忘年会の会場探しのコツ!失敗しない選び方

忘年会の会場探しのコツ!失敗しない選び方

忘年会の幹事を任されたときに、一番頭を悩ませるのが「会場探し」ではないでしょうか?

参加者みんなに満足してもらいたいからこその悩みですよね。

そこで今回は、忘年会の会場はどのような基準で選ぶとよいのか、実際に会場を探す方法とあわせてご紹介します。

忘年会の会場を探し始める前に要確認!4つのチェックポイント

「忘年会の会場を早く予約しなくては…」とやみくもにインターネットでお店を探しても、選択肢が多すぎて選べない!といった事態に陥ってしまいます。

そこで大切なのが、忘年会の条件出しです。

会場探しの前に、まずは次の4つの条件を決めましょう。

  1. 開催日時
  2. エリア
  3. 参加予定人数
  4. 1人あたりの予算

(1)開催日時

忘年会ですので、みんなが開催したいと思う日時は大体同じでしょう。

年末に近い金曜日などはすでに予約でいっぱい…というケースも考えられます。

そのため、比較的予約の取りやすい月曜日~木曜日に忘年会を設定するのもひとつの手です。

ただし、「次の日も仕事であまり遅くまでは残りたくない」という社員もいると思いますので、18時開始20時終了など少し早めに解散できるように時間を設定すると、みんな気兼ねなく参加できるでしょう。

(2)エリア

忘年会の会場は会社の近くで探したいですよね。

会社から会場まで徒歩数分ほどで到着するのが理想ですが、オフィス街付近にある飲食店は混雑が予想されます。

無理に会社のそばのお店を探して期待外れのお店になってしまうよりは、会社の最寄り駅から2駅~5駅まで範囲を広げて探すとよいでしょう。

また、社員の帰宅のことも考え、利用している人が多い沿線上や電車の線が集約されてる主要駅で会場を探すなどの配慮があるとなおよいです。

(3)参加予定人数

お店によってキャパシティが違います。「このお店がいい!」と思っても人数によっては対応できないケースも出てきますので、事前に忘年会の出欠を確認し、参加人数を把握しておきます。

 

ただし、体調不良や仕事の関係などで当日キャンセルが出ることも想定し、お店を予約する際は最大人数と2人~3人前後するかもしれない旨を伝えておきましょう。

このときに、人数の確定はいつまでに伝えればよいのか、キャンセル料はいつからかかるのか必ず確認しておいてください。

(4)1人あたりの予算

会社の忘年会の場合、会社が会費を負担してくれるケースもあるでしょう。

この場合は、1人あたりいくらまでOKなのか、予算を確認しておきましょう。

会費制の場合は、3,500円~5,000円程度を目安に予算を決めます。

料理の種類や飲み放題をつけるのかどうか、飲み放題メニューのグレードをどうするのかなどによって金額が変わってきますので、忘年会に出席するメンバーを見て、予算決めするとよいでしょう。

忘年会の会場を探す4ステップ

忘年会の条件が出揃ったら、いよいよ会場探しです。

忘年会の会場を探す流れ

(1)インターネットで検索する

効率よく会場を探すには、次の2つの方法があります。

  • グルメ情報サイトに先ほど出した条件を入力して検索
  • 「駅名 忘年会」「駅名 居酒屋」などと入力して検索

お店のサイトには写真がたくさん掲載されていると思いますので、まずは直感で良いなと思ったお店を5個~10個ほどピックアップしておきましょう。

(2)条件に合うお店を選ぶ

ピックアップしたお店のなかから、「エリア」「収容人数」「予算」の条件に当てはまらない会場は省きます。

次に条件に当てはまった会場について

  • コースの内容(料理・飲み物)
  • お店の雰囲気(個室、座敷など)

をチェックします。

料理のメニュー数やボリューム、飲み放題はお酒の種類や数を確認しておきましょう。

特にお酒のメニューは参加者の好みやバランスを見て選ぶことをおすすめします。

ビール好きが多いからビールを含めた飲み放題にしたら予算オーバーしてしまった!という失敗も事前にチェックしておくことで避けられます。

また、お店の雰囲気も重要なチェックポイントです。

個室かどうか、席の移動ができるくらいの広さがあるかなど、希望の条件に当てはまるのか確認しましょう。女性が多い場合には、冬はブーツを履いている方も多いので、靴を脱がなくてすむように座敷は避けるなど配慮があるとGOOD。

すべての希望を満たすお店が見つかればよいですが、なかなか難しいかもしれません。そのようなときは、「これだけは譲れない!」という条件に優先順位をつけてお店選びをしてください。

(3)お店の口コミをチェックする

お店のレビューを見て、お店選びの参考にしてみてください。

ただし、インターネット上に書かれているレビューはあくまでも個人の感想です。

「評価が高いお店だから実際に行ってみたけれど、期待外れだった」という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか?

レビューは参考程度にしておき、知り合いにそのお店を利用したことがある人がいれば聞いてみるとよいでしょう。

(4)実際にお店に行ってみる

インターネットの情報だけでは、実際のお店の雰囲気はわからないのが正直なところです。

忘年会までに余裕があるのであれば、下見は必ず行うことをおすすめします。

どうしても時間が取れない方はランチタイムに行って、料理の味やお店の広さ、店員さんの対応など確認しておくのもよいでしょう。

いつもと違う忘年会にしたい幹事さんにおすすめ!パーティハンターで会場探し

「いつも同じ居酒屋で忘年会を開いているな」

「たまには趣向を変えて忘年会を盛り上げたい」

と考えている幹事さんもいらっしゃるのではないでしょうか?

パーティハンターでは、「エリア」「イベントの種類」「人数」を入れるだけで、条件に合ったパーティー会場が検索できます。

普段は結婚式などにも利用される会場ですので、おしゃれな空間でちょっと贅沢な忘年会を開きたい方におすすめです。

パーティハンターのホームページはこちらから

「イベントでこんなことがしたい!」など、条件に合う会場探しをご希望の方はお電話やメールでの無料サポートもしておりますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

忘年会の会場探しを任された幹事の方は、まずは「いつ、どこで開催するのか」「予算はいくらか」「参加人数はどのくらいか」確認するところから始めましょう。

条件が決まれば、あとは参加者に喜んでもらえるお店かな?ということを念頭に置きながらお店を選ぶことで、ステキなお店を見つけられるはずです。

「どうしても心配…」という方は下見を行っておくことで不安解消できますので、余裕をもって会場探しを始めるとよいでしょう。

ウィズコロナ NEW PARTY STYLE

安心安全!コロナ対策万全な会場をお探しなら
パーティハンターにお任せください!

ハンターガイダーを運営するエスクリでは、
年間8,000組の結婚式を手掛けております。
結婚式場として利用している会場の空き時間の有効活用を目的として
企業のパーティ、イベント、撮影、交流会などでご利用頂いております。
ワンランク上のパーティ、イベント会場をお探しの方は
是非一度、ご連絡ください。素敵な会場をご案内させていただきます。

電話で相談
mメールで相談