同窓会の幹事になった場合のスケジュールや進め方

同窓会の幹事になった場合のスケジュールや進め方

同窓会の幹事に指名されて戸惑っている、面倒、大変、という印象を持っている方は少なくありません。盛り上がる同窓会にするためには何を気を付けたらいいのか、どんな会場を選ぶべきか、どんなスケジュールを組んだらいいのかなど、色々なことを考えてしまうかと思います。

現在では「幹事代行サービス」というものも存在しますが、依頼するために会費が高くなったり、会場が指定されているなどのデメリットもあります。

初めて任された方やこれから幹事を行う方必見、マニュアルとも言える同窓会幹事がやるべきことや進め方についてご紹介いたします。

同窓会当日までの幹事のスケジュール

事前に計画を立てる〈開催の半年前~4か月前〉

①同窓会のテーマを明確にする

同窓会をやるからには何か理由やテーマを付けた方が同窓生も集まりやすくなります。例えば、「卒業15周年」や「40歳記念」などのようにテーマを付けることで案内状も出しやすく、同窓生の参加も積極的になります。

②一緒にやってくれる幹事を集める

クラスの同窓会などでは、少人数のため1人でも幹事を行うことはできるかもしれませんが、学年での同窓会とまでなると、1人で幹事をやるのは困難です。もしも大人数での同窓会を予定している場合は、複数人で手分けして計画を立てるといいでしょう。

一緒にやる幹事の決め方で気を付けなければならないのが、自身の周りの友人だけにならないことです。クラスや部活、性別など関係なく幅広い視野で誘うようにしましょう。幹事として声をかける際に比較的引き受けてくれる、上手くいく人は、生徒会長や部活のキャプテン、クラスでマドンナと言われる存在だった人などです。

人数の目安としては、1つのクラスで2名、クラスとは別に代表となる幹事役を1~2名準備しておくといいでしょう。

③同窓会開催日と幹事スケジュールを確定する

同窓会を行うまでの準備期間としては少なくとも3ヶ月、多くて4か月を確保し動き出すのが理想です。

地方での開催を予定している際は「同窓会の為にわざわざ帰省するのはめんどくさい」という意見も考え、同窓生の帰省が予想されるゴールデンウィークやお盆、年末年始などの長期休暇に合わせることで多くの参加が期待できます。首都圏での開催では、週末の金曜や土曜の夜で日程を決めると参加しやすくなります。同窓会に必ず参加してほしい人(担任の先生等)がいる場合は、前もってその方のスケジュールを聞いておくようにしましょう。

また、開催日を日柄の良い日(大安・友引等)に決めてしまうと、結婚式などと被ってしまい参加が困難な同窓生や、会場の予約もなかなか抑えられないという事態にもなりかねないため、日柄の良い日は避けて開催日を決定するといいでしょう。

開催日が確定した時点で幹事スケジュール、いわゆる開催までに幹事が行うことを明確にし、スケジュールに沿って進めていきます。主にやることとして以下の表を参考に進めていきましょう。

(1)会場予約と会費の決定

(2)同窓生への案内状送付

(3)参加者の確認

(4)同窓会プログラムの作成

(5)贈り物の準備

(6)二次会の手配

会場予約と会費の決定〈開催の4か月前〉

①会場予約

会場を選ぶ際のポイントとしては、より地元に近い場所にするか、もしくは交通の便を考えアクセスしやすい駅の近くにするかです。同窓会として開催するならば地元での開催が懐かしさもあり理想ですが、参加人数や規模によっては地元での開催が困難となることもあります。その場合は、アクセスしやすい駅の近く等で探すといいでしょう。

開催する場所が決まったら、その周辺で同窓会を行えそうな会場の候補をいくつか出していきます。ある程度候補が絞れたら、電話にて会場の情報を聞き、会場の下見等を行いましょう。電話でのやり取りの中で「ある程度騒がしくしても問題ないか」ということはあらかじめ確認しておきましょう。久しぶりに会う友人達が集まることでうるさくなることは予想されます。会場によってはNGという場合もあるため、先に同窓会を予定しているということは会場側にも伝えておきましょう。

