会場選びで確認するべきポイントは？イベントごとの探し方も紹介

イベントの会場選びを任されている方は、会場の候補が多くてどのように絞り込めばいいかわからない人もいますよね。また、会場を選ぶためのポイントが知りたい人もいると思います。

当記事では、会場を選ぶ際に確認するポイントを解説します。忘年会や展示会などイベント内容ごとの会場探し方を解説している記事も紹介しているので、会場選びの担当者は参考にしてみてください。

会場選びのポイントは目的を明確にしておくこと

会場を選ぶ際のポイントは、イベントの目的を明確にしておくことです。イベントの目的が決まると目的達成に必要な条件が明確になるため、会場の選定が進めやすくなります。

たとえば、表彰式や授賞式の目的が「ノウハウの共有」であれば、会場に必要な条件は、成果発表を行いやすい舞台やプロジェクターがあることになります。

ほかにも、展示会の目的が「商品のPR」の場合は、商品を展示しやすいレイアウトかつ、商品を搬入しやすい会場が候補になると考えられます。

また、イベントの開催時期や参加人数が決まっていない場合は、目的とあわせて決めておく必要があります。とくに、開催時期が決まらないとイベントの招待や案内を送付できないため、優先して決めておくようにしましょう。

なお、イベントの内容ごとに会場の選び方やコツを解説した記事も用意しているため、次の表に該当するイベントを開催予定の方は、紹介記事も参考にしてみてください。

イベントの目的が決まったらコンセプトを決める

イベントの目的が決まったら会場選びのためにイベントのコンセプトを決めるのも１つの手段です。イベントの目的にあわせたコンセプトを設定することで、会場に求めるポイントが明確になり会場を選びやすくなります。

コンセプトとは、「イベントに一貫性を持たせるための基本的な考えや方針」のことです。

たとえば、イベント開催の目的が「社員のモチベーションアップ」の場合、「特別感」をコンセプトに決めます。この場合、「非日常的な空間」かつ「豪華な食事」を提供している会場を選択することで、普段の会社での業務とは異なる「特別感」を演出できます。

なお、イベントのコンセプトに迷っている場合は、他社事例を参考にするのもひとつの手段です。「イベント事例」では実際に行なわれたイベントを会場の写真つきで紹介しているので、イベント会場を探している人はコンセプトを設定するために確認してみてください。

会場を選ぶ際に確認するポイント

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会場選びを失敗しないために確認するポイントはあらかじめ決めておきましょう。複数の候補から会場を選ぶ際に確認した項目が会場ごとに異なると、候補となる会場の比較が行えなくなるためです。

なお、下見や見学を行っておくと、レイアウトや設備などがイベント当日に会場の雰囲気がイメージと異なる、設備が使用できないなどのトラブルを防ぎやすくなります。会場選びを担当する方は、可能であれば事前に会場の下見や見学を行っておきましょう。

会場までの所要時間や交通機関

イベントの会場を選ぶ際は、主要な駅から会場までの所要時間や交通機関などを確認します。

とくに、関連会社や顧客などを招待するイベントの場合、イベント会場までのアクセスや立地が重要です。会場まで距離があったり都市部の駅から離れた位置にあったりする場合、集客や参加者の満足度に影響が出てしまうためです。

そのため、展示会や発表会など社外へ向けてイベントを行う場合は、会場へ足を運んでいただきやすくするために、主要な駅からアクセスの良い会場を検討しましょう。

イベント実施に必要な設備は揃っているか

会場を選ぶ際は、イベントの実施に必要な設備が揃っているかを確認します。会場を選ぶ際に、あらかじめ確認しておくことで、イベント当日のトラブル回避に繋がります。

たとえば、イベントでプロジェクターを使用する場合、会場のプロジェクターを使用できるか、スクリーンサイズ、スクリーンの位置を変更できるかなどを確認しておく必要があります。

また、プロジェクターにノートパソコンやスマートフォンを接続する予定がある場合は、持ち込み機器とプロジェクターを接続する周辺機器は用意されているかなども確認が必要です。

会場のレイアウトと搬入経路

会場のレイアウトや搬入経路がイベントの内容に適しているか確認します。会場のレイアウトによっては、展示物が並べられない、登壇者が見えづらいなどの状況が発生してしまう可能性があるからです。

たとえば、表彰式や発表会を行う会場がL字型や柱の多い会議室などだった場合、表彰者や発表者を見ることができない席が出来てしまいます。また、大型の展示物などがあるイベントの場合は、会場内へ搬入が出来ない可能性もあります。

とくに、下見などへ行く際は、会場の内装や雰囲気などに注目が集まりレイアウトの確認を忘れてしまう場合があります。席の配置や展示品の並びはイベントにおいて重要な要素となるため、会場のレイアウトを忘れずに確認しましょう。

飲食物の提供やケータリングの有無

イベントに飲食物を用意する予定がある場合は、会場への飲食物の持ち込みや料理メニューの変更などが可能か確認しておく必要があります。

たとえば、イベントが懇親会や忘年会の場合、参加者の満足度をあげるために、料理のコースを変更やアルコールの種類を増やすなどの対応を依頼する場合があります。

また、ケータリングサービスの利用を検討している場合は、会場側へケータリングサービスについても確認が必要です。会場によっては提携先のケータリングサービスから選ぶシステムになっている場合や、会場近辺にケータリングサービスが無いことがあるからです。

その他イベント運営に関するオプションについて

イベント会場によっては、イベントの運営を手助けするプランを提供している場合があります。イベントの内容によっては、サービスを依頼することで参加者の満足度を高められる可能性があるため、オプションサービスについても確認しておきましょう。

たとえば、会場が最寄り駅から遠い場合、参加人数に応じて送迎サービスを用意している会場があります。また、イベントの進行を行う司会者を派遣するオプションを用意している会場もあります。

なお、会場によってはオプションやサービスとして提供せずに、打ち合わせ内容に応じてオプションを用意する場合があります。そのため、イベントを行う上で必要なことについて情報が無い場合は、会場の担当者へ問い合わせてみてください。

まとめ

会場を選ぶためのポイントは、イベントの目的を明確にしておくことです。イベントの目的が決まると会場に求める条件が明確になり会場の選定がし易くなるからです。

また、イベントの目的を決めたあとは、コンセプトを決めることで会場をより選びやすくなる可能性があります。

なお、会場を選定する際は「立地」「設備」「内装やレイアウト」「飲食物」「その他オプション」など確認するべきポイントがあります。会場選びの担当者は、イベントの目的やコンセプトに沿った条件が整っている会場を選ぶために、下見や見学などを行い確認するようにしましょう。