社員総会に最適な会場探しのコツやおすすめ会場をご紹介
2021/11/1
2023/11/15
社員総会とは年に１回全社員が集まり、業績の発表や社員へのねぎらいを含めた食事を行う集いのことです。そのため、社員の数が多い企業は自社で社員総会を行うスペースがなく、必然的に外部の会場を探すことになります。また、「オンラインでの社員総会も検討したけど、やっぱり顔を合わせたコミュニケーションが大切」と考える会社役員が多い企業も、やはり社員が一堂に集まる会場を探しています。 今回の記事では、社員総会・株主総会などをお探しの担当者の方のために、失敗しない会場探しのコツやおすすめ会場をご紹介します。
Contents
【基本】社員総会・株主総会・会議室・セミナー会場探しのコツとは？
通常、社員総会や株主総会ではいつも顔を合わせることのない他部署や重役の方もお見えになります。そのため、もしあなたが担当者として会場選びを任されているのなら、懇親会以上に慎重に後悔のない場所を選びたいものです。 国内には多数の会議室やホテルがあり迷ってしまうかもしれませんが、以下のコツを抑えれば、スムーズに社員総会に最適な会場を探せます。
（コツ１）場所は参加者の利便性をNO.1にする
出典：PIXTA
大原則として、参加者（社員・株主）が行きやすい場所に設定することを目標にします。事前に人事から参加者の最寄り駅がわかるリストをもらい検討するか、人数がさほど多くないなら「（いくつかの会場候補に絞った」webアンケート」を実施してもよいでしょう。 とはいえ、社員数が多い場合は全員がアクセスしやすい場所を設定することは困難です。そのため、例えば場所が東京なら新宿や渋谷、 東京駅など複数の鉄道会社が乗り入れているターミナル駅で設定しましょう。 駅からやけに遠い会場もNGです。徒歩15分はプライベートで行く会場であれば問題ありませんが、社員総会など関係者を集める正式なイベントとしては遠すぎます。できれば徒歩５分以内や駅直結の会場、最大でも徒歩8分以内の会場を優先的に探しましょう。
駅チカ＝料金が高いというわけではない
「駅チカは料金が高い」というのが定説となっていますが、実はそうではありません。 駅前にあるチェーン店系のレンタル会議室は1時間単位で最安値1,000円程度からレンタルできます。しかし、駅前で駅チカで社員総会にも向く会場の種類は、一般的に
- ホテル
- 商業施設（〇〇会館など）
- ホール
の３つとなります。 この３つの中で最も料金が高いのは「ホール」、次に「ホテル」で、最もリーズナブルなのは高級クラス以外のホテルです。予算が十分にあるのならホールや高級ホテル、そうでない場合は自治体が経営している公民館や会館が比較的リーズナブルです。
大規模な総会なら駅直結も考慮を
200名以上などの大規模な総会を開くのであれば、スムーズな進行のためにも、駅直結の会場がオススメです。遅れる社員や株主が多いとそれだけ会の進行が遅れ、最悪の場合、定時に開催できません。 参加人数が300名を超えるほどの規模であれば、駅直結のホテルやイベントホールと契約してもコスパは高いです。駅直結であれば総会の案内にも「京橋駅2番出口直結」などと記載できるので、参加者による幹事への質問も大幅に減ることでしょう。
（コツ２）収容人数とレイアウトは工夫をする
出典：PIXTA
収容人数100名で参加者も100名の場合など、人数をぎりぎりにセッティングすると当日参加者が増えた場合などのイレギュラーケースに対応できません。そのため、収容人数は実際の参加者の90～95％程度で組み立てると良いでしょう。 そして、社員総会・株主総会のレイアウトは非常に重要です。レイアウトは総会のあとに食事をするのか、食事がないのかで大きく変わります。また、ステージで表彰をする必要があるのか、何名ほどの参加者を予定しているのか、総会でどのような内容を予定しているのかもレイアウトを決める上で重要なポイントです。 参考までに、一般的な社員総会の流れは以下のようになっています。
| （プログラム例） 開会の言葉↓社長あいさつ↓今期業績発表↓来季方針・目標発表↓表彰↓部門ごとの発表↓懇談会↓閉会の言葉 |
収容人数の適正人数
会場を決めるためには社員総会にどれぐらいの人数が参加するのかを把握しないと、探せません。まずは、上役に「例年は何名ぐらいが参加するのか」を事前に確認しておきましょう。 また、社員総会・株主総会の告知は1週間前など急に告知をされても既に予定を入れている場合も多いと思いますので、 総会の開催告知は１カ月前～３週間前までには済ませましょう。参加の有無を２週間前までを目安に区切ると、スムーズに会場予約ができます。 ※ただし、ホールや展示場など300名以上の規模の総会ではもっと前の確定が必要です。
| （参考）収容人数の確定の流れ 告知↓人数確定↓会場へ連絡 |
会場の予約は①問い合わせ②仮予約③支払い④本予約という流れで行います。いつまでなら人数変更ができるのか、問い合わせ時に会場担当者に確認すると、不要なトラブルを防げます。
会場レイアウトを自在に変えられるか
社員総会のレイアウトは前方にスクリーンを吊るす「シアター形式」やテーブルを「コ」の字型にした「コの字型」など、いくつか種類があります。会場レイアウトが１種類しかない会場よりも、臨機応変にこちらのリクエストに応えてくれる会場の方が幹事としては助かるはずです。 <総会のレイアウト例>
