送別会で本人に送るメールのポイントと例文

送別会は今までお世話になった人に感謝を伝え、送り出すための会です。

当然ながら送り出される本人に送る送別会の招待メールは他の参加者と違う内容になります。

今回は送り出される本人に送るメールのポイントを例文とともに解説します。

1.送別会で本人に送るメールのポイント

送別会で本人に送るメールは、他の参加者に送るメールとは内容が変わります。

本人に送るメールで押さえなければならないポイントは以下の4つです。

①本人の出席確認はしない

②会費は書かないか招待と書く

③簡潔に書く

④感謝の気持ちを書いておく

(1)本人の出席確認はしない

送別会を開く場合、本人の出席は必須です。

主賓本人には事前に予定を相談しておき、主賓のスケジュールに合わせて送別会を計画しましょう。

一般的には退職日であることが多いですが、主賓のスケジュール次第では日程の調整が必要になります。

本人は出席が前提になるので、出欠確認を取る必要がありません。

そのためメールの内容としてはリマインダーや詳細の確認に近いメールになります。

(2)会費は書かないか招待と書く

送別会において、本人は主賓として招待するものなので会費は必要ありません。

そのため、会費の金額は書かないようにしましょう。

まったく書かないのも不親切かな、と思う場合には会費の欄に「招待」と書いておくと本人にもわかりやすく親切です。

(3)簡潔に書く

送別会で本人に送るメールは、先程も書いたようにリマインダーや詳細の連絡といった内容が主になります。

日程や場所などの情報を伝えることが中心になりますので、できるだけ簡潔にわかりやすく書きましょう。

日程に関しては件名にも入れ込んでおくとわかりやすくなるので親切です。

(4)感謝の気持ちを書いておく

本人に送るメールには、今までお世話になったことへの感謝を入れておきましょう。

感謝の言葉が入っていると本人も気持ちがよく、送別会に参加したい、という気持ちになりやすくなります。

2.【退職理由別】送別会で本人に送るメールの例文

送別会で本人に送るメールの例文を退職理由ごとに解説付きで紹介しています。

(1)転勤・異動の場合

転勤、異動の場合は「ご栄転おめでとうございます」という言葉を盛り込みましょう。

おめでたいことなので、お祝いの言葉を意識するといい内容になります。

 

〇例文

件名:【〇/〇開催】歓迎会のお知らせ

 

本文: 〇〇さん

この度はご栄転おめでとうございます。

新任地でも、どうぞお体に気をつけてご活躍ください。

かねてからご連絡させて頂きました通り、○○さんへのこれまでの感謝と、ご栄転先でのますますのご健勝とご活躍をお祈りいたしまして、下記の通り送別会を開催させて頂きます。

もし日程に不都合がありましたら、〇〇までご連絡いただけますようよろしくお願いいたします。

 

日時:令和〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より

場所:店名(店の電話番号)

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

会費:ご招待

幹事連絡先:幹事名・幹事の電話番号

 

(2)定年退職の場合

定年退職の場合は今までお世話になったことを感謝し、労う言葉を入れておきましょう。

あまり接点がなかった場合は「会社のために尽力してくれたことを労う」といった書き方が無難です。

 

〇例文

件名:【〇/〇開催】歓迎会のお知らせ

 

本文: 〇〇部長

この度は役職を全うされてのご退職、お疲れ様でした。

〇〇さんには大変お世話になりまして、私たち一同、大変感謝しております。

かねてからご連絡させて頂きました通り、○○さんへの感謝と労いを込めまして、下記の通り送別会を開催させて頂きます。

もし日程に不都合がありましたら、〇〇までご連絡いただけますようよろしくお願いいたします。

 

日時:令和〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より

場所:店名(店の電話番号)

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

会費:ご招待

幹事連絡先:幹事名・幹事の電話番号

 

(3)寿退社の場合

退職理由が結婚の場合はおめでたいことですので、お祝いの言葉を盛り込みます。

親しい社員の場合は他のケースと比較して多少フランクな書き方をしても問題ありません。

 

〇例文

件名:【〇/〇開催】歓迎会のお知らせ

 

本文: 〇〇さん

この度はご結婚おめでとうございます。

〇〇さんには入社以来色々とお世話になりました。

末永くお幸せに過ごせることを祈っています。

かねてからご連絡させて頂きました通り、○○さんへのお祝いとご多幸への祈りを込めまして、下記の通り送別会を開催させて頂きます。

もし日程に不都合がありましたら、〇〇までご連絡いただけますようよろしくお願いいたします。

 

日時:令和〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より

場所:店名(店の電話番号)

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

会費:ご招待

幹事連絡先:幹事名・幹事の電話番号

(4)転職の場合

転職による退職の場合は、今後に向けての激励の言葉を入れましょう。

転職先が決まっていなかったり同業他社だったりすることもあるので、転職先に直接触れるのはできる限り避けたほうが無難です。

〇例文

件名:【〇/〇開催】歓迎会のお知らせ

 

本文: 〇〇部長

この度はお勤めお疲れ様でした。

新しい職場に行かれましてもお体に気を付けてご活躍ください。

かねてからご連絡させて頂きました通り、○○さんへの感謝と労い、今後への激励を込めまして、下記の通り送別会を開催させて頂きます。

もし日程に不都合がありましたら、〇〇までご連絡いただけますようよろしくお願いいたします。

 

日時:令和〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より

場所:店名(店の電話番号)

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

会費:ご招待

幹事連絡先:幹事名・幹事の電話番号

 

まとめ

送別会での本人宛のメールの書き方をポイントと例文で解説しました。

本人宛の送別会案内メールは、必要最低限の内容を簡潔かつわかりやすく書くのがポイントです。

それに加えて感謝やお祝いの言葉を入れることで、ただの無機質な事務連絡メールではなくなるので相手も気持ちよく受け取ることができます。

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