祝賀会の案内状を作成しよう!例文と作成の注意点

祝賀会の案内状を作成しよう!例文と作成の注意点

会社の創立記念や結婚のお祝いなどで祝賀会を開催する場合、招待するお客様に対して案内状を送付することになります。

祝賀会の案内状を作成する際には、招待するお客様に伝えておくべき内容を漏れなく記載し、マナーを守って作成することが重要です。

今回は、祝賀会の案内状に記載するべき内容、案内状作成の注意点などを作成例と併せてご紹介しています。

祝賀会の案内状を作成する前に確認しておきましょう。

祝賀会の案内状作成の注意点とマナー

①案内状は祝賀会開催10日前までに届くように作成する

祝賀会の案内状は、祝賀会開催の10日前までには招待客の方に届くように送付してください。

祝賀会の案内状で、招待客の方に出欠を選択してもらい返送してもらう必要がある場合、祝賀会開催の役2週間前までに届くように送付するようにしましょう。

また、祝賀会の開催地から所在地が遠い招待客の方がいる場合や、比較的大きな規模の祝賀会を開催する予定の場合は、約1か月前までに招待客の元に案内状が届くように送付しましょう。

祝賀会の案内状を送付する際のマナーとして、招待客の方が余裕をもって予定を調整できるようにできるだけ早めに案内状を作成し送付することが大事です。

②開催場所や連絡先などの重要な情報は箇条書きで別記する

祝賀会の案内状では、開催場所の住所や開始時刻、主催者の連絡先、会費などを明記して伝える必要があります。

案内状の本文の内容として、開催場所や時間、会費などの重要な事項を盛り込んでしまうと、招待客の方が見落としてしまう可能性が高くなってしまうので、本文とは別に箇条書きで別途記載するようにしましょう。

また、会場の場所などを記載する際には、簡単な地図や最寄りの駅からの行き方、所要時間などを記載しておくと親切です。

③出欠確認のための返送用はがきを忘れずに同封する

開催する祝賀会において、招待客の方から出欠の返信をもらいたい場合は、返信用はがきの同封を忘れずに実施しましょう。

また、案内状には、出欠の返信を出してもらう期日を記載しておくようにしてください。

案内状に同封する返信用のはがきには、主催者が切符をあらかじめ貼っておくことがマナーです。

④参加は強要せず、招待客が参加したいと思うような内容の案内状を作成する

祝賀会では、主催者側が招待客の方からお祝いをしてもらう場です。

祝賀会開催の案内状では、招待客の方が断りにくい、と感じる文章は避けるようにしましょう。

また、祝賀会の案内状の内容で主催者側の要望が強すぎる場合や、マナーを守っていない内容の場合、招待客側が祝賀会に参加したくないと感じてしまう可能性があるので、参加を強要するような内容や、招待客側が不快に思う内容の記載は避けるべきです。

招待客の方がぜひ参加したい、と感じる案内状を作成するためには、下記のポイントを抑えた内容を記載すると良いでしょう。

・ドレスコード

・祝賀会の形式(立食・ブッフェなど)

