歓迎会の案内状作成のコツとテンプレート

歓迎会の案内状作成のコツとテンプレート

会合を開くときにその会合があることを知らせ、参加を促す案内の役目を果たすのが案内状です。

参加者にしっかりと案内しなければならないので、案内状には必要な情報を簡潔にわかりやすく書いておく必要があります。

こう書くと一見難しそうに感じるかもしれませんが、実はしっかりポイントさえ押さえれば難しいことは何もありません。

そこで今回は、特に歓迎会における案内状の書き方のコツを、ポイントごとに解説していきます。簡単に使えるテンプレートも用意してあるので是非参考にしてください。

歓迎会の案内状作成のコツ

歓迎会の案内状に必要なこと

まず、歓迎会の案内状を書く上で必要な項目をリストアップしてみましょう。

  1. 歓迎会の主賓が誰か
  2. 歓迎会の日時
  3. 歓迎会の場所
  4. 歓迎会の会費
  5. 幹事の連絡先
  6. 出欠用の連絡先と期限

基本的に上記6つが必要な事項です。

では、ここからはそれぞれがなぜ必要なのかを見ていきましょう。

①歓迎会の主賓が誰か

基本的に歓迎会は主賓を歓迎し、お披露目するための会合です。

そのため、まずは歓迎する人が誰でどんな人なのか、ということを案内状の時点で紹介しておく必要があります。

あまり細かいことを書く必要はありませんが、氏名だけでなく新入社員なら入社日、転属なら着任日といったふうに、いつから一緒に働くか、といったことも書いておくといいかもしれません。

②歓迎会の日時

日時は参加者が参加可否を決める上で非常に重要な情報ですので、わかりやすく明記しておきましょう。

注意点として、案内状の時点で日時は一つに絞っておくこと。

事前に何日かの候補日から参加予定者全員に希望日程のアンケートを取っておき、参加者が出席しやすい日を選んで記載しましょう。

③歓迎会の場所

基本的には職場からのアクセスがいいところに決めるのがいいでしょう。

終了時間を考慮して遠方から通勤している方がいる場合はその方に合わせるのも手ですが、やはり主賓や全体的な交通の便を優先した方がいいでしょう。

ちなみに、スペースに余裕があれば地図を入れておくと親切です。道案内にもなるので、参加者が道に迷うことも減るでしょう。

パーティハンターでは、歓迎会などのイベントにおすすめのパーティー会場を紹介しています。地域や人数から会場を検索することもできますし、希望の条件を伝えたら担当者が最適な会場を提案することも可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。

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④歓迎会の会費

会費も参加者が参加可否を決める上で重要な要素です。

歓迎会の場合、基本的には主賓の分も参加者が分担して負担することになるため、一人分の会費は多少ながら増える傾向にあります。

それも考慮したうえで一人分が3000~5000円程度になるのが一般的。

それ以上だと少し高いと思われてしまうことが多いようです。

ちなみに、主賓本人に送るものには会費の欄を削除、または招待などに変更しておきましょう。

⑤幹事の連絡先

連絡を受け付ける幹事の連絡先を明記します。

基本的に連絡先は携帯電話の電話番号のみでも構いません。

メールで案内状を送る場合は返信すれば幹事のメールアドレスに着きますし、書面で案内状を配布する場合は参加可否も書面で集めることが多いのでメールアドレスは不要になります。

⑥出欠用の連絡先と期限

出欠連絡を受け付ける連絡先と出欠連絡の期限を明記します。

特に連絡の期限はお店のキャンセル料や、場合によってはコース料金にも影響する場合があるのでわかりやすくはっきりと書いておきましょう。

歓迎会の案内状を書くコツ

○前文は短く

歓迎会の案内状を書く最大のコツは、とにかく見た人が一発で分かるように書くことです。

よくマナーだから、などと言って前文に長々と挨拶を書く人がいますが、案内状の役割を考えるといいとは言えません。

前文は主賓の氏名などの紹介と軽い挨拶程度にとどめておきましょう。

○日時、場所、会費などは別途箇条書き

歓迎会の詳細事項は読んだ人に確実に伝わらなければなりません。

そのため本文中に入れ込むのではなく、別途箇条書きにした方が見やすく、読む側も理解してくれます。

○出欠の返信方法を明記する

案内状は参加を呼び掛けるだけでなく、出欠の最終確認の役目もあります。

そのため、返信方法と返信期日はきちんと通知しておかなければなりません。

部署内で行う歓迎会など少人数であれば、回覧を回して出欠の○×をつけてもらったり、人数が多い場合には把握が大変になるのでメールでの返信やスケジュール調整のアプリなどを活用したり、適した返信方法を選ぶとよいでしょう。

