忘年会の案内を作成する3つのポイントとパターン別の文例を紹介
2019/12/1
2023/10/20
11月の中旬を過ぎたあたりから考え始めることが多い忘年会ですが、忘年会のパターンは親しい友人が集まって行うプライベートな忘年会から、会社の社員や仕事で交流のあるお客さんなどが集まって行うビジネスな忘年会まで様々です。
忘年会の案内文は年末の忙しい時期に作成することから「うっかり連絡できていなかった」などのこともありますが、遅くても忘年会を開催する1カ月前には相手へ案内が届いているように手配しましょう。今回は、案内文作成時の注意点と、パターン別忘年会の案内文例をご紹介していきます。
Contents
忘年会の案内に必要な6つの記載項目
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ビジネスの忘年会であっても、プライベートの忘年会であっても、下記の記載事項は必須です。漏れがないようにしっかり確認しましょう。
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上記の中で特に見落としがちなのが、〈出欠の返答期限〉〈出欠の返答方法〉です。
忘年会の案内を送ったからと言って皆が参加できる訳ではありません。既に予定がある方も中にはいます。忘年会の会場にもおおよその人数を伝えなくてはならないため、返答期限や返答方法は必ず記載し、人数に見合った会場を選ぶなども考えるようにしましょう。
忘年会の案内文の作成ポイント
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忘年会の案内文を作成する際の3つのポイントを確認しておきましょう。
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案内方法を決める
忘年会の案内は、ハガキや手紙またはメールなどの送付方法があります。どの方法で案内を送るか、事前に決めておきましょう。社外の取引先に向けて手紙で案内文を出し、社内にはメールで連絡する、という方法もあります。
これまでどのような方法で案内していたか、先輩社員に確認してみましょう。
相手との関係性に合わせた文面で簡潔にまとめる
案内文は長文ではなく、簡潔にまとめられているようにしましょう。ダラダラと長い案内文になってしまっては、結局何を伝えたかったのか、締切日はいつだったのか、など大事なことが伝わらないままになってしまいます。
そうならないためにも挨拶文は簡単に記載し、挨拶文以外の項目は箇条書きなどでまとめると見やすく、相手へも伝わりやすくなります。
また、社内宛、社外向け、プライベートなカジュアルな内容など、送付する相手ごとに文面を変えて送りましょう。特にビジネスでの案内状は、社内であっても同僚と上司で文面を分けるようにすると良いです。
開催時期の1か月前までに送付する
忘年会の時期は予定が入りやすく、案内がギリギリになると参加できない人が多くなってしまう可能性があります。できるだけ開催予定の1か月前までには、案内を送るようにしましょう。
規模が大きい忘年会、出席人数の多さによっては、忘年会の開催場所であるお店の予約も埋まってきてしまいます。参加予定者の出欠を確認して、お店の予約を確保できるようにできるだけ早めに案内を送付することをおすすめします。
ビジネスの忘年会：案内文例
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ビジネスシーンでの忘年会では、社内向けと社外向けの案内を出す例があります。それぞれの例文を確認しておきましょう。
社内向け：忘年会の案内文例
社内の忘年会では、毎日仕事を頑張る社員に向けて感謝をするという意味を込めて行われます。「1年間お疲れ様でした！」や「また新年も更なる一歩を目指して頑張りましょう！」など、日頃の社員の疲れを理解しつつ、1年間の疲れを忘年会で発散できるような案内文を考えるようにしましょう。
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【○月○日 忘年会開催のお知らせ】※返答期限あり 各位 皆様、日々のお仕事お疲れ様です。 早いもので、今年も残すところあとわずかとなりました。 皆様と親睦を兼ねた忘年会の開催を下記の通り予定しております。 お忙しい時期ではありますが、是非ご参加ください。 ――――――――――――――――――
(お店のURL)
