歓迎会の案内文の書き方と例文 くだけたパターンとかっちり文の使い分けも紹介
2025/8/25
歓迎会の案内文を書くとき、「どこまで丁寧にするべき？」「くだけた表現は失礼？」と迷うことはありませんか？
案内文は、参加者に安心してもらい、気持ちよく集まってもらうための大切なひと工夫です。
この記事では、歓迎会の案内文に必要な基本情報から、フォーマル・カジュアルな書き方の違い、送付手段ごとの注意点、
そしてくだけたパターンとかっちり文の例文テンプレートまで、実践的にまとめました。
社内向け、人事異動、部活・サークルなど、さまざまなシーンに対応できる内容になっています。「参加したくなる案内文」を作りたい方は、ぜひ参考にしてください。
Contents
歓迎会の案内文の基本構成
歓迎会の案内文は、参加者に「いつ・どこで・どのような目的で開催するのか」を正しく伝えるための大切な連絡手段です。情報が不足していたり、分かりづらい内容になっていると、参加率の低下や混乱を招いてしまう可能性があります。
歓迎会の案内文を作成する際には、以下の9つの情報を過不足なく盛り込むようにしましょう。
【案内文に入れておくべき９つの要素】
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対象者（歓迎する人） |
誰を歓迎する会なのかを明確にします（例：「○○部に新しく配属された田中さんを歓迎する会を開催します」など）。 |
| 開催日時 | 日付だけでなく、開始・終了時間も記載しましょう。遅刻や早退を検討する人にも配慮できます。 |
| 場所（会場） | 店名・会場名のほか、地図リンクやビル名・階数まで丁寧に記載すると親切です。 |
| 会費・費用 | 一人あたりの会費と、当日支払いか事前回収かも明記すると安心です。 |
| 出欠の確認方法と締切日 | 誰に・いつまでに・どの方法で連絡するのかを明記することで、幹事の回収率が上がります。 |
| 服装の指定 | ドレスコードがある場合や私服OKなどの記載があると、参加者が安心して準備できます。 |
| 二次会の有無 | 事前にわかっていれば、案内の中で知らせておきましょう。出欠を取る場合はその旨も記載します。 |
| 簡単なスケジュール | スピーチやゲーム、自己紹介など予定している内容があれば、事前に共有すると参加者の心構えになります。 |
| 連絡先（幹事または代表者） | 当日道に迷ったり、急な欠席がある場合に備えて、連絡先は必ず明記しておきましょう。 |
案内文は、「とりあえず参加すればわかるだろう」と思って作るのではなく、誰が読んでも安心して参加できるように設計するのが大切です。この9つの項目を押さえておけば、フォーマルでもカジュアルでも、失礼のない案内文が作れます。
歓迎会案内文の書き方【フォーマルとカジュアルの違い】
案内文のトーンや文体は、歓迎会の「目的」や「対象者」によって変えるのがマナーです。
特にビジネスシーンでは、くだけすぎた表現は相手に不快感を与える可能性もあるため、場面に応じて適切に使い分けることが大切です。
かっちりとしたフォーマルな案内文の特徴（上司や社外ゲストが参加する場合）
フォーマルな案内文では、「敬意」や「丁寧さ」が最優先です。文末は「〜いたします」「〜くださいませ」など、ビジネス文書と同等の言葉遣いを意識しましょう。
【フォーマルな文のポイント】
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少しくだけたカジュアルな案内文の特徴（同僚や気軽な集まりの場合）
カジュアルな案内文は、参加ハードルを下げ、親しみを感じてもらうことが目的です。ただし、ビジネスの場である以上、「友達同士のノリ」になりすぎないよう注意が必要です。
【カジュアルな文のポイント】
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くだけた案内文でも失礼にならないために
くだけた表現にしたい場面でも、「相手がどう受け取るか」という視点を忘れないことが大切です。
【失礼にならないちょうどいいくだけ方のポイント】
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送付手段別の書き方ポイントと注意点
歓迎会の案内文は、「どんな手段で伝えるか」によって、伝え方や注意点が変わります。
メール、LINE（チャット）、紙など、それぞれに適したフォーマットやトーンを使うことで、伝わりやすさと好印象の両立ができます。
ここでは主な3つの送付手段に分けて、それぞれのポイントをご紹介します。
メールで案内する場合
歓迎会の案内をメールで送る場合、特にビジネスシーンでは、きちんとした印象を与えることが大切です。件名で内容が一目で分かるようにし、本文では簡潔かつ丁寧な文面を心がけましょう。読み手が迷わず理解できる構成が理想です。
例えば、メールでの案内では以下のような点に気をつけます。