・他の招待客がどのような人か

・来賓やゲスト

・祝賀会内での催し物の内容

など

より参加したい、と思うような内容を記載し、ドレスコードや祝賀会の形式などの詳細を記載しておくことで、招待客の方が参加しやすくなります。

祝賀会の案内状に記載するべき項目

マナーを守った祝賀会の案内状を作成するためには、8つの項目を記載する必要があります。

①発信年月日

祝賀会の案内状を作成し発行した日付を記載します。令和元年〇月〇日 のように和暦から記載されていることが一般的です。

②送付先の宛名

案内状を送付する招待客の方の宛名を記載します。

・送付先の代表者や担当者に宛てて作成する場合

(会社名)〇〇株式会社

(役職名)代表取締役 など

(担当者)代表・担当の氏名/ご担当者様 など

・複数に宛てて送付する場合

関係者各位/取引先各位 など

③主催者の氏名や会社名、役職名

祝賀会の案内状を出す主催者、の氏名・会社名・団体名・役職名などを明記します。

④案内状の件名

何の祝賀会の案内状であるかがわかるように、案内状の件名を大きめのフォントで記載します。

「創立〇〇周年記念祝賀会のご案内」「代表取締役社長就任祝賀会のご案内」「結婚祝賀会開催のご案内」など

⑤時候の挨拶を含む前文

案内状の前文を作成する際には

・頭語

・時候の挨拶

・相手を気遣う挨拶

・自分の状態を伝える挨拶

の順番で記載します。

【頭語】

ビジネスの場面で作成する祝賀会の案内状の場合、前文の最初で頭語、最後に末期を使用することが一般的です。

拝啓/啓上/謹啓などの頭語が利用されることが多くみられます。

【時候の挨拶】

頭語に続き、季節の挨拶である時候の挨拶を記載しましょう。

時候の挨拶一覧

1月 新春の候・初春の候・寒風の候・寒中の候・厳寒の候・大寒の候 寒気厳しい折から

寒風吹きすさぶ折から

寒さ耐えがたき折から

穏やかに年が明け

うららかな初日の光を仰ぎ

冬晴れの空が美しい季節となりました

本格的な寒さとなりました

例年になく寒い日が続いております

新春とは名ばかりの厳しい寒さです

2月 晩冬の候・立春の候・余寒の候・梅花の候・春寒の候・向春の候 余寒ことのほか厳しく

春まだ浅き今日この頃

残冬厳しき折から

残冬なお肌をさす昨今

梅のつぼみもそろそろ膨らむころ

立春とは名ばかりの寒い日が続きます

春の名のみで寒さは一層つのるばかりです

冬がまた逆戻りしたような寒さです

どことなく春の気配が漂っています

3月 早春の候・浅春の候・仲春の候・春色の候・春寒の候・春暖の候 春まだ浅いこの頃

日増しに温かさを感じるこの頃

雪解けの水が日ごとに輝きを増していく頃

花便りの聞かれますこの頃

春風が心地よい季節となりました

川の水もようやくゆるんできました

庭の木々の新芽もふっくらとしてきました

日差しもすっかりやわらかくなってきました

4月 陽春の候・桜花の候・陽春の候・春風の候・春陽の候・晩春の候 うららかな好季節を迎え

うららかな春日和のこの頃

若草が目にも鮮やかに燃え立つ折から

若葉の緑が目にも鮮やかな折から

かげろう燃える今日この頃

桜前線は北国へもようやく到着しました

花見の好季節となりました

春の気配もようやく濃くなりました

木々の新緑が春光に映える季節になりました

 

5月 新緑の候・立夏の候薫風の候・青葉の候 若葉に風香る今日この頃

波の光もひときわ明るくなった今日この頃

五月晴れの好季節となり

雲一つない五月晴れの空が広がっています

まるで初夏を思わせる陽気です

吹く風もどことなく夏めいてきました

 

