送別会の案内状のテンプレートとポイント

送別会は一緒に仕事や勉強をしてきた仲間との最後の食事会です。できれば多くの人に参加してもらい送り出してあげたいですよね。

送別会の開催が決まったら案内状で参加者に必要な情報を伝えなければなりません。

この記事では送別会における案内状の書き方を、テンプレートを交えて解説していきます。

１．送別会の案内状作成のポイント

（１）送別会の案内状に必要なこと

以上の6つが必要な情報です。

送別会の案内状においてはどれも必要不可欠な要素ですので、抜けがないように書きましょう。

①送別会の主賓が誰か

送別会で送り出す人が誰かを書きます。

歓迎会とは違い、基本的に主賓はすでに知られている人なので、紹介などはあまり必要ありません。

ただし、他の人と混同されたりしないように主賓の所属や退社日などを交えてフルネームで書いておきましょう。

②送別会の日時

送別会の日時を書きます。

スケジュールが合わなければ当然参加者は増えてくれません。

事前に送別会の主賓が参加できる日の中から希望日のアンケートを取って、人が多く出席できそうな日に決めておきましょう。

③送別会の場所

送別会の会場がどこなのかを書きます。

道案内にもなるため、案内状には会場の地図やホームページのURLも併記しておくといいでしょう。

ちなみに、会場は職場からのアクセスがいい場所に決めると仕事終わりにスムーズに移動できるので参加者も参加しやすくなります。

④送別会の会費

送別会の会費がいくらかを書きます。

送別会では主賓から会費を徴収せずに一般の参加者に分担してもらうことになるので、一般の参加者の会費は少し増える傾向にあります。

参加者ひとりあたり大体3,000円から5,000円程度が相場となっていますので、できるだけこの範囲に収まるようにお店やコースを決めましょう。

⑤幹事の連絡先

幹事の連絡先を書きます。

「お店の場所がわからない」「お店への到着が遅れる」など、会社を出てから連絡があるケースもありますので、即座に対応できるように携帯電話の電話番号を書いておきましょう。

⑥出欠用の連絡先と期限

出欠を受け付ける連絡先と出欠連絡の期限を書きます。

残念ながら出欠連絡が期限までに出揃うことはほぼないので、締切日は余裕をもって設定しておきましょう。返信を忘れている人もいますので、案内を出してから期間が空いている場合は締切日の前日にリマインドメールを送るのもおすすめです。

（２）送別会の案内状作成のポイント

①前文はシンプルに

案内状の内容は誰が見てもわかるよう、簡潔に書きましょう。

案内状では長く丁寧な挨拶が書いてあるよりも必要な情報が簡潔にわかりやすく書いてあることの方が好まれます。

挨拶や自己紹介が長くならないように注意しましょう。

②必須条項は箇条書き

説明をするつもりで必要な情報を文章にして書いてしまうと、かえって分かりにくくなってしまいます。

日時や場所、会費などの必須事項は箇条書きにして読む側が理解しやすいように書きましょう。

③出欠の返信方法をわかりやすく書く

案内状は参加を呼び掛ける意味もありますが、出欠確認の手段としての役目が強いです。

そのため返信方法と返信期日は明確に、わかりやすく通知しなければなりません。

メールの場合は件名に期日を書いておくと見落としが少なく、返信が早く来やすくなります。

また、締切日は少し早めに設定しておくのが安全です。先述の通り期日通りに出欠が集まることはほぼありません。

お店の締切日ぎりぎりで人数変更が入るとキャンセル料がかかったり料金が割高になってしまう可能性もあるので、早めに人数が確定できるように出欠確認の期日も早めに設定しておきましょう。

２．送別会の案内状のテンプレート

ここからは送別会の案内状を送る際に使えるテンプレートを紹介していきます。

メールで送る場合と書類で案内する場合に分けてテンプレートを用意しましたので、（２）で紹介している退職理由ごとの前置きを挿入してご利用ください。

（１）案内方法別テンプレート

①社内向けメールで案内する場合

②書類で案内する場合

（２）退職理由ごとの前置きテンプルレート（挿入用）

①定年退職の場合

②転勤・異動の場合

③寿退社の場合

④転職・中途退職の場合

まとめ

「案内状」と聞くと一見難しそうに見えますが、テンプレートを見て頂ければわかる通り、基本的な記載情報はどの場合もほとんど変わりません。

シンプルにわかりやすく、必要事項を欠かさないことを意識して送別会の案内状を作成しましょう。