＜メールの場合＞ 件名は変えずにこのままご返信ください。 ＜社内連絡網等の場合＞ (出欠管理アプリなどのURLを載せ)こちらからご返答ください。 ※返答期限後の参加キャンセルは、忘年会開催日の2日前までにご連絡ください。 その後のキャンセルにつきましては会費が発生してしまいますので、あらかじめご了承ください。 ―――――――――――――――――― ○○部 ○○ ○○ 090-××××－×××× |
社外向け：忘年会の案内文例
社内向けの案内文より丁寧な文面で作成しましょう。感謝の気持ちを強調し、参加しやすいようにまとめることが大切です。また、社外向けの案内をメールで作成する場合、相手の会社名や役職、名前の記載が必要です。失礼が無いように、間違いがないかしっかり確認して送付しましょう。
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件名：【○月○日 忘年会のご案内】 本文： 株式会社△△△ 代表取締役 △△ △△様 いつもお世話になっております。 株式会社○○○の○○です。 早いもので今年も残すところあとわずかとなりました。 日頃からお世話になっております取引先の皆様へ、感謝の気持ちを込めご挨拶を申し上げたく、下記の通り忘年会の開催をすることとなりました。 お忙しい時期ではありますが、是非ご参加いただきたく、ご案内申し上げます。 ――――――――――――――――――
(お店のURL) ―――――――――――――――――― 会場の都合上、○月〇日までにこのメールにてご出欠のご連絡をいただければと思います。 お手数をおかけしますがよろしくお願い申し上げます。 株式会社○○○ ○○部 ○○ ○○ 連絡先：090-××××－×××× |
友人向け：忘年会の案内例文
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ビジネスの忘年会とは異なり仲の良い友人が集まって行う忘年会では、案内文もシンプルかつ“とにかく楽しもう！”ということが伝わる内容でまとめると良いでしょう。日程の合わせ方も様々で、案内文を送るというよりは、候補日を何日か上げ、その中から皆が揃う日に忘年会を行う、というパターンが多いのではないでしょうか。
しかし、親しいからこそ起こりうるトラブルが「出欠の締切日を言わなかったために実際の人数が分からない」や「前日キャンセルの場合はキャンセル料がかかることを知らずに請求された」、「会費を知らずに金額が足りない」などです。トラブルを発生させないためにも最低限は案内として送っておくようにしましょう。
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【○○会 忘年会のお知らせ】 今年も残りわずか！！ 今年1年の振り返りもしつつ、パーッと盛り上がりましょう☆ ―――――――――――――――――― ○月〇日 ○時～ イタリアンバル○○(JR線○○駅から徒歩〇分) (お店URL)
※前日キャンセルはキャンセル料がかかります・・・。 ―――――――――――――――――― 当日楽しみにしています！！ ○○ 連絡先：090-××××－×××× |
地域の集まり・ママ友向け：忘年会の案内例文
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地域やママ友の集まりで忘年会を開催する場合は、堅苦しすぎない文面で、最低限の連絡事項と挨拶文を記載するようにしましょう。
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【○○(地域名など)会 忘年会開催のご案内】 今年も残りわずかとなってきました。 今年は運動会や地域イベントでは大変お世話になり、お疲れ様でした！という気持ちも込め、忘年会を下記の通り予定しています。 お忙しい時期かと思いますが、是非ご参加ください！ ――――――――――――――――――
居酒屋○○(JR線○○駅から徒歩〇分) (お店URL)
※出欠締切後の参加キャンセルの場合は、2日前までにお知らせください。 ※前日キャンセルはキャンセル料がかかりますのでご注意ください。 ―――――――――――――――――― お酒を飲み、新たな気持ちで新年を迎えられればと思います。 ○○会 ○○ 連絡先：090-××××－×××× |
まとめ
忘年会の案内は、出来るだけ簡潔にまとめるようにしましょう。1年間のお礼や挨拶文を組み込み、わかりやすく作成することが大切です。また、忘年会の時期は予定が入りやすかったり、業務が忙しくなったりするでしょう。できるだけ多くの人に参加してもらえるように、開催予定の1か月前には案内を送ることをおすすめします。