仮予約の際には参加人数を聞かれますが、何人くらいが参加するかはこの段階では分からないため、会場側には大まかな人数を伝えます。また、思っていた以上に参加人数が少ない場合は会場代で赤字にもなりかねないため、「キャンセル料はいつから発生するか・人数確定はいつまでに行えばいいか」などを聞いておきましょう。

下記表は会場形態をまとめたものです。どんな会場が同窓会で使われていて会場ごとにどんな特徴があるのかなどを確認し、会場選びを行いましょう。

【レストラン】

ホテル等に比べると会場費を抑えることができる。また、料理や飲み物も豊富に揃っているため皆が好きなものを食べたり飲んだりしながら行うことができる。

その反面、同窓会となると基本的には貸し切りになるため、貸し切り可能な最低人数が決められていることが多く、最低でもこの人数が来る!という確証がないと予約が困難となる。

【ホテル】

規模が大きい同窓会となるとホテルが使われることが多い。サービスや会場の雰囲気などから参加者の満足度を得やすい。また、アクセスしやすい場所に立地していることが多く、参加者も集まりやすい。

その反面、結婚式会場として使用されることも多いため予約が取りにくい可能性がある。また、会場の広さや雰囲気から会場費が高いことも考える必要がある。

【母校の体育館や大ホール】

まさに同窓会会場として考えるにはピッタリ。何かプログラムがあり出し物等を行う場合には音響設備やスクリーン等も揃っているため行いやすい。

その反面、料理や飲み物の用意が無いため、別で用意(ケータリングや自分達で買いだし等)を行う必要がある。

【レンタルスペース】

大きい貸会議室やビルの一角をレンタルスペースとして貸し出しを行っていることが多く、比較的お洒落かつ綺麗なレンタルスペースも近年では急増中。会場費も1時間1万円~のように時間で区切っている場所も多いのが魅力。

その反面、母校の体育館同様、料理等を別で用意しなければならない場合が多い。会場によっては料理や飲み物もセットになってレンタルしている場合もあるため、もしもレンタルスペースでの同窓会をお考えの場合は、セットプランを選ぶと便利。

②会費の決定

会費を決める場合のポイントとしては、会場費と飲食代を合わせた金額から会費を決定することと、参加人数が思っていた以上に少ない場合や当日になり不参加となった場合等も想定し、少し高めに決めておくことです。なにより、幹事自身が自腹を切って、赤字となるようなことがないようにしましょう。

会費の一般的な相場は、年齢や会場、同窓会の規模にもよりますが、5,000円~10,000円前後とされています。会費に含まれる費用として〈会場費・会場備品代・案内状の送付費・プレゼント代・座席の名札費・予備費〉等を頭に入れて決定していきましょう。

また、参加者から会費を貰うのは当日となるため、案内状の発送費や会場費は幹事が立て替えなければなりません。同窓会の準備費でも立て替えるための資金を用意しておきましょう。幹事役が複数人いる場合は、分担して立て替えましょう。

同窓生へ案内状の送付〈開催の3か月前〉

①案内状送付の名簿作成

案内状を送付するといっても、同窓生の住所が分からなければ送付は出来ません。まずは同窓生の住所を名簿化する必要があります。パソコンのExcel等を使用して名簿を作成することで、出欠確認の際にも役立ち、誰に送っているのか等が確認しやすくなります。

同窓生の住所は卒業アルバムなどから調べることができます。中には住所が変わってしまっている場合もあるので、その場合は同窓生同士で声を掛け合い、SNSや電話、メール等で呼びかけてみたりしましょう。また、母校の事務室には卒業生の住所等を保管している場合も多く、先に母校へ問い合わせてみるのも1つの方法です。

