社員総会に最適な会場探しのコツやおすすめ会場をご紹介

社員総会とは年に1回全社員が集まり、業績の発表や社員へのねぎらいを含めた食事を行う集いのことです。そのため、社員の数が多い企業は自社で社員総会を行うスペースがなく、必然的に外部の会場を探すことになります。また、「オンラインでの社員総会も検討したけど、やっぱり顔を合わせたコミュニケーションが大切」と考える会社役員が多い企業も、やはり社員が一堂に集まる会場を探しています。

今回の記事では、社員総会・株主総会などをお探しの担当者の方のために、失敗しない会場探しのコツやおすすめ会場をご紹介します。

【基本】社員総会・株主総会・会議室・セミナー会場探しのコツとは?

通常、社員総会や株主総会ではいつも顔を合わせることのない他部署や重役の方もお見えになります。そのため、もしあなたが担当者として会場選びを任されているのなら、懇親会以上に慎重に後悔のない場所を選びたいものです。

国内には多数の会議室やホテルがあり迷ってしまうかもしれませんが、以下のコツを抑えれば、スムーズに社員総会に最適な会場を探せます。

(コツ1)場所は参加者の利便性をNO.1にする

駅チカ ビル

出典:PIXTA

大原則として、参加者(社員・株主)が行きやすい場所に設定することを目標にします。事前に人事から参加者の最寄り駅がわかるリストをもらい検討するか、人数がさほど多くないなら「(いくつかの会場候補に絞った」webアンケート」を実施してもよいでしょう。

とはいえ、社員数が多い場合は全員がアクセスしやすい場所を設定することは困難です。そのため、例えば場所が東京なら新宿や渋谷、
東京駅など複数の鉄道会社が乗り入れているターミナル駅で設定しましょう。

駅からやけに遠い会場もNGです。徒歩15分はプライベートで行く会場であれば問題ありませんが、社員総会など関係者を集める正式なイベントとしては遠すぎます。できれば徒歩5分以内や駅直結の会場、最大でも徒歩8分以内の会場を優先的に探しましょう。

駅チカ=料金が高いというわけではない

「駅チカは料金が高い」というのが定説となっていますが、実はそうではありません。
駅前にあるチェーン店系のレンタル会議室は1時間単位で最安値1,000円程度からレンタルできます。
しかし、駅前で駅チカで社員総会にも向く会場の種類は、一般的に

  • ホテル
  • 商業施設(〇〇会館など)
  • ホール

の3つとなります。

この3つの中で最も料金が高いのは「ホール」、次に「ホテル」で、最もリーズナブルなのは高級クラス以外のホテルです。予算が十分にあるのならホールや高級ホテル、そうでない場合は自治体が経営している公民館や会館が比較的リーズナブルです。

大規模な総会なら駅直結も考慮を

200名以上などの大規模な総会を開くのであれば、スムーズな進行のためにも、駅直結の会場がオススメです。遅れる社員や株主が多いとそれだけ会の進行が遅れ、最悪の場合、定時に開催できません。

参加人数が300名を超えるほどの規模であれば、駅直結のホテルやイベントホールと契約してもコスパは高いです。駅直結であれば総会の案内にも「京橋駅2番出口直結」などと記載できるので、参加者による幹事への質問も大幅に減ることでしょう。

(コツ2)収容人数とレイアウトは工夫をする

会議室 スクリーン

出典:PIXTA

収容人数100名で参加者も100名の場合など、人数をぎりぎりにセッティングすると当日参加者が増えた場合などのイレギュラーケースに対応できません。そのため、収容人数は実際の参加者の90~95%程度で組み立てると良いでしょう。

そして、社員総会・株主総会のレイアウトは非常に重要です。レイアウトは総会のあとに食事をするのか、食事がないのかで大きく変わります。また、ステージで表彰をする必要があるのか、何名ほどの参加者を予定しているのか、総会でどのような内容を予定しているのかもレイアウトを決める上で重要なポイントです。

