送別会の案内メール例文集 社内・社外・本人宛
2024/8/29
2024/08/29
送別会は今までお世話になった人に感謝を伝え、送り出すための会です。 当然ながら送り出される本人に送る送別会の招待メールは他の参加者と違う内容になります。 今回は送り出される本人に送るメールのポイントを例文とともに解説します。
Contents
【社内宛】送別会の案内メール例
会社の送別会の社内宛の案内は、開催日10日前までに立場の上下関係なく一斉送信することが一般的です。
社内宛の案内メールでは、送別会の主賓である「送り出される本人」は宛先から除外する方が望ましいですが、一斉送信で外せない場合、一斉送信の案内よりも前に送り出される本人宛に案内をして一斉送信の案内の方は気にしないよう、先に断っておくとよいでしょう。
なお、社内宛の送別会の案内メールは出欠確認を兼ねるため、送別会の詳細だけでなく、出欠確認の対応期限とその方法を明記する必要があります。
【社内宛で伝えるべき送別会の詳細】
- 送別会の主賓（送り出される社員）と送別理由
- 送別会の開催日時、場所
- 送別会の会費、徴収のタイミングや方法（開催前or送別会の到着時）
- 幹事の連絡先（当日連絡できるスマホの電話番号は必須）
- 出欠確認の対応期限と出欠の連絡方法
日程調整や出欠確認は、メールの返信より、幹事が把握しやすく会社の情報セキュリティガイドラインで許可されている方法を選ぶのが一般的です。
【出欠確認を行う方法の例】
【基本となる社内宛送別会の案内メール例文】
| 件名：
【出欠○月○日〆】○○さん送別会のご案内 社内各位 お疲れ様です。○○部□□（幹事の名前）です。
ご多忙かとは存じますが、ぜひご出席のほどよろしくお願いいたします。 出欠連絡は【〇月〇日（〇曜日）まで】にご対応いただけますと幸いです。
記
日時：〇年〇月〇日（〇）午後〇時〇分より 場所：店名（店の電話番号）※会場の地図画像またはホームページURLなど明記 会費：〇〇円（会費の徴収方法など明記） 幹事連絡先：（幹事のスマホの電話番号は必ず明記） 以上 【出欠の連絡方法】 次にアクセスし、～～してください。 URL：https:～～ ＊使い方がよくわからない場合、幹事宛にメールで出欠連絡してください ＊既に幹事による出欠確認が済んでいる方はご対応いただく必要はありません ＊出欠確認〆切期限：【〇月〇日（〇曜日）定時まで】 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ (以下署名) |
また、送別会の主賓の送別理由を明記し、送別理由に合わせた文面にする必要があります。
【送別理由】
- 転勤・異動：勤務地と所属が変わり、会えなくなる
- 定年退職：定年を迎えて会えなくなる
- 退職：転職や寿退社など自己都合退職により会えなくなる
【送別理由が「転勤・異動」のケースの前置き】
| このたび、○○○○さん（主賓の氏名）が、○月○日付けで○○（支店・事務所など転勤先の名前）へ異動されることとなりました。
つきましては、○○さんのご栄転を祝し、今までの感謝と今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、下記の通り、送別会を開催いたします。 |
送別理由が「転勤・異動」の場合、特に転勤という言葉は出さずに場所の名称によって転勤だとわかるようにするだけで十分です。
なお、転勤を伴わず、同じ勤務地で配属が変わるだけの異動の場合は「送別会」ではなく、「壮行会」などの名前で区切りとなる会を開くことがあります。
【 送別理由が「定年退職」のケースの前置き】
| このたび、○○部の○○さんがめでたく定年を迎えられ、〇月〇日をもちまして退職されることとなります。 つきましては、○○さんのこれまでのご功労に敬意を表し、今までの感謝と今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、下記の通り、送別会を開催いたします。 |
送別理由が「転勤・異動」の場合、特に転勤という言葉は出さずに場所の名称によって転勤だとわかるようにするだけで十分です。
なお、定年後の再雇用が決まっており、引き続き、同じ勤務地で働く方の定年退職の場合、送別会ではなく、「お疲れさま会」などの名前で区切りとなる会を開くことがあります。
【送別理由が「退職」のケースの前置き】
| このたび、○○部の○○さんが、○月○日付けで退職されることとなりました。 つきましては、○○さんのこれまでのご功労に敬意を表し、今までの感謝と今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、下記の通り、送別会を開催いたします。 |
送別理由が自己都合による「退職」の場合、次のケースが考えられます。
- 転職による退職
- 結婚などのポジティブな理由による退職
