謝恩会の招待状の例文と作成時のポイントが知りたい！

2月や3月は、謝恩会に参加する機会が特に多くなる季節ですね。

しかし一般的な宴会などの幹事とは違い、謝恩会の幹事となると、務めた経験が少ない人やまったくやったことがない人もいると思います。

そんな不慣れな幹事の頭を悩ませるもののひとつが「招待状」。

幹事は、余興などのプログラムを考え、事前に準備をしたり幹事同士で打ち合わせしたりする必要があるので招待状はできるだけ時間をかけずに用意したいですよね。

この記事では謝恩会への招待状に使える例文と、招待状を作成する際のポイントをご紹介します。

謝恩会の招待状の送付時期は？

招待状は当然のことですが、受け取った人が会に参加してくれるようにと出すものです。

さすがに開催日ギリギリになって出すのは一般常識としてダメだということはわかるかと思いますが、では具体的にはどれぐらいの時期に送付すればよいのでしょうか。

招待状の役割に改めて目を向けて、招待状の送付時期を考えましょう。

(1)招待状は出欠確認を兼ねている

招待状は、「謝恩会の開催を知らせる、招く」役目はもちろんですが、「招待した人たちの出欠を確認する」ためのものでもあります。

招待状を発送してからも出欠の返信ハガキが帰ってくるまでは、参加人数を把握することができません。

特にビジネスシーンの謝恩会や大学の恩師を招いた謝恩会などは、ホテルやお店など、人数の把握とそれに合わせた会場の予約が必要です。

謝恩会が行われる3月は、年度末ということもあり主だったホテルの会場などは早々に埋まってしまうことがあります。

これは特に首都圏で顕著な傾向ですが、地方であっても「希望条件の会場は埋まっていた…」という事態は起こり得ますので、早めに日程を決めて下調べと会場の予約をする必要があります。

さらに招待や打診が遅くなることで、招待客の方でも「その日は別の用事が先に入っている関係で出席できない」となってしまう可能性が高くなってきます。

(2)遅くとも謝恩会の２ヶ月前、可能なら３ヶ月前に招待状を出そう

ホテルなど会場との打ち合わせを考えると、どんなに遅くとも謝恩会の日程から1ヶ月は前の段階で出欠の返事を貰っておきたいところです。

そこから考えれば、謝恩会の開催日から2ヶ月前には招待状を出しておくとよいでしょう。

もちろん3ヶ月以上前に出せば招待客の予定が埋まっている可能性も低くなりますし、2ヶ月前に出した場合よりも出欠回答の〆切を早く設定することもできます。

それだけ打ち合わせなどに割ける期間も長くなるので、入念な準備をすることが可能ですので、謝恩会の開催が決まったら早めに招待状を作成しましょう。

招待状を作成する時の4つのポイント

謝恩会だけでなく、一般的な招待状を作成する時に使えるポイントを4つご紹介します。

(1)基本的にはビジネス文書の書き方に沿う

〇頭語と結語(拝啓/敬具、謹啓/謹白)

基本的に「拝啓/敬具」を用いましょう。「前略/草々」はカジュアル過ぎるため、招待状には用いないのが一般的です。

〇時候の挨拶(○○の候)

謝恩会が開かれる3月であれば「浅春の候」「啓蟄の候」などになりますが、招待状を出すのは早くて3ヶ月以上前、遅くても2ヶ月前です。

そのため例えば、12月であれば「師走の候」「霜寒の候」、1月であれば「新春の候」「寒冷の候」などの挨拶を用いましょう。

〇安否を尋ねるまたは健康や発展を喜ぶ言葉

時候の挨拶に続く、「いかがお過ごしでしょうか」「ご健勝のこととお慶び申し上げます」「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの句がこれに当たります。

基本的にはビジネス文書の書き方に沿い、上の3つを軸に文章を組み立てましょう。

(2)開催日時及び会場、費用などの明記

• 開催日時
• 会場(正式名称)
• 会場住所
• 会費(金額及び徴収タイミング)
• 問い合わせ･連絡先(電話とメール、双方での連絡方法を記載するのが望ましい)

これらの必要事項は案内文とは別にして、箇条書きで必ず明記してください。

また、招待する主賓からは会費は貰わないのが一般的です。

ビジネスのお得意様、学校の先生などに宛てる招待状には会費の記載をしないように気を付けてください。

(3)出欠確認の回答方法及び期限

出欠確認について、回答の方法と期限を必ず明記してください。

返信ハガキを同封するなどしていても、招待状の中で「同封の返信ハガキにてご回答ください」と回答方法を明示することが大切です。

また回答期限を必ず切るのは当然ですが、「本来必ず回答が返って来ていてほしい日」よりも2週間は前倒した〆切を設定しましょう。

〆切を前倒しにしておくことで、その日を過ぎても回答のない人にこちらから連絡して確認を取ることができます。

(4)地図は別紙とQRコード、双方用意すると親切

地図に関しては、招待状に別紙で同封するといいでしょう。

地図そのものは一般的な地図アプリから引用しても大丈夫ですが、目印などが書き込んであるとさらに使い勝手の良い地図になります。

また、可能であればマップのURLをQRコード化したものも別紙の地図に付けましょう。

紙の地図は風に煽られやすかったり持っているだけでも折れ曲がったりますし、雨の時は濡れる可能性に加えて片手は傘を持っています。穏やかな晴れの日であれば問題は少ないですが、天候によっては歩きながら紙の地図を持つのが難しくなってしまうのです。

