司会兼幹事は必見！送別会の挨拶の順番と進行の台本例

送別会の司会や幹事になったら、会場を予約したり、送別会がうまく進行するようにスケジュールを決めたり、事前にいろいろな段取りが必要です。

この記事では、送別会の段取りのコツとして、挨拶の順番、進行例と具体的な台本についてご紹介します。

送別会の主賓が決まったら、まずは挨拶の順番を決めよう

出会いがあれば、別れがある。人との別れはついてまわるものです。

送別会で司会をすることになったら、いろいろと段取りをする必要が出てきます。まずは、送別会の流れを知っておきましょう。

送別会の流れ

一般的に、送別会は、次のような流れで行います。

主賓は、もちろん送別会で送られる方です。乾杯後から閉会まで、主賓を囲んで、参加者が歓談と会食を行うのが基本です。

なお、「本締め」は、司会が閉会する前にする送る側の挨拶の一種です。司会が閉会を告げる前に、スピーチをしてから一本締めなどの手締めを行います。

企業であれば、乾杯の挨拶や本締めなど、送り出す側の挨拶は、その送別会の単位、部や課、チームなどのコミュニティの中でも最も偉い方々、つまり、部長や課長などの役職持ちの方やチームリーダーが挨拶するのが通例です。

送別会の司会がやるべきこと

送別会の進行を行うのは司会の役割です。

送別会の場合、幹事が司会を兼ねることも多く見られますが、司会は送別会がスムーズに回るようにする潤滑油のようなもので、次のようなことを求められます。

送別会の幹事がやるべきこと

幹事が行う必要があるのは、次のようなことです。

送別会を開くことになった場合、主賓が複数いることは珍しくありません。退職者や転出者など「送る者」が誰で、何人いるかをはっきりさせましょう。

主賓からは送別会の費用を徴収しないことが一般的です。

また、主賓へ渡す記念品や花束などを調達する必要もあるため、普通のパーティーよりも送別会は、一般参加者の会費が高く、後からの予算配分が難しくなりがちです。そのため、まず何より第一に「主賓の人数を確定させる」のが重要です。

第二に「挨拶の順番を決める」ことです。

一般的には、送る者の最終出勤日の夕方から夜に実施しますが、主賓と挨拶すべきお偉方などの必須参加者を優先し、日時を決めた方がトラブルになりにくいです。

つい「挨拶の順番を決めるのは、送別会の日時や場所が決まったあとでいいのでは？」と思いがちですが、そもそも、主賓と挨拶すべきお偉方が送別会にいなければ、送別会が成り立ちません。

送別会の挨拶は別れの挨拶です。普通のパーティーとは違い、その後、二度と会わないこともあります。それぞれに挨拶の打診をするとともに、都合のよい日時を確認し、重なった時間帯を送別会の日時とするのがスマートです。

送別会の中で行う挨拶の順番は、そのままコミュニティの序列を表すため、決めるときは配慮が必要です。

挨拶すべき順番は、次の通りです。

1. 乾杯の挨拶：コミュニティの中で1番偉い方
2. 本締め：コミュニティの中で2番目に偉い方

司会の開会と閉会の挨拶を除いて「最初に話す人が1番偉く、最後に話す人が2番目に偉い」と覚えておきましょう。

ただし、挨拶の順番や序列については、地域や世代、社風などによっては考え方が異なるため、ベテラン社員に妥当性をチェックしてもらうとよいでしょう。

なお、送別会の主賓が複数いる場合、序列が上の人ほど、後の方に話すように配慮するケースが多く見られますが、これも地域や世代、社風によって考え方が変わるため、一緒にチェックしてもらうとよいでしょう。

挨拶の順番が決まり、都合のよい日程を確認がてら挨拶のお願いをします。メールなどではなく、対面で確認する方が失礼とならないでしょう。

確認のとき、会費を決め、ざっくり予算調整をして、確定ではないものの、費用感と会場の候補を言えるようにしておくとスムーズです。

送別会をする日時と場所を確定できれば、一般参加者の出欠を確認や、記念品や花束を手配が行えます。

送る者の会費、記念品や花束の予算のねん出のため、送別会は、飲み放題のコースを選び、その飲食費よりも少し多めに会費を集める方法が一般的です。

会場は職場から近い場所が理想的ですが、時期や参加人数によって手配が難しい場合もあります。その場合は、移動時間が少なく、乗り換えや乗り継ぎのない場所を選ぶとよいでしょう。また、忘れずに会場の近くに、二次会の場所も見繕っておきましょう。

送別会で渡す記念品や花束の金額は、地域や世代、社風によってかなり変わります。

送別会の参加者が少なく、記念品や花束の金額をねん出しにくい場合、送別会の場で渡すことにこだわらず、最終出社日の定時後に、職場の社員の前で主賓に挨拶してもらい、その際に記念品と花束を渡すように計画するのもよいでしょう。

そうすれば、送別会に参加しない人からも有志として気兼ねなく、送別の品の費用を徴収できます。主賓に対して一言メッセージを書いたシールを配り、寄せ書きのメッセージカードをつくるなどしても喜ばれるでしょう。

送別会の司会進行例を参考に台本メモをつくろう

送別会の司会は、参加者の前で堂々と話しができさえすれば問題ありません。送別会であれば、ほとんど顔見知りばかりでしょうし、緊張することはあまりないはずです。台本やプログラムが用意されていれば理想的ですが、挨拶をする方の名前がわかっていれば、台本はすぐにつくれます。

送別会の台本は、時間の流れに沿って、挨拶の具体的な内容を書き出すと良いでしょう。当日、司会をしながらカンペとして使うため、スマートフォンのメモでも構いませんので、まとめておきましょう。

台本メモができたら、必ず一度は声に出して読みましょう。文字で見ると問題なくても、声に出すとおかしな表現やわかりにくい表現はあるものです。人名などの固有名詞の読み方もチェックできます。お酒が入ったせいで、うっかり忘れてしまった時にも困らないよう、固有名詞にふりがなをふりましょう。

19時開始で21時終了の2時間の送別会の司会進行例です。

基本的に、職場で、参加者は顔見知りの設定です。会費は職場で事前に徴収しているため、特に挨拶には含めていません。また、記念品や花束を、職場で渡さず、送別会で渡すシチュエーションを想定しています。

挨拶文例は、ひとつひとつのプログラムをつなぐことを意識し、状況にあわせ、表現を変更するようにしてください。

また、送別会に限らず、パーティーの場での挨拶は1人あたり3分程度にまとめるのが一般的です。

送り出す側で挨拶をお願いする方は、スピーチ慣れしていることが多いので、何も言わなくとも時間配分について承知していると思いますが、スピーチ慣れしていない可能性の高い主賓には、スピーチの時間の目安をあらかじめ伝えておくとよいでしょう。

まとめ

送別会は、主賓が誰かを確定させ挨拶の順番を決めることから始めましょう。送り出す側の挨拶をする人は、コミュニティの中で偉い人が担当するもので、その方々が参加できる日程を調整しないと、送別会の日時や場所が確定しないからです。

また、パーティーの中でも、幹事を兼ねた司会がほとんどです。スマートフォンに台本メモをまとめましょう。必ず一度は通しで読み上げて、人名や役職などの固有名詞を読み間違えないよう、ふりがなをふりましょう。

司会の進行例や台本を参考に、送別会を盛りあげましょう！