ここで作成した同窓生名簿は、10年後等に使用する可能性もあるためしっかりと保管しておきましょう。

②案内状の送付

案内状送付の方法には3種類がありますが、どの方法でも必ず記載する内容が下記項目です。

・幹事氏名

・同窓会を開催するというメッセージ

・卒業年と母校名

・開催日時

・会場名と会場の簡単な地図(もしくはURL)

・会費

・出欠提出の締切日

上記項目の中に「会費」とありますが、もしも担任の先生にも案内状を送付する場合には、会費の記載はせず、同窓会の詳細のみを記載し案内状を送付しましょう。

送付方法その1:往復ハガキ

まずは同窓生が参加か不参加の返信をしやすいように往復はがきを使用する方法です。この場合は、「参加・不参加」の欄も加え、丸を付けて返信してもらえるようにします。ただし、往復ハガキの返信では個人情報が丸見えとなってしまうため、保護シールを張ってもらう必要があり少し手間のかかる方法となってしまうことから、最近では往復ハガキを使用しての案内状送付は減ってきているのが現状です。

送付方法その2:ハガキ1枚

ハガキ1枚に必要事項を記載し、参加か不参加はメールや電話にて受け付ける方法です。この方法で案内状を送付する場合は、ハガキに幹事の電話番号や受付の窓口となるメールアドレス等を記載する必要があります。ただし、電話での受付は出られなかった場合や深夜にかかってくる可能性も十分にあります。メールアドレスでの受付では、同窓生の打ち間違え等で正確にメールが届かなかったりアドレスを打ち込む手間があったりと、困難な部分もあります。

これらの事から、最近では参加か不参加の受付窓口となるウェブページを作成し、そのウェブページにアクセス可能なQRコードをはがき事態に記載する方法も出てきています。「QRコード作成」と調べると、無料で作成可能なものもあるため、一度試してみるのも良いかもしれません。

送付方法その3:SNS

近年ではSNSを利用した案内状送付の方法も多用されています。SNSで身近かつ多くの人が利用しているものが「LINE」や「Facebook」ですが、LINEでは同窓会のグループを作り、グループ内のノートを利用して簡単に参加の有無を確認できることや、Facebookでは母校のグループ(イベントページ)を作り、メンバーを招待、こちらもFacebook内で参加の有無を確認することができます。

SNSが主流となってきたことから、SNSを利用した案内状送付の方法があることは便利かつ費用の削減にもつながります。

参加者の確認〈開催の3か月前~1か月前〉

案内状送付の結果、確定した人数を同窓会の会場へ連絡します。中には送付した案内状が戻ってきてしまう同窓生や、SNS上で見つけられない同窓生がいるかもしれませんが、その場合はその人の周りの方に情報を求めるのが効果的です。

同窓会プログラムの作成〈開催の2か月前~3週間前〉

同窓会のプログラムと言っても、結婚式や結婚式の2次会のようなゲーム等を考える必要はありません。10年以上ぶりに会う友人達ですから、会っただけでも話は

盛り上がるものです。

もしもゲームを行う場合は、馴染みのあるビンゴ等の景品付きゲームを取り入れるといいでしょう。ゲームに代わるプログラムとして考えられることは、学生時代の写真や映像を使ったスライドショー、タイムカプセルの披露、卒業アルバムの一部を朗読、などの同窓会らしいプログラムになると盛り上がります。

また、進行をしてくれる司会者を用意しておくのも良いでしょう。司会者を用意する場合は、男女1名ずつが基本です。開会の挨拶と閉経の挨拶はもちろん、当日になり慌ただしくならないよう、どのように進行をしていくのかもあらかじめ決めておくことをおススメします。

贈り物の準備〈開催の1か月~2週間前〉

もしも同窓会に担任の先生を招くのであれば、立派になった姿を先生に見せると同時に、学生時代に教えてもらったことに対しての感謝の気持ちを伝えるのが一般的です。伝え方は様々ですが、寄せ書きや当時の写真を飾ったフォトフレーム等を送ると、感動的かつ喜ばれるものとなります。せっかくの贈り物が無くなってしまうもの(お菓子やお花等)では悲しいので、形に残るものを贈り物として選びましょう。

