セミナー会場はこう選ぶ!今さら聞けない選び方の基本

セミナー会場、どう選べばいいのか分からず、何となくいつものところをリピートしてしまっていませんか。

この記事では、今さら聞けないセミナー会場の選び方の基本と、セミナー会場を予約するときのチェックリストをご紹介します。

1.今さら聞けない!セミナー会場の選び方の基本

セミナー会場の選び方は、セミナーの内容や特徴によって、多少変わりますが、基本となる選び方はあります。セミナー会場の選び方の基本は3つ、セミナー参加者の人数、属性、立地です。

 

まず、セミナーの参加者の人数です。

セミナーの参加者の人数が多いほど、セミナー会場が大きくなります。会場が大きくなれば、マイクなどの音響設備も必要になるなど、必要なものが増えるでしょう。

 

続いて、セミナー参加者の属性です。

セミナー参加者にどのような人物が多いかによって、セミナー会場に求められる質が変わります。

経営者などのVIPが多ければ、一般的な貸し会議室よりは高級な印象を与えるレンタルスペースの方がよいでしょう。立場の他にも、性別、年齢などによっても、好まれる雰囲気は変わります。

 

最後に、立地です。

セミナー会場が立地のよい場所でなければ、セミナーの参加人数にも影響するでしょう。

立地がよいというのは、セミナーの参加者の属性にも関連します。

例えば、大阪在住の会社員を対象にしたセミナーであれば、大阪のアクセスしやすい場所をセミナー会場とすれば問題ありません。しかし、例えば日本全国から人を集めるタイプのセミナーであれば、大阪よりは首都圏、特に東京で開催した方がアクセスがよいと印象を与えます。

今はスマートフォンなどを使って地図を調べられるとはいえ、最寄駅から徒歩で行ける駅近の場所をおすすめします。また、自動車での来場も考慮し、駐車場の情報も、セミナー開催情報に含めた方が親切です。

 

セミナー参加者に東日本の方が多いなら東京、西日本の方が多いなら大阪がおすすめです。

もちろん、参加者の属性がもっと限定的であれば、最もアクセスのよい駅を選び、その駅近のセミナー会場にするのが理にかなっています。

おすすめのセミナー向け会場については、次も参考にしてください。

東京駅周辺のおすすめセミナー会場3選

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セミナー会場に割く予算に余裕があるなら、おしゃれな会場であればトラブルなく、ノンストレスでセミナーを開催できるので、おすすめです。

セミナー自体におしゃれな要素は必須条件ではありませんが、おしゃれなセミナー会場のほとんどは、セミナー開催に求められる条件を満たすことが多いのです。

特に、外部に広く宣伝するタイプのセミナーに、おしゃれな会場を選ぶのはおすすめです。

外部にセミナー参加者を募る場合、広告を打つことになりますが、最低限の広告で済ませるにしても、自社のメールマガジン、SNS、Webサイトなどのメディア掲載はするでしょう。そのとき、セミナー会場がおしゃれであれば、それだけで広告効果があり、集客効果が狙えます。

なお、昨今はセミナーの写真だけでなく、動画撮影や配信のニーズも出てきているため、セミナー会場のおしゃれな雰囲気は、これまでよりも重要な要素になってきています。セミナー会場費用を、広告費と考えて、選ぶケースもあるでしょう。

おしゃれなセミナー会場でセミナーを開催したいなら、次もあわせてご覧ください。

セミナーを おしゃれな会場で行うメリットとは?おススメの会場6選

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2.セミナー会場を予約するときのチェックリスト

セミナー参加者の人数、属性、立地を考慮して、セミナー会場を選んで、予約するとき、セミナー会場として不足がないか、少し不安になりますよね。

セミナー会場を予約するには、運営者に直接連絡するか、インターネットの予約サイトで予約するのが一般的ですが、その前に、チェックリストで確認してから、予約するとよいでしょう。

