社員総会の目的とは？内容や準備の流れ・成功させるためのポイント
2023/10/20
2023/10/20
社員総会とは何なのでしょうか？企画担当になったが、何から準備を始めたら良いかわからない、という方が多いのではないでしょうか？今回の記事では、社員総会の目的や内容、準備の流れについて解説しています。また、おすすめのプログラムや成功させるためのポイントについても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
Contents
社員総会とは？開催する3つの目的
画像素材：PIXTA
社員総会は、従業員が集まり企業の展望や戦略について共有する会議のことです。企業理念や今後の展望、戦略などについて共有することで、働くモチベーションが高まったり、一体感が生まれたりします。社員総会にあたって、業務時間を割いて開催したり、資料作成や会場使用料などの費用がかかったりしますが、結果として従業員のモチベーションがあがり業績が向上することがほとんどです。
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企業への理解を深めてもらう
従業員に対して自社の企業理念や業績、今後の戦略などを共有し、理解を深めてもらうことで改めて業務へのやりがい感じてもらいます。優秀な人材を確保するために、企業に対して良いイメージを持って「貢献したい」と思ってもらうことが大切です。
経営者層から直接従業員に向けて、業績やこれからのビジョンについて説明し、理解してもらいましょう。従業員ひとりひとりがやりがいを感じで業務に取り組むことで、将来的な業績向上に繋がります。
従業員をいたわりモチベーションを高める
従業員のおかげで業務が遂行できていることを伝え、ねぎらうことでモチベーションの向上につながります。成績優秀者の表彰式を行ったり、代表や役員から直接感謝の気持ちを伝えたりすると良いでしょう。
従業員同士のコミュニケーションの場をつくる
ゲームやワークショップなどを行い、従業員同士のコミュニケーションの場を作ります。普段あまり交流がない従業員同士のコミュニケーションの場を作ることで、今後の業務での連絡が円滑に進むようになるでしょう。
また、従業員同士のコミュニケーションが増えることで、全体に一体感がでます。
社員総会を行う時期と回数
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社員総会を行う時期に、決まりはありません。回数は、半期や1年に1回が一般的です。繁忙期を避け、決算が終わったころに行う企業が多いでしょう。新年度の4月や年末の12月、下期が始まる10月などがおすすめです。
社員総会は、代表や役員、従業員全体が参加する大きなイベントのため準備に時間がかかります。早めに経営陣と話し合って、開催時期を決めておきましょう。
社員総会の基本的な内容
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社員総会で行われる内容の基本的な例を紹介します。これから企画を考える方は、流れを参考にしてください。
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業績報告と今後の方針・戦略の共有
業績報告は、社員総会の目的のひとつです。会の最初か前半に行うようにしましょう。今期の企業全体の業績や収支を共有します。また、全体だけでなく部署ごとの業績を併せて報告することで、企業への貢献度が分かり今後の業務に対してのやる気がでるでしょう。
その他に、市場に対して企業が与える影響について報告し、自身の業務が役立っていることを理解してもらいます。
業績報告の後は、今後の戦略を忘れずに共有し、従業員それぞれに理解してもらうことで一体感を高めましょう。
代表の挨拶
従業員に対する日頃の感謝や、1年を通して感じたことなどを直接伝える貴重な場です。従業員を労う言葉をかけましょう。社員総会と懇親会を兼ねている場合は、乾杯の挨拶を兼ねているケースがあります。長くても5分以内に収め、従業員の集中力が切れないように配慮しましょう。
従業員同士が交流できるゲームや企画
従業員同士が交流できるゲームやワークショップを行います。普段交流が少ない従業員同士を同じチームにすることで、コミュニケーションの促進になります。企業にまつわるクイズや、時間を決めて新商品を考えてプレゼンするワークショップなどが人気です。
表彰
