプライベート、忘年会のパターンによって案内文も様々です。特にビジネスにおいて社外のお客様を対象とした忘年会ですと、失礼のないよう、マナーのある案内文を作成することが重要です。

どんな忘年会パターンであれ、案内文作成時の注意点は共通です。文例はあくまで参考にご活用ください。