新年会の案内メールを送ろう!書き方のポイントと文例

新年会の案内メールを送ろう!書き方のポイントと文例

年が明けるとすぐ行われる新年会。

この記事では、新年会を開くために欠かせない案内メールについて、書き方のポイントや文例も交えて、ご紹介していきます。

新年会の案内メールの書き方のポイント

新年会の案内メールを送る時期

年明けにすぐ行われる新年会。

この記事を読んでいるあなたはきっと、幹事か、幹事に頼まれて、新年会の案内メールを送ることを頼まれたのでしょう。

案内メールは、近年、新年会を開く際に欠かせない重要な工程です。

ポイントを押さえなければ、新年会の参加人数に影響し、新年会を滞りなく行うことが難しくなります。

たとえば、案内メールをいつ出すかは重要です。

年末年始を休むために日程を早めるなどで仕事を圧縮するケースが多いため、案内メールを送る側も、受ける側も余裕がないという前提は押さえておきましょう。

年が明けてしばらくした1月下旬頃であったり、すでに開催する会場をおさえていて、参加人数の把握を急ぐ必要がなかったりする新年会であれば、年明け後に案内メールを出しても全く問題ありません。

ですが、年明け早々であったり、会場を手配する都合で参加人数をはっきりさせる必要があったりする新年会であれば、年明け前に、できるだけ早く出しておくことが重要です。

たとえば、年内に把握できればいいのであれば、12月中頃には案内メールを出し、1週間後を出欠の締め切り日に設定し、出欠連絡がない者に個別対応で確認し、最終的に10日程度で情報収集が完了することでしょう。

年末年始は飲み会が集中し、一年の中で最も会場が手配しにくいシーズンと言われます。ギリギリになってからでは、会場が手配できない可能性が高いため、くれぐれも注意しましょう。

どんな内容の案内メールを送る?全員に同じ文面を送っていいの?

新年会の案内メールは、次のことを簡潔に連絡します。

  • 会の目的
  • 日時
  • 場所(地図や店のURL、連絡先)
  • 会費(費用と徴収方法:当日徴収・事前徴収)
  • 主催者(当日の緊急連絡先の電話番号)
  • 出欠連絡の方法

案内メールで出欠連絡をお願いする場合、返信で出欠情報を管理すると大変なため、メールとは別の、出欠確認用のツールを使うことが多いです。

たとえば、会社の飲み会では、メールを受け取ったメンバーがアクセスできる場所にMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートで、メンバー名を羅列した出欠確認表を作り、出席か欠席かを書き込ませる方法がよく使われます。

インターネットの接続に規制のないケースでは、インターネット上の無料の出欠確認ツールを使う場合もあるでしょう。

もちろん、参加者のI TリテラシーやI T環境にあわせて行う必要があるため、不明な場合やアクセスできない場合はメールで返信するように促すとよいでしょう。

また、案内メールを送る上で注意したいのは、出席確認したいメンバー全員にメールをうかつに「To」で送らない方がいい、という点です。

新年会に限らず、一般的に、飲み会には「必須参加者」というVIP待遇の人がいます。この必須参加者には宛先を「To」ではなく「Cc」にした上で、メンバー全員に案内メールを送りましょう。

たとえば、会社の部の飲み会であれば、部長、課長、係長のような役職付きの人です。その必須参加者たちに場所や費用感を説明し、都合のよい日程のお伺いを立てた後で、幹事が参加できる日時で、新年会の日時を設定します。

サークルのようなカジュアルな新年会では、サークルの長のような人とその人指定する人たちが必須になります。その必須参加者と幹事が参加できる日時で設定します。

逆にいうと、そういった必須の参加者たちは日時を既に知っているため、出欠連絡のアクションは不要です。

宛先を「Cc」に入れることで「出欠連絡は不要ですが、新年会の詳細は知っておいてね」という連絡になります。

また、幹事以外から見る参加者からは「Cc」に含まれる方はVIPなのだというアピールにもなります。

ただし、地域や世代、社風などによっては、メールの文化が異なり、考え方も異なります。メンバー全員に対して「Cc」で案内メールを送り、誰が新年会に参加するかがわからないようにする配慮が求められるケースもあるでしょう。

