【幹事向け】同窓会の開催に必要な手順を解説

同窓会の幹事になったものの、同窓会開催のために何から始めていいかわからなくて困っていませんか。

旧友との再会を楽しめる同窓会ですが、参加人数が多くて規模が大きいほど、幹事としては準備が大変です。そこで今回は、同窓会開催に必要な手順を解説します。

幹事が行う同窓会開催ための事前準備

同窓会開催のための事前準備はやることが多くて大変です。

同窓会の準備は開催日の半年くらい前から準備を開始しましょう。

同窓会の開催日を決める

同窓会の幹事になったら、最初に同窓会の開催日を決めましょう。

同窓会の開催日は、同窓生たちが参加しやすい時期に合わせると参加率が上がります。地元を離れている同窓生が多ければ、年末年始の帰省シーズンや大型連休に開催するのがおすすめです。

節目として成人式の日に合わせて開催する場合もあります。

ただし、大安・友引など結婚式が開催されやすい土日祝日は避けた方が無難です。

大規模な同窓会であれば会場となるホテルの予約が取れなかったり、会場の予約に問題がなくても同窓生が結婚式に参加するために同窓会には来られなかったりする可能性があります。

同窓会の開催日は、結婚式の予定が少ないと予想される土日祝日の中から選びましょう。同窓会開催までの事前準備に時間がかかるため、開催日を半年以上先で予定しておくと、事前準備に余裕を持って取り掛かれるので安心です。

同窓会をいつ開催するのか日程の決め方については「同窓会に人気のシーズンはいつ？日程の決め方やおすすめの時期を解説」で詳しく解説しています。

スケジュールを決める

同窓会の開催日をゴールとして、同窓会までの事前準備のスケジュールを決めましょう。

事前準備はやることがたくさんあるので、あらかじめスケジュールを決めておくと動きやすくなります。

会場の予約は同窓会開催日の約4ヶ月前、案内状の送付は開催日の約3ヶ月前を目安にスケジュールを立てます。同窓会当日の進行は開催日の約1ヶ月前に決めておけば、進行の事前練習も可能です。

また、スケジュールを決めるときに、学年単位か、クラス単位か、仲良しグループの集まりかといった同窓会に呼ぶメンバーも決めておきましょう。

同窓会の規模を決めておくと、会場を手配する際の会場選定や、案内状の送付にかかる手間の把握がしやすくなります。案内状の送付にかかる手間は作業時間の確保などスケジュールにも影響するので、最初に同窓会の規模も決めておきましょう。

幹事が複数人いる場合は役割分担する

学年単位など大規模な同窓会であれば、各クラス2名ずつなどで選出されて、幹事が複数人いる場合があります。その際は、役割分担を決めておきましょう。

会場の手配、会費の管理、案内状の送付など、同窓会開催までの事前準備にはさまざまな作業が必要です。

これらの作業を役割分担できていると、幹事一人ひとりの負担が減ります。また、同窓会当日の役割も分担しておくといいでしょう。

同窓会当日の幹事の仕事には、会場の準備、受付、司会進行、記録用の写真係、会場費用の清算があります。

幹事には当日の仕事もあって忙しいので、事前に役割分担しておくことで同窓会当日の負担を減らし、同窓会をスムーズに進行できます。

同窓会の会場を決めて予約する

開催日の約4ヶ月には、同窓会の規模に合わせて会場を決めて予約しましょう。

とくに大規模な同窓会の場合、大人数を受け入れられる会場には限りがあるので早めに予約しておくと安心です。

会場に居酒屋やカフェを選べばカジュアルな雰囲気、ホテルを選べば格式高い雰囲気を楽しめます。

学年単位などの大規模の同窓会の場合は立食形式が可能な会場を選んでおくと、参加者同士が交流しやすく、人数の増減にも対応しやすいのでおすすめです。

会場を選定するポイントは受け入れ可能人数だけでなく、会場の立地や余興などに使う機材の貸し出しについても考慮する必要があります。

学校があるエリアの会場なら昔を懐かしむことができるでしょう。あるいは大きな駅の近くなど、アクセスの良さを優先して会場を選ぶことも考えられます。

マイクやプロジェクターなどの余興や同窓会の進行に必要な機材、受付に使う机などが借りられる会場なら、幹事の準備が楽になります。

会場はできるだけ下見しておきましょう。実際に見ておくことでどこに受付を置くか、混雑したらどうなるかなど、同窓会当日の進行の参考にもなります。

会費を決める

会場を決めたら同窓会の会費も設定します。同窓会の会費は5,000円〜10,000円が一般的な相場です。

会場費用だけでなく、案内状作成や送付、名札といった備品の経費も含めて計算しましょう。

会費の徴収方法を決める

お金のことで間違いが起きないように、会費の徴収方法を決めておきましょう。会費の徴収には、事前に集める方法と当日集める方法があります。

事前に集める場合は、振り込みやPayPayなどのキャッシュレス決済といった選択肢があります。

ドタキャンによる会費の未徴収を防げるメリットがありますが、振り込みを選ぶ場合は振り込み手数料が発生し、キャッシュレス決済を選ぶ場合は幹事に決済システムの知識が必要です。

