歓迎会のお礼メールのポイントとケース別の例文を紹介

新入社員の入社、社員の人事異動や転勤などのタイミングで歓迎会を開いてもらったら、感謝の気持ちを伝えるお礼メールを出すのが、ビジネスマナーとして一般的です。

 職場によって使われるコミュニケーションツールは変化しているため、メールではなく、LINEのようなチャットやメッセージなどを使っているケースであっても、歓迎会のお礼を伝える書き方の原則は共通です。

今回の記事では、歓迎会のお礼メールの書き方と、参加者全員に一斉送信の場合、上司や幹事、参加者に個別送信の場合などケース別の歓迎会のお礼メールの例文をご紹介します。

なお、歓迎会のお礼以外のメール文面については関連記事をご覧ください。

関連記事：歓迎会のメールテンプレート【完全版】案内・返信・催促・お礼

歓迎会のお礼メールのポイント

あなたが職場の他の社員と打ち解けられるように、という配慮で開かれる歓迎会は、開いてもらったら、感謝の気持ちを伝えるお礼メールを出すのがビジネスマナーです。

出社後に顔を合わせた人には直接お礼を言うことも大事ですが、それとは別にお礼状の意味で、お礼メールを送るのが一般的です。 

なお、職場によってはコミュニケーションツールがメール以外に、チャット形式のものも増えてきているため、ツールをメールにこだわる必要はありません。

もし幹事からの歓迎会の案内が、会社で指定されているグループチャットツールやSNSを通じてのものであれば、そちらでお礼を伝える方がよいでしょう。 

メールを使わない場合であっても、お礼を伝えるポイントは変わらないので、しっかり押さえましょう。

歓迎会の翌日の午前中にお礼メールを送る

歓迎会のお礼メールは、歓迎会の翌営業日、業務開始前に送信するのが理想です。 

「歓迎会が業務ではない以上、業務中に歓迎会のお礼メールを書くのは不適切だ」と考える方もいるためです。

少なくとも、歓迎会の翌日の午前中には送信できるよう、前日におおまかな文面を考えて用意するとよいでしょう。

お礼メールの送り先は参加者全員

歓迎会のお礼メールは、上司・幹事・一般参加者に対して、別々に送るように推奨されたこともありましたが、タイムパフォーマンスの観点から、参加者全員を含めた一本のメールでお礼を伝える方がスマートだと評価されます。 

一本化する場合、メール本文内で上司や幹事の名前を挙げると丁寧な印象になってよいでしょう。

ただし、社風によっては、上司と幹事とそれ以外の参加者で分けた方がよいとする考えも根強くあるため、迷う場合は歓迎会の幹事に相談するとよいでしょう。

一目でお礼メールだとわかる書き方をする

歓迎会のお礼メールは、しっかりと構成を考えた書き方が大切です。

まず一目で歓迎会のお礼メールだとわかるよう、件名に【歓迎会のお礼】は盛り込みましょう。

なお、件名が不要なチャットなどのコミュニケーションツールであっても、要件を端的に示した【歓迎会のお礼】はあった方がよいでしょう。

本文には、次の要素を盛り込みます。

• 宛名
• 挨拶
• 歓迎会を開いてもらったことのお礼
• 歓迎会の席で印象的だったエピソード
• 歓迎会を受けて、今後の抱負
• 結び

 歓迎会を開いてもらったことの定型的なお礼の文面に、歓迎会の席でのエピソードを交えることで、あなたらしい文面となるでしょう。

また、歓迎会は「あなたへの期待」をもとに開かれるので、今後の抱負として仕事への前向きな意欲も伝えましょう。

歓迎会を取り仕切った幹事への感謝の言葉もあると、さらに好印象です。

会社によってはお礼メールがいらない慣習もあり得るので注意

最近では、会社によっては、業務効率化の関連から、業務に関係する報告・連絡・相談以外で、メールやチャットなどのコミュニケーションツールの利用を推奨しないケースが見られます。

つまり、会社によって「歓迎会のお礼メールはいらない」とする慣習があり得るため、歓迎会のお礼メールを送っても問題ないか、予め幹事に確認しておきましょう。

膨大な量のメールやチャットを受信する職務で少しでも仕事量を減らすための発想であるため、成果主義やパフォーマンス重視の社風の場合は特に確認した方がよいでしょう。

世間一般のビジネスマナーを押し付けるよりも、所属する会社の社風や慣習を優先してこそ、あなたの感謝の気持ちは伝わります。

歓迎会のお礼メールのいらないケースでは、直接会って顔をあわせた際、簡潔に歓迎会のお礼と意欲を伝える程度に留めましょう。

歓迎会のお礼メールのケース別の例文

歓迎会のお礼メールの例文を次のケース別にご紹介します。

• 参加者全員に一斉送信するケース
• 上司などの目上の方宛に個別に送るケース
• 歓迎会の幹事をした社員宛に個別に送るケース
• 上司と幹事とは別にそれ以外の参加者宛に一斉送信するケース

参加者全員に一斉送信するケース

上司などの目上の方宛に個別に送るケース

歓迎会の幹事をした社員宛に個別に送るケース

上司と幹事とは別にそれ以外の参加者宛に一斉送信するケース

まとめ

ここまで歓迎会のお礼メールの書き方と、ケース別の例文をご紹介しました。

歓迎会のお礼のメールは、遅くとも翌営業日中に出しましょう。

宛先は社内宛として一本のお礼メールを送る方がスマートです。

定型的な文章に、歓迎会の席での会話のトピックを交え、メールの結びで仕事や抱負などの「意欲」を伝えるのが、歓迎会のお礼メールで重要です。

ご紹介した例文を参考に、あなたの人柄がわかるような感謝の気持ちを伝えましょう！