同窓会の案内状を先生に送るときのマナー

同窓会の案内状を先生に送るときのマナー

友人同士で同窓会を行うのも楽しいですが、学生時代にお世話になった先生を招いて同窓会を開催するのも良いですよね。

「でも、先生に同窓会の案内状を出すときって何を書いたらいいの?」

「そもそも案内状はいつまでに出せばいい?」

と案内状の書き方に悩んでしまう方もいらっしゃるでしょう。

そこで今回は、先生宛の同窓会の案内状に記載すべき内容や具体的な文例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

同窓会に先生を招待!案内状はいつまでに出せばいい?

いきなり同窓会の案内状を送るのではなく、まずは先生に口頭で同窓会を開催する旨を伝えましょう。直接会って伝えるのが難しければ、電話でもOKです。

同窓会の開催を伝えた上で、遅くても同窓会の1か月前までには先生の手元に案内状が届くように手配しましょう。

同窓会に宿泊が伴う場合には、ホテルや交通機関などの予約が必要になりますので、余裕をもって2か月前を目安に案内状を発送しておくとよいでしょう。

同窓会の案内状に必ず記載する内容とは

同窓会の案内状に記載する内容は次の5つです。1つずつ具体的に見ていきましょう。

(1)件名

(2)時候の挨拶

(3)同窓会の内容

(4)返信期日

(5)幹事の連絡先

(1)件名

同窓会の案内状であることがわかるような件名を簡潔に記載しましょう。

例えば、「○○高校□□年度卒業生同窓会のお知らせ」や「△△小学校□年□組同窓会のご案内」というように、学校名と卒業年度、クラスなど、どのようなメンバーが集まるのか具体的に特定できる件名にするとなおよいです。

