幹事必見！忘年会をスムーズに開催するための手順を解説

忘年会の幹事を任されたけれど、何から準備をすればいいかわからず困っていませんか。

一年の締めくくりとして行われる忘年会。日程や参加者の調整、会場の予約など、忘年会を開催するにあたって多くの作業が必要です。

そこで今回は、忘年会をスムーズに開催するための手順を解説します。忘年会開催のための手順を把握して準備を進め、忘年会を成功に導いてくださいね。

忘年会開催までに幹事が行う事前準備

忘年会開催までに行う事前準備はたくさんあるので、早めに準備に取り掛かりましょう。

忘年会シーズンはお店が繁忙期で予約が取りづらくなる可能性もあります。そのため、2ヶ月ほど前から企画を立て始めるのがおすすめです。

以下の手順を把握して準備に取り組むことで、スムーズに準備を進められます。

忘年会の予算を確認する

予算によって選べる会場が変わるため、最初に忘年会の予算を確認しましょう。

どのくらいの予算で想定しているのか上司に確認する、前年の会費を調べて参考にするなどの方法があります。

会社主催の忘年会である場合、会社から補助が出ることもあります。忘年会に対して会社から補助が出るのか、経理担当に確認しておきましょう。

忘年会の開催日を決める

会社から指定がない場合は忘年会の開催日も決める必要があります。忘年会のハイシーズンとなる12月中旬を避けて、12月初旬や11月下旬での開催も視野に入れれば、お店の予約も取りやすくなります。

12月下旬は仕事だけでなく社員それぞれプライベートも忙しいことが多いので、12月下旬より前の開催がおすすめです。

11月下旬か12月初旬かなどの開催時期を決め、忘年会での挨拶をお願いする上司が参加できる日を確認します。上司から指定された日程の中から候補を3つにしぼって社内アンケートを取り、参加者が一番多い日を忘年会の開催日としましょう。

忘年会開催日の決め方を詳細に知りたい方は「忘年会シーズンはいつ？お店の予約時期や開催日時の決め方を解説」を確認してみてください。

忘年会の会場を決めて仮予約する

忘年会シーズンはお店が繁忙期で混雑しやすいので、開催日を決めるのと同時進行でお店探しを始めておきましょう。

どのくらいの人数を受け入れ可能か。個室があるかまたは貸切できるか。

会社の忘年会では人数が多くなりやすいので、座席数に関する情報は重要です。レストランか居酒屋かなど、ジャンルを指定してリサーチすれば決めやすくなります。

参加者の年齢や性別に幅がある場合は、創作和食など万人受けするメニューを提供しているお店を選んでおくと無難です。

可能であれば、ランチタイムでもいいのでお店を下見しておきましょう。

忘年会の開催日が決まった段階で仮予約します。参加人数は社内アンケートの回答から推測できます。

メニューには飲み放題つきのコース料理を選ぶと、会費の決定や徴収が楽になるのでおすすめです。

忘年会のお店選びについては「【忘年会のお店選び】失敗しないための準備と選ぶポイントを解説」で詳しく解説しています。

忘年会の会費を決定する

お店を決めたら会費を決定しましょう。

余興で備品や景品などを用意する予定があれば、その分も加味して会費を決めます。

会費の徴収方法についても、当日徴収か事前に集めるのかも決めておきましょう。

事前に集める場合は徴収する期間を限定しておくと、その間だけ会費を徴収する作業を行えばいいので、負担が減って楽になります。

忘年会開催の案内メールを送り出欠確認をとる

忘年会開催の案内メールを社内へ送り、出欠確認を取りましょう。

案内メールには、忘年会の開催日、会場、会費と会費の徴収方法、回答期限を記載します。

会費の徴収を当日にする場合は「お釣りのないようにご準備ください」と付け足しておくと幹事がお釣りの準備を気にしなくて済むので、負担が少なくなります。

参加者リスト作成と会場へ本予約を入れる

忘年会開催の案内メールを送り出欠確認が取れたら、忘年会参加者リストを作成します。

リストがあることで会費の徴収の確認や当日の出席者の確認ができ、間違いをなくせます。参加者リストを作成して参加人数が確定した段階で、忘年会の会場へ正確な参加人数を伝えて本予約にしておきましょう。