| シアター形式 |  |
| スクール形式 |  |
| コの字型 |  |
| 口の字形式 |  |
| 円卓形式 |  |
上記のレイアウトで最も広さが必要なレイアウトは円卓形式で150～200㎡は必要です。その他は会場面積がひとりにつき2㎡あれば余裕をもった椅子付きのセッティングが可能です。（例、50名の場合は100㎡、100名の場合は200㎡）なお、会場によっては会場レイアウトだけでなく当日の席次や席上の花の装飾なども頼める会場もあります。
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予算・支払い方法・キャンセル規定が明確か
駅チカで収容人数をクリアしていても、予算が全く合わないのであれば残念ですが会場候補からは外れます。また、法人用の会場はキャンセルできるスケジュールが厳しく、1カ月前～２週間前からキャンセル料が発生する会場もあります。東京国際フォーラムのような大きなホールであれば、２年前からキャンセル料がかかります。同じような料金なら、キャンセル規定がやさしい会場を選ぶ方が良いでしょう。 このあと会場種類ごとの平均相場をお伝えしますので、会場を実際に探す際の参考にしてください。相場と同じか相場前後の料金であれば、その会場の料金はリーズナブルと言えます。会場は時間単位または9時～17時などの単位制で貸してくれる会場があります。入退出や片付けの時間を含めた時間となりますので、余裕を持った時間帯でレンタルしましょう。 ちなみに、考えておいた方が良いでしょう。（食事抜きでシンプルな貸し会議室/２時間の場合）また、社員総会でレンタルできる会場の料金は主に、「パーティー利用」または「会議室プラン」の２種類があります。
| パーティー利用 | 会議室プラン |
|
|
そして、総会向けの会場の支払方法も以下のように会場の種類により違いがあります。
| 一般的な貸し会議室 | ホテルやホールなど |
|
※一部クレジットカード、QRコードも可 |
ホテル
ホテルの相場は食事つきで１名9,000円～16,000円程度（２時間制）です。例えば、200名で食事つきの会場を総会利用でおさえるための予算は300万円 ほどです。食事なしの「会議室プラン」や「研修プラン」を300名以下で利用する場合は、平均予算は１時間あたり10万円～20万円が相場です。
| パーティープランの予算相場（2時間） | 会議室プランの予算相場（２時間） |
※平日・土日で料金が異なる |
※平日・土日で料金が異なる |
ホール
ホールとは大規模な展示会や音楽界も可能な施設です。都心の場合、例えば東京交通会館展示ホールでは広さ500平方メートル以上と非常に広く、1,000人以上の総会も可能です。ただし、1時間あたりの利用料は50万円以上と非常に高額です。ホールでは基本的に食事なしとなり、会議プランのみの利用となります。 施設により１時間単位で借りられる場所もありますが、準備や撤去などに時間がかかることも想定されるため、利用時間は余裕を持って予約することをオススメします。
| パーティープランの予算相場（2時間） | 会議室プランの予算相場（3時間） |
| 基本的になし |
※平日・土日で料金が異なる |
これから社員総会の会場を選ぶなら「非日常感」と「個性」をチェック
画像素材：ハンターガイダー
上記では社員総会・株主総会の会場選びの基本的なポイントをお伝えしました。参加者の評判をさらに上げたいなら、これからの時代は非日常感があり個性的な会場を選ぶことをオススメします。
非日常感とは？
画像素材：ハンターガイダー
ラグジュアリーで豪華な高級ホテルのような会場でありながら、スクリーンやプロジェクターや食事の用意など必要な設備はすべて整っている会場がこれからの時代はオススメです。なぜなら、殺風景な会議室では日常の延長線上となり、せっかく一期を締めるイベントである社員総会の特別感が失われてしまいます。 ワーケーションがすすみ、社内にこもって仕事をするだけではなく自由な働き方が進む中で、社員総会・株主総会も従来の「無機質な会議室テーブルの並べられた会場」ではなく、リゾートや高級ホテルのようにワクワクできる環境で開くことで、社員や株主から喜ばれることでしょう。
個性的な会場を選ぶと企業の差別化にもつながる
これからは企業も積極的に個性を出す時代です。なぜなら、いまは情報社会で日常的に社員もスマホやYouTubeなどのコンテンツに触れているため、目新しい情報に慣れているからです。「あの会社の社員総会はスゴイんだって！」という評価をSNSで得られると、企業としても単なる社員総会・株主総会をPRの場として活用できます。
<個性的な総会の例> ・食事がおいしい社員総会（例、食事を結婚式の料理を担当するフレンチシェフが調理） ・事業に関連したコトを行う社員総会（例、アウトドアメーカーがキャンプしながら社員総会 など） ・ゲストが豪華な社員総会（例、ゲストに事業にゆかりの有名人をオファー）
筋の通った論理で個性的な社員総会・株主総会のプロデュースをすれば、イベントが企業アピールのひとつとして認識される効果も期待できます。
エスクリの会場でオススメの社員総会・株主総会・セミナー会場