件名は、本文の文字サイズよりもやや大きく、太字で書くことで見やすくなります。

(2)時候の挨拶

案内状の書き出しには、案内状を送る時期に合わせた時候の挨拶を記載します。

案内状のスペースは限られますので、簡単に一文程度にまとめましょう。

参考までに1月~12月までの例文を載せましたので、案内状が届く時期に適した挨拶文を選んで使ってください。

1月 ・新春の候/寒風の候/厳寒の候

・松の内も過ぎまして、街中にも賑わいが戻ってまいりました

・寒に入りましてから、ますます寒さが厳しくなってきました

2月 ・晩冬の候/梅花の候/向春の候

・立春とは名ばかりの厳しい寒さが続いております

・寒明けとは申しますが、まだまだ骨身にしみる寒さが続いております

3月 ・早春の候/春色の候/春分の候

・樹木の芽吹きにもうれしさを感じる季節です

・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました

4月 ・陽春の候/春風の候/晩春の候

・桜の花が美しい季節になりました

・花冷えという言葉通り、肌寒い日が続いております

5月 ・新緑の候/薫風の候/青葉の候

・新緑の香りがすがすがしい季節になりました

・木々を渡る風もさわやかな頃となりました

6月 ・初夏の候/深緑の候/梅雨の候

・梅雨に入り、連日のように雨空が続いております

・あじさいの色が美しく映える頃となりました

7月 ・盛夏の候/暑中の候/大暑の候

・梅雨明けのむし暑い日が続いております

・蝉の声もひときわ高く、日増しに暑さも厳しくなってまいりました

8月 ・立秋の候/晩夏の候/残暑の候

・立秋とは名ばかりの暑い日が続いています

・朝夕はいくらかしのぎやすくなってまいりました

9月 ・初秋の候/爽秋の候/秋涼の候

・九月とはいえ残暑厳しく、涼風の待たれるこの頃でございます

・どこからともなく聞こえる虫の音が、秋の深まりを感じさせるようでございます

10月 ・秋晴の候/紅葉の候/秋冷の候

・さわやかな秋晴れの日が続いております

・木々の色づきに秋の深まりを感じるこのごろでございます

11月 ・晩秋の候/落葉の候/向寒の候

・朝晩はめっきり寒くなって参りました

・木枯らしの身にしみる頃となりました

12月 ・初冬の候/師走の候/寒冷の候

・師走を迎え、なにかとせわしい毎日が続いております

・冬枯れの厳しい寒さが続きます

(3)同窓会の内容

同窓会の情報として「日時」と「会場の場所」を記載します。

同窓会の会場によって、なかに入れる時間が決まっている場合がありますので、受付時間は何時からか、という案内も忘れずに書いておいてください。

また、会場の場所は会場名だけでなく、会場の住所や電話番号、最寄りの駅名を載せるとよいでしょう。スペースに余裕があれば、周辺地図や目印となる目標物も載せてあげると親切です。会場まで車で来ることが予想される場合には、駐車場の有無や近隣の駐車場の案内なども記載しておくとGOOD。

(4)返信期日

会場の確保や予算など、事前準備がありますので、出欠の返信期日は余裕をもって設定しておきましょう。

(5)幹事の連絡先

同窓会の直前に出欠を変更する場合や、当日道に迷ったり会場に到着するのが遅れたりする場合に連絡が取れるよう、必ず幹事の名前と連絡先を記載しておきましょう。

先生の会費はどうする?

同窓会の会費に関しては、学生時代にお世話になった感謝の気持ちを伝えるという意味合いから、先生は招待とし会費を受け取らないことが一般的です。

そのため、先生に送る案内状には会費の記載をする必要はありません。

同級生宛の案内状も作成する場合には、会費の記載の有無を忘れずにチェックしましょう。

案内状の通知方法は?はがき?封書?それともメール?

案内状の通知方法には「封書」「往復はがき」「メール」と主に3つの方法があります。

一般の参加者の出欠を確認するために送る際は、往復はがきで知らせることが多いですが、先生宛に案内状を出す場合には封筒に案内状と返信用ハガキを同封する方法で送るのがマナーです。なおかつ、先生の案内状は手書きで書くことが望ましいです。

返信用はがきには切手を貼ることも忘れずに。

案内状の文例と返信用はがきの文例

では実際に先生宛の案内状の文例をご紹介します。件名や時候の挨拶、同窓会の内容などをアレンジしてご活用ください。

案内状の文例

○△高等学校□□年度卒業生同窓会のご案内

 

拝啓 早春の候、先生におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

大変ご無沙汰しております。私は○△高等学校□□年卒業の○○と申します。

さて、私たちが○△高等学校を卒業して〇年を迎えます。これを機に下記のとおり同窓会を開催する運びとなりましたので、謹んでご案内申し上げます。

ご多忙の中とは存じますが、〇〇先生にご臨席いただければこんなに嬉しいことはございません。

何卒ご出席くださいますよう、心よりお願い申し上げます。

敬具

   日時  ○○年○月○日(○) ○時○分~○時○分

   会場  ○○ホテル

       住所・電話番号

       (JR○○線○○駅徒歩○分)

   連絡先 ○○(名前)

       ○○(電話番号)

 

お手数ではございますが、○月○日までに同封のはがきにてご一報くださいますよう、お願い申し上げます。

差出人名

返信用はがきの文例

同窓会の案内状と同封する、同窓会の出欠を確認するための返信用はがきの文例です。

はがきの表面には、宛先と宛名を記載しておきます。宛名には、幹事の名前と敬称の行を書きます。

私製はがきの場合、切手も忘れずに貼りましょう。

はがきの裏面には、出欠の確認に加え、相手の名前・住所・連絡先などの記載欄を設けます。

返信用はがきの文例

まとめ

同窓会は先生や友人に久しぶりに会って、お互いの近況報告や昔の思い出話に花を咲かせられる良い機会です。

先生を同窓会に招くことが決まったら、まずは案内状を送る前に事前に出席可能か確認しておきましょう。先生も成長した教え子からの連絡は嬉しいものです。

先生を招いて素敵な同窓会にしてくださいね。

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