暑気払いの案内メールの作成ポイント！社内・社外向けの例文を紹介
2023/7/31
2023/07/31
暑気払いは、暑い時期に身体の熱を冷まし、夏を乗り越えるためのイベントです。夏バテを防ぐ食べ物や、体の熱を冷ます飲み物を楽しみましょう。
暑気払いのための飲み会や食事会などのイベントを会社で開催する場合、幹事は参加予定者に案内メールを送る必要があります。今回は、暑気払いの案内メールの作成ポイントや、社内・社外向けそれぞれの例文を紹介しています。これから案内メールを作成するという方は、ぜひ参考にしてください。
Contents
暑気払いの案内メールの作成ポイントと記載項目
画像素材：PIXTA
暑気払いの案内メールを作成する前に、記載しておきたい項目を知っておきましょう。ビジネスシーンでの案内メールは、分かりやすく簡潔に、季節の挨拶を入れながら作成すると良いです。
開催日時や場所、会費などは箇条書きで記載しましょう。
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項目 |
ポイント |
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季節の挨拶 |
【例】 「梅雨が明け、連日暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか？」 |
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開催日 |
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時間 |
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開催場所 |
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会費 |
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二次会の有無 |
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参加可否の回答期限や連絡先 |
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案内メールは、暑気払いの開催を予定している1か月くらい前までに送りましょう。暑気払いを開催する時期の決め方については以下の記事で詳しくお解説しているので、ぜひ参考にしてください。
社内向け：暑気払いの案内メールの例文
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社内向けに送る暑気払いの案内メールは、上司や同僚、挨拶を依頼する人などそれぞれに内容を変えて作成しましょう。
全体チャットやSNSなどを利用して案内を送る場合は、一括送信で送ります。挨拶を依頼する人に向けては、別途個人で連絡をしましょう。
上司向け、同僚向け挨拶を依頼する人向けの案内メールの詳細とポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
上司向け
上司向けに送る暑気払いの案内メールは、ビジネスメールのマナーを守って作成しましょう。
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タイトル：暑気払いのご案内
○○部○○部長
拝啓 毎日暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。さて、この猛暑を乗り越えるべく、暑気払いを開催したいと存じます。 お忙しいとは存じますが、是非ご参加いただきただくよう、よろしくお願いします。 敬具 記 日時：◎月◎日 18：00～ 場所：●●ビアガーデン 住所：東京都千代田区●●123-4 地図：http～～～～～～ 会費：5,000円
お手数ではございますが、欠席の場合は◎月◎日までに担当●●までご連絡ください。 担当：●●（氏名） 電話：000-123-4567 e-mail：1234567＠000.jp
当日二次会会場は●●を予定しております。参加をご希望の当日受付にてお申しつけください。 以上 |
同僚向け
同僚向けの案内メールは、少しくだけた文章で作成して構いません。より多くの人に参加してもらえるよう、親しみやすい案内文を作成しましょう。
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タイトル：暑気払いのお知らせ
毎日暑い日が続いていますが、体調崩していませんか？ この度は、暑い夏を乗り切るために、暑気払いのイベントを企画しました。 毎日お忙しいとは思いますが、ぜひ皆さんご参加ください！ 記 日時：◎月◎日 18：00～ 場所：●●ビアガーデン 住所：東京都千代田区●●123-4 地図：http～～～～～～ 会費：5,000円
出欠のお返事は◎月◎日までに幹事●●までご連絡ください。 担当：●●（氏名） 電話：000-123-4567 e-mail：1234567＠000.jp 以上 |
挨拶を依頼する人向け
暑気払いのイベントで、乾杯や締めの挨拶を依頼する場合、必ず案内メールで事前に知らせておきましょう。案内を送付した後で、直接口頭で「先ほどメールを送付しました。暑気払いのイベントで挨拶を依頼したいのですが、お受けしていただけますか？」と伝えておくと安心です。
案内メールでは、当日の挨拶のタイミングや時間について記載しておくと親切です。
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タイトル：暑気払いの乾杯挨拶のお願い
○○部●●部長
