歓迎会の案内メールの例文と参加率をあげるポイントを紹介

新入社員の入社、上司の就任、同僚社員の異動や転勤など、新しい方が職場に加わったタイミングで開く歓迎会。

歓迎会の幹事は参加者に案内メールでお知らせすることになりますが、少しでも参加率をあげる文面になるよう工夫したいですよね。

今回の記事では、新入社員や中途入社社員の歓迎会、新たに就任する上司の歓迎会、異動または転勤してきた同僚社員の歓迎会などのケース別に、案内メールの例文と、歓迎会の案内メールで気をつけるべきポイントを紹介します。

なお、歓迎会の案内以外のメール文面については関連記事をご覧ください。

関連記事：歓迎会のメールテンプレート【完全版】案内・返信・催促・お礼

歓迎会の案内と日程調整・出欠確認依頼のメール例文

次の種類の「歓迎会の案内と日程調整・出欠確認依頼」のメール例文をご紹介します。

• 新入社員歓迎会
• 異動・転勤した同僚社員、中途入社社員歓迎会
• 新しく就任する上司の歓迎会

なお、日程調整や出欠確認は、メールの返信を行うより、幹事が把握しやすく会社の情報セキュリティガイドラインで許可されている方法を選びましょう。

【日程調整や出欠確認を行う方法の例】

• 無料のwebサービスの「調整さん」や「伝助」などを利用
• 参加者名を列挙したMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどを参加者に共有
• 自社で使用するカレンダーツールで依頼

新入社員歓迎会の案内メール文面

異動・転勤した同僚社員、中途入社社員の歓迎会の案内メール文面

新しく就任する上司の歓迎会の案内メール文面

社外ゲスト向けの案内メール文面

関連会社や協力企業からの出向など、同じ職場で働く所属が異なる方やその上司など、社外の方向けに歓迎会を招待する場合、会費部分を削除するなど文面を変える必要があります。

歓迎会の案内メールで参加率をあげるポイント

歓迎会の案内メールで参加率をあげるポイントは次のとおりです。

• 参加者の属性によってメール文面を変える
• 件名は用件を簡潔に伝えつつキャッチーな副題をつける
• 時候の挨拶は社内向けには不要
• 必要事項は箇条書きで記述する
• 返信の期日と方法を忘れずに記述する

参加者の属性によってメール文面を変える

歓迎会の案内は、次の4つの異なる参加者の属性ごとに、送付するメール文面を変える必要があります。

• 主賓（歓迎する対象者）
• 歓迎会で挨拶を依頼する予定の社内の偉い立場の方
• その他の参加者
• 社外ゲスト

立場が異なる者を同じ文面で案内すると混乱のもとになるので、注意が必要です。 

なお、主賓や偉い立場の方については彼らが参加できる日程に調整する必要があるため、メールで案内するのではなく、口頭で案内して確認するのが一般的と考えられます。

既に幹事が直々に出欠確認しているのに、メーリングリストに主賓や偉い方が含まれたまま歓迎会の案内をメーリングリスト宛に送付すると、主賓や偉い方が「もう一度、出欠確認をされているのか？」と勘違いされる可能性があり、失礼な対応となってしまいます。

宛先から主賓や偉い方を除くために他のメンバーに個々に宛先を含めて送信するか、口頭での確認の際に「全体連絡でメールを送るが、無視して欲しい」と先に断りを入れるか、会社ごとのメール慣習にあわせて工夫しましょう。

メール文面に他の参加者にも事情がわかるように但し書きを入れたり、主賓や偉い方を「CC：○○さん」のように「TO」ではないことを強調したりすると、丁寧です。

件名は用件を簡潔に伝えつつキャッチーな副題をつける

歓迎会の案内に限りませんが、メール件名はひと目で用件が伝わるものを付けます。

内容が分からない件名のメールは後から探したり整理したりもしづらく、受信者の混乱を招くため、避けましょう。

【歓迎会を案内するメール件名の表現例】

業務的なメール件名では参加率があがらない可能性があるため、社風によっては歓迎会の個性を感じさせるキャッチーで興味をかき立てる面白い副題を後につけるのが有効です。

【歓迎会を案内するメール件名につけるキャッチーな副題の例】

• 【出欠確認4月dd日〆】〇〇さん歓迎会のご案内〜○○部待望の□□職〜
• 【出欠確認4月dd日〆】20XX年新入社員歓迎会の案内〜余興で○○が□□します〜
• 【出欠確認4月dd日〆】〇〇さん歓迎会の案内〜〇〇と□□がコンビで司会進行〜

ただし、メール件名の左の方でおふざけをしすぎると、目視でスパムと間違われる可能性があるので、気をつけましょう。

【スパムと間違われる可能性があるメール件名の例】

• 【当選おめでとうございます】歓迎会のご招待です
• 〇〇様専用のご案内です！今すぐ出欠確認を！□□さん歓迎会のご案内
• 司会の〇〇と□□による漫談トークに乞うご期待！新入社員歓迎会のご案内

また、社外の方向けにご案内する場合は、件名に装飾的な言葉は交えずに「会食のご案内」のようなシンプルな表現が望ましいでしょう。

なお、もっと親しみやすいくだけた案内文については関連記事でご紹介しています。

関連記事：歓迎会の案内文のくだけたテンプレート～社内・人事異動・部活編

時候の挨拶は社内向けには不要

社内向けに歓迎会の案内メールを贈る場合、時候の挨拶は基本的に不要です。

通常の会社のメール慣習に則り、簡潔に用件に移りましょう。

社外ゲストに関しては、歓迎会への招待にあたるため、メールの冒頭に時候の挨拶はあった方がよいでしょう。

ただし、社外ゲストが同じメーリングリストに入っているなど、社内外の関係者宛に一斉送信できる状況であり、そこに歓迎会の案内をするのが慣例といった事情があれば、わざわざ社外向けとして時候の挨拶のある案内をし直す必要はないでしょう。

必要事項は箇条書きで記述する

歓迎会の案内のときは、必ず箇条書きを使って必要事項を記載しましょう。

長い文章で書いてしまうと、目立たせるべき必要事項などが埋もれてしまい分かりづらい文書になってしまいます。

【歓迎会の案内メールでの必要事項の表現例】

返信の期日と方法を忘れずに記述する

出欠の返信方法と期日は案内メールの中に必ず記述しましょう。

期日については、「開催日の10日前までに」のような相対的な書き方ではなく、「4月14日までに」というように日付がぱっと見で分かる書き方をします。

また、メール件名の冒頭に「対応してほしい作業名」と「〆切期日」を忘れず書きましょう。

まとめ

ここまでケース別に歓迎会の案内メールの例文と、歓迎会の案内メールで気をつけるべきポイントをご紹介しました。

歓迎会のご案内の目的や送信する相手が異なる場合、案内のメール文面を変える必要があるため、ご紹介した例文を参考に作成しましょう。

期待感をあおるような副題をつけたり、企画内容の詳細を添えたりすることで、歓迎会の参加率があがるでしょう。

また、案内メールが分かりにくいと、幹事宛に問い合わせが来ることが多くなるため、最低限の伝達事項は箇条書きにするなど、視認性を高める工夫を心がけましょう。

ご案内メールをスマートに書き、歓迎会の日時調整や出欠確認をスムーズに進めましょう！