内定式はいつ行う？日程の決め方と当日までの準備スケジュールを解説
2023/9/26
2023/09/26
内定式は、いつ開催すれば良いのでしょうか？今回の記事では、企業側が知っておきたい内定式の日程の決め方や、当日までの準備スケジュールについて解説しています。これから内定式の準備を開始するという人事担当の方は、ぜひ一度ご確認ください。
また、学生向けの内定式の流れや自己紹介についての解説は、以下の記事で解説しています。
Contents
内定式の目的と内容
画像素材：PIXTA
内定式は、企業が学生に向けて正式に内定を出す式典です。企業から内々定をもらった学生が参加し、内定証書を受け取ります。
|
内定式の目的については、以下の記事で詳しく解説しています。
内定式当日や後日に内定者は「入社承諾書」を提出しますが、法的拘束力はありません。企業側は、内定式後に入社を辞退する学生ができるだけ出ないような工夫が必要です。
内定式の日程の決め方
画像素材：PIXTA
内定式の多くは10月1日に行われますが、企業独自の日程で開催するケースもあります。内定式の準備を担当する場合は、これまでどのような日程で開催されていたか上司に確認しておきましょう。
正式な内定を出せる10月1日
経団連（一般社団法人 日本経済団体連合会）の規定で、正式な内定は10月1日以降にしか出せないように設定されています。多くの企業が10月1日に内定式を行い、学生に入社意思を確認するでしょう。10月1日以降に内定式を行うと、他の企業に既に入社承諾書を提出している可能性があるので注意が必要です。
夏に内々定を出した学生に10月1日に正式な内定を出すことで、社会人としての意識が高まるでしょう。内定式から入社までの期間での中だるみを防ぐ効果があります。また、10月1日が土日祝の場合、翌営業日に内定式を行う企業が多いようです。
企業独自の日程
企業独自の内定式の日程が決まっているケースがあります。前年に内定式の企画を担当した上司に確認して、日程の調整が必要です。
また、採用目標人数に達していない場合、採用活動が継続しているため10月以降に内定式を行うケースもあります。採用人数に達し、入社予定者のうち多くの人が参加できる日程で内定式を行いましょう。
内定式が先延ばしになり年末や年始に開催する場合、内々定を受けた学生が「本当に来年入社できるのか？」「内定が取消になってしまっていないか？」と不安になってしまう可能性があるため、注意が必要です。人事担当者は、内定式までの間学生とこまめに連絡をとり、フォローをしましょう。
内定式の開始時間と所要時間
画像素材：PIXTA
内定式は、午前10時または午後13時くらいから開催されるケースがほとんどです。担当者は、1時間半から2時間ほどで終わるように計画しましょう。内定式の所要時間が長すぎると、参加者の集中力が切れてしまい大切な情報を聞き漏らす可能性があるので、注意が必要です。
|
開始時間 |
特徴 |
|
午前10時 |
|
|
午後13時 |
|
企業側の内定式の準備スケジュール
画像素材：PIXTA
内定式の準備をスムーズに行うために、基本的な例を確認して参考にしましょう。
|
時期を決める
内定解禁日の10月1日に内定式を行う企業がほとんどです。しかし、企業によっては採用活動が終了していなケースがあります。自社の採用活動の進捗状況を確認して、内定式の時期を決めましょう。
内定式が10月1日になる場合は、学生が不安にならないように連絡を取ったり勉強会を開いたりするなどのフォローが必要です。どのような方法でフォローをするか、上司に相談して決めておきましょう。
日時と会場を決める
午前と午後のどちらに開催するかを決めましょう。内定式に参加する学生が、午後に授業やアルバイトなどの予定を入れやすいように、午前中に行う企業がほとんどです。
内定式と同じ日に懇親会を行う場合は、午後から開催すると良いでしょう。
内定式の会場は、参加人数に合わせて選びます。大企業の場合、イベント会場や展示場などを利用するため、できるだけ早い時期からの予約が必要です。内定式を予定している時期の半年くらい前に、会場に空きの確認と仮予約をしておきましょう。
