同窓会の幹事をプロに任せたい!代行サービスのメリット・選ぶコツ

同窓会を開こうと思ったとき、会場の予約や参加者への通知、当日の進行など、いろいろと手配する幹事は大変です。

最近では同窓会の幹事代行をお願いし、手軽に同窓会を開くシーンも増えてきています。

そこで今回は、同窓会の幹事代行とは何かといった基本知識やサービスの利用方法をおさえつつ、代行サービスのメリットや選ぶコツをご紹介します。

同窓会の幹事代行って何?

同窓会の幹事代行とは、同窓会を開くために必要な一連の作業をプロが肩代わりしてくれるサービスのことです。

  • 会場の手配
  • 案内状の作成、印刷、発送を含めた同窓会の出欠確認
  • 同窓会当日の司会進行
  • 写真や動画の撮影
  • 二次会の手配

まで、同窓会に関係する作業をすべて依頼することができます。

すべてを丸投げするのに抵抗のある方は、同窓会の事前準備だけをお願いするなど、部分的に依頼することも可能です。

特に同窓会で幹事が頭を悩ませる、卒業生名簿から案内状を作成・印刷・発送して、出欠者や転居不明者を洗い出す作業を依頼できれば、負担はかなり軽くなるでしょう。

基本的に、どこの代行サービスも、サービス利用の基本料金とは別に、参加者人数分の費用が別途かかる仕組みのため、人数が多ければ割安になるような料金体系ではない点は気をつけましょう。

幹事代行サービスの利用方法

サービス事業者にもよりますが、依頼できるタイミングで、依頼するときに必要なものを用意して相談することで、幹事代行サービスは利用できます。

◯依頼できるタイミング

通常、開催予定日の半年前が目安です。

FacebookやLINEなどのSNSで、すぐに連絡がつきやすい若い世代の場合、サービス事業者によっては3ヶ月前でも同窓会を開催できるようですので、確認してください。

◯依頼するときに必要なもの

卒業生の代表幹事の連絡先、卒業生の名簿一覧は必須です。

代行会社によっても必要なものは変わるため、注意しましょう。

卒業生の名簿に住所などの連絡先がなくとも、対応してくれる代行サービス事業者もあるので、まずは相談してみるとよいでしょう。

同窓会の幹事代行サービスを利用するメリット・デメリット

同窓会の幹事代行サービスを利用するメリット・デメリットは、それぞれ次の3つが挙げられます。

メリット1 最小の労力で同窓会を開催できる

幹事代行サービスを利用することで、代表幹事は最小の労力で、同窓会を開催できることは間違いありません。

ただし、代表幹事の労力がゼロになるわけではありません。

幹事代行サービス事業者から、都度、確認や判断をお願いされることもあるでしょう。同窓会のコントロールは、代表幹事の意思のもとで行われます。

メリット2 連絡先が不明な人にも同窓会の案内をできるケースがある

最近では、プライバシー保護の観点から、住所録のない卒業生名簿も珍しくありません。住所などの連絡先が不明では、案内状が出せないため、幹事に慣れてない方は、出欠確認の時点でお手上げでしょう。

しかし、同窓会の幹事代行サービス事業者はプロですので、連絡先が不明な状態でも、FacebookやLINEなどのSNSなどを駆使して、住所不明者にもどうにか連絡をつけ、同窓会の開催まで持っていくことができるでしょう。

メリット3 オプションサービスの利用で自由度の高い同窓会を開催できる

オプションサービスで、同窓会専用のウェブサイトを提供したり、同窓会をプロのカメラマンに動画・写真の撮影手配をしたりすることもできます。

相談すれば、余興でビンゴゲームや、マジシャンや芸人などのパフォーマーを手配したり、装飾のためにフラワーアートを手配したりすることもできるでしょう。

自由度の高い同窓会を、ひとつの事業者とやり取りするだけで執り行えるのは、幹事代行サービスならではのメリットと言えます。

デメリット1 幹事代行費の負担で同窓会の会費が高くなる

当たり前のことですが、幹事代行サービスを利用すれば、その分、費用がかかります。

基本利用料金の上に、出席人数分の費用が従量加算されるため、代表幹事が費用を持つには高額すぎます。

同窓会の会費に上乗せする必要が出てくるため、幹事代行サービスを利用しないときよりも同窓会の会費は高くなるでしょう。

デメリット2 卒業生の個人情報が漏れるリスクがある

幹事代行サービスは、卒業生の連絡先などの大量の個人情報を活用します。そのため、利用料金の安さを優先して、資本関係がおかしな幹事代行サービスを利用すると、卒業生の連絡先の情報が流出するなど、個人情報が漏れるリスクがあります。

信用のできる幹事代行サービス事業者を利用しましょう。

デメリット3 手抜きをしたと代表幹事が誤解されるリスクがある

幹事代行サービスの利用は、まだまだ一般的なものとは言えません。そのため、幹事代行サービスを利用することで、他の卒業生から「代表幹事は、同窓会を開くための手間を業者に丸投げして、手抜きをした」と誤解されるリスクはあります。

特に、費用も同窓会の会費に上乗せしているため、説明責任を問われるケースもあるでしょう。餅は餅屋というように、幹事代行サービスというプロを活用することになった経緯を簡単に説明できるようにしておくと安心です。

同窓会の幹事代行サービスを選ぶコツ

同窓会の幹事代行サービスは、事業者によって微妙に異なりますが、基本的には同じことができます。

同窓会の企画、卒業生名簿のデータベース化と管理、出欠確認(転居先不明者の確認も含む)、案内状の作成・印刷・発送、同窓会専用のウェブサイトの運営管理、同窓会当日の受付や司会進行など、他にも、同窓会に関係することであれば、相談すれば請け負ってくれるでしょう。

まずは、リーズナブルで、代表幹事のニーズを満たすプランを提供する同窓会の幹事代行サービス事業者を見つけましょう。

その事業者のウェブサイトで、会社概要などを探し、資本関連をチェックして、信用できる会社かどうかを判断しましょう。いわゆる、簡易的な反社(反社会的勢力)チェックとも言えるものです。

続いて、プライバシーポリシーがあるかをチェックします。

プライバシーポリシーには、企業としての個人情報の取り扱い方が明示されています。間違っても、卒業生名簿を横流しするような事業者を利用しないよう、しっかり確認しましょう。

事業者選びにいろいろと迷った場合、間違いがないのは最大手と老舗です。

同窓会の幹事代行サービス業界の最大手「笑屋」か、業界一の老舗「同窓会ネット」を選べば、まず問題なく同窓会を開けるでしょう。

まとめ

同窓会の幹事代行を活用することで、同窓会を開くために必要な一連の作業をプロが肩代わりしてくれます。

住所などの連絡先が不明で出欠確認が難しい場合でも、対応してくれるところもあるので、活用すれば代表幹事の負担は大きく減るでしょう。

同窓会の開催予定日から半年前で、代表幹事の連絡先と卒業生名簿を持って相談すれば、同窓会の幹事代行サービスは利用できます。

ただし、サービス事業者に頼るということは、卒業生の住所などを含む個人情報を渡すことになります。信用のできる事業者を選ぶことが重要です。

幹事代行サービスを活用し、手軽に満足のいく同窓会を開きましょう!

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