懇親会とは?会社の親睦会との違いやメリット&段取り・挨拶文の記入例

会社にいると、懇親会や親睦会などに誘われることが多いですよね。または、じぶんが懇親会の幹事を任されることだってあるでしょう。

そこでふと、「会社の懇親会ってどんなもの?」と疑問に思うかもしれません。特に、新社会人の方や内定してこれから入社するという方は、会社の懇親会で自分がどのように振舞えばいいのか戸惑うことでしょう。

そこで、今回の記事では「会社の懇親会」をテーマに、懇親会と親睦会との違い、懇親会に参加するメリット・デメリット、そして後半(見出し4~)では幹事さんのための懇親会の段取りまとめをご紹介いたします。

1.懇親会とは?

①懇親会の言葉の意味

懇親会の読み方は(こんしんかい)とよみます。懇親会とは、同じ組織や集団に属し、同じ目的(例、会社で利益を上げる)や共通点がある人たち(例、内定者)が会話や飲食をして情報交換や交流を深め、気持ちをひとつにするために行う会を指します。

また、同じ会社の社員や内定者だけではなく、異業種同士で普段なかなか会えない方々を交流させるための会も「懇親会」と呼んでいます。

具体的には、懇親会には以下のようなものがあります。

例.)同じ会社の他部署との交流、異業種交流会、PTA会の集まり、内定者懇親会、幼稚園・保育園での保護者懇親会、リモートワーカーとオフィスワーカーとの懇親会など

②懇親会の効果

懇親会を開くと、以下のような3つの効果が期待できます。

【懇親会の3つの効果】

  • 新しいメンバーや他部署との親睦を深める
  • メンバーの気分転換になる
  • 参加者はチームとして一体感が感じる

例えば、企業の内定者懇親会は一体なにのために行うのでしょうか。それは、採用担当者や配属部署の社員が事前に交流する目的と、内定者同士のコミュニケーションをはかる目的の2つの目的から実施されています。

③お酒について

気になるお酒についてですが、懇親会ではお酒が入る時と入らない時があります。例えば、内定者懇親会では乾杯のためのお酒はでると思います。しかし、小学校に通う親御さんが行うPTAの集まりで昼間の時間帯に行われる場合、もちろんお酒はでません(笑)ペットボトルのお茶程度で歓談し、お酒は別途夜に集まる時に飲むことになるでしょう。

④親睦会、懇談会との違い

懇親会とよく似ていることばで、親睦会(しんぼくかい)と懇談会(こんだんかい)という言葉もありますよね。念のため、懇親会との違いを確認しておきましょう。

会の名前 内容
懇親会 ・同じ組織や集団に属し、同じ目的(例、会社で利益を上げる)や共通点がある人たち(例、内定者)が会話や飲食をして情報交換や交流を深め、気持ちをひとつにするために行う会
親睦会 ・現在すでにある程度の関係性がある状態の人たちが集まり、より交流を深めるために行う会

・会ではなく旅行の場合もある

・定期的な親睦会のために会社で積立をしているところもある

・催し物や宴会芸などが取り入れられるケースも少なくない

例)社員旅行、 同じ組織や同じ部署に属する人たちや、サークル内のメンバーが集まり行われる飲み会

懇談会 懇親会・親睦会と異なり、同じ組織や集団に属するひとたちがテーマに沿って話し合う会

例) 保護者懇談会、地域懇談会、5G推進戦略懇談

3つの共通点は「ひとが集まり話し合う」という点ですが、懇親会より親睦会の方がよりカジュアルで、懇談会は仲良くなるというよりは「テーマについて話し合う」という趣旨が強い会となっています。

(1)親睦会の効果とお酒について

親睦会には、「今ある関係をより深める」または「今あまりよくない関係を軌道修正する」という効果があります。

お酒については、会社の親睦会の場合は基本的にお酒ありの設定が多くなっています。(しかし、幼稚園・保育園等学校の親睦会の場合はランチのみなどでお酒がないパターンもあります。)