忘年会当日の余興を企画する

社員の親睦を深める目的で忘年会当日の余興を企画しましょう。

ビンゴゲームなどであれば席を移動せずに座ったまま参加できるので、会場を選ばずに余興を行えます。

ダンスや手品などを得意とする社員がいる場合は、余興をお願いしてみるのもおすすめです。

忘年会中の挨拶を上司に依頼する

社内行事として開催される忘年会では重役に挨拶をお願いするのが通例です。そのため、忘年会での挨拶を上司に依頼しましょう。

忘年会での挨拶を依頼するには一般的に以下のマナーがあります。

忘年会での挨拶に会社の慣習があれば、前年にどのように依頼したかを確認し、それにならいましょう。

忘年会当日の進行表を作成する

忘年会当日をスムーズに進行できるように進行表を作成しましょう。

会場の利用時間をオーバーしないためにも進行表は重要です。

最初は食事や歓談で始まり、途中で余興を開始します。

余興の間は飲食しづらくなるので、余興は短時間で終われるよう心がけましょう。

忘年会の席順を決める

忘年会の席順を決めておきましょう。

参加者が会場に到着してから席を決める手間を省けてスムーズに忘年会を開催できます。

席順を決めるとき、上司は入り口から一番遠い上座に座れるように配慮します。

幹事はお店に注文しやすいように、一番出入り口に近い席に座るようにしましょう。

二次会の会場を予約する

忘年会のあとに二次会を開催する場合は、二次会の会場も予約しておきましょう。

二次会の会場には一次会の会場から近いお店を選びます。忘年会を開催するのは寒い時期なので、短時間で移動できるほうが参加者の負担も少なくなります。

忘年会の開催日より前に二次会のお店には仮予約を入れ、当日参加人数を確認して改めて予約しましょう。

ただし、二次会は参加者が個人的に仲の良い同僚と連れ立って行く場合もあります。二次会まで幹事が準備するかどうか、上司に意向を確認しておきましょう。

リマインドメールを送る

案内メールを早めに送っていると忘れてしまう人も出てくるので、忘年会開催の前日にリマインドメールを出しておきましょう。

内容は案内メールと同じで問題ありません。

会費を当日徴収にしている場合は、会費の情報も載せておきましょう。

忘年会当日の幹事の仕事内容

幹事には忘年会当日も受付、進行、余興、会場への支払いなどの仕事があります。

あらかじめ仕事内容を把握し、当日慌てないように準備しておきましょう。

受付・会費の徴収を行う

幹事は忘年会開催時間の15〜20分前に会場に入り、参加者リストをもとに受付を行います。

会費の徴収を事前に済ませていない場合は、このタイミングで同時に会費の徴収も行いましょう。

当日遅刻した参加者がいた場合、幹事は出入り口の近くに座るようにしてあるので入室の際に声をかけてもらい、参加者リストのチェック及び会費の徴収を行います。

当日の急なキャンセルについてはキャンセル料の支払いが必要です。会費を当日の徴収としている場合は、キャンセル料を幹事が一旦立て替えて、後日、当事者からキャンセル料を徴収しましょう。

当日の急な参加者がいる場合は会場へ確認します。増加した人数分の料理は用意できない可能性がありますが、飲み放題だけつける形で受け入れができることがあります。

料理は一人当たりの量が少なくなりますが、全員で取り分けてもらうなどで対応します。当日の急な参加者からはその場では通常の会費を預かり、忘年会の後に収支の計算を行って余剰分を返金しましょう。

ドリンクの注文に気を付ける

会場内に飲み放題メニュー以外のドリンクに関する表示やメニュー表が置いてある場合は、撤去できるものであれば会場に撤去をお願いするなどして、会費をオーバーする注文が入らないように気をつけましょう。

壁に貼ってあって撤去できなかったり、タッチパネルのメニュー表のため飲み放題メニュー以外を排除できなかったりする場合は、開会の挨拶の際に飲み放題のメニューから選ぶように強調して伝えておきます。

会場側にも飲み放題メニュー以外のオーダーを受けないようにお願いしておくと安心です。

忘年会のプログラムを進行する

あらかじめ作成した進行表をもとに、司会進行や挨拶、余興といったプログラムを行います。

終了時間をオーバーしないよう、時間にも注意しましょう。予定の時間を過ぎるとお店にも迷惑をかけますし、時間で借りている会場であれば費用が追加で必要になることもあります。

会場費用を精算する

忘年会終了の10〜15分前には会場費用を精算しておきましょう。

先に精算を済ませておけば、二次会を予定している場合は幹事がスムーズに二次会会場まで参加者を誘導できます。

二次会がない場合でも、解散のタイミングに幹事が間に合っているほうが場が締まります。参加者を待たせないように先に精算しておきましょう。

二次会会場へ案内する

二次会を用意している場合は、一次会の会場を出たタイミングで二次会の会場へ参加者を案内します。

締めの挨拶の前のタイミングで参加人数を確認しておくと、二次会に移動するまでの間に二次会の会場へ人数を連絡できます。

二次会から参加する人がいる場合は、電話やメッセージなどで連絡が取れるようにしておきましょう。

二次会の会場へ移動する前に連絡し、合流できるように誘導します。二次会でも飲み放題をオーダーしておくと会費の計算の負担が少なくなります。

追加で食べるものを注文したい人がいるときは、追加注文分をテーブルごとに会計してもらい、個別にお店に支払ってもらうようにするといいでしょう。

二次会は余興などは入れず、歓談の時間とします。

お店に入る前に会費を徴収していると時間が押してしまうので、二次会の終了時間20分前に会費を徴収し、清算を済ませましょう。

忘年会の後に幹事がやること

忘年会が終わっても幹事の仕事はまだ終わっていません。

収支報告やお礼メールなどを送り、より良い形で幹事の仕事を締めくくりましょう。

収支報告をする

忘年会の後は収支報告が必要です。

徴収した会費と会場に支払った金額に差がないか計算し、参加者に内容を報告します。

もし余剰金があれば対象者に返金し、不足金があれば追加徴収しましょう。

参加者にお礼メールを送る

参加者に忘年会に参加してくれたことへのお礼メールを送ると良い印象を残せます。

特に挨拶をお願いした上司や、会費を多めに出してくれた上司などには必ずお礼を伝えましょう。

まとめ

忘年会開催にあたっての幹事の仕事内容について解説しました。

忘年会は事前準備から当日、最後には収支報告などもあり責任が重大で大変な仕事です。

しかしこれをやりきることで周囲からの評価があがり、企画力や調整力など業務に必要な力を身につけることもできます。

自身をスキルアップできる仕事だと思い、忘年会の幹事の仕事も前向きに取り組んでみてください。