書面で送る懇親会の案内状の作り方!通知方法・ポイント・例文

さまざまなものがデジタルでリモートになる中、それでも、人とのつながりこそが、社会や生活の基盤になります。

懇親会の案内もメールで済ますケースが増えていますが、それでもまだ、懇親会の案内状を書面で送るケースはなくなっておらず、書面で送ることで、その懇親会の特別感や重要性を際立たせる効果が見込めるようになっています。

この記事では、書面で送る懇親会の案内状のつくり方として、通知方法やポイント、例文についてご紹介します。

書面で送る!懇親会案内状の作り方

懇親会が開かれる理由は様々ですが、あえて書面での案内状を出すケースというのは、少なくなってきています。ほとんどがメールなどのデジタルなツールで案内されることが多いからです。

送受信の手軽さや、費用面、出欠確認のしやすさなど、メールでの送付が指示される理由はたくさんあります。しかし、そこであえて書面での案内状を出すことで、その懇親会の特別感や重要性を際立たせることができます。

また、デジタル面での連絡先は知らなくとも、定期的に会ったり、住所が分かったりするようなケースの懇親会は、書面での案内の方がスムーズなこともあります。

例えば、同じ学区内のメンバーで構成されるPTAの懇親会や、同じマンション住民で行う懇親会は、おそらくデジタル化が進んでも、今後も変わらず、書面の案内状を出すでしょう。

懇親会を案内状で通知する5つの方法

懇親会を案内状で通知する方法には、5つあるので知っておきましょう。

①印刷した案内状を手渡しする・ポストに手で投函する

PTAの懇親会や、マンション住民の懇親会など、定期的に会ったり、住所が分かったりするようなコミュニティの懇親会では、手渡しや手でポストに投函する案内状の通知が最もコストパフォーマンスが高いでしょう。

このケースでは通常、A4かB5サイズの用紙に印刷した案内状が使われます。

②はがき・往復はがきで印刷して郵送する

葉書と切手代がかかるため、ある程度、フォーマルな懇親会で採用される方法です。住所がわかる必要があるため、同窓会などでよく見られます。

往復はがきは、返信用のはがきがセットになったはがきです。返信用のはがきを切り離し、ポストに投函して出欠の連絡ができるため、その手軽さから

出欠連絡の方法に返信はがきを使わないのであれば、普通のはがきに印刷しての通知で充分でしょう。

③封筒に案内状を入れて郵送する・返信はがきを同封して郵送する

はがきは外から情報が見えてしまう、ということで、最もプライバシーに配慮した形が、封筒に案内状を入れて郵送する方法です。

返信はがきを同封して郵送する場合、案内状は、はがきのサイズにあわせた二つ折りカードを採用します。返信はがきに貼るための個人情報保護シールを同封するケースも多いようです。

最もコストがかかる案内状の通知方法であるため、大人数の同窓会や、結婚式での案内状など、参加費用が高めの懇親会の案内で使われます。

②と同じく、出欠連絡の方法に返信はがきを使わないのであれば、返信はがきの同封は不要です。B5用紙に印刷した案内状などを4つ折にして、いたって普通の長4の封筒で郵送すれば問題ないでしょう。

④掲示板などにポスターのように案内状を貼って掲示する

参加者が多く、場所が限定されるコミュニティの懇親会では、参加者全員に案内状で通知するより、興味を持った参加者だけが参加者できるよう、掲示板などに案内状を掲示する方法もあります。

PTAの懇親会や、マンション住民の懇親会などで採用され、通常、A4かB5サイズの用紙に印刷した案内状が使われます。

⑤回覧板で回す・案内状を置きチラシのようにして配布する

参加者のコミュニティで回覧板を回すのも有効です。フリーのチラシを置くスペースがある場合は、置きチラシのように印刷した案内状を置いておくのもよいでしょう。

マンション住民の懇親会などで採用され、通常、A4かB5サイズの用紙に印刷した案内状が使われます。

①②③は、参加者に確実に届きますが、④⑤は少し確実性が低くなるので注意してください。

PTAやマンション住民会など、場所が限定されるコミュニティの懇親会では、①④を組み合わせて、懇親会の認知度を高めつつ、出欠確認をする方法も有効です。

懇親会の案内状の作り方の3つのポイント

懇親会の案内状のつくり方には、3つのポイントがあります。

案内状を出すタイミングは開催日の1ヶ月前が目安

懇親会の案内状をいつ出すか、タイミングを見極めるのは大切です。

通常、案内状を出すのは開催日の1ヵ月前が目安です。

案内状は、通常、返信用葉書を同封したり、電話で出欠連絡をお願いしたりとアナログなので、出欠確認に時間がかかります。

仕事やプライベートとの調整がつきやすいように配慮する必要があるので、もっと余裕を持たせるべきケースも出てくるでしょう。

早めに参加者を確定させて手配を行うために、案内状を送信した日から2週間後を出欠連絡の期限として設定し、正規のルートで出欠連絡がない者には個別に確認するようなスケジュール感が一般的です。案内状を送付してから10日ほどで参加人数が確定するイメージです。

