同窓会の案内状作成手順とシーン別の例文を紹介
2019/11/6
2024/11/29
同窓会の案内状を送付したいけれど、案内文に書く内容や作成手順がわからなくて困っていませんか。今回は同窓会の案内状の作成手順とシーン別の例文を紹介します。
例文を使えば案内状作成の手間を削減できますので、ぜひ参考にしてください。
Contents
同窓会の案内状の作成手順
同窓会の案内状の作成は、以下の手順で進めていきます。
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同窓会の案内状は、同窓会開催日の2〜3ヶ月前ほどに送付しましょう。同窓会開催日の1ヶ月前には出席人数をとりまとめるためです。
出席人数を取りまとめられたら会場に参加人数を連絡したり、名札などの備品の準備をしたりと、同窓会の幹事には参加者がわかってから行う仕事があります。そのため、同窓会の案内状は早めに送付しましょう。
同窓生のリストを用意する
同窓会名簿や卒業アルバムなどをもとに同窓生のリストを作成しましょう。
同窓生のリストは「発送可能」「住所不明」「逝去」の3つに分類して作成します。現住所がわからない同窓生については、SNSで調べたり、対象の同窓生と親しい友人に確認したりして、現住所を把握しましょう。
亡くなっている同窓生については過去に届いた訃報などをもとにリストアップし、誤って案内状を送付しないように注意が必要です。
案内状のタイプを決める
同窓会の案内状のタイプを決めます。案内状には主に以下の3つのタイプがあります。
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往復ハガキで送付する場合、出欠確認の返送をもらうには個人情報保護シールが必要です。
カードであれば単カードか二つ折りかを選び、封筒に入れて送付します。カードと封書は封筒に入れて送り、出欠確認の返送をもらうために返信用封筒が必要です。
クラス単位などの小さい規模で同窓会を開催する場合は、メールやSNSで連絡する方法もあります。
案内状のデザインを決める
同窓会の案内状は、文章だけのシンプルなもので問題ありません。ただし、華やかにしたいと思う場合はデザインを決めましょう。
無料で使えるテンプレートをダウンロードしてカスタマイズしたり、イラストを入れて個性的にする方法もあります。
案内状に書く内容を決める
案内状に書く内容を決めましょう。
同窓会への参加に必要な情報、幹事の連絡先などを漏れなく記載できるように内容をまとめます。
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これらの必要事項に加えて、挨拶文と同窓会開催にあたっての案内文を記載します。ドレスコードがある場合も記載しましょう。
会場によってドレスコードが指定されるものではありませんが、人によっては迷う場合があるので記載しておいてあげると親切です。
居酒屋、レストランなどカジュアルな同窓会であれば「普段着でお越しください」、ホテルなどかしこまった雰囲気の同窓会であれば「セミフォーマルでお越しください」などとして、案内状に記載しておきましょう。
また、「この先生が来るなら」と参加する同窓生もいるので、招待する先生が決まっている場合には先生の名前も記載しておくことがおすすめです。
同窓会の案内状の例文5つ
同窓会の案内状の例文を紹介します。
利用シーン別に5つ紹介するので、状況に合わせて参考にしてみてください。
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挨拶文の部分がそれぞれのシーンに合わせて変わります。
挨拶文の後に「記」と記載し、同窓会の詳細を箇条書きにして案内する部分は、どの例文においても共通です。
基本的な例文
「拝啓」で始まり「敬具」で終わる基本的な挨拶文の例文です。
「〇〇の候」といった時候の挨拶も含みます。
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拝啓 早春の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、このたび〇〇高校◯年度卒業生同窓会を開催する運びとなりました。 下記の通り、詳細をご案内いたします。 お忙しいことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。 敬具 記 日時：◯月◯日（日）◯時〜 会場：〇〇ホテル 〇〇の間 東京都〇〇区〇〇1-2 会場電話番号：03-0000-0000 会費：10,000円（当日受付にて承ります） 幹事：〇〇／◆◆／△△ 幹事連絡先：000-0000-0000（〇〇） ※準備の都合上、◯月◯日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。 |
親しみのある例文
同窓生宛に親しみをこめた例文です。
昔を懐かしみ、気軽に参加してほしい場合は親しみのある文章で書くといいでしょう。
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〇〇高校◯年度卒業生の皆様、お久しぶりです。 卒業して早◯年、皆様いかがお過ごしでしょうか。 この度、有志の声がけにより同窓会を開催することとなりました。 〇〇先生にもご出席いただけるようご案内していますので、 近況報告や思い出話など、楽しいひとときが過ごせたらと思います。 皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加下さい！ 記 日時：◯月◯日（日）◯時〜 会場：〇〇ホテル 〇〇の間 東京都〇〇区〇〇1-2 会場電話番号：03-0000-0000 会費：10,000円（当日受付にて承ります） 幹事：〇〇／◆◆／△△ 幹事連絡先：000-0000-0000（〇〇） ※準備の都合上、◯月◯日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。 |
母校の創立記念で開催する際の例文
母校の創立記念に際して同窓会を開催する場合の例文です。
