歓迎会で本人に送るメールのテンプレートと書き方

歓迎会で本人に送るメールのテンプレートと書き方

歓迎会は組織に新たに入った人を歓迎・お披露目するための会です。

当然ながら、招待する主賓に対しては他の参加者と連絡方法などが変わってきます。

では、主賓本人に連絡する場合はどのように連絡すればいいのでしょうか?

今回は歓迎会で主賓本人に送るメールの書き方を、テンプレートを交えて解説していきます。ぜひ参考にしてください。

1.歓迎会で本人に送るメールの書き方のポイント

歓迎会の本人へのメールは通常の参加者へのメールとどこが違うのでしょうか?

本人向けメールで注意すべきポイントは次の4つです。

  1. 日時の了解は事前に取っておく
  2. 名前はしっかり確認する
  3. 会費は書かない、もしくは招待と書いておく
  4. 簡潔にわかりやすくまとめる

①日時の了解は事前に取っておく

これは当然の話ですが、主賓のいない歓迎会などやる意味がありません。

そのため、そもそも主賓の参加できる日程で歓迎会を調整することが前提となります。

逆に言えば、主賓には事前に日程を聞いて調整しておくことが必須のため、案内状メールを送る時点で本人の参加と日程は決まっていなければなりません。

つまり、案内状メールの上で参加の可否を聞く必要はありません。

とはいえ本人には連絡を入れない、というのも失礼な話になってしまいますし、歓迎会の案内は必要ですので、歓迎会の日時や場所などを記載した案内状メール自体は送信して一報は入れておきましょう。

②名前はしっかり確認する

歓迎会に限ったことではありませんが、相手の名前を間違えてメールを送ることはあってはならないミスです。

案内状メールを送信前に必ず名前については再度確認するようにしましょう。

③会費は書かない、もしくは招待と書いておく

通常、歓迎会では主賓から会費を取ることはありません。

ですので、会費部分には金額を入れないようにするか、最初から項目自体を削ってしまいましょう。

もし会費について書かないのが心配なら、会費の欄には「招待」とでも入れておくと会費がかからないことが分かりやすいため親切です。

④簡潔にわかりやすくまとめる

コツとしては、挨拶部分が長くなりすぎないこと。

歓迎会の日時や場所、幹事の連絡先など最低限伝えるべき項目が少ないこともあり、つい長くしてしまいがちですが案内状メールはさっと読める程度に抑えておきましょう。

2.歓迎会本人宛てメールテンプレート

(1)入社してきた新人の場合

件名:【ご連絡】歓迎会のお知らせ【〇/〇開催】

本文: 毎日お仕事お疲れ様です。職場にはもう慣れましたでしょうか?

さて、この度かねてからご連絡させて頂きました通り、○○さんへの心からの歓迎の意を込めまして、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。

お忙しい時期かとは思いますが、ぜひご出席頂けますようよろしくお願い申し上げます。

日時:平成〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より

場所:店名(店の電話番号)

会費:ご招待

幹事連絡先:幹事名・幹事の電話番号

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

全体的にシンプルですが、必要な内容は盛り込んであり読みやすくしています。

情報量は絞ってあるものの必要な事項はすべて書いてあるため、案内メールとしての機能は十分果たすことができます。

新卒の新入社員だけでなく、中途採用の新入社員でもこちらのテンプレートを活用してください。

(2)異動してきた上司の場合

件名:【ご連絡】歓迎会のお知らせ【〇/〇開催】

本文:○○部長

お疲れ様です。メールにて失礼いたします。

先日ご連絡させて頂きました通り、○○部長のご就任をお祝いするため、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。

お忙しい時期かとは思いますが、ぜひご出席頂けますようよろしくお願い申し上げます。

日時:平成〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より

場所:店名(店の電話番号)

会費:ご招待

幹事連絡先:幹事名・幹事の電話番号

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

相手が上司の場合は本文の頭を少し硬めの表現にしておきます。

とはいえ、あまり硬くしすぎても歓迎会という雰囲気にはそぐわないので、最低限のマナーは守り過度に堅苦しくならないように注意しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。歓迎会の本人宛メールの書き方はわかりましたか?

主賓である本人宛の案内状メールは、必要最低限の内容をわかりやすく記載するのがポイントです。

ただし、それだけだと事務的で無機質なメールになってしまいますので、相手を気遣う言葉や職場の雰囲気によってはくだけた文章を心がけると、受け取った相手も歓迎されているんだという気持ちになるでしょう。

ぜひこの記事を参考に歓迎会の本人宛メールを作成してみてくださいね。

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