暑気払いの案内メールを送るタイミングと社内・社外向けの例文
2025/7/25
暑気払いを企画したものの、「いつ送ればいい？」「どんな文面が正解？」と迷っていませんか？社内向けと社外向けでは、案内メールの書き方やマナーにも少し違いがあります。
この記事では、暑気払いの案内メールを送るベストなタイミングや文面のポイント、社内・社外それぞれに適した例文を紹介。AIを活用して効率的に作成するコツもあわせて解説します。
Contents
暑気払いの案内メールのタイミングとポイント
暑気払いの案内メールは、参加者に正確な情報を伝え出欠確認や当日の流れをスムーズにするための大切な連絡手段です。特に社外に送る場合は、言葉遣いや配慮が必要となるため、マナーを意識した文面が求められます。
また、メールでは日時等まで含めたわかりやすい件名を心がけ、本文に開催概要や出欠依頼を記載することがポイントです。
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【メール記載内容例】
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丁寧かつ簡潔な案内メールを送ることで、参加者への印象も良くなり、当日の雰囲気作りにもつながります。
案内メールを送るタイミングとしては、開催の2〜3週間前が目安です。出欠の確認や会場の調整もあるため、早めに連絡をしておくと準備もスムーズに進められます。
暑気払いを開催する時期の決め方については以下の記事で詳しくお解説しているので、ぜひ参考にしてください。
【社内向け】暑気払い案内メールの例文
社内向けに暑気払いの案内メールを送る場合は、相手の立場に応じて文面を調整するのがポイントです。ここでは「上司」「同僚」「挨拶を依頼する人」へのシーン別に例文を紹介します。必要に応じてカスタマイズしてご活用ください。
上司向けの案内メール例文
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件名：暑気払い開催のご案内（〇月〇日） |
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〇〇部長 お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 本年度の暑気払いについて、以下の通りご案内申し上げます。 【日時】〇月〇日（〇）18:30〜 ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご参加いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
上司に案内メールを送るときは、失礼のない言葉遣いと簡潔な構成を意識しましょう。
件名・宛名・本文の順序を守り、イベントの概要を明確に伝えます。また、出欠の返信期限や参加へのお願いを丁寧に記載することで、配慮のある印象を与えられます。
同僚向けの案内メール例文
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件名：〇月〇日 暑気払いのお知らせ |
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〇〇さん お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 恒例の暑気払いを下記の日程で企画しています！ 【日時】〇月〇日（〇）18:30〜 ざっくばらんに楽しめる会にしたいと思っています。 よろしくお願いします〜！ |
同僚に送る場合は、ややカジュアルな文体でOKですが、情報は抜けなく伝えることがポイントです。イベントへの参加意欲が伝わるように、一言フレンドリーな言葉を添えると堅苦しくならず、相手も応えやすくなります。
ただし、読みやすさを考慮して、件名・日時・会費などの要素はフォーマルさを保って書きましょう。
挨拶を依頼する人向けの案内メール例文
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件名：暑気払いでのご挨拶のお願い |
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〇〇課長 お疲れさまです。暑気払いの幹事を担当している〇〇です。 当日、会の冒頭で簡単なご挨拶をお願いできればと思い、ご連絡いたしました。 ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 |
挨拶をお願いする相手には、趣旨を簡潔に伝え、丁寧に依頼することが大切です。依頼に対する感謝や恐縮の気持ちを一文入れることで、好印象になります。また、冒頭や中締め、締めなど挨拶のタイミングも明記するとより親切です。
【社外向け】暑気払い案内メールの例文
社外の取引先や顧客に送る暑気払いの案内メールは、社内向け以上に丁寧さと配慮が求められます。特に「言葉遣い」「案内の目的」「出欠のお願い」の伝え方には注意が必要です。
ここでは、社外向けのシーン別に使える例文をご紹介します。
取引先・顧客向けの案内メール例文
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件名：暑気払いのご案内（〇月〇日開催） |
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〇〇株式会社 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 日頃のご厚情に感謝を込めまして、弊社主催の暑気払いを開催いたします。 【日時】〇月〇日（〇）18:30〜 ご出欠のご連絡は、〇月〇日（〇）までに本メールへご返信くださいませ。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 |
