懇親会の司会進行の段取りをするコツ 台本と挨拶文例

懇親会の司会をすることになったとき、進行の段取りをつける必要があります。

この記事では、懇親会の司会をするときの進行の段取りのコツとともに、台本と挨拶文例をご紹介します。

懇親会の司会進行の段取りをするコツ

① そもそも司会進行とは何かをおさえておく

仕事でもプライベートでも、交流を目的に開かれることの多い懇親会。

司会をすることになったときは「段取り」が大変重要です。

まずは、そもそも司会は主にどんなことをするのか、概要をおさえておきましょう。

[懇親会の司会が主に行うこと]

  • 開会や閉会の挨拶
  • 懇親会の主催者や主賓、来賓などの挨拶、乾杯、中締め、謝辞などで発言する方の人物紹介とフォロー
  • 祝電など、懇親会の欠席者からのメッセージの読み上げ
  • 出し物などの余興のフォロー など

司会を一言で表現するなら「懇親会がスムーズに進行するよう、場をつなぐ役割である」と言えます。

② 一般的な懇親会の流れを知る

次に、一般的な懇親会の流れを見ておきましょう。

  1. 開会
  2. 懇親会主催者からの挨拶
  3. 乾杯
  4. (主賓・来賓挨拶)
  5. (祝電披露)
  6. 余興
  7. (中締め)
  8. 閉会

乾杯後は基本的に閉会まで、参加者が歓談と会食を行うイメージです。

小さな懇親会の場合など、主賓・来賓挨拶などカッコの部分がないケースもあります。

また、主賓・来賓挨拶や祝電披露などの項目は、余興や中締めの挨拶などとまとめられることもあり、順番が後の方になるケースもあります。

余興は、懇親会によって変わります。景品つきのビンゴゲームなど、参加者にプレゼントする企画もの、有志による特技の披露や、マジシャンや芸人などのプロのパフォーマンスを披露するような出しものがあります。

プログラム内容が複雑そうに見える懇親会も、表現が違うだけで、骨子は一般的の懇親会と変わらないことがほとんどです。

③ 懇親会幹事を兼ねた司会なら、懇親会のプログラムを作る

幹事と司会の兼業の場合は大変です。

当日の流れをイメージしながら、懇親会のプログラムを作るところから始まります。

例えば、参加者の中で一番偉い方に打診することの多い懇親会主催者としての挨拶を、事前にお願いしなければなりません。

主賓・来賓をもてなす目的のある懇親会であればその方にも、乾杯や中締めをお願いする方も同様の手順を踏む必要があるでしょう。

前に出て、挨拶してもらう方の移動を考えて、同時に席次表も考えると効率的です。

幹事兼司会なら、余興をどうするかも、よく考える必要があります。

どなたかの挨拶を余興扱いにするのであれば問題ありませんが、ビンゴゲームなどの企画もの、パフォーマンスのような出しものを検討する場合は気を付ける必要があります。

特に、大きな懇親会の場合は、マジシャンや芸人などのパフォーマーを招くこともあります。会場の担当者とパフォーマーのマネージャーとの調整だけでかなり労力を割かなければならず、余興の担当もしてしまうと、懇親会全体への配慮が行き届きにくくなるでしょう。

企画もの、出しもの、どちらにするにしろ、幹事と司会の兼業であれば、余興だけ切り出して、別の担当者を割り当てるべきです。

余興は準備だけでなく、当日のトラブル対応に追われることがあるため、懇親会の全体を見る司会進行が余興も担当してしまうと、懇親会の進行がスムーズに流れなくなる危険性があるのです。

 

懇親会の閉会前に「中締め」として、懇親会主催者以外の者が挨拶し、一本締めなどをするケースが多く見られます。

小さな懇親会であれば、ここで来賓や主賓の挨拶も一緒にすることもありますが、大きな懇親会の場合、参加者の中で二番目に偉い方に挨拶をお願いすることが多いです。偉い方が複数いる懇親会がほとんどのため、乾杯の挨拶をする者と一緒に調整するのが普通です。役職者などがいない場合、懇親会主催者が挨拶の延長で、乾杯の音頭をとることもよくあります。

