歓迎会での挨拶の順番と進行の台本例

歓迎会での挨拶の順番と進行の台本例 (

春は入社や異動、転勤の季節…となれば、歓迎会の季節でもあります。

歓迎会の幹事になったら、案内のメールやお店への予約と調整など、普段の業務があるなかで忙しく動くことになります。

歓迎会の途中に挨拶をお願いする場合には、挨拶をしてもらう人への依頼も必要です。

役職によって、どの挨拶をするのか決まっていますので、依頼の際は間違えないように順番をおさえておきましょう。

記事の後半では各挨拶へつなぐ司会進行例も記載しますので、ぜひ参考にして下さい。

歓迎会のどの挨拶を担当するかは役職によって異なる

歓迎会の挨拶で誰がどこを担当するかは、基本的には役職によって決まって来ます。

(1)はじめの挨拶は最も高い役職の人

開会後のはじめの挨拶は、出席者の中で最も高い役職の人にお願いします。

会社全体での歓迎会であれば社長ですが、会長がいる場合は会長が挨拶をします。

例えば、部署での歓迎会であれば、部長が行うことになります。

(2)乾杯の挨拶は3番目に高い役職の人

乾杯の挨拶は、出席者の中で3番目に高い役職の人にお願いするのが基本です。

しかし会社や部署の慣習によっては、はじめの挨拶をした人がそのまま乾杯の音頭を取ることもあります。

(3)締めの挨拶は2番目に高い役職の人

締めの挨拶は、出席者の中で2番目に高い役職の人にお願いします。

閉会の宣言とは別物なので、幹事や司会の担当者は混同しないように気を付けましょう。

(4)歓迎会の主役の挨拶と自己紹介は食事と歓談の合間に

新入社員など、歓迎会の主役の挨拶は食事や歓談の時間の中程で行います。

挨拶自体の依頼はもちろん、おおよそのタイミングも事前に伝えておきましょう。

(5)着任者の挨拶は役職が高い順

異動や中途採用などで、役職の違う着任者に同時に挨拶して貰う場合には、役職が高い人から順に紹介し、自己紹介などの挨拶をしてもらいます。

(6)同位の役職者の挨拶の順番は?

特に人事異動の場合などには、新しく着任した人の中に同じ役職で部署が違う…というような人が2人以上いることがあります。

その場合は「当日はお名前順にご紹介させて頂きます」と事前に伝えておくと問題になりにくいです。

歓迎会の司会進行例

新入社員歓迎会の司会進行のポイントと一例を記載しますので、台本作成時の参考にしてください。

(1)開会の挨拶

開会前から皆さん歓談しているので、司会者はやや大きめに声を張りましょう。

また直後に高役職者の挨拶があるので、参加者全体に注目してもらい、話を聞ける状態になってもらうのが大切です。

〇台本例

皆さま失礼します、お声を小さくしてご注目下さい。

本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。

これより新入社員歓迎会を開催いたします。

本日の幹事および司会進行を務めさせていただきます、○○部の○○ ○○と申します。

よろしくお願いいたします。

(2)はじめの挨拶

挨拶をしてもらう人の名前と役職を参加者に紹介した上で、挨拶を引き継ぎます。

〇台本例

それでは始めに、○○社長より一言ご挨拶をいただきたいと思います。

○○社長、よろしくお願いいたします。

(はじめの挨拶)