贈り物の例として以下の表もご参考下さい。

・感謝のメッセージ付きフォトフレーム

・手作りマグカップ

・似顔絵入りガラスプレート

・写真付き寄せ書き

二次会の手配〈開催の2週間前~1週間前〉

何十年ぶりかに集まった同窓会ですからゆっくりしたいものですが、中には遠方から参加していたり限られた時間のみ参加している同窓生もたくさんいます。そのため同窓会自体は2~3時間の目安で終わりにしましょう。

“楽しい時間は早く過ぎる”という言葉があるように同窓会のみでは多くの参加者が物足りなさを感じることでしょう。そのため幹事は、二次会の手配も事前に行い“同窓会は終わってしまっても、二次会がある”と、余裕を持たせておくことで、同窓生をスムーズに会の終了へと誘導できます。

また、同窓会の会場とは違い、比較的価格が安い場所の手配を行うことで参加率もグンと上がります。目安としては、同窓会参加者の約半分が二次会も参加すると想定しておくといいでしょう。二次会での手配も、当日になってみないと分からないことなので、席だけの予約に済ませ、食事は各自で注文、といった形をとることが一般的です。

同窓会当日にやるべきこと

同窓会当日を迎えるまでのスケジュールで安心してはいけません。幹事は同窓会当日も準備から開演、進行中、全てにおいて大忙しです。同窓会を気持ちよく成功させるためにも積極的に動きましょう。幹事の方は同窓会の規模や会場によっても異なりますが、当日は同窓会が始まる3時間前、遅くても1時間前を目安に会場に入り、会場準備や最終確認を行い、同窓会を進行していきます。

①会場と受付の準備

せっかく集まった同窓生の気持ちを高まらせるためにも会場のレイアウトを工夫したり、会費を回収するためにも受付をセッティングしたり、基本となる準備を行います。主に行うことは下記のような事です。

・会場のレイアウトをセッティング

・受付のセッティング

・当日プログラムの進行確認

・使用する機材の最終確認(音響・照明・スクリーン等)

・機材を使用する場合はリハーサル

・座席の名札の設置

・先生への贈り物の準備

・幹事の中で役割分担のミーティング 等

②同窓会の開演と進行

同窓会が始まってからは決められた役割分担に沿って動きましょう。司会者の方は同窓会が時間内にスムーズに進むよう時間を見ながらプログラムを読み上げるなどを心がけましょう。

また、お酒が出る場でもあるため、酔っぱらった勢いでトラブルになる可能性もあります。トラブルが大きくなってしまってからでは、同窓会が台無しにもなってしまうため、会場全体の状況は常に意識しておきましょう。主に行うことは下記のような事です。

・遅れてくる参加者の受付対応

・司会進行(開会の挨拶や閉会の言葉)

・交代をしながら同窓会の写真撮影

・料理や飲み物の確認

・トラブルが起きていない状況確認

・機材調整

・ゲーム等を行う場合は進行

・二次会の案内 等

③会費を計算し清算

幹事が立て替えてきた会場代等を当日参加者の会費から計算し、領収書等の受取りを行います。

ここで気を付けなければならないのが、追加料金が発生しないようにすることです。“盛り上がってしまい予定していた時間をオーバーしてしまった”ということはよくあることですが、支払う予定だった会場代が時間超過で追加料金となり予定額をオーバーしてしまった、となると幹事が自腹を切ることにもなりかねません。そうならないためにも進行具合や時間の確認は常に確認しましょう。

・同窓会全体でかかった金額と会費の計算

・幹事たちの立て替え分の支払い

・領収書や明細書の受取り(会計報告のため) 等

④二次会会場への案内

同窓会終了後に二次会の手配をしている場合は、同窓会終了間際にも二次会を予定していることを案内します。参加者がスムーズに動けるように気を配りましょう。

二次会の会費はだいたい同窓会の受付の時点で一緒に受け取りますが、中には途中から二次会への参加を決めた方もいるので、その参加者の会費は二次会会場に入る前に受け取りましょう。

