歓迎会のお礼メールの書き方と文例

歓迎会のお礼のメールの書き方と文例

職場で歓迎会を開いてもらったら、ビジネスマナーとして、感謝の気持ちを伝えるお礼メールを出します。この記事では、歓迎会のお礼メールの書き方と文例をご紹介していきます。

歓迎会のお礼メールの書き方のポイント

歓迎会は、あなたが職場の他の社員と打ち解けられるように、という配慮で開かれるものです。職場で歓迎会を開いてもらったら、感謝の気持ちを伝えるお礼メールを出すのが、ビジネスマナーです。

もちろん、出社後に顔を合わせた人には直接お礼を言うことも大事ですが、それとは別にお礼状の意味で、お礼メールを送るのがセオリーです。

ただし、最近では、業務に関係する報告・連絡・相談以外のメールの利用は推奨されないこともあります。歓迎会は、職場のコミュニケーション円滑化ではありますが、業務ではありません。その場合、メールという手段にこだわるのではなく、コミュニケーションツールとして推奨されるツール、例えば企業が指定するグループチャットやSNSを使うなど、企業文化に合わせるとよいでしょう。

メールを使わない場合も、お礼を伝えるポイントはお礼メールと変わらないので、しっかり押さえておきましょう。

お礼メールを出すタイミング

お礼メールは、歓迎会の翌営業日、業務開始前に送信するのが理想です。

歓迎会が業務ではない以上、業務中に歓迎会のお礼メールを書くのは不適切だ、と考える方もいるためです。

歓迎会の翌営業日は、早めに出社し、お礼メールを書きましょう。

お礼メールの送り先

お礼メールは、上司・幹事・一般参加者に対して、別々に送るように推奨されたこともありましたが、社内宛として一本のお礼メールを送る方がスマートだと言えるでしょう。

なぜなら、上司・幹事・一般参加者で別のメールを送ってしまうと、同じ歓迎会に出た参加者間で、情報が分断されてしまいます。上司と一般参加者がいる中で、お礼メール内の話題が出しにくくなり、職場でのコミュニケーションにプラスに働きません。

効果的なお礼メールを出したいなら、社内宛に、本文で上司や幹事の名前を挙げた上で、お礼メールを送るとよいでしょう。

お礼メールの件名

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるようにまとめるのがメールマナーの基本です。

歓迎会のお礼メールの件名は「件名:歓迎会のお礼(*あなたの名字)」といったようなものがよいでしょう。メーラーで差出人は表示されるものですが、社内宛に送ったり、メーリングリストで送ったりと、どう表示されるかは未知数なため、あなたの名字があると、パッと見てわかりやすいです。

なお、歓迎会の詳細連絡メールが、幹事から参加者全員宛にきている場合は、そのメールに返信する形で、出すとスムーズに出せます。

お礼メールの本文

肝心のお礼メールの本文は、構成が大切です。次の要素が入っていれば、お礼メールとして合格です。

  • 宛名
  • 挨拶
  • 歓迎会を開いてもらったことのお礼
  • 歓迎会の席で印象的だったエピソード
  • 歓迎会を受けて、今後の抱負
  • 結び

宛名、挨拶、結びはメールマナーとして必要なものです。

歓迎会を開いてもらったことの定型的なお礼の文面だけでなく、歓迎会の席でのエピソードを交えることで、あなたらしい文面となるでしょう。

また、歓迎会では、上司や先輩社員からアドバイスを受ける(仕事上の武勇伝の披露も含む)と思いますので、その内容を今後の抱負として仕事への意欲を伝えましょう。

アクティブな姿勢や誠実さの伝わる言葉を添えることで「歓迎会を開いてよかった・歓迎会に参加してよかった」と思ってもらえるでしょう。幹事へのねぎらいの言葉もあると、さらに好印象です。

歓迎会のお礼メールの文例

続いて、歓迎会のお礼メールの文例です。

社内宛として一本のお礼メールを送るケースを想定しています。

件名:歓迎会のお礼(*あなたの名字)

本文:

A課長

Bさん(*幹事の名前)

みなさま

 

お疲れ様です。(*あなたの名字)です。

先日は歓迎会をしてくださり、ありがとうございました。

みなさまに温かい言葉をかけてくださり、

とても楽しい時間を過ごすことができました。

 

また、先輩方の仕事についての貴重なお話を伺う

機会を得られましたことも、感謝申し上げます。

 

中でも、A課長にお話しいただいた、

「『何をするか』よりも『何をしないか』を

決められるようになったら一人前」というのは、

強く心に残りました。

 

一日でも早く一人前になれるよう、鋭意努力してまいります。

ご指導ご鞭撻のほど、何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

結びでのお礼となりますが、

Bさん、ご多忙な中、歓迎会の幹事をしてくださり、

ありがとうございました。

数々のお気遣い、仕事でお返ししていけるよう努めます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。
本当にありがとうございました。

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あなたのメールの署名

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まとめ

歓迎会のお礼のメールは、翌営業日中に出しましょう。宛先は社内宛として一本のお礼メールを送る方がスマートです。

定型的な文章に、歓迎会の席での会話のトピックを交え、メールの結びで仕事や抱負などの「意欲」を伝えるのが、歓迎会のお礼メールで重要です。

文例を参考に、あなたの人柄が垣間見えるお礼メールを送りましょう!

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