当日集める場合は現金になるので余計な手数料はかかりませんが、ドタキャンによる会費の未徴収が発生し、キャンセル料など会場費用で赤字が発生するリスクがあります。

また、お釣りの用意が必要になり、当日の受付も混雑してしまうので、幹事の負担も増えてしまいます。

どちらかが圧倒的に楽ということはありません。リスクと手間を考慮して、自分たちに合った方法を選びましょう。

案内状を送る

同窓会開催日の約3ヶ月前を目安に、案内状を準備して同窓生たちに送りましょう。

卒業アルバムから案内状を送付するリストを作成し、そのリストをもとに案内状を送付していきます。

転出先不明の同窓生に対しては、SNSを使って調べたり、転出先不明の同窓生と親しかった別の友人に確認して連絡先を把握します。

ここで作ったリストは次回の同窓会の重要な資料になるので保存しておきましょう。

当時お世話になった先生にも案内状を送ります。先生への案内状には参加費を記載せず、同窓生へ送る案内状とは別に「招待状」とするのが通例です。

先生が転勤していれば学校に問い合わせて転勤先の学校を確認し、転勤先の学校へ直接問い合わせることで招待状を送付できます。

案内状の返送で参加人数が把握できたら、この時点で予約している会場に正式な人数を伝えておきましょう。

同窓会当日の進行を考える

同窓会当日の進行を考えます。進行役が練習できるので、同窓会開催の約1ヶ月前には準備しておきましょう。

同窓会で余興を行うならプログラムも考えておきます。

同窓会では久しぶりに会う人も多く、話に花が咲くことが考えられるのでゲームなどを行う必要はありません。

ただし、自分たちが学生だった頃に流行した曲をBGMとして流したり、当時の写真を使って作ったスライドショーを映せば、当時をより鮮明に思い出し、同窓会がいっそう盛り上がります。

結婚式のような式次第は必要ありませんが、BGMは最初から流す、スライドショーは同窓会の中盤で上映するなどの大まかな進行を決めておきましょう。

備品の準備

同窓会当日に使う備品を準備しましょう。名札や当日流すBGMのプレイリスト、写真のスライドショーを用意します。

会場で借りられない場合はBGMを流すためのパソコン、スライドショー上映のためのプロジェクターやスクリーンの準備も必要です。

会場で借りられない備品は誰のものを借りるのか、あるいはレンタルするのかも決めておきましょう。会場で借りられない備品を持ち込む場合、持ち込んでもいいかを会場側に確認することも必要です。

二次会の手配をする

一次会だけだと物足りないと感じる人もいるので、二次会も用意していると参加者の満足度が高まります。

移動の負担を少なくするために、二次会の会場は一次会の会場から近いところを選んでおきましょう。

また、参加費は一次会より安く抑えておくと参加のハードルが下がるのでおすすめです。

二次会の会場には居酒屋やカフェなどを選べば予算を抑えることができます。

二次会の会場を選ぶ際には、一次会の参加人数が入るお店を選んでおくと安心です。

二次会の案内は事前には行わず、案内状には「二次会も予定しています」とだけ記載して、参加人数の確認は一次会が終了したタイミングで行います。事前に案内状で確認してもいいですが、一次会が楽しくて二次会にも参加したくなる人も出てくるので、当日確認してあげるほうが親切です。

二次会への参加者は一次会の参加者の7割程度なので、一次会の参加人数がわかったときに二次会の会場となるお店を予約し、当日の増減があってもコース料理や飲み放題を予約できるかどうか相談しておきましょう。