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特に複数部署に向けた案内では、返信先や出欠締切を明確にすることが、幹事の負担軽減にもつながります。
LINE・チャットで案内する場合
社内チャットやLINEなど、カジュアルなコミュニケーション手段で案内文を送る場合は、読みやすさと気軽さの両立がポイントです。
相手のスマートフォンで閲覧することを想定し、長文よりもコンパクトな構成を意識しましょう。
とはいえ、気軽さに甘えて情報を省略しすぎると「結局いつ・どこで？」と混乱を招きます。以下の工夫を取り入れると、伝わりやすさがぐっと高まります。
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紙で案内する場合（掲示・配布／郵送）
紙の案内文は、目に留まりやすく、じっくり読んでもらいやすいという特徴があります。
配布・掲示・郵送と、職場や対象者に応じた使い方ができるため、デジタル全盛の今でも活用される場面は多くあります。
紙の案内文は「伝え方」「見せ方」の工夫次第で、歓迎会の第一印象を大きく左右します。場面に合わせて、配布・掲示・郵送それぞれの特性を活かしてみてください。
掲示・配布する場合のポイント
オフィス内の掲示板や共用スペースでの掲示、あるいはフロア内への手配りなど、「みんなが目にする場所での告知」には、視認性と見やすさが何よりも大切です。歓迎ムードを伝えながら、必要な情報をすっきり整理するには、次のような工夫が効果的です。
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紙は「一度出すと更新しにくい」ため、初回から抜け漏れのない情報設計を心がけましょう。
郵送する場合のポイント
案内状を郵送するケースでは、よりフォーマルな文体と、返信しやすい配慮が求められます。特に社外の方や年長の上司などが対象の場合は、丁寧な対応が信頼感につながります。
以下のようなポイントを意識して準備を進めましょう。
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封書での案内は、「しっかり準備されている」と印象づけるチャンスでもあります。形式ばかりになりすぎず、心を込めた文面を添えると、参加率アップにもつながります。
歓迎会の案内文テンプレート集【コピペOK】
案内文には、業務連絡としての正確さや礼儀が求められる「かっちりした文面」と、親しい間柄で使いやすい「くだけた文面」があり、目的や対象によって適切に使い分けることが重要です。また、送付手段によっても伝え方は変わります。メールやチャット、紙での掲示や配布といったシーンに応じて、文体や情報量を調整する必要があります。
実際の案内文作成時に、そのままコピペして使うだけでなく、自社の文化や雰囲気に合わせて言い回しをアレンジしてご活用ください。
かっちりしたフォーマルな案内文
フォーマルな歓迎会では、役職者や目上の方、社外の関係者が出席することもあります。そのため、丁寧な言葉遣いや形式を意識した案内文が求められます。
ここでは「社内向け」「人事異動向け」「部活・サークル向け」の3シーンを想定し、メール・チャット・紙配布・郵送の各パターンで使える文例をご紹介します。
社内向けの案内用テンプレート
（メール／LINE・チャット／掲示・配布／郵送）
同じ部署や社内メンバーを対象にした歓迎会でも、「きちんとした印象を与えたい」ときには、かっちりした案内文が効果的です。
【メール用テンプレート】
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件名：歓迎会のご案内（〇月〇日開催） 各位 お疲れ様です。総務部の◯◯です。 ご多用中とは存じますが、ご参加いただけますと幸いです。 【歓迎会のご案内】 ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 総務部 〇〇〇〇 |
【LINEや社内チャット用テンプレート】
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【歓迎会のお知らせ】 日時：〇月〇日（金）18:30〜 何かご不明点がありましたら、お気軽にご連絡ください！ |
【掲示・配布用テンプレート】
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歓迎会のお知らせ 4月より営業部に加わった×× ××さんの歓迎会を下記の通り開催いたします。 日時：2025年〇月〇日（金）18:30〜 主催：総務部 |
【郵送用テンプレート】
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拝啓 さて、このたび4月より営業部に新たに配属されました×× ××さんの歓迎会を、下記の通り開催いたします。 記 ■日 時：2025年〇月〇日（金）18:30〜20:30 なお、出欠につきましては、同封の返信用はがきにて、〇月〇日（火）までにご返送くださいますようお願い申し上げます。 何かご不明な点がございましたら、幹事までご連絡ください。 敬具 令和〇年〇月〇日 |