(2)懇談会の効果とお酒について

懇談会をすることで、議題について複数のひとの意見を一度に聞くことができ、さまざまなアイデアをもとに議題についてとるべきアクションを選択できます。

「懇親会」という言葉は実は法令で定められていることばであり、法令上では懇談会のことを「懇談会等行政運営上の会合」と記載しています。

懇談会では基本的にお酒はありません。(話しあえなくなっちゃいますから)お茶やコーヒーで話し合います。

2.懇親会の内容

懇親会の時間は2時間くらいです。どのような流れで行うのかみていきましょう。

①懇親会の流れ

会によって差はあると思いますが、懇親会の流れはだいたい以下のようになっています。

  • (1)主催者からのあいさつ(お酒がでる場合は)乾杯の音頭も
  • (2)簡単な自己紹介(ない懇親会もある)
  • (3)フリー形式で食事や会話を自由に楽しむ(1~2時間で終了)
  • (4)解散(ここで変える人もいるので、連絡先の交換も忘れずに!)

②会社の懇親会での注意事項

「懇親会って、結局はただ飲んで話すだけでしょ?」と考える人もいらっしゃいますが、以下注意点に気を付けないと、懇親会は「ただの飲み会」になってしまいます、、、!

(1)懇親会での一般的なマナー

①席次に気を付ける

座る席は奥側が上司、出入り口付近は新人が座るというのが社会人のマナーです。知らずに新しく入った方が置く側に座ると、「、、!」と周りの空気が凍り付くかもしれないので、気を付けましょう。

②(大学や体育会系体質企業の場合)全体の乾杯→個別の乾杯もする習慣がある

筆者もよく経験しましたが、全体の乾杯のあとにグラスをもって移動して上の上司に乾杯をしにいく風習がある組織がなぜかあるんですよね。(いまは結構な歳になったのでやりませんが)

そのため、大学や入社してまだ間もない会社の懇親会の場合は、全体の乾杯のあとにはいきなりガツガツ食べないで、まずは立場が一番上の人から順番に乾杯をすると楽しめると思います。

③お酒は適量を楽しむこと

これは大事です!席次や個別乾杯をしても、ベロンベロンに酔っぱらってしまっては、意味がなくなってしまいますからね。飲みすぎはのちのち悪印象にもなるので、くれぐれもお酒は適量で!

あとは、以下のような点に気を付ければOKです。

④その他

  • 一方的な会話にならないよう、相手の話もよく聞こう
  • スマホばっかりいじってないでしっかり交流をはかること
  • 帰り際には、主催者や幹事にお礼を言おう
  • 懇親会で撮った写真をそのままSNSにアップしない

③懇親会での服装やヘアスタイル・持ち物

(1)服装

どのような懇親会なのか、参加者や企画意図を考えて服装を決めるとGoodです。

・例1)目上の人が多い懇親会の場合(企業内懇親会など)

→あまりにラフなビーチサンダルや穴あきジーンズなどは避けましょう。カチッとしたスーツやジャケットを着ると間違いありません。

・例2)同期同士の懇親会、部署内の懇親会など

→カジュアルなコーディネートでOK!普段着を知れるのも、懇親会の魅力ですよね♪

・例3)内定者懇親会な

→もちろんスーツやオフィスカジュアルなスタイルで

よく聞くことばで「オフィスカジュアル」ってありますが、オフィスカジュアルとは、以下のようなタイルの服装を言います。まあ、日本のテレビドラマで石原さとみさんがオフィスで着ているような恰好、って覚えとけば間違いないんじゃないでしょうか。

(オフィスカジュアルって何?)