参考までに、一般的な社員総会の流れは以下のようになっています。

(プログラム例)
開会の言葉↓社長あいさつ↓今期業績発表↓来季方針・目標発表↓表彰↓部門ごとの発表↓懇談会↓閉会の言葉

収容人数の適正人数

会場を決めるためには社員総会にどれぐらいの人数が参加するのかを把握しないと、探せません。まずは、上役に「例年は何名ぐらいが参加するのか」を事前に確認しておきましょう。

また、社員総会・株主総会の告知は1週間前など急に告知をされても既に予定を入れている場合も多いと思いますので、
総会の開催告知は1カ月前~3週間前までには済ませましょう。
参加の有無を2週間前までを目安に区切ると、スムーズに会場予約ができます。

※ただし、ホールや展示場など300名以上の規模の総会ではもっと前の確定が必要です。

(参考)収容人数の確定の流れ
告知↓人数確定↓会場へ連絡

会場の予約は①問い合わせ②仮予約③支払い④本予約という流れで行います。いつまでなら人数変更ができるのか、問い合わせ時に会場担当者に確認すると、不要なトラブルを防げます。

会場レイアウトを自在に変えられるか

社員総会のレイアウトは前方にスクリーンを吊るす「シアター形式」やテーブルを「コ」の字型にした「コの字型」など、いくつか種類があります。会場レイアウトが1種類しかない会場よりも、臨機応変にこちらのリクエストに応えてくれる会場の方が幹事としては助かるはずです。

<総会のレイアウト例>

シアター形式 シアター形式
スクール形式 スクール形式
コの字型
口の字形式
円卓形式

上記のレイアウトで最も広さが必要なレイアウトは円卓形式で150~200㎡は必要です。その他は会場面積がひとりにつき2㎡あれば余裕をもった椅子付きのセッティングが可能です。(例、50名の場合は100㎡、100名の場合は200㎡)なお、会場によっては会場レイアウトだけでなく当日の席次や席上の花の装飾なども頼める会場もあります。

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予算・支払い方法・キャンセル規定が明確か

駅チカで収容人数をクリアしていても、予算が全く合わないのであれば残念ですが会場候補からは外れます。また、法人用の会場はキャンセルできるスケジュールが厳しく、1カ月前~2週間前からキャンセル料が発生する会場もあります。東京国際フォーラムのような大きなホールであれば、2年前からキャンセル料がかかります。同じような料金なら、キャンセル規定がやさしい会場を選ぶ方が良いでしょう。

このあと会場種類ごとの平均相場をお伝えしますので、会場を実際に探す際の参考にしてください。相場と同じか相場前後の料金であれば、その会場の料金はリーズナブルと言えます。会場は時間単位または9時~17時などの単位制で貸してくれる会場があります。入退出や片付けの時間を含めた時間となりますので、余裕を持った時間帯でレンタルしましょう。

ちなみに、考えておいた方が良いでしょう。(食事抜きでシンプルな貸し会議室/2時間の場合)また、社員総会でレンタルできる会場の料金は主に、「パーティー利用」または「会議室プラン」の2種類があります。

パーティー利用 会議室プラン
  • 食事をすることがメインのプラン
  • 食事つきで会場の利用料は無料のことが多い
  • 食事や会場の広さ・施設の充実度によりひとり5,000円~16,000円ほどが目安
  • 会議・打合せをすることがメインのプラン
  • スクリーンやホワイトボードなど、会議に必要な設備を無料または有料で借りられる
  • 飲食物の持ち込みは別途手数料を徴収されるか不可のことが多い

そして、総会向けの会場の支払方法も以下のように会場の種類により違いがあります。

一般的な貸し会議室 ホテルやホールなど
  • クレジットカード払い
  • ①現金または②振込

※一部クレジットカード、QRコードも可

ホテル

ホテルの相場は食事つきで1名9,000円~16,000円程度(2時間制)です。例えば、200名で食事つきの会場を総会利用でおさえるための予算は300万円 ほどです。食事なしの「会議室プラン」や「研修プラン」を300名以下で利用する場合は、平均予算は1時間あたり10万円~20万円が相場です。