成人式のあとに同窓会を開催する場合の注意事項

成人式のあとに同窓会を開催することがあります。

地元を離れた同窓生たちも成人式参加のために帰郷していて、同窓会へ参加しやすいからです。

ただし、成人式のあとに同窓会を開催する場合、注意しなければならない点が2つあります。

【成人式のあとに同窓会を開催する場合の注意事項】

ドレスコードを指定する

成人式のあとに同窓会を開催する場合はあらかじめドレスコードを指定しましょう。

成人式では振袖や袴などを着用している人が大勢いますが、その服装のまま飲食を伴う同窓会に参加するのは大変です。

動きづらいという問題に加え、自宅で洗濯できるものではないため汚してしまうとクリーニング代がかかります。

着物のクリーニングには2万円ほどかかるケースもあるので、汚してしまうと同窓会を楽しめなくなってしまいます。

汚した本人の問題ではありますが、トラブルを回避して参加者に同窓会を楽しんでもらえるように配慮しておくと安心です。

ホテルならスマートエレガンス、居酒屋なら普段着など、あらかじめドレスコードを指定して振袖などで参加しないように伝えておきましょう。

アルコールの提供に気を付ける

成人式が行われる段階では早生まれの人はまだ19歳なので、アルコールの提供には気をつけましょう。

参加者に目印をつけてアルコールを出せる人と出せない人を会場のスタッフに判断してもらうか、そもそもノンアルコールでの開催も検討しま

同窓会でアルコールを提供する場合は、会場にも対応を確認して対策を取りましょう。

同窓会当日の幹事の仕事内容

幹事には同窓会当日も会場の準備や受付、進行などの仕事があります。

あらかじめ決めておいた役割分担に従って作業を進めましょう。

【同窓会当日の幹事の仕事内容】

会場の準備

同窓会が開催される会場の事前準備を行います。

受付用の机には、名札や名簿、当日に集金する場合はお釣りなど、受付の際に必要となる備品をセットします。

会場のレイアウトを確認し、BGMやスライドショー上映などを行う場合は機材の準備も行いましょう。

同窓会の進行・写真撮影

同窓会が始まったら司会進行や写真撮影を行います。

結婚式のようなかしこまった司会ではなく、参加者が歓談しやすいようなゆったりした進行が理想です。

司会進行役は自身がマイクを持って話しすぎないようにしましょう。

写真撮影は会場内のいろいろな場面を撮影しておくと、あとで参加者に喜んでもらえます。仲良しグループ、先生との歓談など、参加者の思い出になるようにくまなく撮影しておくといいですね。

受付の業務は同窓会が始まったら落ち着きますが、遅刻者のために待機しておきましょう。

会場費用を清算する

同窓会のあとは会場費用を清算します。幹事間での会計報告のために領収書や明細書は必ずもらうようにしましょう。

同窓会を予定時間内に終了できなかった場合、追加料金が発生することもあるので、時間厳守で会を進行して終了時間前に清算を済ませます。

また先に清算を済ませておくことで、二次会への幹事の移動もスムーズになります。

同窓会が終わったあとに幹事がやること4つ

同窓会が終わったあとは以下の4つのことをやっておくと、参加者が喜んでくれたり、次の同窓会の幹事への引き継ぎがスムーズになったり、全体の満足度が高まります。

同窓会で撮影した写真を共有する

同窓生たちに同窓会で撮影した写真を共有しましょう。

参加した人はもちろん、参加できなかった人にも共有すれば、同窓会の雰囲気を伝えることができて喜ばれます。

プライバシーに配慮できるアクセス制限付きでのWeb公開が便利です。

先生にお礼状を送る

同窓会に参加してくれた先生に、１週間以内を目安にお礼状を送りましょう。

封書で出す場合は同窓会当日の写真も同封すると喜ばれます。

同窓生たちの交流をサポートする

SNSなどオンラインのプラットフォームを作り、再会した同窓生たちの交流をサポートしましょう。

年に数回の小規模な飲み会やBBQなど、定期的なイベントを開催してあげると同窓生たちの交流も継続します。

スポーツなどのサークル活動もおすすめです。オンラインのプラットフォームがあると次回の同窓会開催時の呼びかけも簡単になるので、ぜひ用意しましょう。

資料を保管する

今回の同窓会開催にあたって作ったリストやスケジュール、会場とのやりとりなどを資料としてまとめて保管しましょう。

次回の同窓会開催の準備の参考になり、幹事を別の人に引き継ぐときにも資料を渡すだけでいいので便利です。

オンラインでの保管であれば引き継ぎもアカウントのログイン方法だけにできるので簡単ですが、情報漏洩のリスクを考慮し、パスワードをかける、共有範囲を限定するなどの対策を施しておきましょう。

まとめ

今回は同窓会開催に必要な手順を解説しました。

事前準備、同窓会当日の運営、同窓会終了後のサポートなど、同窓会の幹事はやることが多くて大変なので、スケジュールを明確にして順番に取り組んでいくことが重要です。

複数人の幹事がいる場合は進捗を共有し、スケジュールに遅れが出ないように注意しましょう。

スケジュールをしっかり立ててひとつずつこなし、同窓会を成功に導いてください。