エスクリはウエディング事業などを手掛ける東証一部上場企業です。結婚式という華やかな舞台に使われる会場は、衛生面や華やかさでも申し分ないですが、実は、スクリーンやマイクなど設備面でも社員総会・株主総会にうってつけの会場です。
ラグジュアリーなのに駅チカで利便性の高い会場
エスクリの会場で社員総会・株主総会に向いた会場はいくつかありますが、東京であれば新橋・汐留の「ルミヴェール東京」がオススメです。新橋駅汐留口から徒歩３分の駅チカで地上215mのガラス張りの高級感あふれる会場は、社員や株主を大いに満足させることでしょう。 地上215m！ルミヴェール東京は新橋・汐留の駅チカ＆貸切会場 他には、横浜なら新横浜駅８番出口から徒歩２分の「ラグナスイート新横浜」も法人総会利用の方にオススメです。 貸切できる駅チカ会場「ラグナスイート新横浜」でいつもと違う宴会！
レイアウトや食事もコンシェルジェにおまかせ
画像素材：ハンターガイダー
また、食事は結婚式の料理やケーキづくりを担当しているシェフが手掛けるため、社員や株主の方も喜ぶことでしょう。2面ある会場の仕切りを外し、自由にレイアウトを変えられるため、多くの法人様から利用されています。 結婚式場で社員総会を開こう！事例でポイント解説
社員総会・株主総会・セミナー会場一覧
最後に、社員総会や株主総会にぴったりの会場をセレクトしてご紹介します。ご興味のある施設があれば、ぜひお気軽にお問合せください。
東北エリア会場
関東エリア会場
| 【関東】 | |
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アンジェリオン オ プラザ東京
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ルミヴェール東京
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パラッツォドゥカーレ麻布
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ロザンジュイア広尾迎賓館
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ザ マグナス東京
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アルマリアン東京
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シャルマンシーナ東京
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ラグナヴェールSkyTerrace
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ラグナスイート新横浜 ホテル&ウエディング
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ラグナヴェールアトリエ
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The Liverary（ザ ライヴラリー）
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中部エリア会場
| 中部 | |
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ラグナヴェール名古屋
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ラグナヴェール金沢
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ラグナスイート名古屋 ホテル&ウエディング
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関西エリア会場
| 【関西】 | |
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ラグナヴェールプレミア
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ラグナヴェール大阪
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ア・ラ・モード パレ&ザ・リゾート
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ラヴィマーナ神戸
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中国・四国エリア会場
九州・沖縄エリア会場
ご不明な点やご予約は、以下のフリーダイヤルまでお気軽にお問合せください。
まとめ
社員総会・株主総会は参加者の利便性を考慮して、駅チカや駅直結の会場がオススメです。大規模な1,000人以上入る会場を抑える場合は、１年以上前からの予約が必要なので早めに動いておきましょう。 50～300名程度の総会であれば、全国にあるホテル・貸し会議室・会館がオススメです。華やかさや個性を出すなら、結婚式スタッフならではのきめ細かい接客や豪華な設備を堪能できるエスクリの会場もおすすめです。