・二次会会場への道案内

・二次会会費の受付

・二次会での進行や司会

・料理や飲み物の確認 等

同窓会終了後にやること

同窓会終了後の気配りができていると参加者からの印象も良く“参加してよかった”と思ってもらえ、次回開催の際にもより参加者を集めるきっかけともなるでしょう。

①先生へのお礼

同窓会に担任の先生を招いた場合には、参加してくれたことに対してお礼の手紙を書きましょう。手紙の内容として、同窓会に来てくれたことに対してのお礼、先生が来てくれたことでより盛り上がるものになった等の内容、体調に気を配った文面などを記載するといいでしょう。また、当日撮影した写真を同封することでより思い出深くもなります。

②撮影した写真の共有

同窓会で幹事のみんなで協力して撮影した写真を、同窓生にも共有しましょう。同窓会に参加できなかった方も見られるようにインターネット上で共有できると一番いいでしょう。インターネット上での公開は、パスワードを知らなければ公開されない方法や、ダウンロードURLを知っている人にのみ公開される方法もあるため、見ず知らぬ人が見られないように設定を行い、共有しましょう。

幹事役を失敗しないためのポイント

幹事役は複数でやる方が良い

例え規模が小さな同窓会でもやることは山積みです。プライベートの飲み会とは訳が違い、会場探しや会費など、全ての段取りを一人で行うには困難な事もあります。また、一人でやっていても自分の考えばかりに捉われてしまい、なかなか決定していかない等の事も考えられます。

1人で頑張ろうとせずに、最低2人で意見を出し合いながら企画、手分けをしながら同窓会の準備を行うなど、やり方を変えることが成功への鍵でもあります。

服装の指定を行うことで同窓会の雰囲気も良い

開催場所によって服装指定、いわゆるドレスコード等があった方が、会場にあった雰囲気で同窓会を行うことができます。また、参加者も何を着ていけばいいのか考える必要が無くなるので、助かります。

例えば、会場がホテルや高級レストランなどの場合は少しドレッシー感のある服装、会場が居酒屋や母校などの場合はカジュアルな服装という指定を行うことで、会場の雰囲気にもあった同窓会を行うことが可能です。

服装を間違えて恥をかいた…等を思わせないようにすることも大切な事ではあります。

司会担当者は挨拶の準備を

司会を行う場合は、開会の言葉と閉会の言葉が必要です。その場のノリで何とかなる!のように思っていても、実際に同窓生を目の前になかなか上手く話せず言葉に詰まってしまう方がほとんどです。そうならないためにもあらかじめ話す内容は紙にまとめ、練習をしておきましょう。

特に閉会の言葉は、同窓会自体を気持ちよく締めるためにも重要なものです。良い雰囲気で終わらせるためにも閉会の言葉をしっかり用意しておきましょう。

まとめ

同ありません窓会幹事の仕事は山積みです。ですが、会が良い雰囲気で終わった時の達成感は幹事にしか分かりません。久しぶりに会う友人たちの気持ちを高めるための雰囲気作りや進行など、重役を担っているのが幹事でもあります。

同窓会自体を成功させるためには、1人で背負うということは考えずに幹事をやってくれる仲間を集めること、計画的なスケジュールに沿って準備を行うことが大切です。もしも幹事役を頼まれたら、同窓会の成功を考え少しづつ動いていきましょう。

ウィズコロナ NEW PARTY STYLE

安心安全!コロナ対策万全な会場をお探しなら
パーティハンターにお任せください!

ハンターガイダーを運営するエスクリでは、
年間8,000組の結婚式を手掛けております。
結婚式場として利用している会場の空き時間の有効活用を目的として
企業のパーティ、イベント、撮影、交流会などでご利用頂いております。
ワンランク上のパーティ、イベント会場をお探しの方は
是非一度、ご連絡ください。素敵な会場をご案内させていただきます。

電話で相談
mメールで相談