  • オフィスワークにふさわしいカジュアルファッションのこと。かっちりしすぎず、キレイめに着崩すのがポイント。
  • 基本的には、シャツやブラウスにジャケットを羽織り、シンプルなパンツやスカート、パンプスを合わせるのがベター。

(2)ヘアスタイル

会社の懇親会はできるだけ清潔感のある髪型で参加しましょう。普段の髪型を少しアレンジするだけでも、印象をアップさせることは可能です。

(おすすめヘアスタイル)

  • 男性:前髪で目が隠れない爽やかヘアがオススメ♪
  • 女性:ハーフアップがおすすめ!食事をとる場合も多いので、肩にかかる長さの髪の女性はまとめるとよいでしょう

懇親会は公共の場ですので、個性も大切ですが、一応社会人として周囲からどう見られるかも考慮しましょう。

(3)持ち物

懇親会に行くときの荷物は財布、スマホがあればOKです。ビジネスマンとして他業者や他部署の方に会う場合は、名刺もお忘れなく。

  • 財布
  • 筆記用具
  • スマートフォン
  • 名刺(会社での懇親会、ビジネス目的の懇親会のとき)

3.会社の懇親会に参加するメリット・デメリット

①メリット

懇親会に参加するメリットは以下のようなものがあります。

・その場でしかわからない情報が手に入る

例)同期や先輩が仕事中に思っていること、悩みなどが聞ける、先輩から部署内あるあるが聞ける

・普段じっくり話せない人と話せる

例)内定した会社の社長、上司

・先輩等にアドバイスがもらえることがある

特に、内定者のみなさんは会社に入る前に先輩に「こうするといいよ」などのアドバイスをもらうと、緊張がほぐれますよね。

②デメリット

懇親会は頻繁に開催されるわけではないので、機会を逃すと次に参加する機会がなかなかありません。また、話下手な人にとっては会話メインの懇親会は正直ツライかもしれません。

そんなときは、人の話を聞くところからスタートしましょう。また、ご自身の意外な特技や趣味を伝えられる動画や写真もスマホで用意しておくと、なんとなく安心できます。

4.会社の懇親会で幹事を任されたら

会社の懇親会の幹事を任されたら、準備は早すぎず遅すぎない「1ヶ月前」からスタートするのをおすすめします。

会社の幹事をすることで気が重くある方もいらっしゃいますが、そんな時はできれば2~3人のチームで幹事をやりたい、と主張してみましょう。10名以下の小規模な懇親会であれば1名でも幹事はできますが、20名30名と人数が多くなる場合は、幹事チームで動いた方が場所取りや連絡係などの担当を分けられるので、スムーズです。

懇親会の連絡は、もし参加者がラインをするのであればライングループを作るのが手っ取り早いです。幹事グループもつくって、こまめに連絡を取り合いましょう。

当日までにやるべきことは、以下の通りです。

【当日までにやるべきこと5つ】

  • ①懇親会の目的の確認

懇親会の目的によって誘うメンバーの抽出や日程・場所が決まります。新入社員のための懇親会なのか、同期同士の懇親会なのか、会社全体での懇親会なのか、などを確認しておきましょう。

  • ②上司・社長などへダメな日程についてヒアリング

20人以下の場合はダメな日を全体的に聞いた方がいいですね。20人以上の場合はキリがないので、日程はある程度考慮して決定してしまいましょう!

  • ③日程を決める

土日はプライベートのため予定を入れている方が多いです。できるだけ平日の夜(ランチミーティングの場合は昼)にセッティングしましょう。

  • ④会場の予約

会場は1か月前までには予約をしておきましょう。ダイニングバー、居酒屋、スポーツバー、パーティ会場・結婚式会場など、懇親会の規模や雰囲気に合わせてお好きな会場をチョイスしましょう。予約の際は、以下の注意点を確認してください。

※予約の際の注意点※

  • 借りられる備品には何があるか(冬場はコート置き場などを確認します)
  • 人数最終確認日(人数の変更はいつまでなら可能か)
  • キャンセル料(〇月〇日からキャンセル料がかかるのか)
  • 支払い方法(現金、クレジットカード、一部金は必要か、など)

当日焦らないように、会場はできるだけ下見するのをオススメします。駐輪場や最寄り駅からのアクセスを確認してください。また、2次会となった場合のために、2次会場所についても検討しておきましょう。(例)幹事さん、このあと二次会の場所ってとった~?と聞かれることがあります)

ちなみに、会社の二次会の場所をお探しなら、「パーティハンター」でサクっと探せます!

