同窓会を企画する4つのステップと注意点は？おすすめの余興を紹介
2023/2/28
2023/02/28
同窓会の幹事になり、何から準備するべきか悩んでいませんか？同窓会は、4つのステップに沿って企画するとスムーズに準備が進みます。
今回は、同窓会の企画の流れの解説や、おすすめの余興の紹介をしています。これから同窓会の準備に取りかかる、という方はぜひご確認ください。
Contents
同窓会を企画する4つのステップ
同窓会を企画するステップは大きく4つあります。
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同窓会の幹事になり、準備に手間取っている方もいるでしょう。
それぞれのステップの内容を把握して実行することで、スムーズに準備を進められます。
幹事を集め、日程を決める
同窓会を開催すると決めたら、幹事を集めて日程を決めます。小規模の同窓会であれば、幹事1人で企画できるかもしれません。しかし、学年全体の同窓会のように大人数の参加者が予想される場合、幹事を複数立てておいた方が良いでしょう。
幹事は、以下のような内訳で選ぶと良いです。
- 代表幹事1～2人
- 各クラスから2～3人
各クラスから幹事を選出しておくことで、参加者への連絡が取りやすくなるでしょう。幹事を決めたら、幹事会を開き、同窓会までの企画スケジュールを立てます。
同窓会の開催を予定している時期から、4～6か月前を目安に幹事会を開きましょう。
幹事会で決める内容は以下のとおりです。
- 同窓会の日程
- 告知や案内状発送の日程
- 参加者の出欠締め切り日
など
同窓会の詳しい日程の決め方は以下の記事で解説しています。
予算と会場を決める
同窓会の日程を決めたら、開催地と予算を決めます。会場は、地元の近くで行うケースや、アクセスの良い市街地で行うケースがあります。参加者の多くが遠方に住んでいる場合は、アクセスしやすい市街地での開催がおすすめです。
予算は利用したいと思っている会場の種類を考慮して設定し、参加者から集める会費から算出しましょう。
開催地のエリアを決めたら会場を下見して探しましょう。予想できる参加人数に合わせた会場を選び、キャンセルできる期間や、人数変更の可否などを確認して予約します。
会場によっては、最低利用人数が決まっていることがあるので、会場を利用する際の条件を事前に確認しておきましょう。
なお、同窓会は、参加者同士が話しやすい環境を作るため、立食パーティーができる会場がおすすめです。
案内を送る
画像素材：PIXTA
同窓会の会場が決まったら、参加者に案内状を送付します。案内状の作成や送付に必要な費用は、事前に計算して会費に上乗せしましょう。参加者の住所が分からない場合もあるため、SNSやメールを利用した案内を同時に送っておきます。
カジュアルな同窓会では、案内状を送付せずにSNSやメールのみの告知で済ませるケースがあります。
出欠確認には期限設け、オンラインで回答できるようにしておきます。案内状に出欠回答用のURLやQRコードを忘れずに記載しておきましょう。2次会の開催の有無や会場の記載をしておくと親切です。
同窓会に恩師を招待する場合、案内状を送付するだけでなく、電話での連絡もしておくと良いです。
同窓会のプログラムを決める
案内状を送付したら、同窓会当日のプログラムを決めます。一般的な同窓会のプログラムの例は以下のとおりです。
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同窓会では、ゲームや歌などの余興をせず、当時の映像や写真をスライドショーで上映することがあります。プログラムの作成は、会場の利用時間内におさまるように作成することがポイントです。
同窓会を企画するときの注意点
同窓会の企画における注意点は以下のとおりです。
- 同窓会当日まで参加者と定期的に連絡をとる
- 会場予約は大安や友引などの吉日を避ける
- 2次会会場の予約を忘れずにする
- 同窓会終了後に写真を共有する
それぞれの注意点を詳しくチェックしてみましょう。
同窓会当日まで参加者と定期的に連絡をとる
同窓会の出欠確認後、参加予定者と定期的に連絡をとり、キャンセルができるだけでないように心がけましょう。また、参加できるかわからない、という方とも連絡をとりながら、予定が分かったら教えてもらうようにします。
参加予定者のSNSグループを作成し、プログラムの内容を定期的に配信しても良いです。
より多くの参加者が集まることで、にぎやかで満足度の高い同窓会が開催できるでしょう。
会場予約は大安や友引などの吉日を避ける
大安や友引などの吉日は、ホテルの宴会場やパーティー会場が結婚式の予約で埋まっている可能性があります。また、参加者が結婚式に招待されているケースも想定できます。
できるだけ、縁起が良いと言われる吉日を避け、会場を探しましょう。
エスクリでは、全国各地にパーティー会場を運営しています。結婚式の披露宴会場の利用が可能で、いつもと違う華やかな雰囲気で同窓会をしたい、という方におすすめです。
2次会会場の予約を忘れずにする
画像素材：PIXTA
2次会を検討している場合は、会場を忘れずに予約しておきましょう。同窓会の案内で2次会についても告知し、参加の有無を確認しておきます。
2次会の人数は、当日変動する可能性があるため、ある程度変更があっても大丈夫な会場を選択することが大切です。
同窓会の会場から近い場所で、小規模なパーティースペースや居酒屋の個室、カラオケなどが人気です。
同窓会終了後に写真を共有する
同窓会で撮影した写真や動画は、終了後に参加者に共有しましょう。オンライン上にアップロードし、共有できるサービスの利用がおすすめです。
SNSやメールで後日案内するか、案内状にURLやQRコードを記載しておくことをおすすめします。
同窓会におすすめの余興
同窓会では、余興を行うことで一体感が出ます。久しぶりの再会となる参加者同士が参加できる余興を企画し、楽しい思い出を作りましょう。
同窓会におすすめの余興は以下のとおりです。
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学校や恩師にまつわるクイズ |
同級生であればわかる、というような学校や恩師にまつわるクイズを作成し、ゲームをします。 修学旅行や体育祭などの思い出を盛り込んだゲームがおすすめです。 |
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タイムカプセルの開封 |
卒業時に作成したタイムカプセルがある場合、同窓会で開封すると盛り上がるでしょう。 タイムカプセルを作成していない場合は、10年、20年後に向けて新たに作成しても良いです。 |
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クラス対抗のゲーム |
クラス対抗のゲームは、一体感が出て会場が盛り上がるでしょう。 クイズのポイントをクラス対抗で競うと良いです。 |
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ビンゴ |
景品があるビンゴゲームは、パーティーの定番です。参加者に事前にカードを配布し、景品を準備して行いましょう。 |
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当時の映像や写真の上映 |
当時の映像や写真を上映します。思い出がよみがえり、会話のきっかけになるでしょう。 また、同窓会に参加していない恩師からのメッセージ動画を作成し上映する余興も人気です。 |
まとめ
同窓会の幹事になったら、計画的に企画が大切です。今回ご紹介した4つのステップと注意点に気を付けて企画を進めることで、スムーズに準備ができるでしょう。より多くの人に参加してもらうために、アクセスの良い会場を選んだり、無理のない金額で会費を設定したり、幹事会で話し合います。
当日のプログラムに、ゲームやクイズなどの余興を盛り込むことで、参加者が楽しめる同窓会を企画しましょう。
