同窓会の案内状作成時のポイントや例文をご紹介

同窓会の幹事をやることになった場合、幹事の仕事は会場の予約やプログラムの作成など山積みです。その中でも最も重要なことが同窓会の主役でもある同窓生や先生を集めることです。

参加者を集めるためには同窓会を開催することを記した案内状を同窓生や先生へ送り、出欠の集計をとる必要があります。案内状の作成をするにあたっての流れ、多くの同窓生を集めるためにも案内状作成時のポイントや注意点、また参考にしてほしい例文をご紹介していきます。

１．同窓会の案内状作成の流れとポイント

（１）宛先リストの作成

まずは案内状を送る先の住所をWordやExcelを使用してリストにすることから始めましょう。卒業アルバムに載っている名簿から同窓生の住所を割り出していきます。引っ越しをしていたり、県外に住んでいる同窓生も少なくありません。そのため連絡が取れる同窓生に聞き込みをしながらリスト作成をしていきましょう。

近年では個人情報の問題などから卒業アルバムに住所等を載せていない学校も数多く、その場合は母校に連絡をしてみるか、SNSなどから探っていくなどし、同窓生と連絡が取れる状態にしておくといいでしょう。

<ポイント>

一度作成したリストは、今後の同窓会開催時にも使用できるため、必ず保管しておきましょう。

（２）案内状の形を選択

案内状と言っても様々な形が存在します。大きな規模の同窓会で一般的に使用されているのはハガキを使って作成する方法ですが、ハガキでも往復ハガキと普通のハガキ、また手紙やメールを使用し、案内状を作成する方法もあります。

規模が大きい同窓会を予定している場合は、形に残るようにハガキ、もしくは手紙を使用し、案内状を作成していきましょう。

往復ハガキを使用する場合は、同窓会出席か欠席かの回答を付けて返信してもらうことになるため、“個人情報保護シール”の用意を忘れないようにしましょう。

＜ポイント＞

規模が大きい同窓会では、同窓生の人数も多く幹事のみでハガキや手紙にするのも大変です。そのためハガキへの印刷を行ってくれる印刷業者も存在します。案内状の中には華やかに見えるようにデザインを施す方も少なくありません。

自身が受け取った時にどのような形が気持ちがいいのかを考え、作り方を考えるといいでしょう。

（３）案内状への記載事項を確認

作成時に案内状へ記載する内容は、開催日時や開催場所はもちろん、以下の内容を記載しましょう。

もしも同窓会に先生を招く場合は、案内状作成時に決まっている先生の名前などを記載するのもいいでしょう。

<ポイント>

同窓会の案内文面では、ダラダラと長くならないよう簡潔にまとめ、開催に伴う同窓会詳細は分かりやすくまとめるようにします。地図や会場への行き方などを載せ、分かりやすくまとめることは同窓生の参加率を上げることにも繋がります。

（４）先生(恩師)宛の案内状

同窓会に担任だった先生を招く場合には、案内状を別に作成します。先生への案内状は同窓生に送る案内状よりも丁寧に作成することを心がけましょう。

また、先生の参加を最優先に考えたい場合には、参加可能日時をあらかじめ先生に尋ね、何日か候補日を挙げておきます。その中で決定した日時を先生に伝えるようにします。先生の退職祝いが主となる場合は、先生宛の案内状に会費の記載はせず、開催詳細のみを記載するようにしましょう。

＜ポイント＞

招待をするという意味で先生へ案内状を送る場合には、ハガキは使用せずに、同窓会案内の詳細を記した手紙と、返信用のハガキもしくはFAXで返信してもらえるような返信用紙などを用意しましょう。手紙と返信ハガキ(用紙)を白い封筒に同封し、先生へと送るようにしましょう。

２．案内状作成時の注意点

「案内状発送と出欠返信締切の時期」

案内状発送の目安は早くて同窓会開催日の３か月前、遅くても２か月前が理想です。また、出欠の返信締切は開催日の1か月前よりも数日早めに設定しておくようにしましょう。

理由としては、会場の料理の準備や、大きい会場を仮予約しているのに人数が集まらなかった場合の予約キャンセルなど、人数によって左右されることが多いためです。また、出欠返信締切日を提示しているにも関わらず、返信を忘れている同窓生もたくさんいます。余裕をもってできるだけ早めの行動を心がけましょう。

「ドレスコードについての記載」

同窓会を開催する会場によっては、服装に戸惑う同窓生もたくさんいます。居酒屋や母校での開催を予定している場合にはカジュアルな服装、ホテルやレストランでの開催を予定している場合にはデニムNGなどのドレスコードの記載をしておくと親切、かつ同窓性も悩まずに服装選びを行えます。

「子供参加の有無」

同窓会を開催する年代によっては結婚をし、子供がいる同窓生も少なくありません。同窓生の中には「子供を預けられず参加できない」という方や「子供を連れて行ってもいいのか」と悩む方も少なからず存在します。これも会場によって判断基準は異なりますが、子供の参加が可能かどうかの記載があるといいでしょう。

「メールやSNSを使用した案内状」

メールで案内状として同窓生や先生に送ることや、SNSのLINEやFacebookを使用した案内状はダメな事ではありませんが、これらは比較的規模が小さい場合に使用するようにしましょう。規模が大きい場合にはハガキや手紙などの形に残る案内状を作成した方が、受け取る側からも丁寧な印象を受けます。

住所が分からず、メールアドレスやSNSのみ知っているという場合には、「同窓会の案内状を送りたい」という内容のみを相手に伝え、住所の確認後に案内状発送という流れをとりましょう。

３．同窓会の主役でもある同窓生と先生宛の例文

同窓生と先生宛に送る案内状は別々にするのが基本的な形です。また、基本となる案内状の書き方からパターンが異なる案内状の書き方をご紹介します。

同窓生宛の例文

〈例文1：基本〉

〈例文２：丁寧な文面〉

〈例文３：親しみがある文面〉

先生宛の例文

〈例文1：基本〉

〈例文２：事前に日程調整ができなかった場合の文面〉

〈例文３：先生から会費を受け取らない(招待をする)文面〉

まとめ

同窓会の案内状は、開催する会の規模が大きいのか小さいのかによって案内状の形や文面を変えるようにするといいでしょう。規模が小さいクラス会などで案内状を作成する場合には、親しみある文面を、規模が大きい学年同窓会などで案内状を作成する場合には、少し丁寧な文面になるよう心掛けるなど、どうしたら参加者を多く集めることができるのかを考えながら作成していくといいでしょう。
また、同窓生が見ても分かりやすいように詳細や記載事項を簡潔にまとめることも重要です。会場や日時などは間違えた情報を送ってしまうと、その後の対応が大変になりますので、何度も確認をし、間違えが無いことを確認してから送るようにしましょう。