歓迎会の案内文のくだけたテンプレート~社内・人事異動・部活編

歓迎会を一言で言うと「新しく入る人を歓迎する会」です。参加者は職場や部活・サークルなどに「新しく入る人」と「そこに元からいるメンバー」が基本です。

歓迎会は社会で広く浸透していています。会社で新入社員が入る時、人事異動で上司が変わる時、部活やサークル・女子会といったさまざまなシーンで開かれています。

歓迎会を開催するなら、参加者を募るために「いつ・どこで・何時から開くのか」を示す案内文が必要です。

今回の記事ではさまざまなシーンに対応する歓迎会の案内文を考えてみました。気に入った案内文があればぜひコピペしてご利用ください。

歓迎会の案内メールの文例・テンプレートはこちらをご参照ください↓

歓迎会のメールテンプレート【完全版】案内・返信・催促・お礼

歓迎会の案内文に必ず含めるべき9つの情報

紙の歓迎会の案内文は、大きく分けて以下2つの構成となっています。

まず、①の歓迎会の要綱には以下9点の項目を記入しましょう。

  1. タイトル(例、歓迎会のお知らせ)
  2. 日時(例、令和2年3月25日(木))
  3. 部署名(会社での歓迎会の場合)(例、営業部第一グループ各位)
  4. 歓迎会の主賓と目的の説明(例、この度入社された○○さんと○○さんを歓迎するため)
  5. 歓迎会の日時(例、4月14日(水)午後6時)
  6. 歓迎会の場所(例、JR○○駅前東口 居酒屋「台所」⇒地図も含めると親切です。
  7. 歓迎会の会費(例、一人5,000円)
  8. 幹事の連絡先(例、090-○○○○-□□□□)
  9. 出欠用の連絡先と期限(例、添付の出欠席表に必要事項を記入の上、4月2日(金)15:00までにご連絡をお願いします)

<歓迎会の案内の文例>

              歓迎会のお知らせ

令和3年3月25日(木)

営業部第一グループ 各位

この度、4月に入社された○○さんと○○さんを歓迎するためにささやかながら懇親会を含めた歓迎会を企画ました。ご都合がつく方、ぜひ奮ってご参加ください。

  • 日時・・・4月14日(水)午後6時~
  • 場所・・・JR○○駅前東口 居酒屋「台所」(TEL:○○-○○○○-○○○○)

<地図>

  • 会費・・・一人5,000円 ※現地で回収します
  • 幹事と連絡先・・営業二課・鈴木(内線:1234 携帯・090-○○○○-□□□□)
  • 出欠席連絡と期限・・・下記に添付の出欠席表に必要事項を記入の上、4月2日(金)15:00までにご連絡をお願いします)

歓迎会の案内文の配布方法は①紙に印刷した案内文の配布と②メールでの送信と2つのパターンがあります。今回は①紙に印刷した案内文の方をご紹介しましょう。

紙の案内文だけが持つメリットとは

紙の案内文は案内文に出欠席の用紙(出席か欠席かに○をつけて切り取るもの)を添付できます。この方法だと、メールアドレスの交換をしていない参加者からでも出欠席の返事をもらいやすいというメリットがあります。また、メールが苦手な高齢者やスマホを持っていない方でも簡単に出欠連絡ができるので、地域のサークルや学校でのPTA関連の集まりにも有効な方法です。

<歓迎会の出欠席連絡の文例>

              出欠席連絡票

氏名             

携帯番号(または内線)           

お忙しいところ恐縮ですが、4月2日(金)15:00までに以下出席・欠席のいずれかに○をして幹事・鈴木までお渡しください。

・4月14日(水)午後6時から開催の歓迎会に(出席・欠席)します。

参加者から歓迎会の出欠席をもらったら、なくさないように大切に保管しましょう。また、人数が多い場合はスマホのカレンダーにでも随時参加者と欠席者の名前を記入すると便利です。出欠席連絡票に氏名だけでなく電話番号も書いてもらうと何か変更があった時に便利ですが、「氏名+電話番号」は個人情報となります。

取り扱いに気をつけ、歓迎会が終了したらシュレッダーにかける等の処分をしましょう。

歓迎会の案内文をおもしろくすると参加率が高まる!