○○社長、ありがとうございました。

(3)乾杯の挨拶

はじめの挨拶をしてもらった後は、全員に飲み物が行き渡っているのを確認して、乾杯の音頭を取ってもらう人に繋ぎます。

全員に飲み物が行き渡っていない状態で乾杯に進まないように気を付けましょう。

〇台本例

続いて乾杯の宣言を○○課長にお願いしたいと思います。

それでは○○課長、よろしくお願いいたします。

(4)食事及び歓談

直前に乾杯の挨拶をもらっているので、食事と歓談の案内はある程度の喧騒の中でも大丈夫です。

ただし、この後に着任者(今回の例では新入社員)からの自己紹介があることは明確に伝えておきましょう。

〇台本例

それでは皆さま、お食事とご歓談をお楽しみ下さい。

なお後ほど新入社員の方にもご挨拶をいただきますので、よろしくお願いいたします。

(5)新入社員自己紹介

自己紹介をお願いする人にはもちろん前もって歓迎会での自己紹介をお願いし、どのタイミングで話すのかを伝えておきます。

その上で当日は自己紹介開始の5分ほど前になったら、「5分後の○時○分から自己紹介していただくので、準備をお願いします」と伝えましょう。

〇台本例

皆さまご歓談中失礼いたします、お耳を拝借いたします。

これより本日の歓迎会の主役である、新入社員の方々から自己紹介をしていただきます。

ではまず○○部の○○さんからお願いいたします。

(6)食事及び歓談の続き

着任者からの自己紹介が終わったら、締めの挨拶の時間まで食事及び歓談の時間に戻ります。

〇台本例

新入社員の皆さま、ありがとうございました。

ではこの後は残り○○分ほど、お食事とご歓談の続きをお楽しみ下さい。

(7)締めの挨拶

締めの挨拶は、閉会・退出の10~15分前を目安に行います。

こちらも挨拶の5分前には、締めの挨拶をお願いした人に対して「5分後の○時○分から締めの挨拶をしていただくので、ご準備をお願いします」と伝えておきましょう。

〇台本例

皆さまご歓談中再び失礼いたします。幹事の○○でございます。

宴もたけなわではございますが、お時間が迫ってまいりましたので、締めの挨拶を○○部長にお願いしたいと思います。

○○部長、よろしくお願いいたします。

(締めの挨拶)

○○部長、ありがとうございました。

(8)閉会の挨拶

締めの挨拶の後は、そのまま閉会へ移ります。

二次会の用意がある場合などには、会場を出る前のこのタイミングで周知しておきます。

アルコールが入っている人がほとんどの中なので、忘れ物の無いようによくアナウンスをすると共に、人が立った後の席も確認して下さい。

またお店の都合もありますので、長々と居座らないように参加者の退出を促しましょう。

〇台本例

それでは名残惜しいところではございますが、本日の新入社員歓迎会はこの辺りでお開きとさせていただきたいと思います。

本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございました。

皆さまお忘れ物のないようご注意下さい。

なおこの後は二次会を○○(店名)にてご用意しておりますので、ご参加頂ける方は幹事までお願いします。

(席に忘れ物等無いか確認して)

それでは皆さま、まだお話などあるかと思いますが、その場合は二次会などに回しまして一旦こちらの会場からは退出をお願いいたします。

ご厚志を頂いている場合

ご厚志を頂いている場合、紹介は乾杯の挨拶より前に入ります。

複数名から頂いている場合は上の立場の人から順に紹介しましょう。

この際金額には決して言及してはいけません。

〇台本例

本日の歓迎会開催に当たりまして、○○社長と○○部長より、ご厚志を頂いております。

この場を借りてお礼申し上げます。

○○社長、○○部長、ありがとうございます。

会社によっては一般的な慣習と違うことも

当然のことではありますが、挨拶の担当者や中身にしろ会の進行にしろ、会社や部署によっては一般的な慣習とは違うことがあります。

前回の幹事など知っている人に相談した上で、企画と当日の会を進行して下さい。

まとめ

歓迎会の幹事は気にすることも多いですが、挨拶をお願いする順番、紹介する順番を覚えて失礼のない依頼と紹介をしてください。

また記事中でもお伝えしたように、会社や部署によっては一般的な慣習と違うことがあるので、必ず前任者や先輩、上司に確認しつつ準備を進めましょう。

もちろん、相談する時に「一般的にはこうだと思うんですが…」と調べたことを伝えると、周りからの印象も違います。

幹事を任されたからには、大変なだけの役割ではなく、ぜひ評価してもらえる経験に繋げていきましょう。

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