歓迎会の案内メールを書く時の4つのポイントと例文

歓迎会の案内メールを書く時の4つのポイントと例文

入社、異動、転勤など、新しい人が職場に入ってきた時には歓迎会を開くのが常です。

新入社員が入ってくるのは4月が多いですが、転職などの場合もあることを考えれば、必ずしも季節に縛られない行事かも知れませんね。

その歓迎会を開く際、欠かせないのが案内メール。

そこで今回の記事では、歓迎会の案内メールの作成するうえで気をつけるべきポイントと、新入社員向け・異動や転勤してきた社員向けに開催する歓迎会に分けて案内メールの例文を紹介します。

案内メールの例文も、「日程調整のための出欠確認をお願いするメール」と「日程が決まった後の案内メール」をご用意したので、ぜひ参考にしてください。

歓迎会の案内メールで気をつける5つのポイント

歓迎会の案内メールで意識するポイントを5つご紹介します。

件名の付け方や必要事項の書き方については歓迎会の案内メール以外でも参考にできる場面があると思いますので、活用してください。

(1)件名は用件が分かるものにする

歓迎会の案内メールに限りませんが、件名は下記の例のようにひと目で用件が伝わるものを付けてください。

例:【要返信4月14日〆】新入社員歓迎会の出欠について

文書の内容が分からない件名のメールは後から探したり整理したりもしづらく、受信者の混乱を招きます。

(2)基本的に社内向け文書になるので時候の挨拶は不要

歓迎会の案内メールは社内向けの文書になるので、時候の挨拶は基本的に不要です。

純粋に「お疲れさまです」の一言で始め、用件に移りましょう。

(3)日時などの必要事項は文章でなく箇条書きで記述する

長い文章で書いてしまうと、目立たせるべき必要事項などが埋もれてしまい分かりづらい文書になってしまいます。

必ず箇条書きを使って必要事項を記載しましょう。

  • 日時:2020年4月24日19時00分~21時00分
  • 会場:会場となるお店の名前を正式名称で入れます。お店の電話番号やURLなども記載しましょう。
  • 住所:○○県○○市○○町○○-○○-○○
  • 会費:金額と集金方法及び集金タイミングを記載します。切りの良い金額で集金して後ほど差額を割って返す…という時にはそのまま集金する金額を記載すればよいですが、最初からギリギリの金額で集金するのであれば必ず【税込金額】で記載してください。
  • 問い合わせ先:質問などがある場合の問い合わせ先です。基本的に幹事の部署と名前、及びメールアドレスを記載します。

(4)返信の期日と方法の記載を忘れずに

参加人数が分からなければ、お店に予約を入れることができません。

出欠の返信方法と期日は案内メールの中に必ず記述しましょう。

その際期日については、「開催日の10日前までに」のような相対的な書き方ではなく、「4月14日までに」というように日付がぱっと見で分かる書き方にしましょう。

(5)日程調整にはツールを利用すると簡単

日程調整の際にはメールの返信や電話を利用するのが一般的でしたが、日程調整ツールに記入してもらう方法だと視覚的にも見やすく、把握が簡単です。

日程調整ツールは「Doodle」「伝助」などいくつか公開されているので、自分で見た時に把握しやすそうなものを選べるとなお良いです。

この2つの中だと「Doodle」はサイトが英語なので、英語の説明やメニューを利用してのイベント作成がやりにくい場合は日本語表記である「伝助」の方を利用してみてください。

なおDoodleでもイベント名などの入力は日本語でできるので、出欠の返事を記入する側の人たちが戸惑う事態にはなりにくいです。

歓迎会の案内メールの例文

以下に2パターンの歓迎会の最初の案内メールと、日時等が正式に決定した後のメールの例文を記載しますので、参考にしてみてください。

(1)新入社員のための歓迎会の案内メール(日程調整ツールを利用する場合)

日程調整のツールを利用する場合、用意した出欠表のURLを記載します。

件名:【要回答4月14日〆】新入社員歓迎会のご案内と出欠確認

社内各位

お疲れさまです。営業部の山田です。

この4月から、当社では5名の新入社員を迎え入れることとなりました。

つきましては、新入社員5名を歓迎すると共に今後の活躍を祈念したく、下記の通り歓迎会を開催いたしたく存じます。

出欠確認にご協力頂けますと幸いです。

出欠確認には「Doodle」を利用していますが、回答方法が分からない場合は幹事の山田までご連絡ください。

またその他にも質問などございましたら、同じく山田までご連絡ください。

出欠確認が取れた後、詳細が決まり次第改めてご連絡いたします。

以上、よろしくお願いいたします。

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・回答方法:【DoodleのイベントURL】

こちらで出席可能な日時にYES、出席不可の日時にNOでご回答ください。

・回答〆切:4月14日(火) 14:00

・会場:居酒屋ダイニング○○(TEL:03-xxxx-xxxx)

