歓迎会の幹事がやることリスト！当日の進行や挨拶のポイントを解説
2023/4/27
2023/04/27
歓迎会の幹事になり、何から準備を開始したら良いか分からず困っていませんか？まずは幹事がやることリストを確認して、計画的に準備を進めることが大切です。
また、幹事は歓迎会当日に司会進行を担当することになるでしょう。当日の流れや挨拶のポイントについて事前に確認しておくことで、スムーズに歓迎会が進められます。
Contents
歓迎会当日までに幹事がやること
画像素材：PIXTA
歓迎会当日までに幹事がやることには以下のようなものがあります。
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それぞれの項目のポイントをチェックしておきましょう。
予算の把握
歓迎会の費用が会社負担か、参加者個人の支払いが必要かを事前に確認します。歓迎会の費用が会社負担の場合、経理担当に予算を確認しておきましょう。
参加者個人から会費を集める場合、歓迎会の主役を抜いた人数で大体の予算を算出します。会費が高い場合、参加人数が減ってしまう可能性があるため1人あたり4,000～6,000円で算出すると良いです。
日程決め
予算を把握したら、歓迎会の日程を決めましょう。歓迎会の主役である新入社員や転入者が参加可能な日程候補を、3～5日確認します。候補日の中から、上司や同僚などが参加可能な日を確認します。役員や部長、直属の上司となる人が多く参加できる日を優先して日程を確定しましょう。
日程調整ができるアプリやサイトを活用すると便利です。また、個人の会費が決まっている場合は、日程調整の際に金額を明記しておきましょう。
毎年の歓迎会の日程があらかじめ決まっている場合は、開催日と開催時間を明記し、参加予定者に出欠を取ります。
当日の流れの決定
間外科医当日の流れや進行を具体的に決めましょう。挨拶を誰に依頼するか、余興の有無などを決定します。当日会場に移動する流れや、開始時間、終了時間に合わせて流れを作成しましょう。
挨拶や余興は、忘れずに事前に依頼します。どれくらいの時間に、どれくらいの長さで依頼したいと具体的に伝えると親切です。
挨拶は、役職を考慮した依頼がマナーです。
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開会の挨拶 |
幹事または司会者 |
| はじめの挨拶 | 社長や役員など、参加者の中で１番役職が高い人 |
| 乾杯の挨拶 | 参加者の中で3番目に役職 |
| 新任者の挨拶 | 複数名いる場合は代表者を選ぶ |
| 締めの挨拶 | 2番目に役職が高い人 |
| 閉会の挨拶 | 幹事または司会者 |
司会進行の台本を作成
歓迎会当日、スムーズに進行するために司会の台本を作成しましょう。司会者が話す内容や、挨拶を依頼する人の名前を明記します。読み間違えそうな氏名や漢字には、フリガナを振っておくと良いです。
当日のタイムスケジュールを管理するために、台本に大まかな時間を記載しておきましょう。
会場探し・予約
歓迎会の会場は、参加者が行きやすく、会社や駅からのアクセスが良い場所を選びます。予算内で収まる料理や飲み物のコースがあるか、貸し切り対応が可能かなどを確認しましょう。
いくつか候補が決まったら、予約の前に一度下見をしておくと良いです。また、歓迎会では司会進行や挨拶、余興を行うため、音響機器やスクリーンが使用可能かの確認もしておきましょう。
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歓迎会の会場は、居酒屋やレストラン、ホテルの宴会場だけでなく、結婚式場の利用がおすすめです。結婚式場では、いつもと違う華やかな雰囲気を楽しみながら歓迎会が開けます。
座席表の作成
会場を予約したら、歓迎会当日の座席表を作成しましょう。主役である新入社員や転入者が、下座にならないように注意します。社長や役員を上座にし、近くに新入社員や転入者を配置すると良いです。
また、幹事は下座に座り、全体の様子が把握できるようにしましょう。複数の幹事がいる場合は、会場全体にバランスよく配置します。
会場が立食の場合、座席を決める必要はありません。
参加費の集め方の決定
会社の経費ではなく、参加者から会費を集める場合、事前に徴収方法を決めておきましょう。支払い期日を決め、歓迎会までに集めておくと良いです。支払い方法を現金またはオンラインでの支払い、銀行振り込みなどから選びます。
現金で会費を集める場合は、1,000円札や小銭などのお釣りを準備しておきましょう。
二次会の有無・会場の決定
二次会の参加は基本的に有志で募ります。事前に二次会の有無を決定し、会場をいくつかリストアップしておきましょう。
歓迎会当日に二次会の参加人数が決定したら、候補の中からお店を選び予約します。二次会へ参加するかどうかは、一次会の最初に確認しておくとスムーズです。
事前の案内メールで、「二次会に参加する・しない・わからない」とアンケートを取っておくと、大体の人数が把握でき、お店選びの参考になります。
二次会の有無の決定は、先輩社員に「これまでの歓迎会で二次会をしていたか」を確認し、参考にしましょう。
参加者に歓迎会の案内を送付
歓迎会の日時と会場、会費などが決まったら、参加者に案内メールを送りましょう。会費の支払い方法や二次会の有無について記載しておくと親切です。
歓迎会の案内メールを作成するポイントや例文は、以下の記事で解説しています。
歓迎会当日の進行と挨拶の流れ
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歓迎会では、幹事が司会を担当するケースがほとんどです。司会を担当する場合は、進行や挨拶の流れを知っておきましょう。
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事前に台本を作成しておくことで、当日スムーズに進行できます。司会進行の例や、それぞれの挨拶を依頼された場合の例文を以下の記事で詳しく解説しています。
幹事が知っておきたい歓迎会成功のための4つのポイント
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歓迎会を成功させるために4つのポイントを知っておきましょう。
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歓迎会当日までに会費を集めておく
歓迎会当日に会場で会費を集める場合、受付で時間がかかったり、お釣りの計算が合わなくなったりする可能性があります。
歓迎会当日までに期限を決めて、参加者から会費を集めておきましょう。支払い方法や期限については、案内メールに明記します。
当日の支払いをクレジットカードで行うことで、現金を数える時間が短縮されお会計がスムーズになります。クレジットカードで支払う場合は、参加者から集めた会費を引き落とし口座に入れましょう。
会場での支払いを現金で行う場合は、集めた会費を万札に両替しておくと親切です。
当日は30分前までに会場に着く
歓迎会当日は、開始時間の30分前までに会場に到着しておくようにしましょう。会場に到着したら、座席やテーブルの配置、音響機器などの確認をします。
余興を行う場合は、セッティングをしておきましょう。
閉会後の退場の誘導・忘れ物チェックをする
閉会後は、会場の利用時間内に退出してもらえるように参加者を誘導しましょう。二次会がある場合は、会場への案内をします。二次会に参加しない方の駅への誘導やタクシーの手配をすると親切です。
参加者が退場したら、会場内に忘れ物がないか確認しましょう。最後にお店の方にお礼を伝えます。
翌日以降に参加者にお礼メールをする
歓迎会の翌日以降に、参加者にお礼のメールを送りましょう。翌日から3日以内に送ると良いです。また、参加者から集めた会費がどのように使用されたかが分かる会計報告をメールに記載します。
お礼メールの例文や作成ポイントは以下の記事で解説しています。
まとめ
歓迎会の幹事になったら、計画的に準備を進めましょう。当日の司会進行は幹事が行うケースが多く、事前にセリフやタイムスケジュールが分かる台本を作成しておくことをおすすめします。
また、上司や新入社員代表などの挨拶を依頼する場合、前もって依頼しておくようにしましょう。