例えば、懇親会の名目が新年会で、1月下旬頃に開催するケースでは、年末年始の長期休暇を挟むので、11月下旬には案内状を出していないと間に合わないでしょう。

ただし、案内状を送付する参加者の人数が少なかったり、案内状はアナログでも、出欠確認はメールやウェブサイトで行うデジタルとのミックスだったりすれば、多少遅くなっても何とかなるでしょう。

デジタルとのミックスした出欠連絡の方法について、補足説明をします。

案内状で通知しても、出欠連絡はデジタルで行うケースは、主にメールか、出欠確認用のウェブツールを使うのが一般的です。理由は、書面や電話で出欠連絡を受けて、参加者の出欠情報をまとめて管理するのは大変だから、です。

出欠確認に使えるコミュニケーションツールは、インターネットで検索すれば無料のものがあります。Googleスプレッドシートなどで、メンバー名を羅列した出欠確認表の共有ファイルを作り、出席か欠席かを書き込ませるのもいいでしょう。

その場合、出欠連絡のところにURLのリンク情報を載せるか、Q Rコードなど、スマートフォンでカメラにあわせると、URLリンクを読み込むようにするなど、アクセスしやすい工夫が求められます。(QRコードも、無料でつくれるウェブサイトがあります)

ただし、それを利用したり設定したりするには一定のITの素養が求められるので、参加者の属性にばらつきがある場合は、むしろ書面や電話で出欠確認をまとめた方が早いでしょう。

案内状の必須項目は「目的・連絡先・出欠連絡期限」

案内状には、次のような必須項目がありますが、基本的には案内状のテンプレート(書式)に従って書けば、問題ありません。

  • 会の目的
  • 日時
  • 場所(地図や店の住所など)
  • 会費(費用や徴収方法:当日徴収or事前徴収)
  • 主催者、幹事(当日の緊急連絡先の電話番号)
  • 出欠連絡の方法(出欠連絡の期限も)

しかし、テンプレートに沿っても、忘れてしまいがちな項目があります。

「目的・連絡先・出欠連絡期限」です。この項目の情報がなければ、案内状を受け取った人が、次のアクションを起こすことができなくなるので、絶対に忘れてはいけません。

懇親会の案内状に、懇親会の目的が書かれていなければ、何を目的で集まるのかがわからず、困惑させてしまいますし、連絡先がなければ不明点を質問できません。出欠の連絡期限がなければ、先延ばしにされてしまい、参加者の確定がスムーズにいかないでしょう。

案内状のテンプレートに沿って、書いた後に「目的・連絡先・出欠連絡期限」がきちんと書かれているかをチェックして、誤字脱字がないかも見てから、送付しましょう。

案内状はシンプル・イズ・ベスト!画像などの情報を添えたいなら別紙

案内状に余計な装飾は必要ありません。案内状のテンプレートを見て、白黒の文字だけで味気ないと思いがちですが、形がシンプルに決まっていることは、メリットもあるのです。

一般的に人が書面に目を通すとき、どこにどういう情報があるかを知った上で読むのと、何の前情報も無しに読むのとでは、かかる負荷が全く違います。すべてを把握するスピードも、理解度も違うでしょう。

例えば、1ヶ月分の行動予定をマンスリーのカレンダー形式で渡すのと、事細かく日付と予定が書かれたメモで渡すのとでは、すぐに予定を確認するときの便利さは段違いですよね。

書面での案内状のテンプレートも同じで、カレンダーようにシンプルである方がいいのです。会場の場所やコース料理などの画像を盛り込んでアピールしたいなら、別紙の資料としてチラシを同封するような形にすると、喜ばれるでしょう。

懇親会の案内状の例文

懇親会の案内状の例文をケースごとにご用意しました。参考にしてください。

ケース1:一般企業の懇親会の案内状の例文

令和○年○月○日

取引先各位

株式会社○○○○

代表取締役○○ ○○

懇親会のご案内

拝啓  ○○の候、みなさまにはますますご清祥のこととお喜び申しあげます。平素より格別のご厚情をたまわり、厚く御礼を申しあげます。

さて、今年も恒例の懇親会を開催いたします。積極的な意見交換とともに親交を深めることを目的として実施するものです。ご多用とは存じますが、万障お繰りあわせのうえ、ご出席いただきますようお願い申しあげます。

敬具

日時:令和○年○月○日(○)午後○時〜午後○時

会場:[店の場所、電話番号など]

電話:090-XXXX-XXXX

会費:5,000円(当日会場にて承ります)

お問い合わせ先:[幹事の所属、氏名、電話番号などの連絡先]