なお、頼まれて司会進行をする場合、懇親会の幹事が別にいるということで、司会だけに集中できます。

司会進行のみであれば、大勢の参加者の前で堂々と話すことさえできれば、そつなくこなせるでしょう。

主催者や来賓へのスピーチのお願いの打診などは済んでおり、懇親会のプログラムも完成しているはずです。

司会進行の台本が用意されていれば最高ですが、なかったとしても、当日のプログラムと、主催者や来賓の名前がわかれば、事前にカンニングペーパー(カンペ)を作ることはできるでしょう。

④ 懇親会プログラムから司会進行の台本を作る

懇親会プログラムから、司会進行の台本を作りましょう。

司会進行の台本は、時間の流れに沿って、挨拶の具体的な内容を書き出します。当日司会をしながらカンペとして見やすいよう、一枚にまとめると効率的です。

具体例は、次の項目「2. 懇親会の司会進行の台本・挨拶文例」にまとめているので、ご確認ください。

なお、司会進行の台本ができたら、必ず、一度は声に出して読みましょう。

字面では正確でも、いざ声に出すと、おかしな表現もあります。

読み上げて初めて、人名などの固有名詞の読み方がわからないことに気づくケースも珍しくありません。失礼のない、スムーズな司会進行のために、固有名詞の正しい読み方は念入りに確認し、ふりがなをふりましょう。

⑤ 懇親会の設備を確認し、予行練習をする

司会進行の台本ができたら、実際の設備や席次を確認し、一連の動きに矛盾がないかをチェックしましょう。

懇親会の会場に、マイクとスピーカーを含めた音響設備があるのであれば、利用しましょう。大声を出さずに、司会進行ができます。

懇親会の開会とともに、BGMを流して、開会と閉会がわかりやすくするのもよいでしょう。

司会進行をするときはBGMの音量を下げ、司会進行のない歓談・会食中はBGMの音量を上げれば、スマートに参加者の注目をコントロールできます。

ステージの有無は、挨拶する方を壇上に促すような身振りが必要かどうかにも関わってきます。特に、ステージがない場合は、会場内にステージ扱いするスペースを決める必要があります。席次によっては「前にお越しください」といった案内が別途、必要な場合もありますので、きちんとシミュレーションしましょう。

ぶっつけ本番で司会進行するよりは、会場を下見ができるとより安心です。

インターネット上で公開されている写真や会場見取り図を見て、予行練習するだけでも違うでしょう。

懇親会の司会進行の台本・挨拶文例

懇親会の司会進行の挨拶は、ひとつひとつのプログラムをつなぐ「つなぎ」のような役割を持ちます。懇親会の主旨にあわせて、表現は変更してください。

◯19時から21時までの2時間の懇親会の司会進行の台本例

プログラム 時間目安 担当者 挨拶文例
開会 19:00 【司会の氏名】 みなさま、本日はお忙しいところ、【懇親会の名前】にお集まりいただき、ありがとうございます。

本日は、私【司会の氏名】が司会を務めさせていただきます。どうぞ、よろしくお願いいたします。

 

今回は、●名の方にお集まりいただいております。また、ご来賓として【来賓の氏名などの説明】を特別にお招きしています。

 

【懇親会の名前】は、お集まりいただいたみなさまの懇親と慰労を目的とした会です。

みなさま、最後までどうぞお楽しみください。

 

それでは、これより【懇親会の名前】を開会いたします。

懇親会主催者からの挨拶 19:05 【懇親会主催者の氏名】 初めに、主催者を代表いたしまして【懇親会主催者の氏名】より、ご挨拶がございます。

どうぞ、よろしくお願いします。

 

※   司会も主催側なので、懇親会主催者からの挨拶へのお礼は言わず、次の乾杯の挨拶に移る

乾杯 19:15 【乾杯の音頭をとる者の氏名】 続きまして、乾杯の音頭を【乾杯の音頭をとる者の氏名】様にお願いいたします。

各自グラスの用意をお願いします。」

 