(パーティハンターとは?)

結婚式会場を運営する企業(エスクリ)が運営する、パーティ会場の検索サイトです。パーティハンターなら、通常の居酒屋などのグルメサイトと異なり、オシャレで小規模~大人数なパーティがしやすいサービス充実の会場をサクっ!と探せます。

パーティハンター|Wedding・二次会特集

  • ①全国のお洒落なパーティ会場が探せる
  • ②人数、目的別で探せる
  • ③司会進行、カメラマン、ギフト準備など、通常のグルメサイトにはないオプションが利用可能◎

⑤進行を決める・必要な準備物をリストアップ

(1)席について~自由か席次を決めるか考える

参加者に自己紹介はしてもらうのか、席順は決めるか、などをあらかじめ考えておきましょう。特に、席次については意外に知ってるようで知らないもの。席次はゲスト、上司がいるかいないかで変わります。席次については、当サイトの以下の記事も併せてご参照くださいね。

 

上座ってどこ?宴会場のタイプ別に席次マナーをチェック!

(2)もう「飲んで食べるだけ」なんて言わせない!楽しい懇親会にするための工夫を

また、幹事さんは写真がみんなで見られるタブレットや写真撮影のためのカメラ(スマホ)など、あった方がいいものはあるかも考えておきましょう。万が一ですが、懇親会で「シーン!」として会話が止まってしまうことも考えられるので、「こんなことを話そうカード」や「誕生日の人がいるか」「業績の達成祝い」「季節性のイベント」(お花見)などのネタを考えて準備しておくと当日焦りません。

例1)このプロフィールは誰?ゲーム

事前アンケートで趣味や特技をきき、それを元に「趣味でパンをつくる人は誰でしょう?」などの問題を司会者が出します。事前アンケートがあるので幹事さん的には手間ですが、参加者の交流を促すためオススメします。

例2)ボーリング大会やバトミントン大会、ゆるスポーツなど

懇親会でゲームはしないかもしれませんが、季節性の高い懇親会の場合は屋外で行うこともあるかもしれません。場がしらけないために、余興のネタは念のためにしこんでおくと安心です。

会社のひとと盛り上がれるゲームについては、当サイトの以下の記事もぜひご参照ください。

宴会ゲームで会社の人ともっと仲良く。すぐできて盛り上がれるゲーム集

また、司会進行の流れを確認したい方は、当サイトの以下記事もぜひご参照ください。

懇親会の司会進行の段取りをするコツ 台本と挨拶文例

(3)案内状を作成する

こちらについては、あとの見出しで案内状の作成についてご説明します!

(4)懇親会の出欠席をとり、店に連絡をする

(5)上司やゲストに挨拶の依頼をする

5.幹事さんが当日にやること

幹事さんはお店の人との連絡や早めに到着する人の対応もあるため、懇親会の開始30分前には会場についておきましょう。

【当日やること〇つ】

  • ①参加者への声

遅刻・欠席者の把握、到着時刻の店への連絡

  • ②店内での店側との連絡係
  • ③進行(あいさつ、乾杯の音頭、余興)
  • ④参加費の徴収と店への支払い
  • ⑤締めのあいさつがけ

10分前には締めましょう。拍手と一本締めで締めれば爽快感が◎

  • ⑥会場スタッフ・お店の方へのあいさつも忘れずに

6.会社の懇親会の案内状作成マナーと書き方

①必要最低限の案内状のマナーとは

案内状をだす時期に気を付けましょう。相手のスケジュールを考慮するためにも、1〜2カ月前には案内状を出しましょう。遅くとも2週間前には出すことがマナーです。

また、案内状には開催目的(例.参加者同士の交流や情報交換など)を書き、書き出しには「いつもお仕事お疲れ様です。さて、入社から1ヶ月たちましたが」のような感じで、日頃の労をねぎらうといった内容を書くとスムーズです。