パーティープランの予算相場(2時間) 会議室プランの予算相場(2時間)
  • 【200名】180万円~300万円
  • 【100名】90万円~150万円
  • 【50名】45万円~75万円

※平日・土日で料金が異なる

  • 【200名】10~40万円
  • 【100名】5~20万円
  • 【50名】2万5千円~10万円

※平日・土日で料金が異なる

ホール

ホールとは大規模な展示会や音楽界も可能な施設です。都心の場合、例えば東京交通会館展示ホールでは広さ500平方メートル以上と非常に広く、1,000人以上の総会も可能です。ただし、1時間あたりの利用料は50万円以上と非常に高額です。ホールでは基本的に食事なしとなり、会議プランのみの利用となります。

施設により1時間単位で借りられる場所もありますが、準備や撤去などに時間がかかることも想定されるため、利用時間は余裕を持って予約することをオススメします。

パーティープランの予算相場(2時間) 会議室プランの予算相場(3時間)
基本的になし
  • 【200名】9~30万円
  • 【100名】10万円~20万円
  • 【50名】3万円~12万円

※平日・土日で料金が異なる

これから社員総会の会場を選ぶなら「非日常感」と「個性」をチェック

緑の椅子が個性的なエスクリの会議室

画像素材:ハンターガイダー

上記では社員総会・株主総会の会場選びの基本的なポイントをお伝えしました。参加者の評判をさらに上げたいなら、これからの時代は非日常感があり個性的な会場を選ぶことをオススメします。

非日常感とは?

画像素材:ハンターガイダー

ラグジュアリーで豪華な高級ホテルのような会場でありながら、スクリーンやプロジェクターや食事の用意など必要な設備はすべて整っている会場がこれからの時代はオススメです。なぜなら、殺風景な会議室では日常の延長線上となり、せっかく一期を締めるイベントである社員総会の特別感が失われてしまいます。

ワーケーションがすすみ、社内にこもって仕事をするだけではなく自由な働き方が進む中で、社員総会・株主総会も従来の「無機質な会議室テーブルの並べられた会場」ではなく、リゾートや高級ホテルのようにワクワクできる環境で開くことで、社員や株主から喜ばれることでしょう。

個性的な会場を選ぶと企業の差別化にもつながる

これからは企業も積極的に個性を出す時代です。なぜなら、いまは情報社会で日常的に社員もスマホやYouTubeなどのコンテンツに触れているため、目新しい情報に慣れているからです。「あの会社の社員総会はスゴイんだって!」という評価をSNSで得られると、企業としても単なる社員総会・株主総会をPRの場として活用できます。

<個性的な総会の例>
・食事がおいしい社員総会(例、食事を結婚式の料理を担当するフレンチシェフが調理)
・事業に関連したコトを行う社員総会(例、アウトドアメーカーがキャンプしながら社員総会 など)
・ゲストが豪華な社員総会(例、ゲストに事業にゆかりの有名人をオファー)

筋の通った論理で個性的な社員総会・株主総会のプロデュースをすれば、イベントが企業アピールのひとつとして認識される効果も期待できます。

エスクリの会場でオススメの社員総会・株主総会・セミナー会場

エスクリはウエディング事業などを手掛ける東証一部上場企業です。結婚式という華やかな舞台に使われる会場は、衛生面や華やかさでも申し分ないですが、実は、スクリーンやマイクなど設備面でも社員総会・株主総会にうってつけの会場です。

ラグジュアリーなのに駅チカで利便性の高い会場

ルミヴェールTOKYO 会場

エスクリの会場で社員総会・株主総会に向いた会場はいくつかありますが、東京であれば新橋・汐留の「ルミヴェール東京」がオススメです。新橋駅汐留口から徒歩3分の駅チカで地上215mのガラス張りの高級感あふれる会場は、社員や株主を大いに満足させることでしょう。

地上215m!ルミヴェール東京は新橋・汐留の駅チカ&貸切会場

他には、横浜なら新横浜駅8番出口から徒歩2分の「ラグナスイート新横浜」も法人総会利用の方にオススメです。

貸切できる駅チカ会場「ラグナスイート新横浜」でいつもと違う宴会!

