同窓会名簿作成のツール・サービス5選！目的や注意点も解説

同窓会名簿を作成したいけれど、どんなサービスを使えばいいかわからず困っていませんか。

そこで今回は、同窓会名簿作成におすすめのツールとサービスを紹介します。

同窓会名簿がなぜ必要なのか、個人情報の取り扱いなど気を付ける点についても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

同窓会の名簿作成方法

• 同窓会名簿に掲載する情報は連絡に必要なものだけに絞る
• エクセルや同窓会名簿テンプレートでデータをつくる
• 名簿作成サービスを利用する
• 年賀状で情報をもらう

①同窓会名簿に掲載する情報は連絡に必要なものだけに絞る

同窓会名簿に掲載する情報は連絡に必要なものだけに絞りましょう。
同窓会の会報や活動報告の郵送、同窓会開催の案内状などの送付に必要な情報だけを同窓会名簿に掲載します。

氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどがあれば同窓生への連絡は可能です。

勤務先、家族構成など、同窓会内部の連絡に不要な情報は削除しましょう。

②エクセルや同窓会名簿テンプレートでデータをつくる

同窓会名簿は所属校の規模により分量がかわります。クラス単位であればせいぜい４０名程度のデータですが、大学時の学年全部であれば、筆者の母校の場合は7000人以上もいます。個人が作成するのは難しい数字です。

そのため、学年全体など大規模な同窓会データの場合は、学校の同窓会会長や「創立〇周年記念名簿作成委員会」などの組織が作成する場合がほとんどです。 部活やクラス単位など小規模な同窓会データの作成は、エクセルで可能です。郵送で知らせることが多いので、名簿に載せるデータは電話番号だけでなく住所もあった方がよいでしょう。

＜同窓会の名簿で必要となる項目＞

• 氏名（旧姓）
• 郵便番号/卒業時の住所
• 郵便番号/現住所
• 電話番号
• メールアドレス
• 出欠席

注意点は、女性の場合は結婚して名字が変わっている場合が多いということ。また、引っ越しして卒業時とは住所が変わっている方も多いことです。連絡をとりやすくするため、携帯番号とメールアドレスも書いてもらうとスムーズです。

③名簿作成サービスを利用する

ネット検索すると、「同窓会プロ」や「同窓会++」などの同窓会情報サイトが非常に多いことに驚くことでしょう。同窓会名簿の作成に時間がとられてしまうと感じるならば、名簿作成サービス業者に委託する方法もあります。 提供されるサービスは、以下のようにいくつかの種類があります。

よくあるのは、大量のデータを使うためのクラウドやシステムを提供しますよ、という類のサービスです。また、それだけではなく同窓会の招待状の作成や印刷・発送まで行ってくれるサービスもあります。

ただし、料金的には１名簿５万円～、と決して安くないのがこれらのサービス。また、「個人情報保護の観点でどうなの？」「勝手に名簿に載せられたくない」といった不満の声が寄せられるケースもあるそうです。

④年賀状で情報をもらう

同窓会の名簿をいっきに作成するのは難しいので、知り合いから知り合いへと連絡先を聞く方法です。まず、あなたが知っている方へ年賀状を出す際に「今年の暮れにでも同窓会をしたいので、〇〇さんや〇〇さんの連絡先はわかりますか？」と一言添えておきましょう。 口コミが広まれば、思わぬ人数の同窓生の名簿を作成できるかもしれません。

同窓会名簿を作成するときの注意点3つ

同窓会名簿の作成では個人情報の収集を行うため、以下の3点に注意が必要です。

個人情報を取り扱うという意識を持ち、法令を遵守し、情報漏洩が起きないように対策を取りましょう。

個人情報保護法を遵守する

同窓会名簿に掲載するのは個人情報であるため、情報の取得及び利用にあたっては個人情報保護法を遵守しましょう。

具体的には以下のようなことに気をつけます。

【個人情報の取得及び利用にあたって気を付けること】

参照：政府広報オンライン | 「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？

同窓会名簿の目的を同窓生たちに明確に伝え、また同窓会に関する連絡のみに利用するように徹底しましょう。

情報漏洩が起きないように取り扱う

収集した個人情報は情報漏洩が起きないように対策を取る必要があります。

紙での保管なら鍵のかかる場所にしまい、パソコンやWeb上での保管であれば、ファイルにパスワードをかけるか、セキュリティ対策ソフトの導入が求められます。

掲載情報を削除したい人のために削除方法を知らせる

たくさんいる同窓生の中には、同窓会名簿に個人情報を掲載されたくない人もいます。

そうした同窓生のためにも、削除できる方法を知らせます。

幹事側で削除対応が可能な場合は、同窓生に連絡する際に、「同窓生名簿から情報の削除を希望される方は幹事までご連絡ください」と明確に伝えましょう。

同窓会名簿の作成や管理を業者に委託している場合は、業者の削除のルールを伝えます。

同窓会名簿作成ツール2選

同窓会名簿作成に使えるツールを紹介します。

クラス単位などの小規模な名簿であれば無料のツールでも作成可能です。

エクセル

エクセルは汎用性が高く、仕事でも使い慣れている人が多いため、使い方に困る心配が少ないツールです。

クラス単位、部活単位など小規模の同窓会名簿なら、エクセルで自主作成して管理することもできます。

小規模であっても個人情報保護を意識し、ファイルにはパスワードをかけて簡単に開けないように対策しましょう。

MiiT+（ミータス）

MiiT+（ミータス）は無料の会員管理クラウドサービスです。

メール配信やラベル印刷などにも対応しています。

豊富な決済方法に対応し、入金消込の自動化で入金管理も簡単です。

ファンクラブやサークルなどでの導入実績もあります。

同窓会名簿作成有料サービス3選

同窓会名簿が小規模であれば自作できますが、学年単位など規模が大きくなると自分たちだけで管理するのは大変です。

そんなときには有料サービスの利用も検討しましょう。

shikuminet（シクミネット）

shikuminet（シクミネット）は、会員管理、決済管理、イベント管理、メルマガ管理といった充実した機能を備えたWebサービスです。

会員からの操作方法についての質問はシクミネットのサポートセンターが回答してくれるため、幹事の負担を軽減できます。

同窓会限定プランとして初期費用のみのプランもあるため、費用を抑えたい団体にも利用しやすいサービスです。

 alumnet（アルムネット）

alumnet（アルムネット）は豊富なオプション機能の中から必要な機能を自由に組み合わせられるWebサービスです。

基本機能である名簿管理に入金管理機能を追加するなど組み合わせを選べて、予算に合わせて利用することもできます。

14日間の無料トライアルもあるので、迷う場合は試してみてください。

サラト

サラトは同窓会名簿を冊子で作成する事業を行う、創業50年の実績がある老舗です。

同窓会名簿作成だけではなく、同窓会の会報や案内状、会費徴収など同窓会を総合的にサポートしています。

サラトでは同窓会名簿を悪用する事業者の情報を管理しており、該当する事業者には名簿を送付しないなど、名簿管理のセキュリティを確立しているのも魅力です。

まとめ

今回は同窓会名簿の作成や管理ができるツールやサービスを紹介しました。個人情報を取り扱うため、同窓会名簿の作成や管理は慎重に行わなければなりません。

何のための名簿であるか目的を忘れず、個人情報保護法も遵守して作成しましょう。同窓会のスムーズな運営のために、同窓会名簿を役立ててください。