歓迎会は大きく分けて①社内で行い上司も参加する、仕事としての歓迎会と②地域や部活内で行う、和気あいあいとした雰囲気の歓迎会の2種類があります。

あなたが開催する歓迎会が②の場合、ビジネス文書のような堅苦しい言い回しの案内文よりも、くだけていておもしろい表現にするのもアリです。

おもしろい案内文には以下のようなメリットがあります。

<歓迎会の案内文を面白くするメリット>

  • 歓迎会が面白そうだと思ってもらえる
  • ゲームや出し物などを積極的にやりたがる人が増える
  • 歓迎される主賓も緊張しないので参加しやすくなる
  • 「○○さんの仕切った歓迎会、楽しかったよ」と幹事の評価が高まる

一方で、入って間もない会社やノリがあまりよくない職場などではあまりアレンジしない案内文(この記事の見出しの最初にご紹介した歓迎会の文例)のようにシンプルなものが適切です。

歓迎会のくだけた案内文のテンプレート集

では、ここでは少し面白い歓迎会の案内文のテンプレートをご紹介いたしましょう。

ビジネス文書は殺風景になりがちなので、無料サイトからダウンロードした季節のイラスト(例、桜)を入れると可愛らしく親しみが持てる文書に変化します。

歓迎会の要綱の部分(日時や場所など)の項目は基本的に変えず、歓迎会を誘う書き出し分のところで少しくだけた表現を意識してみましょう。

社内編

           ○○さん歓迎会のお知らせ

令和3年3月25日(木)

営業部第一グループのみなさんへ

日々の業務、お疲れ様です!遅くなりましたが、この度4月に入社された○○さんと○○さんともっと仲良くするための懇親会兼歓迎会を開催したいと思います。日頃なかなか話す機会がないと思いますので、ご都合がつく方はぜひ奮ってご参加ください!

  • 日時・・・4月14日(水)午後6時~
  • 場所・・・JR○○駅前東口 居酒屋「台所」(TEL:○○-○○○○-○○○○)

<地図>

  • 会費・・・一人5,000円 ※現地で回収します。おつりのないようご協力をお願い致します
  • 幹事と連絡先・・営業二課・鈴木(内線:1234 携帯・090-○○○○-□□□□)
  • 出欠席連絡と期限・・・下記に添付の出欠席表に必要事項を記入の上、4月2日(金)15:00までにご連絡をお願いします)

人事異動編

会社内での役員の異動などによる歓迎会を開くこともあることでしょう。気さくな上司や以前からグループ外で親しく付き合っているなどの事情があるなら、その方のキャラクターを活かした文面にすると歓迎会の参加率もアップしそうです。

          ○○係長代理人事異動歓迎会のお知らせ

令和3年3月25日(木)

営業部第一グループのみなさんへ

日々の業務、お疲れ様です。この度、○月□日付で営業第二グループより△△係長の産休により○○係長代理が着任されました。○○係長代理の趣味はお酒ということで、早速我がグループでも酒宴の席を設けたいと思います。

皆さまのご参加を心よりお待ち申し上げております。

  • 日時・・・4月14日(水)午後6時~
  • 場所・・・JR○○駅前東口 居酒屋「台所」(TEL:○○-○○○○-○○○○)

<地図>

  • 会費・・・一人5,000円 ※現地で回収します。おつりのないようご協力をお願い致します
  • 幹事と連絡先・・営業二課・鈴木(内線:1234 携帯・090-○○○○-□□□□)
  • 出欠席連絡と期限・・・下記に添付の出欠席表に必要事項を記入の上、4月2日(金)15:00までにご連絡をお願いします)