レイアウトや食事もコンシェルジェにおまかせ

コース料理

画像素材:ハンターガイダー

また、食事は結婚式の料理やケーキづくりを担当しているシェフが手掛けるため、社員や株主の方も喜ぶことでしょう。2面ある会場の仕切りを外し、自由にレイアウトを変えられるため、多くの法人様から利用されています。

結婚式場で社員総会を開こう!事例でポイント解説

社員総会・株主総会・セミナー会場一覧

最後に、社員総会や株主総会にぴったりの会場をセレクトしてご紹介します。ご興味のある施設があれば、ぜひお気軽にお問合せください。

東北エリア会場

【東北】
アンジェリオン オ プラザ東京 モードパリ(スクール形式) ラグナヴェール仙台

  • 宮城県仙台市宮城野区榴岡1-2-13 8F ラグナヴェール仙台

ラグナヴェール仙台はワンフロア貸切&バリアフリーでゲスト想いな会場♡

2020-11-01

関東エリア会場

【関東】
アンジェリオン オ プラザ東京 モードパリ(スクール形式) アンジェリオン オ プラザ東京

  • 東京都中央区京橋3-7-1 相互館110タワー 11F アンジェリオン オ プラザ 東京

気品あるパーティー会場「アンジェリオン オ プラザ東京」|利用条件や会場内を解説 

2020-11-05
ラグナヴェールTOKYO

 

ルミヴェール東京

  • 東京都港区東新橋一丁目5番2号汐留シティセンター41F

地上215m!ルミヴェール東京は新橋・汐留の駅チカ&貸切会場

2020-12-29
パラッツォドゥカーレ麻布

 

ロザンジュイア広尾迎賓館

  • 東京都港区南麻布5-11-15

広尾で一軒家貸切の贅沢感◎ロザンジュイア広尾迎賓館でゲストも満足

2020-12-29
ザ マグナス東京

  • 東京都中央区銀座7丁目8-10フクハラギンザビル9F ザ・マグナス東京

【銀座】ザ・マグナス東京で特別感のある貸切パーティーやイベントを

2020-11-09
アルマリアン東京 アヴェニールクラス アルマリアン東京

  • 東京都豊島区東池袋1-8-1 WACCA(ワッカ) 7F・8F アルマリアン東京

アルマリアン東京で貸切パーティーを!池袋駅東口徒歩2分の好立地

2020-11-01

 

シャルマンシーナ東京

  • 渋谷区神宮前4-5-6シャルマンシーナ東京

表参道のシャルマンシーナ東京は利用実績多数の貸切イベント会場

2020-12-29

 

ラグナヴェールスカイテラス ラグナヴェールSkyTerrace

  • 埼玉県さいたま市中央区新都心11-1JRさいたま新都心ビル19階

さいたま市のラグナヴェールスカイテラスは企業に選ばれる貸切会場!