優秀な成績を残した従業員を表彰します。個人だけでなく、部署やチームごとの表彰を行うと良いでしょう。表彰を行う場合は、明確な評価制度を設定して選定することが大切です。明確な評価制度があることで、表彰されるために頑張ろうという意識が芽生えモチベーションの向上につながるでしょう。
懇親会
業績報告や表彰式が終わったら、食事や交流のための懇親会を行う企業がほとんどです。1年間での業務のハイライトやイベントの写真などをスクリーンで流すと、会話のきっかけになるでしょう。より多くの従業員同士で交流してもらうために、堅苦しい雰囲気にならないような工夫が必要です。
社員総会までにしておく準備
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社員総会は大きなイベントのため、企画担当者は複数人いた方が良いでしょう。できるだけ各部署から担当者を選出することで、会社全体のイベントであるという意識を持ちやすくなります。
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目的を決めて企画を練る
社員総会の目的を具体的に設定します。
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具体的に目的を設定することで、ゲームやワークショップの時間を長くしたり、企業理念の説明をする時間を設けたり、企画の内容が変わるでしょう。
会場を予約する
開催日と参加人数が決まったら、会場を探して予約します。オフィスから近い場所や、ターミナル駅からのアクセスが良い会場がおすすめです。多くの企業が、貸会議室やホテルの宴会場、結婚式場などを利用しています。
会場の決め方については、以下の記事で詳しく解説しています。
開催の案内を送る
社員総会の案内を従業員に送付しましょう。より多くの人に参加してもらうため、3か月くらい前までに伝えるようにします。
案内文では、社員総会を行う目的や内容について簡潔に説明しておくと良いです。
備品や資料の準備をする
利用する会場で、スクリーンやマイクなどの機材がレンタルできるか確認しておきましょう。必要な機材がレンタルできない場合は、事前に準備しておく必要があります。
また、業績発表や今後の戦略について説明する際の資料が必要な場合は、作成しましょう。作成する資料は、個人情報の取り扱いに注意が必要です。表彰での景品や賞状、ゲームの準備も忘れずにしておきましょう。
アンケートをとりレポートを作成する
社員総会が終了したら、参加した従業員にアンケートをとります。最初に設定した目的が、達成できているかどうかが分かるアンケートを作成しましょう。
アンケートを参考に、社員総会全体のレポートを作成します。作成したレポートは社内外に向けて、ホームページやSNSで発信すると良いでしょう。また、今後の社員総会の企画の参考資料として保管しておきます。
社員総会を成功させるための3つのポイント
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社員総会を成功させるために、3つのポイントをおさえておきましょう。
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従業員に感謝の気持ちを伝える
表彰式だけでなく、全体の従業員に感謝の気持ちが伝わるような会を心がけましょう。代表や役員の挨拶で、従業員全体を労う気持ちを伝えることが大切です。従業員それぞれの業務が重要であると伝えることで、全体のモチベーションが上がるでしょう。
参加者全員が楽しめるプログラムを考える
参加した従業員全員が楽しめるゲームやワークショップを企画することで、一体感が生まれます。一体感が生まれることで、通常の業務での連携が取りやすくなるでしょう。
参加者目線で企画を考えることが大切です。社員総会までの準備に余裕がある場合は、従業員に社員総会で行いたいゲームや、業務で疑問に思っていることなどをアンケートで聞いて参考にすると良いでしょう。
オンラインでの参加を可能にする
在宅勤務や遠方に住んでいる従業員が、オンラインで参加できるように準備しておきましょう。機材を準備して、通信環境を事前に確認します。従業員に、現地かオンラインのどちらで参加するか選択してもらうと良いです。
まとめ
社員総会は、従業員に日々の感謝を伝え、業務に対するモチベーションを上げてもらうことが目的です。今期の業績や今後の戦略について、明確に説明できるように準備をすすめましょう。わかりやすい資料を作成し配布したり、当日スライドで表示したりすることで理解が深まりやすくなります。社員総会の終了後はレポートを作成して共有し、今後の企画の参考にしましょう。