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拝啓 早春の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 この度、私達の母校である〇〇高校が創立◯周年を迎えます。 それを記念し、◯年度卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。 久しぶりに同窓生で集まり、思い出話で楽しいひとときを過ごしましょう。 お忙しいことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。 敬具 記 日時：◯月◯日（日）◯時〜 会場：〇〇ホテル 〇〇の間 東京都〇〇区〇〇1-2 会場電話番号：03-0000-0000 会費：10,000円（当日受付にて承ります） 幹事：〇〇／◆◆／△△ 幹事連絡先：000-0000-0000（〇〇） ※準備の都合上、◯月◯日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。 |
成人式を記念して開催する際の例文
成人式のタイミングに合わせて同窓会を開催する場合の例文です。
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拝啓 早春の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、私達が〇〇学校を卒業して◯年が経ち、来年成人式を迎えます。 そこでこの度、成人式の機会に同窓会を開催する運びとなりました。 成人の節目を皆様と一緒にお祝いできたらと思います。 お忙しいことと存じますが、皆様お誘い合わせの上、ご参加いただけますようお願いいたします。 敬具 記 日時：◯月◯日（日）◯時〜 会場：〇〇ホテル 〇〇の間 東京都〇〇区〇〇1-2 会場電話番号：03-0000-0000 会費：10,000円（当日受付にて承ります） 幹事：〇〇／◆◆／△△ 幹事連絡先：000-0000-0000（〇〇） ※準備の都合上、◯月◯日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。 |
還暦、古希などの節目を記念して開催する際の例文
還暦や古希などの節目を記念して開催する場合の例文です。
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拝啓 早春の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、私達が〇〇学校を卒業して◯年が経ち、私達も60歳となりました。 皆様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。 この度、下記のご案内にて、還暦の記念に同窓会を開催する運びとなりました。 学生時代を懐かしく思い出せるひとときを過ごしましょう。 お忙しいことと存じますが、皆様お誘い合わせの上、ご参加いただけますようお願いいたします。 敬具 記 日時：◯月◯日（日）◯時〜 会場：〇〇ホテル 〇〇の間 東京都〇〇区〇〇1-2 会場電話番号：03-0000-0000 会費：10,000円（当日受付にて承ります） 幹事：〇〇／◆◆／△△ 幹事連絡先：000-0000-0000（〇〇） ※準備の都合上、◯月◯日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。 |
同窓会の案内状を作成するときのマナー2つ
同窓会の案内状を作成するときには以下のマナーを守りましょう。
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先生に出す案内状の文章は別のものを作成する
先生に送る案内状は、同窓生に送る案内状とは別の文章を作成し送付しましょう。特に、同窓生宛に親しみのある文章で挨拶文を作成した場合は、先生宛の案内状は丁寧な文面で作成します。
先生の退職祝いをかねて行われる同窓会であれば、先生宛の案内状には会費を記載せず、また「招待状」として送付しましょう。
会費を記載せずに招待状を送付し、同窓会当日に先生から寸志を受け取った場合は、お断りせずに寸志を受け取り、後日、お礼として半返しすると丁寧です。
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拝啓 〇〇先生（先生方）におかれましては、益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。 さて、私達が◯年に母校を卒業してから早◯年が経ちました。 そこでこの度、学年同窓会を下記のご案内の通り開催する運びとなりました。 ご多忙中のこととは存じますが、ご臨席いただけましたら幸いです。 同窓生一同、先生にお会いできますことを心よりお待ちしております。 記 日時：◯月◯日（日）◯時〜 会場：〇〇ホテル 〇〇の間 東京都〇〇区〇〇1-2 会場電話番号：03-0000-0000 幹事：〇〇／◆◆／△△ 幹事連絡先：000-0000-0000（〇〇） ※尚、準備の都合上、お手数をおかけしますが◯月◯日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。 |
案内状を封筒に入れるときは向きや閉じ方に注意する
案内状を封筒に入れるときは、向きや閉じ方のマナーがあるので注意しましょう。
縦書きの案内状は、封筒に対して上下逆さまにならないように封入します。
横書きの案内状は左側を上と考えるので、文字が始まる左側を上にして封入しましょう。A4サイズの案内状を折って入れる場合、最初に下三分の一を折り上げ、次に上三分の一を折り下げて三つ折りにします。
封かんはのり付けで行います。のり付けした後に封かんシールを貼っても構いません。
案内状を手渡しする場合はのり付けはせず、封を開けたままか封緘シールのみかで渡しましょう。
まとめ
同窓会の案内状の作成方法や例文を紹介しました。
懐かしい旧友に会える同窓会への案内状ですが、同窓生といえども失礼のないように送るのがマナーです。
デザインテンプレートなどもたくさんあるのでそうしたものも使い、素敵な案内状を作成して下さい。