2020-12-22

 

ラグナスイート新横浜 バンケットa (1) ラグナスイート新横浜 ホテル&ウエディング

  • 神奈川県横浜市港北区新横浜2-6-6

新横浜の展示会を成功させる!「映える」ギャラリー・スペースはココ

2021-04-20
ラグナヴェールアトリエ 会場 ラグナヴェールアトリエ

  • 東京都渋谷区宇田川町3-7 ヒューリック渋谷公園通りビル

ラグナヴェールアトリエで企業PRしませんか?渋谷駅チカの貸切会場

2020-12-22

 

The Liverary(ザ ライヴラリー)

  • 栃木県小山市東城南2-3-1

【公式】The Liverary(ザ ライヴラリー) – 栃木県小山市の結婚式場

中部エリア会場

中部
ラグナヴェール名古屋 ラグナヴェール名古屋

  • 名古屋市東区東桜1丁目1-10Blossa(ブロッサ)2F-3Fラグナヴェール名古屋

ラグナヴェール名古屋は企業におすすめな完全貸切パーティー会場

2020-10-23
ラグナヴェール金沢

  • 石川県金沢市兼六町2-5ラグナヴェール金沢

ラグナヴェール金沢で観光&ラグジュアリーな貸切パーティーをW体験!

2020-11-05
ラグナスイート名古屋 ホテル&ウエディング

  • 愛知県名古屋市中区錦3-12-13

【名古屋・栄】アクセス抜群のラグナスイート名古屋なら貸切宴会もおまかせ!

2020-10-26

 

関西エリア会場

【関西】
ラグナヴェールプレミア ラグナヴェールプレミア

  • 大阪府大阪市北区梅田3-1-3 大阪ステーションシティ ノースゲートビルディング 28F

大阪でプレミアムな展示会をするならワンランク上のレンタルスペースで♪

2021-04-28
ラグナヴェール大阪チャペル ラグナヴェール大阪

  • 大阪府大阪市北区堂島浜1-3-23ラグナヴェール大阪

映えるパーティー会場「ラグナヴェール大阪」はセミナーや会議での貸切利用も◎

2020-09-29
ア・ラ・モード パレ&ザ・リゾート

  • 兵庫県神戸市東灘区向洋町中7-1-7ア・ラ・モードパレ&ザ・リゾート

非日常が叶う貸切会場!神戸のア・ラ・モードパレ&ザ・リゾート

2020-10-15

 

ラヴィマーナ神戸 ラヴィマーナ神戸

  • 神戸市中央区神戸空港8番2号

【ロケ地情報】ラヴィマーナ神戸

2020-11-17

 

中国・四国エリア会場

【中国・四国】
ラグナヴェール広島 ラグナヴェール広島

  • 広島県広島市中区八丁堀14-1 広島八丁堀NKビル ラグナヴェール広島

貸切可!八丁堀徒歩1分のラグナヴェール広島が企業向きの理由

2020-10-19

 

九州・沖縄エリア会場

【九州・沖縄】
アルマリアン福岡 モダン スクール形式 アルマリアン福岡

  • 福岡県福岡市中央区今泉1-22-17 RESOLA SOUTH TERRACE 2~9F アルマリアン福岡

天神駅前スグ!アルマリアン福岡でキラキラ女子の貸切パーティー

2020-10-09
セントレジェンダ沖縄

  • 沖縄県中頭郡北谷町美浜49番

セントレジェンダ沖縄でリゾートな貸切イベント♪那覇空港より35分

2021-02-01
ラフィネ・マリアージュ迎賓館

  • 大分県別府市野口元町1963-1

近くの温泉も楽しめる!大分のおすすめパーティー会場

2020-05-12

ご不明な点やご予約は、以下のフリーダイヤルまでお気軽にお問合せください。

まとめ

社員総会・株主総会は参加者の利便性を考慮して、駅チカや駅直結の会場がオススメです。大規模な1,000人以上入る会場を抑える場合は、1年以上前からの予約が必要なので早めに動いておきましょう。

50~300名程度の総会であれば、全国にあるホテル・貸し会議室・会館がオススメです。華やかさや個性を出すなら、結婚式スタッフならではのきめ細かい接客や豪華な設備を堪能できるエスクリの会場もおすすめです。

宴会・パーティーの幹事様へ

忘年会・同窓会の会場探し

  • そこそこの人数で利用できる会場を探している
  • 密にならないように広めの会場が良い
  • 駅から近い会場が良い
  • 設備が充実していると準備がラクになる

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