退職の理由は転職、結婚・出産などが絡むプライベートな情報であるため、多くの社員の目に触れる案内メールでは言及せず、「退職する事実」だけをシンプルに伝える方が無難です。
かつては結婚による退職を「寿退社」と呼び、会社として祝う風習がありましたが、企業倫理や社会規範は変化しているため、下手に言及すると、ハラスメントとしてコンプライアンス違反になるリスクがあります。
なお、退職ではないものの、産休・育休、留学など、ポジティブな理由で長期に勤務から離れる方に対しては、送別会ではなく、「壮行会」などの名前で区切りとなる会を開くことがあります。
【社外宛】送別会の案内メール例文
会社で開催する送別会について、社外ゲスト宛にメールで案内する場合、開催日1ヶ月前を目安に送ることが一般的です。
いきなりメールで送別会の連絡をするのではなく、口頭で事前打診をしてから、案内メールを送った方がスムーズでしょう。
社外ゲスト宛に送別会の案内をする場合、会費を徴収せずに「招待」という形をとるのが一般的です。
社風にもよりますが、「派遣や請負など、別の会社に所属しているものの、他の社員と同じように働いている方に送別会の案内をして会費を徴収するケース」では、一般的には、社内宛として案内メールを送ります。
| 件名：送別会のご案内
株式会社○○（会社名） ○○部（所属） ○○様
平素は大変お世話になっております。 ○○株式会社○○部の○○です。 弊社○○部○○（＊敬称は省略する）の送別会につきまして、下記の通り、ご案内申し上げます。 ご多忙かとは存じますが、ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：〇年〇月〇日（〇）午後〇時〇分より 場所：店名（店の電話番号）※会場の地図画像またはホームページURLなど明記 会費：〇〇円（会費の徴収方法など明記） 幹事連絡先：（幹事のスマホの電話番号は必ず明記） 以上 |
なお、役員など、双方の会社にとって重要な人物の送別会を開催する場合、メールではなく、書面で正式に案内することもあります。
送別会の案内状については関連記事をご覧ください。
関連記事：送別会の案内状のテンプレートとポイント
【送り出される本人宛】送別会の案内メール例文
送別会の主賓として送り出される本人宛に案内メールを送る場合、決まった送別会の詳細をリマインドとして簡潔に、感謝の気持ちが伝わるメッセージを添えましょう。
会費を徴収しない「招待」であることが一般的であるため、会費は記載しません。
ただし、社風や送別会の参加人数によっては一部の費用を負担することもあり、その場合は会費を明記します。
なお、送別会の主賓と、幹事の方との関係性が「上司か、同僚・部下か」によって、案内メールの文面は多少、異なります。
上司宛のメッセージ
上司や先輩社員など、目上の主賓宛に送別会の案内メールを送る場合、失礼にならないよう、形式的な案内を行う方がよいでしょう。
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件名：【〇/〇開催】送別会のお知らせ 本文： 〇〇さん
不明点がありましたら、私〇〇までご連絡くださいますよう、よろしくお願いいたします。
記
日時：〇年〇月〇日（〇）午後〇時〇分より 場所：店名（店の電話番号）※会場の地図画像またはホームページURLなど明記 幹事連絡先：（幹事のスマホの電話番号は必ず明記） 以上 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ (以下署名) |
同僚・部下宛のメッセージ
主賓の同僚・部下宛に送別会の案内メールを送る場合、親しい関係であれば、多少フランクな書き方をしても問題ありません。
プライベートな事情が絡むお祝いの気持ちをメッセージに盛り込んでもよいでしょう。
ただし、親しい中であっても踏み込んだ話題として、例えば「転職先の情報を盛り込む」、「子どもを産む前提でお祝いの言葉を盛り込む」などは避けましょう。
|
件名：【〇/〇開催】送別会のお知らせ 本文： 〇〇さん
不明点がありましたら、私〇〇までご連絡ください。
記
日時：〇年〇月〇日（〇）午後〇時〇分より 場所：店名（店の電話番号）※会場の地図画像またはホームページURLなど明記 幹事連絡先：（幹事のスマホの電話番号は必ず明記） 以上 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ (以下署名) |
まとめ
ここまで、幹事の方向けに、ケースごとに内容が変化する送別会の案内メールの例文についてご紹介しました。
ご紹介した例文を参考に、送別会の開催案内をすることで、必要最低限の内容を簡潔かつわかりやすく伝えることができます。
また、送別会の主賓には、案内とともに感謝のメッセージを送りましょう。
心のこもったメッセージは祈りのようなもの。きっと今いる場所から離れ、新天地で頑張る方の心を慰めてくれるでしょう。
