同窓会の幹事の決め方・スケジュールや注意点を解説
2019/11/15
2023/08/01
同窓会を開催するにあたって、幹事をどのように決めるか迷っているという方は多いのではないでしょうか？また、幹事に選ばれて、何をすれば良いのか、準備はどのように進めるのか分からないという方もいらっしゃるでしょう。
今回の記事では、同窓会の幹事の決め方や準備のスケジュール、注意点を解説しています。また、同窓会の幹事を代行業者に依頼する場合の費用相場や、同窓会当日に注意しておくべきポイントの紹介をしているので、ぜひ参考にしてみてください。
Contents
同窓会の幹事の決め方
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同窓会の幹事を誰がやるか、明確な決まりはありません。学校によっては、卒業する前に同窓会委員を決めているケースもあるでしょう。同窓会委員が卒業の前に決まっている場合は、時期がきたら幹事同士で連絡を取り合い、準備をすすめましょう。事前に同窓会委員が決まっていない場合は、基本的に立候補で幹事を決めます。
また、学年全体で行う同窓会の場合、参加者が多いため、幹事が1人で準備や当日の進行を行うことが難しくなってしまいます。学年全体の代表幹事2人、各クラスから1～2人くらいの幹事を選ぶと、同級生への連絡や出欠確認などがスムーズに行えるでしょう。
クラスの同級生だけの場合や、部活のメンバーだけで行う同窓会は、1～2人の幹事で準備を進めるケースがほとんどです。
なお、同窓会の準備を行う幹事は、より多くの同級生と連絡が取れる人を選ぶと良いです。幹事同士で準備を進めるために、連絡を取り合えるようにしておきましょう。
同窓会の幹事がやることや準備のスケジュール
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同窓会の幹事になったら、企画から準備、当日の進行を担当します。幹事が同窓会の準備を進めるスケジュールの例は以下のとおりです。
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詳しい同窓会の準備のスケジュールや注意点については次の記事で解説しているので、ぜひご確認ください。
同窓会を成功させるために幹事が知っておきたい5つの注意点
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同窓会の幹事になったら、当日成功させるために以下の5つの注意点を知っておくと良いでしょう。
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それぞれの注意点について詳しく確認しておきましょう。
幹事の募集を早めに行う
同窓会を開催しようと決めたら、できるだけ早い段階で幹事を募集しましょう。同窓会の会場予約や参加者への連絡の時期を考慮して、開催予定時期の半年前くらいまでに幹事を決めると良いです。
学年全体の同窓会のように、参加者が多くなると予想される場合、複数人の幹事で準備を進めるケースがほとんどです。できるだけ早い段階で幹事を募集することで、同窓会当日まで無理のないスケジュールで準備を進められるでしょう。
同窓会での挨拶の内容を考えておく
同窓会では、幹事がはじめの挨拶や乾杯、おわりの挨拶を担当する場合があります。同窓会当日にスムーズに進行するために、事前に挨拶の内容を考えておきましょう。
挨拶はできるだけ短く、簡潔にまとめるようにします。
また、恩師を招待して挨拶を依頼する場合は、事前に連絡しておくことがマナーです。招待状と一緒に、当日挨拶をお願いしたいと一言添えましょう。招待状を送付したことや、当日挨拶をお願いしたいという内容は、後日電話で一報入れておくと依頼した内容が伝わったことを確認できるため安心です。
会費や経費の会計報告をする
幹事同士でどれくらいの費用を何に使用したかが分かるように、逐一報告し合いましょう。費用を使用する場合は、必ず領収書をもらい、写真を共有しておくと安心です。
同窓会の参加者全員に準備の費用について報告する必要はありません。しかし、後日会費を回収する場合や、金額の詳細を知りたいと言われた場合、領収書がないとトラブルが発生してしまう可能性もあります。
飲食代や会場利用料、恩師へのプレゼント代、直前でキャンセルした人の分の予備費などの内訳が分かるように、幹事が管理しておきましょう。
当日の服装指定を忘れずにしておく
同窓会の会場によっては、ドレスコードが指定されていることがあります。ホテルや高級なレストランで同窓会を開催する場合、参加者が服装で迷わないように、招待状にドレスコードを記載しておきましょう。
また、カジュアルな会場での同窓会の場合は、普段着・カジュアルな服装で、というように記載しておくと親切です。
参加者や恩師へのお礼メールをする
同窓会が終わったら、参加してくれた恩師や同級生にお礼のメールを送りましょう。恩師を招待した場合、メールだけでなく電話や直接会ってお礼を伝えられるとベターです。
お礼の連絡は当日ではなく後日で構いませんが、できるだけ早く済ませましょう。また、同窓会当日の写真や動画を共有したい場合、オンライン上にアルバムを作成し、お礼メールにURLを記載しておくことをおすすめします。
同窓会の幹事をプロに依頼する場合の費用相場
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同窓会の幹事は、プロの代行業者に依頼できます。代行業者へ依頼する場合の費用は同窓会の参加者からの会費で支払うことがほとんどです。使用する会場や飲食プランなどによって費用が異なりますが、代行業者を依頼した場合、同窓会費用の相場は参加者1人あたり6,000円～10,000円ほどです。
プロの幹事代行業者には、会場手配から案内状の送付、出欠確認、当日の司会進行などが依頼できます。プロの代行業者に依頼することで幹事の負担が減るため、忙しくてなかなか同窓会の準備が進められない、という方におすすめです。
まとめ
同窓会の幹事は、基本的に立候補で決めましょう。卒業する前に、同窓会委員が決まっている場合は、開催予定の時期になったら幹事同士で連絡を取り合って準備を進めます。
幹事を募集する場合は、同窓会の半年くらい前に決めておくことで、期間に余裕をもって準備を進められるでしょう。また、できるだけ多くの同級生と連絡が取れる人を幹事にすることで、同窓会の案内連絡がスムーズになります。
幹事がなかなか決まらない場合や、準備をする時間が取れない場合は、同窓会の幹事代行業者への依頼を検討しましょう。