【会社の懇親会の案内状に書くべき項目】

  • 開催日時
  • 開催場所
  • 会費(金額に加え、当日か、事前改修かなど集め方も記載)
  • 出欠の締め切り
  • キャンセル規定
  • 問い合わせ先(質問などがある人に対して)

ポイントは「わかりやすさを意識すること」です。 開催日や場所など、重要な内容は箇条書きにすると見やすくなります。

②ビジネス向け案内状の例文・メールの場合

社内向け懇親会案内のメールや書面の例文です。ぜひ参考にしてください。

(例文)

日々の業務、お疲れ様です。

コロナの影響もひと段落し、ホっとした気持ちで日々過ごされていることと思います。

(など、時候の挨拶やねぎらいの言葉などの書き出しから始めましょう)

いまだ新型コロナに安心はできませんが、課内の親睦を深めるため、下記日程にて懇親会を開催いたします。

ご多忙の時期かと思いますが、ぜひご参加いただきますよう、よろしくお願いいたします。

  • 日時:○月○日(○) ○時~
  • 場所:レストラン○○(最寄駅:JR○○駅 西口徒歩3分)
  • 住所:東京都○○区○○町○-○
  • TEL:○○-○○○-○○○○
  • 会費:4,000円 (当日受付にて)

キャンセルに関して:3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。

出席の回答は、○月○日までに幹事(総務課:○○:内線○○)まで、ご連絡ください。

以上

③社外向け懇親会案内のメールや書面のポイント

会社以外の懇親会案内文の例文も、上記と同じような内容でOKです。ただしポイントですが、懇親会参加は強制ではなくあくまで任意ですよ~、といったニュアンスを含むように意識しましょう。

また、社外の場合は会社と違い遠方からの参加者もいる場合があるので、だいたいの終了予定時間も記入しておきましょう。また、社外向けに出す場合は返信用のハガキや封筒を同封することを忘れないようにしましょう。

④「同期の懇親会」などカジュアルな懇親会の場合

すでに連絡先を知っている関係やLINEグループを作成済みの関係であれば、LINEやメールを使った案内も有効です。

LINEやメールの場合は、堅苦しい挨拶は抜きにして本題に入っても問題ありません。

(例文)

同期懇親会のお誘い♪

日々の業務、お疲れ様です!

入社から一ヶ月がたち、そろそろ会社にも慣れてきたころかと思います。

そこで、日頃のうっぷんを晴らし、同期としての結束をより深めるため、1回目の懇親会を開きたいと思います。

ご都合よろしい方は、ぜひお気軽にお越しください!

日時:○月○日(○) ○時~

場所:レストラン○○(最寄駅:JR○○駅 南口徒歩3分)

住所:東京都○○区○○町○-○

TEL:○○-○○○-○○○○

会費:4,000円 (当日受付にて)

キャンセルに関して:3日前以降のキャンセルにつきましては、キャンセル料がかかります。できるだけ早めのご連絡をお願いします。

以上

*出欠席は○月○日までに〇〇までこのメールまたはLINEでご返信をお願いします。

*キャンセルの場合は、○月○日までにご連絡ください。

担当:鈴木

電話:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

LINE:〇〇〇〇〇〇〇

  まとめ

懇親会の言葉や親睦会・懇談会との違い、懇親会のメリット・デメリット、そして懇親会を開くための流れやあいさつ文について解説いたしました。

懇親会を開けば、オンラインだけでは伝わらないニュアンスや表情もみることができます。いまはコロナの真っただ中でなかなか懇親会の機会も少ないかもしれませんが、情況が落ち着いたらぜひまた楽しい懇親会に参加したいですね。

 

 

これを読めば、会社での懇親会への不安がなくなり、前向きに準備ができることでしょう。

 

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