※返信用はがきには「ご出席・ご欠席のチェック欄」「お名前」「一言メッセージ欄」などを設けると丁寧です。切手の貼付も忘れずに行いましょう。
人事異動・異動者向けの案内用テンプレート
（メール／LINE・チャット／掲示・配布／郵送）
他部署からの異動者や、新しいチームメンバーを迎える際の歓迎会では、少しかしこまった文面の方が安心されることもあります。特に複数部署に案内する場合や、年次の高い方を含む場合は、丁寧な案内が好印象につながります。
【メール用テンプレート】
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件名：異動に伴う歓迎会のご案内（〇月〇日開催） 各位 お疲れ様です。管理部の◯◯です。 異動を機に新たにチームに加わった××さんとの親睦を深める機会として、ぜひご参加ください。 【歓迎会のご案内】 皆さまのご参加を心よりお待ちしております。 管理部 〇〇〇〇 |
【LINEや社内チャット用テンプレート】
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【歓迎会のご案内】 日時：〇月〇日（金）18:30〜 何かご不明点がありましたら、お気軽にご連絡ください！ |
【掲示・配布用テンプレート】
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歓迎会のご案内 このたび、4月1日付で○○部より異動されてきた×× ××さんの歓迎会を開催いたします。 日時：2025年〇月〇日（金）18:30〜 主催：管理部 |
【郵送用テンプレート】
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拝啓 さて、このたび、4月1日付で〇〇部より異動されてまいりました×× ××さんの歓迎会を、下記の通り執り行う運びとなりました。 記 ■日 時：2025年〇月〇日（金）18:30〜20:30 なお、出欠につきましては、同封の返信用はがきにて、〇月〇日（火）までにご返送くださいますようお願い申し上げます。 ご不明点等ございましたら、下記までご連絡ください。 敬具 令和〇年〇月〇日 |
※返信用はがきには「ご出席・ご欠席のチェック欄」「お名前」「一言メッセージ欄」などを設けると丁寧です。切手の貼付も忘れずに行いましょう。
部活・サークル向けの案内用テンプレート
（メール／LINE・チャット／掲示・配布／郵送）
部活動や社内サークルの歓迎会でも、幹事としてしっかり案内をしたいときは、ビジネスマナーを押さえた文面にしておくと安心です。必要な情報をもれなく伝えられる、フォーマル寄りのテンプレートをご紹介します。
【メール用テンプレート】
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件名：新入部員歓迎会のご案内（〇月〇日開催） ◯◯部 各位 【歓迎会のご案内】 幹事：◯◯部 ◯◯ ◯◯ |
【LINEや社内チャット用テンプレート】
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【新入部員歓迎会のご案内】 日時：2025年〇月〇日（土）17:00〜 ご質問等があれば、お気軽にご連絡ください！ |
【掲示・配布用テンプレート】
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新入部員歓迎会のご案内 このたび、4月より◯◯部に加わった新メンバーの歓迎会を開催いたします。 日時：2025年〇月〇日（土）17:00〜 幹事：◯◯部 ◯◯ |
【郵送用テンプレート】
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拝啓 このたび、4月より新たに加わった新入部員の皆さんを歓迎するため、ささやかながら歓迎会を開催いたします。 記 ■日 時：2025年〇月〇日（土）17:00〜 ご出欠につきましては、同封の返信用はがきにて、〇月〇日（火）までにご返送いただけますようお願い申し上げます。 ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。 敬具 令和〇年〇月〇日 |
※返信用はがきには「ご出席・ご欠席のチェック欄」「お名前」「一言メッセージ欄」などを設けると丁寧です。切手の貼付も忘れずに行いましょう。
くだけたカジュアルな案内文
フレンドリーな雰囲気の歓迎会や、気軽な参加を促したい場面では、「くだけた文面」の方が効果的な場合もあります。ただし、くだけすぎて失礼にならないように、相手との関係性に配慮することも大切です。「社内向け」「異動者向け」「部活・サークル向け」それぞれに、メール・チャット・掲示で使えるカジュアルな文例をまとめています。
社内向けの案内用テンプレート