6月 初夏の候・青葉の候・新緑の候・向暑の候・梅雨の候 そろそろ蛍が飛び交うこる

梅雨空がうっとうしい折から

開けてもくれても雨ばかりの昨今

木々の緑も深みを増して

さわやかな初夏を迎えました

紫陽花の咲く季節になりました

このところめっきり暑くなってきました

連日の長雨に閉じ込められています

7月 盛夏の候・小暑の候・暑中の候・大暑の候 真夏日が続き一雨が欲しいこのごろ

水辺が恋しい今日この頃

夕立後の風に一服の涼味を覚える昨今

連日の猛暑しのぎがたい昨今

近年まれにみる暑さです

いよいよ夏が到来しました

花火の音が遠く近く聞こえてきます

エアコンなしでは過ごせない日々です

8月 立秋の候・晩夏の候・残暑の候・秋暑の候 しのぎがたい残暑がつづく折から

立春をすぎても日中の暑さをしのぎがたい昨今

無視の声にようやく秋の気配を感じられるころ

寝苦しい夜が続いております

暑さもようやく峠を越したようです

赤とんぼの姿を見かけるようになりました

夏も終わりを告げようとしています

9月 初秋の候・新涼の候・爽秋の候・涼風の候・秋涼の候・秋色の候 木々のそよぎにも涼気が感じられるこのごろ

日増しに秋も深まり

すがすがしい秋晴れが続きますが

コオロギの声が聞こえる今日この頃

初秋の空の高く爽やかな季節

めっきり秋めいてきました

秋空もさわやかな季節になりました

やっと夏の暑さから解放されました

トンボが群れをなして飛んでいます

ようやくしのぎやすい季節になりました

10月 秋色の候・秋晴の候・秋麗の候・紅葉の候・秋冷の候・秋色の候 秋気が心地よい今日このごろ

紅葉前線が南下中の昨今

菊薫る季節となり

稲も豊にみのり

木々の葉も色づいてまいりました

秋もようやく深まってまいりました

雲一つない絶好の秋日和が続いています

金木製が匂う季節となりました

11月 晩秋の候・紅葉の候・落葉の候・向寒の候・霜秋の候 日増しに寒気の加わる今日この頃

陽だまりが恋しい今日この頃

咲く風のうすら寒い昨今

小春日和の今日この頃

初雪の便りが聞かれる季節となりました

日足がめっきり短くなってまいりました

落ち葉が散り敷季節となりました

そろそろコタツの恋しい季節となりました

12月 初冬の候・師走の候・寒冷の候・歳末の候 心せわしい年の暮れ

木枯らしに思わずコートの襟を立てるころ

迎春の準備に忙しい折から

寒気ひときわ厳しい今日この頃

 

今年もいよいよ押し迫ってまいりました

終日木枯らしが吹きすさんでおります

山の頂はすっかり雪化粧しています

道行く人もすっかり冬支度しています

【相手を気遣う挨拶】

頭語、時候の挨拶に続き、案内状を出す相手側を気遣う挨拶を記載します。

案内状を短くまとめたい場合、省略しても構いません。

会社宛てに案内状を送付する場合 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお喜び申し上げます

貴社にはますますのご発展の由、拝察いたします

貴社にはいよいよご隆盛の安、慶賀の至りに存じます

貴社ますますご盛栄の段、お慶び申し上げます

個人宛に案内状を送付する場合 ますますご清祥の段、慶賀の至りに存知あげます

貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます

ご家族の皆様には一段とお健やかにお過ごしのこととお慶び申し上げます

【自分の状態を伝える挨拶】

案内状を出す相手を気遣う挨拶をした後に、自分の状態を伝える挨拶を記載します。

相手を気遣う挨拶を省略した場合や、ご自身の状態を伝える挨拶を省略したい場合は記載しなくても良いでしょう。

お陰様で健康な毎日を過ごしておりますので、他事ながらご放念くださいませ。など

⑥祝賀会の開催を伝える主文

祝賀会開催を伝える内容と、祝賀会への興味をもってもらえるような内容を記載します。

会社の創立記念を祝う祝賀会を開催する場合 さて、弊社は来る令和〇年〇月〇日をもちまして創立〇周年を迎えることになりました。開業依頼いくたの曲折を経てまいりましたが、幸い今日に至りましたことは皆様方のご支援の賜物と深く感謝いたしております。

つきましては、創立〇年を記念しまして下記(左記)の通り祝賀会を催すことにいたしましたのでご多忙中誠に恐縮に存じますが、ぜひともご来臨賜りますようご案内申し上げます。