※   会場全体の準備ができるまで待つ

 

準備がととのいましたので、【乾杯の音頭をとる者の氏名】様、よろしくお願いいたします。

 

※   乾杯する

 

【乾杯の音頭をとる者の氏名】様、ありがとうございました。

それではみなさま、しばらくの間、お食事とご歓談をお楽しみください。

来賓挨拶 19:40 【来賓の氏名】 ※   食事が落ち着いた頃合いを見て開始する。乾杯後の30分後くらいが目安になる。

 

みなさま、お食事中ご歓談中ではございますが、ここで、ご来賓の方々を代表いたしまして、【来賓の氏名】様よりご挨拶いただきます。

 

【来賓の氏名】様、よろしくお願いいたします。

祝電披露 19:50 【司会の氏名】 本日、ご参加いただけなかった方からもメッセージをいただいております。ご紹介いたします。

 

※ それぞれ、祝電を読み上げる

 

祝電披露の例:

【祝電を寄越した方の名前】より、頂戴いたしました。

(以降、メッセージを読み上げ)

 

※   数が多く、すべて紹介しきれないケースは、重要人物からのメッセージだけを紹介し、他は名前だけを紹介する

 

このほか、たくさん頂戴しておりますので、お名前飲みの紹介とさせていただきます。【祝電を寄越した方の名前】様、【祝電を寄越した方の名前】様、【祝電を寄越した方の名前】様より、メッセージをいただきました。

余興 20:00 【余興担当者の氏名】 みなさま、お食事はいかがでしょうか。お話も盛り上がっているようですが、ここで、余興としたしまして【余興の名称】をおこないます。

 

※   余興の概要・目的を説明する

 

余興の説明例:

 

・景品つきのビンゴゲームなど、企画もの

ご歓談中ではございますが、懇親会をもっと楽しんでいただくため、これよりビンゴゲームを行います。みなさま、お手元にビンゴカードをお持ちでしょうか。お持ちでない方は、お近くのスタッフまでお申し付けください。

 

・パフォーマンスなど、出しもの

ご歓談中ではございますが、懇親会をもっと楽しんでいただくため、これより余興といたしまして【パフォーマンスの名称】をさせていただきます。

 

それでは【余興担当者の氏名】様、よろしくお願いいたします。

 

※   余興終了後

 

【余興の名称】、すごかったですね。それではみなさま、引き続き、お食事とご歓談をお楽しみください。

中締め 20:30 【中締めの挨拶をする者の氏名】 ※ 余興の直後、会の途中で挨拶する。

宴もたけなわではございますが、ここで、一旦、締めの挨拶を【中締めの挨拶をする者の氏名】様にお願いいたします。

 

※   一本締めなどを行う

 

【中締めの挨拶をする者の氏名】様、ありがとうございました。

閉会 20:55 【司会の氏名】 楽しい時間はすぐに過ぎ去ってしまうものです。【懇親会の名前】のお開きのお時間となりました。

これにて、懇親会をお開きとさせていただきます。

 

つたない進行ではございましたが、お付き合いいただき、誠にありがとうございました。

 

まだまだ話したりないという方は二次会もご用意していますので、ふるってご参加ください。

お帰りの方はお気をつけてお帰りください。

お忘れ物のないようにご注意ください。

 

みなさま、本日はお忙しいところ、【懇親会の名前】にお集まりいただき、ありがとうございました。

まとめ

司会を頼まれたのか、幹事兼司会なのかによって、手数は変わりますが、司会をするからには、司会進行の台本を作ることが重要となります。

懇親会のプログラムがわかり次第、時間の目安とともに挨拶文を用意し、一枚の紙にまとめてカンペを作りましょう。

台本は必ず一度は通しで読み上げ、人名などの固有名詞を読み間違えないように、ふりがなをふっておくことも忘れずに。

また、懇親会の会場や音響などの設備を事前に確認し、それにあわせた予行練習をしておくと安心です。

司会進行の台本や挨拶文例を参考に、司会としてスマートに懇親会を盛りあげましょう!

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