・住所:○○県○○市○○町○○-○○-○○

(地図URL:http:~~)

・会費:5000円予定

・問い合わせ先:幹事 営業部山田 TEL: 090-xxxx-xxxx

幹事 営業部山田 Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com

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(以下署名)

(2)異動・転勤して来た社員のための歓迎会の案内メール(メールにて出欠確認を取る場合)

メールにて出欠確認を取る場合、「件名の形式を指定して新規メールをしてもらう」か「案内メールへの直接返信してもらう」といったように、一定のルールでメールをしてもらうと管理しやすいです。

件名を指定する場合の例としては、【歓迎会出欠連絡 xx部○○(名前)】のように、「歓迎会の出欠連絡であること」と「回答者の(部署と)名前」を入れておいてもらうと、一覧しやすく便利です。

件名:【要回答4月14日〆】○○さん歓迎会のご案内と出欠確認

社内各位

お疲れさまです。営業部の山田です。

この度、xx支店からの異動により○○さんをお迎えすることとなりました。

つきましては、○○さんを歓迎すると共に親睦をはかりたく、下記の通り歓迎会を開催いたしたく存じます。

出欠確認にご協力頂けますと幸いです。

下記の回答〆切日時までに、本メールへの返信にてご回答願います。

またその他にも質問などございましたら、山田までご連絡ください。

出欠確認が取れた後、詳細が決まり次第、改めてご連絡いたします。

以上、よろしくお願いいたします。

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

・回答方法:本メールへの返信

・回答〆切:4月14日(火) 14:00

・会場:居酒屋ダイニング○○(TEL:03-xxxx-xxxx)

・住所:○○県○○市○○町○○-○○-○○

(地図URL:http:~~)

・会費:5000円予定

・問い合わせ先:幹事 営業部山田 TEL: 090-xxxx-xxxx

幹事 営業部山田 Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com

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(以下署名)

(3)歓迎会開催日時などが決定した後の案内メール

こちらは出欠確認が取れ、開催日時等が決定された後に送る歓迎会開催の案内メールです。

件名:【4月24日開催】新入社員歓迎会のご案内

社内各位

お疲れさまです。営業部の山田です。

表題の件につきまして、出欠可否の確認にご協力いただきありがとうございました。

新入社員歓迎会の開催日時が確定いたしましたので、下記の通りご案内いたします。

なお予定が変わってご欠席される場合やご質問がある場合などは、幹事の山田までご連絡ください。

以上、よろしくお願いいたします。

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・日時:2020年4月24日19時00分~21時00分

・会場:居酒屋ダイニング○○(TEL:03-xxxx-xxxx)

・住所:○○県○○市○○町○○-○○-○○

(地図URL:http:~~)

・会費:5000円(4月20日までに幹事の山田が徴収いたします)

・問い合わせ先:幹事 営業部山田 TEL: 090-xxxx-xxxx

幹事 営業部山田 Mail: xxxxxxxx@xxxxx.com

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(以下署名)

歓迎会に参加してくれた上司へのお礼メールの例文

歓迎会で挨拶をして上司や、少し多めに会費を出す(ご厚志)などしてくれた上司に対して、歓迎会終了後にお礼のメールを送りましょう。

このお礼メールは当日中、遅くとも翌日の業務開始時間より前に送るのが基本です。

なおご厚志を「寸志」と呼ぶことがありますが、こちらは文字通り「ちょっとした」「心ばかりの」という意味で、そのお金を出した側、目上の人が使う表現です。

頂いた立場からは、必ず「ご厚志」を使いましょう。

件名:新入社員歓迎会の御礼

○○部長

お疲れさまです。営業部の山田です。

本日はお忙しい仲、新入社員歓迎会にご参加いただきありがとうございました。

またご挨拶並びにご厚志まで頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。

ご挨拶を頂戴した後から、なお社員同士の会話もはずみ、始めは緊張のあった新入社員も含めてより一層の親睦を深められたと存じます。

本日親睦が深められたことにより、今後は仕事上でも相談やすり合わせなどがより一層しやすくなるなど、業務の円滑化として反映されることと思います。

今後とも、社員一同への変わらぬご指導を何卒よろしくお願い申し上げます。

まとめ

歓迎会の幹事などの取りまとめは、しばしば若手に任されるもの。

案内メールは挨拶の文面や必要事項の記載ももちろんですが、【日程調整】もとても大事な項目です。

また案内メールの書き方が分かりにくいと、当然幹事宛に問い合わせが来ることが多くなります。

最低限の伝達事項は挨拶などとは必ず分離し、枠や飾り線などで区切って目立たせると分かりやすくなりますので工夫してみてください。

案内メールをスマートに書いて、歓迎会の日時や出欠の調整をスムーズに進めましょう。

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