歓迎会案内メールに返信するときのポイント【例文あり】

歓迎会案内メールに返信するときのポイント【例文あり】

歓迎会の案内メールを受け取ったときに避けて通れないのが案内メールへの返信です。

参加、不参加のどちらにせよ返信には非常に気を使うもの。

難しく書きすぎても簡単すぎてもよくない気がして不安になってしまいますよね。

そこで今回は歓迎会の案内メールへの返信マナーや具体的な書き方を解説していきます。ぜひ参考にしてください。

1.歓迎会案内メールに返信する際のポイント

(1)返信は速やかに

歓迎会案内メールを出す幹事にとって、最も重要なのは出欠確認です。

会場を予約する関係上、幹事は人数を把握してなるべく早くお店に伝えなければなりません。そのため幹事側は早めに返信が来た方が助かります。

出欠確認が早めにできるだけでも幹事にはありがたいので、まずは期限内、可能な限り早めに返信をすることを心がけましょう。

(2)件名は変えない

件名は送られてきたものから変更せず、「Re:」がついたまま送信しましょう。

件名が変わってしまうとついうっかり見落としてしまう可能性もあるので、見落としにくいように件名はそのままにしておきましょう。

(3)本文に名前を書いておく

冒頭部分では「お疲れ様です」などと軽く挨拶をした直後に、誰からのメールかがわかりやすいように自分の部署と名前を書いて名乗っておきます。

当然メール受信をするときに名前が表示はされますが、出欠をカウントするときに名前が近くにあった方が便利ですし、単純に名前を印象付けることもメリットになるからです。

(4)幹事への心遣いを忘れずに!

幹事は歓迎会の出欠確認や会場の手配、当日の司会進行など、仕事の合間をぬって歓迎会の準備をしてくれています。

頑張っている幹事のために「幹事ありがとうございます」など、ねぎらう言葉や優しい言葉をかけるなど、感謝の気持ちを伝える心遣いが大切です。

幹事は苦労が報われたな、という気持ちになりますし、心遣いができる人だと見られるのであなた自身の評価が上がる場合があります。

これは歓迎会を欠席する場合でも同様です。「準備で手伝うことがあればお手伝いします」などと伝えておくといった気遣いがあると評価アップに繋がるでしょう。

(5)やむなく欠席する場合はしっかりとした理由を伝える

歓迎会は新しく来た社員とのコミュニケーションを図ったり、相手をよく知るきっかけになったりしますので、基本的には欠席すべきではありません。

しかし、どうしても都合が合わず、あるいは外せない仕事などの事情で急に行けなくなってしまうことは当然あり得ます。

仕事で出張などがありどうしてもいけない場合は素直に仕事で、と連絡すればいいですが、家庭の事情などプライベートな理由で欠席する場合はあまり詳細に教えたくないですよね。

こういった場合、できる限り角が立たないように断っていきたいところです。

例えば「予定の調整がつかないため」「外せない用事があるため」といった比較的穏便かつぼかした言葉を使うのがベター。

こういった言葉を使っておけば比較的穏便に欠席することができます。

2.歓迎会案内メールの返信テンプレート

ここからは実際に使用できる歓迎会案内メールへの返信のテンプレートを掲載していきます。

ぜひ参考にしてください。

(1)出席する場合

件名:Re:歓迎会のお知らせ

 

本文:

お疲れ様です。○○です。

お忙しいなか、歓迎会のご案内ありがとうございます。

 

○○さんの歓迎会の件ですが、ぜひ参加させて頂きたいと思います。

また、歓迎会の準備でお手伝いできることがあれば、ぜひ遠慮なくお声がけ頂ければと思います。

よろしくお願い致します。

(2)欠席する場合

件名:Re:歓迎会のお知らせ

本文:

お疲れ様です。○○です。

幹事ありがとうございます。

○○さんの歓迎会の件ですが、残念ながら予定の調整がつかないため欠席とさせて頂きます。

次回はぜひ参加させて頂きますので、よろしくお願い致します。

なお、当日は残念な結果となってしまいましたが、歓迎会の準備でお手伝いできることがあれば遠慮なくお声がけください。

よろしくお願い致します。

(3)まだスケジュールが決まっていない場合

歓迎会に出席できるかわからないからといって、幹事に返信をしないままでいると、案内メールを確認しているかわからず、催促メールを送るなど余計な手間をかけさせていまいます。

すぐに出欠を決められない場合は、「〇日までに返事します」など、案内は見たけど出欠は後日連絡することを伝えましょう。

件名:Re:歓迎会のお知らせ

本文:

お疲れ様です。○○です。

歓迎会のご連絡ありがとうございます。

○○さんの歓迎会の件ですが、当日に打ち合わせの予定があり、現在先方からの回答待ちになっております。

そのため、出欠に関しては今しばらくお時間を頂ければと思います。

〇日には予定が出ますので、予定がわかり次第の回答にさせて頂きたいと思います。

ご迷惑をお掛けしますが何卒よろしくお願い致します。

 

まとめ

歓迎会の返信メールは基本的には変に凝ったことはせず、出欠がわかるようにシンプルに書くのがベストです。

挨拶などの最低限なマナーができていればそこまで難しく考える必要はありません。

歓迎会を取りまとめている幹事の気持ちを考え、失礼にならないように気を付けつつ、相手への心遣いも忘れずにメールを返信しましょう。

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