ビジネス相手には、正式な文面と誠意ある案内が基本です。開催の目的や趣旨をきちんと伝えつつ、強制ではないことを柔らかく表現します。招待の意図やお付き合いの感謝なども添えるようにしましょう。
社外の挨拶担当者への依頼メール例文
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件名：暑気払いでのご挨拶のお願い |
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〇〇株式会社 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 このたび弊社主催の暑気払いを開催するにあたり、 お忙しいところ恐縮ですが、ご了承いただけましたら幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
社外の方に挨拶を依頼する場合は、あらかじめ関係性や役割を踏まえた上で、タイミング（冒頭・中締めなど）と時間感覚（簡潔に）を明示するとスムーズです。依頼することへの配慮と感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
暑気払い終了後のお礼メールの例文
暑気払いの後に感謝の気持ちを伝えるお礼メールは、参加者との良好な関係づくりに効果的です。社内・社外を問わず、ひとことでも丁寧なお礼を伝えることで、印象アップにもつながります。ここではシーン別に使えるお礼メールの例文をご紹介します。
社内向けのお礼メール例文
社内へのお礼メールは、参加のお礼に簡単な振り返りを入れた形で、「楽しかった」「またよろしくお願いします」など、気持ちの伝わる一言を添えましょう。
| 件名：暑気払いへのご参加ありがとうございました |
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〇〇さん お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 先日は暑気払いにご参加いただき、ありがとうございました。 また何かの機会がありましたら、ぜひよろしくお願いします。 |
社外向けのお礼メール例文
社外の方へのお礼は、丁寧かつ感謝が伝わる表現を意識しましょう。当日の様子に軽く触れることで、形式だけでない気持ちのあるメールになります。
| 件名：暑気払いへのご参加ありがとうございました |
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〇〇株式会社 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 先日は弊社主催の暑気払いにご参加いただき、誠にありがとうございました。 今後とも変わらぬご厚誼を賜りますよう、お願い申し上げます。 |
挨拶をしてくれた方へのお礼メール例文
挨拶を引き受けてくれた方には、当日の感謝と無理なく依頼に応じていただいたことへの配慮も忘れずに伝えましょう。
| 件名：暑気払いでのご挨拶ありがとうございました |
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〇〇課長 お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。 先日の暑気払いでは、ご多忙の中、冒頭のご挨拶をいただきありがとうございました。 〇〇課長のお言葉で、会の雰囲気がとても和やかになりました。 改めて感謝申し上げます。また今後ともよろしくお願いいたします。 |
暑気払いの案内メールをAIで作るときのコツ
最近は、ChatGPTなどのAIツールを使ってメール文を作成する方も増えています。ただし、案内メールのように相手との関係性やマナーが求められる文書では、AIに丸投げするだけでは「ちょっと違う…」という結果になったり、気持ちが伝わりづらい文章になることもあります。
AIにお願いする際は、次のようなポイントを伝えると、より実用的な文面が得られます。
- 宛先（社内・社外・上司・同僚など）
- 目的（案内なのか、お礼なのか）
- イベント情報（日時・場所・会費・返信期限など）
- 希望する文体（フォーマル／カジュアル）
たとえば、以下のような形で入力すると、精度の高い文章が生成されます。
| 社外の取引先に暑気払いの案内メールを送りたいです。 ・日程は8月2日（金）18時〜 ・場所は渋谷の〇〇レストラン ・会費は4,000円 ・返信は7月26日までにお願いしたいです ・フォーマルな言い回しでお願いします → この内容で丁寧な案内メールを作ってください。 |
AIを活用しつつ、自分の言葉もうまく組み合わせながら作成することをおすすめします。
まとめ｜丁寧なメールで円滑なコミュニケーションを
暑気払いの案内メールは、単なる出欠確認ではなく、相手への心配りや感謝を伝えるコミュニケーションツールでもあります。特に社外の相手や目上の方に送る場合は、言葉遣いやタイミングに気を配ることで、信頼関係の強化にもつながります。
また、最近ではAIを使って案内メールの文例を作成する人も増えていますが、宛先や場面に応じた言い回しやマナーの細やかな部分は、人の配慮が重要です。本記事では、シーン別にそのまま使える例文を多数ご紹介していますので、忙しいときでも安心して使える実用的なテンプレートとして、ぜひご活用ください。