お疲れ様です。●●部○○（氏名）です。 令和◎年度の暑気払いのイベントを●月◎日に開催します。 すでに参加のお返事をいただいておりますが、乾杯のご挨拶を●●部長にお願いしたくご連絡させていただきました。
新しいメンバーが加わり、チームに一段と活気がついてまいりました。まことに恐縮でございますが、チームのリーダーとして●●部長より乾杯の挨拶を頂けますと幸いです。 尚、乾杯の挨拶を頂くタイミングは、誠に勝手ながら以下【当日のスケジュール】をご覧いただけますでしょうか？
当日、司会進行は幹事の私が務めますので、ご不明点がございましたらお声かけください。
本来であれば口頭でお願いするところ、メールにて失礼します。 何卒よろしくお願いします。
○○（氏名） |
社外向け：暑気払いの案内メールの例文
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暑気払いのイベントで、社外のメンバーや取引先の方に参加してもらいたい場合、社内向けとは違う内容の案内メールを作成しましょう。
直接話すタイミングがある場合は、口頭で暑気払いのお誘いをした後に案内メールを送付しましょう。
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タイトル：暑気払いのご案内｜○○株式会社 ●●（氏名）
株式会社×× 代表取締役●●様
平素より大変お世話になっております。 ○○株式会社 営業部 ●●（氏名）です。
梅雨が明け、夏本番となり暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか？ さて、弊社では、夏を乗り切る ために下記のとおり暑気払いのイベントを企画いたしました。 ご多忙のことと存じますが、皆様のご参加ぜひお待ち申し上げております。
記 日時：◎月◎日 18：00～ 場所：●●ビアガーデン 住所：東京都千代田区●●123-4 地図：http～～～～～～
お手数おかけいたしますが、出欠のご連絡は●月◎日までに頂けますと幸いです。 何卒よろしくお願いします。 連絡先：○○株式会社 営業部 ●●（氏名） 電話番号：090-1234-5677 e-mail：0000000＠000.jp
以上 |
暑気払いが終わった後のお礼メールの例文
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暑気払いのイベントが終わったら、翌朝から3日以内に参加してくれた人に向けてお礼メールを送りましょう。
挨拶を依頼した方には、担当してくれたお礼を伝えます。会費制の場合は、何にどれくらいの金額を使用したか、会計報告をしましょう。
社内・社外・挨拶を依頼した人それぞれに向けたお礼メールの案内文を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
社内向け
社内で暑気払いのイベントに参加してくれた人に向けたお礼メールでは、できだけ一斉送信を避けましょう。同僚に一斉送信した場合、上司には別途で個人宛のお礼メールを送ります。
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タイトル：暑気払い参加の御礼
皆様 お疲れ様です。 昨日は、お忙しい中暑気払いのイベントにご参加いただきありがとうございました。 皆様のおかげで、無事にイベントを終えることができました。
不慣れで至らない点があったにも関わらず、たくさんのサポートをいただき、感謝いたします。 今回の反省は、次回に活かしたいと思います。
今後とも、よろしくお願いします。 なお、以下今回の会計報告です。
【暑気払いイベント会計報告】 ◎収入 飲食代 5,000円×20名＝100,000円 合計 100,000円
◎支出 ビアガーデン 4,500円×20名＝90,000円 合計 90,000円
◎残金 10,000円 残金は次回の宴会費用に繰り越し
幹事 ●●（氏名） |
挨拶を依頼した人向け
暑気払いのイベントで挨拶を依頼した人には、担当してくれたお礼を伝えるメールを送りましょう。
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タイトル：御礼 ○○部長
お疲れ様です。 昨日は、暑気払いのイベントにご参加いただき、ありがとうございました。 また、乾杯の際の挨拶をいただき、重ねて御礼申し上げます。
○○部長の挨拶で、参加者が笑顔になり、楽しく暑気払いを終えることができました。
チーム一同、今年の夏の目標達成に向けて取り組みます。 今後とも、よろしくお願いします。
幹事 ●●（氏名） |
社外向け
社外から参加した取引先の方に、忘れずにお礼メールを送りましょう。参加してくれたお礼と、イベント中の会話で印象に残った内容を記載すると良いです。
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タイトル：暑気払いイベントの御礼
○○株式会社 代表取締役●●様
平素よりお世話になっております。 株式会社◆◆の●●（氏名）です。
昨日は、お忙しい中暑気払いイベントにご参加いただき誠にありがとうございました。
●●様との貴重なお時間を過ごせたこと、心からお礼申し上げます。 また、◆◆プロジェクトに関してのお話しが伺えて、大変勉強になりました。
大変略儀ではありますが、取り急ぎメールにて御礼申し上げます。
微力ながら、御社の一助となるべく務めてまいりますので、今後ともよろしくお願いします。
株式会社◆◆ ●●（氏名） |
まとめ
画像素材：PIXTA
暑気払いの案内メールでは、暑さを取り払うためのイベントであることを伝えz、日時や場所、会費などを簡潔に記載しましょう。
また、当日乾杯や締めの挨拶を依頼する場合は、必ず事前に伝えておきます。どれくらいのタイミングで挨拶をしてもらうかを伝えておくと親切です。イベント終了後には、参加者へのお礼メールを忘れずに送りましょう。