スマホであれば折れ曲がることはまずありませんし、雨の日でもまったく扱えないということはほとんどありません。拡大表示することもできるので、地図が細か過ぎて役に立たないということにもなりません。

謝恩会の招待状の例文4パターン

謝恩会の招待状の例文を以下に4パターンご用意しました。

どのパターンでも基本構成は変わりませんが、挨拶文の書き方は想定されるパターンによって少しずつ変わって来ます。

(1)ビジネスにおける謝恩会の場合

(2)大学･短大･専門学校の場合

(3)高校･中学校･小学校の場合

(4)幼稚園･保育園の場合

(5)保護者宛ての場合

謝恩会の主催側である保護者は会費制なのが一般的です。

先生に宛てる招待状とは逆に、きちんと会費の額と徴収方法を記載しましょう。

謝恩会の招待状を作成する方法

謝恩会の招待状を作成する方法として、4つの例を記載します。

(1)手作りでオリジナルの招待状を作成

招待状に絵を書いたりシールを貼りデコレーションしたり、市販の招待状の台紙とは違うオリジナル柄の招待状を作成する方法です。

作成する時間や費用などはかかりますが、幼稚園や保育園の先生方に宛てる場合には特に喜ばれます。

子供たちに作成の協力をしてもらうと、先生としてはなお嬉しいですね。

(2)テンプレートを利用して作成

インターネットで招待状のテンプレートをダウンロードし、それに沿って招待状を作成する方法です。

「謝恩会 招待状 テンプレート」と検索するとおしゃれなデザインや可愛いデザインなど、さまざまなテンプレートを探すことができます。

凝ったデザインが入った招待状や純粋に文章だけの招待状など、送る相手にあわせたテンプレートを探して利用しましょう。

ただし、公開しているサイトや個々のテンプレートによって利用規約が違うこともあるので、よく確認してから利用しましょう。

(3)すべて手書きで作成

手書きの場合、筆ペンなどを用いると格式高い文書が作成できます。

生徒から先生に宛てる場合などは手書きにすると、筆跡などもしっかり把握している先生からすれば感慨深い文書になりそうです。

(4)制作会社に依頼

招待状や案内状などの文書作成を取り扱っている制作会社に依頼する方法もあります。

デジタルで作りたいけれど印刷する環境がない、背景デザインに使いたいものがある、などの場合は有効な手段です。

ただし、招待状1枚あたり100円～400円程度費用がかかり、宛名まで印刷するとさらに料金が追加されたりイラストやロゴを入れるとさらに料金がプラスになったりするなど、自分で作成するよりも費用はかさみます。

また、制作会社に依頼する場合でも、あらかじめ用意された文例から依頼者が内容に編集を加えるという点ではテンプレートを利用した作成とさほど変わらないため、文章部分がそれで済んでしまう場合や背景デザインにこだわりがない場合には依頼するメリットが薄いかも知れません。

封の仕方と中身の順番は？

封の仕方はほぼ決まっていますが、中身の順番に関しては正確な決まりはありません。

ここでは一例をご紹介します。

(1)封の仕方

〇手渡しの場合

招待状を手渡しする場合、封筒には糊付けせずにシールを貼って封とします。

シールは華やかさや品のあるものを選びましょう。

〇郵送の場合

招待状を郵送する場合、糊代にきちんと糊を付けて封をした上で封印のシールを貼ります。

シールを選ぶ基準は手渡しの場合と同じで、華やかさと品のあるものを選びましょう。

(2)文書を封入する時の順番

封筒の宛名が書いてある面を前にして、手前から

• 招待状
• 会場案内図
• 返信ハガキ

の順番に重ねるとよいでしょう。

正式な決まりは無いためあくまで一例ですが、「受け取った人が目を通す順番」を意識して重ねるとスマートです。

まとめ

招待状の作成や会場の手配、余興の準備など謝恩会の準備は時間がかかりますが、感謝の気持ちを示すためにも手は抜きたくありませんよね。

しかしどんなに心を込めたつもりでも、招待状に不備があっては招待を受けた側も混乱してしまいますし、幹事への問い合わせも増えて企画側の負担も大きくなってしまいます。

例文を参考にした上で、招待状を送る相手に合わせた感謝の言葉を綴るなど、受け取った人が気持ちよく出席の回答をしたくなるような招待状を作ってみてください。