同窓会の名簿はどうやって作成すればいい?管理方法と拒否者がいる場合

同窓会の名簿はどうやって作成すればいい?管理方法と拒否者がいる場合

同窓会をしたい!と思ったけれど、全員の連絡先は知らないし、名簿が必要、、。こんな風に、同窓会の幹事さんは同窓会を企画する際に出身校の「名簿」が必要となります。

けれども、卒業後に何十年もたってしまった場合は同窓会の名簿はどうやって作成すればいいのでしょうか?また、名簿に載っていた人から「もう連絡はしないでほしい!」と拒否された場合は、どうやって対応すればいいのでしょうか。

今回の記事では、同窓会の名簿の作成方法と管理のしかたについて、分かりやすく解説いたします。

【作成方法:その1】卒業前に同窓会係が作成する

乾杯

娘の幼稚園でのことですが、運動会係やクラス委員会などとともに「同窓会係」という謎のネーミングの係がありました。聞けば、卒業後前にクラスのお母さんたちに呼びかけ名簿を作成し、卒業後も定期的に「連絡先変わったら教えてください」とメールやラインなどで連絡をとる係のようです。

同窓会係はクラスで2名選抜。卒業後も長く役割がつきまとうため、正直あまり人気のない係でした。しかし、このように「同窓会係」という係を作ってしまうのもひとつの手だと思います。

【作成方法:その2】エクセルや同窓会名簿テンプレートでデータをつくる

同窓会名簿は所属校の規模により分量がかわります。クラス単位であればせいぜい40名程度のデータですが、大学時の学年全部であれば、筆者の母校の場合は7000人以上もいます。イチ個人が作成するのは不可能な数字です。

そのため、学年全体など大規模な同窓会データの場合は、学校の同窓会会長や「創立〇周年記念名簿作成委員会」などの組織が作成する場合がほとんどです。

部活やクラス単位など小規模な同窓会データの作成は、エクセルで可能です。郵送で知らせることが多いので、名簿に載せるデータは電話番号だけでなく住所もあった方がよいでしょう。

<同窓会の名簿で必要となる項目>

  • 氏名(旧姓)
  • 郵便番号/卒業時の住所
  • 郵便番号/現住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 出欠席

注意点は、女性の場合は結婚して名字が変わっている場合が多いということ。また、引っ越しして卒業時とは住所が変わっている方も多いことです。連絡をとりやすくするため、携帯番号とメールアドレスも書いてもらうとスムーズです。

【作成方法:その3】名簿作成サービスを利用する

ネット検索すると、「同窓会プロ」や「同窓会++」などの同窓会情報サイトが非常に多いことに驚くことでしょう。同窓会名簿の作成に時間がとられてしまうと感じるならば、名簿作成サービス業者に委託する方法もあります。

提供されるサービスは、以下のようにいくつかの種類があります。

<名簿作成サービスで提供されるサービスとは>

データ・システム提供系 名簿データ用のクラウド提供
連絡用SNSツール提供
印刷代行系 名簿作成代行
同窓会の招待状作成&発送代行
予約代行系 飲食店・宿泊の予約代行

よくあるのは、大量のデータを使うためのクラウドやシステムを提供しますよ、という類のサービスです。また、それだけではなく同窓会の招待状の作成や印刷・発送まで行ってくれるサービスもあります。

但し、料金的には1名簿5万円~、と決して安くないのがこれらのサービス。また、「個人情報保護の観点でどうなの?」「勝手に名簿に載せられたくない」といった不満の声が寄せられるケースもあるそうです。

【作成方法:その4】年賀状で情報をもらう

同窓会の名簿をいっきに作成するのは難しいので、知り合いから知り合いへと連絡先を聞く方法です。まず、あなたが知っている方へ年賀状を出す際に「今年の暮れにでも同窓会をしたいので、〇〇さんや〇〇さんの連絡先はわかりますか?」と一言添えておきましょう。

口コミが広まれば、思わぬ人数の同窓生の名簿を作成できるかもしれません。

(管理方法:その1)勤務先までは乗せたくない?項目には気を付けて

同窓会の名簿作成の本来の意味は、離れてバラバラになったあとでもスムーズに同窓会が開けるようにするためです。けれども、有名大学の卒業者名簿などは富裕層も多いためか、裏で高額で取引されていることもあるようです。

気心しれたグループなどの親しい仲であれば、連絡先はおのずと把握しているはず。同窓会の名簿に「勤務先」や「子供の人数」といった過剰な項目がある場合は、削除していきましょう。

(管理方法:その2)削除依頼ができるよう、削除方法を明記しよう

同窓会の名簿を作成するのに好意的なひとばかりではありません。最近では、同窓会の名簿作成自体に「必要あるの?」「悪いことに使うんじゃない?」「載せられたくない!」と毛嫌いしている方も増えています。

確かに、どこで自分の情報が知られたのか分からずに連絡がくれば、怖い気持ちになるのも無理はないでしょう。同窓会の名簿作成で同窓生に連絡する際は、「この連絡は〇〇時に〇〇さんに記載してもらった情報を元にしています」や「同窓会名簿から削除してほしい方は、こちらまでご連絡くだされば削除します」などの文面を明記しておきましょう。不要なトラブルを避けることができます。

まとめ

同窓生とひさびさに会えることを楽しみにしている人は大勢います。同窓会で声をかけてくれる幹事さんに感謝している人もいることでしょう。

とはいえ、同窓会の名簿は大人数の個人情報ということもあり、トラブルの元となる場合があります。作成する際は、個人情報が漏れないように厳重に注意しましょう。

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