なお、お手数ではございますが、出席のご連絡は、△月△日(△)までに、同封の返信はがきにてご通知くださいますようお願い申しあげます。

以上

右上の日付は、発信年月日を和暦で記載しましょう。

宛名は、企業相手の場合には「取引先各位」が一般的に使われます。相手が顧客なら「お客様各位」でも問題ありません。

差出人は、その懇親会の主催を表します。一般的には、会社名とその代表取締役の指名を記載します。

案内状のタイトルは、書面で左右の中央にくる位置に、大きめのフォントで「懇親会のご案内」と記載します。

前文は「頭語(=拝啓)」から始まる定型文です。相手方の繁栄を喜びつつ、日頃の感謝の挨拶を伝えます。この辺の文は、簡単に言えば「やあ!最近、すっかり春だよね。変わらずに元気にしているみたいで嬉しいよ!いつもありがとうね!」みたいなイメージです。

そのため、時候の挨拶(○○の候)の部分は、案内状を出す時期の気候や季節感を出す必要があるので、気をつけましょう。例えば、案内状を出す時期が3月なら「早春の候」です。

主文として、懇親会の開催、その目的についても記載し、末文として出席のお願いをして、最後に改行して右端に「結語(=敬具)」で締めます。

「記」は、書面で左右の中央にくる位置に、フォントを変えずに記載します。その下に開催概要を列挙します。日時、会場の場所、会費、お問い合わせ先です。最後に、返信期限などを含めて、出欠の連絡方法を記載しましょう。

ケース2:PTAの懇親会の案内状の例文

令和○年○月○日

○年生保護者のみなさま

○○学校PTA

○○ ○○(幹事の役職と氏名)

懇親会のご案内

拝啓  ○○の候、保護者のみなさまにおかれましては、ご健勝のことと心よりお喜び申しあげます。

さて、早いもので、子どもたちはまもなく卒業の時期を迎えます。これまでのお互いの慰労ならびに今後の子どもたちの健康と成長を願い、下記の通りに懇親会を開催いたします。ご多用とは存じますが、万障お繰りあわせのうえ、ご出席いただきますようお願い申しあげます。

敬具

日時:令和○年○月○日(○)午後○時〜午後○時

会場:[店の場所、電話番号など]

電話:090-XXXX-XXXX

会費:3,000円(当日会場にて承ります)

お問い合わせ先:[幹事の所属、氏名、電話番号などの連絡先]

なお、お手数ではございますが、出席のご連絡は、△月△日(△)までに、出欠確認票にご記入いただき、△△先生にお渡しくださいますようお願い申しあげます。

以上

——————– キリトリセン ——————–

○○学校卒業生保護者懇親会 出欠確認票

○で囲んでください。

出席します ・ 欠席します

  年  組 児童氏名

保護者氏名             印

案内状としてのポイントは一般企業の懇親会の案内状とほぼ同じです。

ただし、PTAの懇親会の案内状の場合は、生徒が教師に確認票を渡すなどで出欠確認する例が多いようなので、その例文を紹介しています。

もちろん、生徒が確認表を紛失するリスクはあるので、保護者に一定のI Tの素養が期待できそうなら、出欠確認できるURLリンクを案内する方がよいかもしれません。

ケース3:マンション住民の懇親会の案内状の例文

令和○年○月○日

○○マンションにお住まいのみなさま

○○マンション管理組合

○○ ○○(幹事の役職と氏名)

懇親会のご案内

拝啓  ○○の候、○○マンションにお住まいみなさまにおかれましては、ご健勝のことと心よりお喜び申しあげます。

さて、この度、下記の通り、毎年恒例の住民との親睦を深めることを目的とした懇親会を開催いたします。ご多忙かとは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。

みなさまお誘い合わせのうえ、ご来会いただけますようお願い申しあげます。

敬具

日時:令和○年○月○日(○)午後○時〜午後○時

会場:[店の場所、電話番号など]

電話:090-XXXX-XXXX

会費:3,000円(当日会場にて承ります)

お問い合わせ先:[幹事の所属、氏名、電話番号、メールアドレスなどの連絡先]

なお、お手数ではございますが、出席のご連絡は、△月△日(△)までに、幹事までご連絡くださいますようお願い申しあげます。

案内状としてのポイントは一般企業やPTAの懇親会の案内状とほぼ同じです。マンションは、幅広い年代でITの素養にもバラつきがあることが多いため、電話やメールアドレスで連絡してもらう方がスムーズでしょう。

まとめ

懇親会を案内状で通知する方法には、5つあるので、TPO(時・所・場合)や費用対効果で使い分けるとよいでしょう。

あまりお金をかけたくない場合は印刷した案内状を手渡ししたり、ポストに手で投函したりするのがベストです。最もフォーマルなのは、プライバシーを尊重し、封筒に案内状を入れて郵送したり、返信はがきを同封して郵送したりする方法でしょう。

案内状を出すタイミングは開催日の1ヶ月前が目安なので、それまでに出すことと、案内状の必須項目の「目的・連絡先・出欠連絡期限」は必ず記載すること、画像などの情報を添えたいなら別紙にして案内状はシンプルにすることです。

例文を参考に、懇親会の案内状をそつなく出して、コミュニティのコミュニケーションを促しましょう!

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