部活編

高校や大学の部活でも歓迎会はよく開かれています。特に大学のサークル・部活での歓迎会は1年の中でも最も盛り上がる懇親会の一つですよね。

新入生は初の参加となるため、案内文の感じが良いと部活の雰囲気も良いと判断します。

              ○○バスケ部・新入部員 歓迎会のお知らせ

先日の○○大会は本当にお疲れ様でした。さて、我が今年4月にめでたく○人のフレッシュでかわいい新入生が正式に加入しました。一時は部員数が6人しかいなくなったこともあったので、本当に嬉しいと思います!

今年、○○バスケットボール部は創立25周年の節目でもあります。チーム一丸となってより進化するために、新入生と新2年~3年生と□□先生で楽しく交流をしたいと思います。(※20未満の方はノンアルやソフトドリンクとなります)ご都合のつく方は是非奮ってご参加ください♪

  • 日時・・・4月14日(水)午後6時~
  • 場所・・・JR○○駅前東口 居酒屋「台所」(TEL:○○-○○○○-○○○○)

<地図>

  • 会費・・・一人3,500円 ※現地で回収します。おつりのないようご協力をお願い致します
  • 幹事と連絡先・・鈴木(携帯・090-○○○○-□□□□)
  • 出欠席連絡と期限・・・下記に添付の出欠席表に必要事項を記入して、4月2日(金)15:00までにご連絡をお願いします)

女子会編

女性だけで行う歓迎会の場合はカフェやホテルのレストランなど、景色が良く少しお洒落な会場が喜ばれます。案内文を読んだ瞬間に「参加したい!」と思えるような、素敵な案内文を作成しましょう。

           ○○さん歓迎会のお知らせ

先日入社された○○さんを歓迎するための歓迎会を開きたいと思います。○○さん・みなさんの好みを反映し、今回は天王洲アイル徒歩3分の有機野菜を使ったレストランを予約する予定です。

ぜひ○○さんと皆さんで美味しいひと時を過ごしませんか?出席連絡をお待ちしております♪

  • 日時・・・4月14日(水)午後6時~
  • 場所・・・○○駅前東口 有機レストラン「ブリオ~ゾ」

(TEL:○○-○○○○-○○○○)

<地図>

  • 会費・・・一人4,000円 ※現地で回収します。おつりのないようご協力をお願い致します

  • 幹事と連絡先・・
    鈴木(携帯・090-○○○○-□□□□)
  • 出欠席連絡と期限・・・下記に添付の出欠席表に必要事項を記入して、4月2日(金)15:00までにご連絡をお願いします)

紙で案内文を配る、掲示板に貼りだす際の注意点

紙の歓迎会の案内文を周知するには以下の2つの方法があります。

  • ①印刷して全員に配布する
  • ②回覧にして全員に回してもらう

回覧の場合は案内文の最上部にわかりやすく「回覧」と記入し、参加してもらいたい人の名前とその横に枠をつくり案内文に添付します。

<例>回覧を見ました名簿

佐藤 鈴木 木下 横井 小林

出欠席連絡票はつけられないので、出欠席連絡は幹事まで口頭またはメールでご連絡ください、と変更する必要があります。

歓迎会の案内をメールで送る際の注意点

作成した文書をPDFにしてメールで送ることも可能です。

ただし、中にはPDFが開けないガラケーの方や自宅にパソコンがない方もいます。メールにするか紙で印刷して配布するかは、参加者のモバイル機器の環境に合わせて柔軟に対応すると良いでしょう。

まとめ

歓迎会の案内の文章は基本の9項目を漏れなく含めればOKです。あとは歓迎会の種類や雰囲気により、少し面白い表現やくだけた言い回しを使うと参加者のモチベーションもグっと上がり参加率もきっとあがることでしょう。

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