【セミナー会場を予約するときのチェックリスト】

□ セミナー参加者の人数に、セミナー会場の大きさはフィットしているか

□ セミナー参加者の属性と、セミナー会場の雰囲気はマッチしているか

□ セミナー会場の立地は、セミナー参加者がアクセスしやすいと言えるか

□ セミナー会場の開始時間から逆算し、投影設備や音響設備の動作確認を含めたリハーサル時間が充分に取れそうか(必要があれば、前もって下見をして動作確認ができるか 、動作確認のときに設備トラブルが発覚したときに対応できる管理運営スタッフはいるか など)

□ セミナー会場に必要な備品リストは問題ないか(プロジェクター、スクリーン、マイク・スピーカーなどの音響設備、講演台、ホワイトボード、ポインター、参加者が座る椅子、受付用のデスク など)

□ セミナー会場費に含まれるものは明示されているか(会場以外の設備・機材・備品などが会場費に含まれず、利用料が請求されるケースもある)

□ スクリーン投影用のパソコンに求められるスペック・仕様は問題ないか(講演者が利用可能な入出力の端子になっているか など)

□ 参加者が利用できるフリーWi-Fiはあるか(インターネット利用環境)

□ セミナー会場の入ったビル内の案内板や、会場前の案内板の仕様はどうなっているか(セミナー名を紙に印刷して持っていく必要があるか など)

□ 配布資料やパンフレットなど、搬入・搬出についての条件は問題ないか(前日の宅配を受け付けてくれるか など)

□ 消毒液の提供、空調設備など、感染症対策は万全か

スクリーンにプロジェクターでパソコンの画面を映し出し、講師が話すようなセミナーを開催する場合、プロジェクターとスクリーンの設備有無、フリーWi-Fiなどのインターネット利用環境、パソコンのスペック、パソコン画面を出力する端子などもチェックしておく必要があります。

また、設備・機材・備品などが会場費として含まれていないケースもあるので、明記されているかを確認しましょう。

参加人数が多かったり、奥行きのあるセミナー会場でセミナーを開催したりすると、後ろに座った方はスクリーンに映った情報が読み取れないことが普通です。その場合、セミナー資料やアンケートなどの資料を手配する必要があるでしょう。

ただし、ペーパーレスが求められる今、PDF形式のデータで提供してダウンロードさせたり、Webサイト上でアンケートに回答させたりする方が、スマートとされるケースもあります。

フリーWi-Fiが使えるセミナー会場では、スマートフォンやタブレットPCなどでセミナー資料を配布することも検討したほうがよいでしょう。

 

今後は、感染症予防の観点も重要です。

セミナー会場のウェブサイトに、どういうスタンスかがわかるようになっているところは、信用できると思ってよいでしょう。

配慮が特にされないセミナー会議室の場合、利用前に自前で消毒作業を行ったり、会場に入る参加者に消毒液を提供したりする必要があるかもしません。また、万が一、セミナー中に地震が起こっても誘導できるよう、避難ルートはチェックしておきましょう。

 

ちなみに、セミナー会場の費用は、セミナーの目的によって、勘定科目(業務で使ったお金の分類名)が変わります。勘定科目は、経理や上司などに事前に相談に相談する必要があるので、予約するタイミングで行いましょう。

頭痛のタネになりがちなセミナー会場費用の勘定科目の決め方や、会場費用以外の経費について知りたい方は、次もあわせてご覧ください。

セミナー会場費用の勘定科目はどう決める?

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まとめ

セミナー会場の選び方の基本は3つ、セミナー参加者の人数、属性、立地です。

参加者の人数にあった大きさの会場で、セミナー参加者の属性を見極め、どういう場所がアクセスしやすいかをイメージし、本当の意味で立地のよい場所を選びましょう。

セミナー参加者の属性と、セミナー会場そのものの雰囲気があっているかも、セミナーの成功を左右する重要な要素です。

いつものセミナー会場をリピートするのもいいですが、せっかく新しいビジネスを始めるなら、新しい場所で。チェックリストも参考に、そつなく新しいセミナー会場を予約して、セミナーを開催しましょう!

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