メールの場合は件名に入れ込んでおくと期日が目立つので返信が早く来やすくなります。

また、締切日の設定は少し早めにしておきましょう。

基本的に出欠締め切り日までに全員から連絡が入る、というのはあり得ません。

ですので、お店側の最終締め切り日の数日前に設定しておくのが安全です。

歓迎会の案内状の簡単なテンプレート

ここからは簡単なテンプレートをご紹介します。

上司に送る場合などは一部改編の必要がある場合もありますが、必要な6項目は同様ですので是非案内状を作成する参考にしてください。

また、案内をメールで済ませるケースもあるでしょう。その場合のポイントやテンプレートはこちらの記事で紹介していますので、ご参照ください。

歓迎会の案内メールを書く時の4つのポイントと例文

(1)社内向け案内状 新入社員の場合

令和○○年〇〇月〇〇日

○○部 各位

幹事:○○課 幹事名

歓迎会のご案内

新年度を迎えこの度、〇月〇日より

○○さん
○○さん

の〇名が新入社員として入社されました。

つきましては、ささやかではありますが、新入社員の方々へ心からの歓迎の意を込めまして、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。
お忙しい時期かとは思いますが、ぜひご出席頂けますようよろしくお願い申し上げます。

出欠に関しまして、誠にお手数ですが〇月〇日(曜日)までに幹事の○○宛てにご提出くださいますようお願い致します。

日時:平成〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より
場所:店名(店の電話番号)
会費:〇円(会費の徴収方法)
幹事連絡先:幹事の電話番号

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

恐れ入りますが、〇月〇日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。

——————— 切り取り線 ———————-
出欠についてあてはまる方に〇をつけてください。

出席(  )・欠席(  )

所属(    課) 氏名(          )

(2)社内向け案内状 異動してきた社員の場合

令和○○年〇〇月〇〇日

○○部 各位

幹事:○○課 幹事名

歓迎会のご案内

この度、〇〇支社より、〇月〇日付で○○さんが着任されることとなりました。
つきましては、ささやかではありますが、○○さんへの心からの歓迎の意を込めまして、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。
お忙しい時期かとは思いますが、ぜひご出席頂けますようよろしくお願い申し上げます。

出欠に関しまして、誠にお手数ですが〇月〇日(曜日)までに幹事の○○宛てにご提出くださいますようお願い致します。

日時:平成〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より
場所:店名(店の電話番号)
会費:〇円(会費の徴収方法)
幹事連絡先:幹事の電話番号

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

恐れ入りますが、〇月〇日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。

——————— 切り取り線 ———————-
出欠についてあてはまる方に〇をつけてください。

出席(  )・欠席(  )

所属(    課) 氏名(          )

(3)社内向け案内状 中途入社社員の場合

令和○○年〇〇月〇〇日

○○部 各位

幹事:○○課 幹事名

歓迎会のご案内

この度、〇月〇日より○○さんが新たな仲間として入社されました。
つきましては、ささやかではありますが、○○さんへの心からの歓迎の意を込めまして、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。
お忙しい時期かとは思いますが、ぜひご出席頂けますようよろしくお願い申し上げます。

出欠に関しまして、誠にお手数ですが〇月〇日(曜日)までに幹事の○○宛てにご提出くださいますようお願い致します。

日時:平成〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分より
場所:店名(店の電話番号)
会費:〇円(会費の徴収方法)
幹事連絡先:幹事の電話番号

※可能なら会場の地図画像またはホームページURLなど

恐れ入りますが、〇月〇日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。

——————— 切り取り線 ———————-
出欠についてあてはまる方に〇をつけてください。

出席(  )・欠席(  )

所属(    課) 氏名(          )

まとめ

歓迎会の案内状に書く内容はシンプルなので、参加者にわかりやすく記載するのがポイントです。

歓迎会の主賓によって、前文の文言を適したものに変更し、シンプルイズベストを意識して伝わりやすい案内状を書いていきましょう。

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