メールマナーについては、最終的にはその新年会の慣例に従うようにしましょう。

新年会の案内メールの文例

オフィシャルな新年会の案内メール例

伝えたいことをビジネスマナーに従って、まとめましょう。

極めてオフィシャルな新年会の案内メールを送信する場合、普通のメールの書き方とはそもそも異なります。

広報などの担当部署がメーラーの機能を使い、宛先リストで個別に送る対応を行うため、宛先などに専用の埋め込み文字を駆使した案内メール文面になることが一般的です。

この文例では、あくまで一社員が社外の方へ12月中に新年会のお誘いをする必要があるケースを想定します。

オフィシャル感を出すため、時候の挨拶を交えつつ、新年会の案内を行うとよいでしょう。日時は西暦よりも元号を交えた方が公的な印象を与えることができます。

必須参加者全員を「Cc」に入れる必要はありませんが、あなた自身の上司や、新年会の責任者を入れることで、あなたの個人的な誘いではなく、会社の総意としての誘いであることを明示できます。

――――――――――――――――――

件名:

令和○○年□□部新年会のご案内

――――――――――――――――――

本文:

株式会社△△

○○部 ○○課 ○○○○ 様

Cc)□□部 部長A

 

お世話になっております。

株式会社○○ □□部 ○○です。

寒さが一段と厳しくなってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

つきましては、平素よりご尽力をいただいている皆様をお招きいたしまして、下記の通り新年会を催したく存じます。

ご多忙中とは存じますが、ぜひご出席くださいますようお願いいたします。

日時: 令和○○年○月○日(曜日) ○時~○時

会場: [飲食店名](地図のURL、電話番号)

会費: ○○円(*当日、会場にて徴収します。)

幹事: [幹事の氏名](当日の緊急連絡先の電話番号、メールアドレス)

出欠につきましては、このメールに【○月○日まで】にご返信ください。

以上

カジュアルな新年会の案内メール例

できるだけ伝えたいことを強調し、シンプルにまとめましょう。

幹事からの参加を促すような一言は、最後に添えるなど、重要な情報ほど上に来るよう、できるだけ読み手に負担にならない文面が望ましいでしょう。

「お疲れ様です」から始まる名乗りも必要ないと思ってよいでしょう。

件名は「新年会のご案内」から始めたくなるところですが、出欠連絡のお願いであることと、その出欠連絡の〆切を強調した方がスムーズに事が運びます。カジュアルな新年会の場合は、効率を優先してもよいでしょう。

繰り返しになりますが、地域や世代、社風などによっては、メールの文化が異なり、考え方も異なります。メールマナーについては、最終的にはその新年会の慣例に従うようにしましょう。

――――――――――――――――――

件名:

【〆12/XX】新年会出欠連絡のお願い【20X X年□□部新年会のご案内】

――――――――――――――――――

本文:

□□部のみなさま

Cc: A部長 B課長 C課長

 

今年も残すところ、わずかとなりました。

部員間の親睦をはかるとともに新年の抱負を話す会として、新年会を開催します。

ぜひ、ご参加ください。

日時:○月○日(曜日)○○時~○○時

会場:[飲食店名](地図のURL、電話番号)

会費:○○円(*当日、事務所で事前に徴収します)

幹事:[幹事の氏名](当日の緊急連絡先の電話番号)

出欠の連絡につきましては【12月○日まで】に、次の出欠表にご記入ください。

[出欠表のアクセス先]

出欠表への記入が難しい場合、幹事(kanji123@xxxx.jp)までご連絡ください。

○○の美味しいコースを選んでおります。

ぜひ英気を養いましょう!

よろしくお願いいたします。

まとめ

新年会を開くために欠かせない案内メールについて、書き方のポイントや文例も交えて見てきました。

新年会の案内メールを頼まれたら、いつ送るべきか、必須参加者が誰かをまず確認することが重要です。

新年会の案内メールがどうあるべきかは人や社風、状況によっても異なりますが、年末年始の多忙な中での新年会の案内メールは、できるだけシンプルにまとめるべきである点は共通項として言えるでしょう。

新年会をスムーズにとり行い、爽やかな一年をスタートさせましょう!

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