受章を祝う祝賀会を開催する場合 され、皆さまもすでにご高承の通り、弊社代表取締役社長の〇〇が この永年にわたる業界へ寄与によりまして〇〇章を受章いたしました。

つきましては、氏のご功績を讃え、受章のご栄誉をお祝いいたしまして左記(下記)の通り祝賀の宴を開きたいと存じます。

皆様にはご多用のところ誠に恐縮に存じますがなにとぞご来臨賜りますようご案内申し上げます。

⑦案内状の結びである末文・結語

祝賀会の内容を述べた後に、末文・結びの挨拶(結語)を記載してしめくくります。

末文の締めの挨拶の種類を確認しておきましょう。

代表的な末文 まずは略儀ながら、書面をもちましてお知らせいたします。

ふるってご参加ください。

ご参加を心よりお待ちしております。

取り急ぎご案内申し上げます。

結語 敬具・謹言・草々など、頭語と組み合わせて記載する

⑧祝賀会の開催日時などの詳細を伝える別記

祝賀会の詳細を別記で箇条書きにします。

・開催日時

・場所

・会費の有無

・担当者連絡先

などを記載してください。

また、祝賀会への参加の有無を知るためのハガキを返送してもらう場合は最後に「なお、お手数ではございますが、当日の出欠のご意向を同封のハガキにて〇月〇日までにご返送くだされば幸甚に存じます」と返送期日を盛り込み明記するようにしましょう。

案内状作成例

○勲章受章の祝賀会を開催する場合

令和元年〇月〇日

お取引先様各位

 

代表取締役〇〇氏の叙勲祝賀会のご案内

拝啓 初秋の候、皆さまにはますますご清のこととお喜び申し上げます。さて、このたび弊社代表取締役〇〇が、多年にわたる業務への精励により、〇〇賞を授与されました。

つきましては、この栄誉をお祝いし、あわせて今後とも多方面でのご活躍を祈って下記の通り祝賀の会を催したくご案内を申し上げます。

皆様にはご多用中恐縮ではございますが、なにとぞご来臨くださいますようご案内申し上げます。

 

敬具

発起人代表〇〇〇〇

 

日時 令和元年〇月〇日(●曜日) 午後〇時~〇時

場所 日本〇〇ホテル4階 〇〇の間

住所 東京都港区〇〇

 

お問合せ先

総務部 部長 〇〇 TEL〇〇〇-〇〇〇〇

以上

 

なお、お手数ではございますが、ご出欠のお返事を同封のはがきにて〇月〇日までにお知らせいただけるようお願い申し上げます。

○会社の創立記念祝賀会を開催する場合

令和〇年〇月〇日

 

株式会社〇〇

代表取締役〇〇〇〇様

 

〇〇株式会社

代表取締役社長 〇〇〇〇

 

創立〇〇周年 記念祝賀会のご案内

 

拝啓 残暑の候、皆さまにはご清祥にお過ごしのことお喜び申し上げます。

さて、弊社は来る〇月〇日をもちまして、創立〇周年を迎えるはこびとなりました。無事にこの日を迎えられましたのも、長きにわたる皆様からのご哀願のおかげと御礼を申し上げます。

つきましては、皆様にお集まりいただき、下記にて創立〇周年記念祝賀会を開催したいと存じます。

ご多用のところ誠に恐縮とは存じますが、何卒お繰り合わせの上ご来臨の栄を賜りたくお願い申し上げます。

敬具

日時 令和〇年〇月〇日(〇曜日) 午後〇時より(受付午後〇時〇分より)

会場 ホテル〇〇 5階 レストラン〇〇〇

住所 東京都〇〇〇〇〇

 

以上

 

なお、お手数ながらご都合のほどを〇月〇日までに同封の返信用はがきにてお知らせくださいますようお願い申し上げます。

まとめ

会社の創立記念や勲章受章、結婚のお祝いなどの祝賀会を開催する際には、マナーを守った案内状を招待者に送付するようにしましょう。

記載項目も漏れがないか、出欠の有無をしるための返信用はがきを同封しているか、などの点に注意してください。

また、祝賀会の案内状を送付する際には、招待客の方が予定を調整しやすいように、最低でも祝賀会を開催する10日前までに届くように準備しましょう。

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