（メール／LINE・チャット／掲示・配布）
気心の知れた同僚や、同じ部署内での歓迎会なら、親しみやすさを感じられるカジュアルな案内文が適しています。堅苦しさをなくすことで、参加への心理的ハードルも下がります。
【メール用テンプレート】
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件名：××さんの歓迎会やります！ みなさんこんにちは！総務の◯◯です。 ちょっとした集まりですが、新しい仲間を囲んでワイワイできればと思っています♪ 【歓迎会のご案内】 ※遅れての参加や、ドタ参も歓迎です！（事前に連絡もらえると助かります！） 総務部 〇〇〇〇 |
【LINEや社内チャット用テンプレート】
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歓迎会のお知らせ〜！ 4月から営業部に来た××さんの歓迎会やります 日時：〇月〇日（金）18:30〜 たのしみましょ〜！ |
【掲示・配布用テンプレート】
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××さん 歓迎会のお知らせ 4月から営業部にやってきた×× さんを歓迎して、 日時：2025年〇月〇日（金）18:30〜 ゆるっと来れる方、ぜひぜひ〜！ |
人事異動・異動者向けの案内用テンプレート
（メール／LINE・チャット／掲示・配布）
人事異動などのタイミングでも、相手が年次の近い方や、社内で関係性がある場合には、かしこまりすぎない案内がちょうどいいケースもあります。ゆるやかな雰囲気を伝えながらも、礼儀を欠かない文例をご紹介します。
【メール用テンプレート】
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件名：××さんの歓迎会やります！〇月〇日ぜひ参加ください！！ お疲れ様です。管理部の◯◯です。 みんなでご飯を食べながら、ゆるっと交流できればと思っています。 ■日 時：2025年〇月〇日（金）18:30〜20:30 何か質問あれば、お気軽にどうぞ |
【LINEや社内チャット用テンプレート】
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【お知らせ】××さん歓迎会やります〜！ 4月から◯◯チームに来てくれた××さんと 日時：〇月〇日（金）18:30〜 たのしい時間にしましょう〜！気軽にどうぞ |
【掲示・配布用テンプレート】
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××さん 歓迎会のお知らせ 4月から◯◯チームに加わった××さんを歓迎して、 日時：2025年〇月〇日（金）18:30〜 |
部活・サークル向けの案内用テンプレート
（メール／LINE・チャット／掲示・配布）
部活やサークルの歓迎会は、メンバー同士がフラットな関係であることが多く、案内文もカジュアルなトーンが合います。参加したくなるような、ポジティブでフレンドリーな文面に仕上げましょう。
【メール用テンプレート】
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件名：新入部員歓迎会やります！〇／〇（土）集まりましょー！ こんにちは、◯◯部の幹事◯◯です！ ■日 時：2025年〇月〇日（土）17:00〜 新メンバーも旧メンバーも、ワイワイ楽しみましょう〜！ |
【LINEや社内チャット用テンプレート】
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新入部員歓迎会のお知らせ】 新しく◯◯部に仲間入りしたみなさんを迎えて、 日時：2025年〇月〇日（土）17:00〜 歓迎ムードでお待ちしてます〜！ |
【掲示・配布用テンプレート】
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新入部員歓迎会のお知らせ この春から◯◯部に加わった新メンバーを迎えて、 新しい仲間との交流を楽しみながら、 みんなで楽しい時間にしましょう〜！ 日時：2025年〇月〇日（土）17:00〜 |
歓迎会の案内文まとめ｜参加したくなる文面には“気づかい”がある
歓迎会の案内文は、単なる連絡手段ではありません。大切なのは「参加したくなる」ような雰囲気や配慮を、文面にきちんと反映させることです。
たとえば、フォーマルな文面でも温かみを込める、カジュアルでも失礼にならない一言を添えるといった“気づかい”があるだけで、読み手の印象はぐっと良くなります。
送付手段（メール・チャット・紙など）や相手との関係性に合わせて、
- 伝えるべき情報をもらさないこと
- 失礼のない表現を選ぶこと
- 「参加してみたい」と思ってもらえる工夫をすること
が、案内文を成功させるポイントです。
例文を参考に、自社やチームに合った案内文をぜひ作成してみてください。歓迎会が、よいスタートの場となりますように！