300人以下の中小企業の場合、自社の会議室やホテルの宴会場などでの内定式が人気です。
内定式の会場選びについて、以下の記事で詳しく解説しています。
内定式のプログラムを決める
内定式当日のプログラムを、具体的に決めましょう。基本的な流れは以下の通りです。
|
企業への興味を深め、学生の入社意思を高めるような工夫が必要です。社員との交流や、内定者同士でのグループワークなどを取り入れると良いでしょう。
内定式当日の流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。
内定者と社内に向けて連絡をする
画像素材：PIXTA
内定式の日時と開催場所が決まったら、内定者と参加予定の社内関係者に向けて連絡をしましょう。多くの人に参加してもらうために、できるだけ早く連絡します。遅くとも、内定式の1か月前までには連絡ができる体制にしておくほうが良いです。
学生向けの連絡では、当日必要な持ち物や服装の指定などを簡潔に伝えます。開催日時が明確に決まっていない場合であっても、大まかな開催時期について学生向けに連絡しておきましょう。
内定証書を作成する
内定式で学生に渡す、内定証書を作成します。内定証書は賞状形式で、内定式で学生に授与するものです。記載項目は企業によって自由に決められるため、前年度の内定証書を確認して参考にしましょう。
|
内定者フォローのために懇親会がおすすめ
画像素材：PIXTA
近年、内定者懇親会を開かない企業が増えています。しかし、内定者同士や社員との親睦を深めることで入社への不安が軽減できるため、懇親会を上手に活用しましょう。
内定者懇親会で社員と内定者が交流する場を設けることで、社内の雰囲気や、実際の業務、働き方などについて知ってもらう機会になります。また、入社後に不安に思っていることについて相談できるような雰囲気づくりを心がけましょう。
懇親会の会場は、ホテルの宴会場や結婚式場がおすすめです。
企業側が知っておきたい内定式の注意点
画像素材：PIXTA
内定式の準備をする前に、企業側が知っておきたい注意点について確認しておきましょう。
|
参加できない内定者へのフォロー
内定式に、やむを得ない理由で参加できない学生がいる場合の対応を事前に決めておきましょう。現地に足を運ぶことが難しい内定者がいる場合を想定して、オンラインでの参加ができるように準備をしておくと良いです。
また、内定式当日に欠席をした学生に対して、入社式までのスケジュールや提出物などの必要事項を忘れずに伝えるようにしましょう。内定式終了後に採用活動を継続した場合、内定者の数が増える可能性があります。追加の内定者の数が多い場合は、再度内定式を開催するケースがあります。
企業側の参加者の選びと段取りの共有
代表や役員など、挨拶を依頼する方に参加を呼びかけておきましょう。また、経営メンバーのみが参加すると、内定者が緊張してしまう可能性があります。できるだけ年齢が近く、入社後に関わりが多くなりそうな社員に複数人参加してもらいましょう。
挨拶を依頼する場合は「何時から何分間くらいで」と具体的に伝えます。内定式をスムーズに進めるために、タイムスケジュールを作成し参加予定の社員や経営メンバーに共有しておきましょう。
開催できなくなった場合の対応
災害や疫病の影響を受けて、内定式が急遽中止になった場合の対応を考えておきましょう。中止の連絡や延期の連絡をする担当者を決めておきます。また、中止や延期の対応について、内定式の企画メンバーで共有しておきましょう。
まとめ
内定式の日程を決めたら、今回紹介したスケジュールを参考にして準備を進めましょう。内定式の参加人数が多い場合、できるだけ早く会場を予約しておくことをおすすめします。また、内定者や社内の参加者への連絡は、遅くとも1か月以上前にしておきましょう。
内定式で学生が緊張しすぎないように、リラックスした雰囲気で行える会場選びがおすすめです。
