祝賀会の招待状への返信マナーと書き方

祝賀会の招待状には返信用のはがきが同封されているケースが多いです。

参加、不参加を主催者に伝える際にはこのはがきに必要事項を書いて返信を行うことになります。

しかし、この返信はがきの書き方には多くのマナーがあり、知らずに間違えてしまうと恥をかいてしまうことも。

そこで今回は祝賀会の招待状に返信するときに気をつけるべきマナーと書き方について解説します。

1.祝賀会の招待状に返信するときのマナー

(1)返信は早めに送る

招待状が届いたら1週間以内、できれば2、3日の間に返信しましょう。

主催者側は招待状で人数確認をした後もやることはたくさんあるので、早めに参加人数を確定させたいのです。

スケジュールの確認や調整に時間がかかる場合でも祝賀会が開催される1か月前には返信しましょう。

(2)書く道具にも注意

正式な文書を書く場合は、毛筆や万年筆、筆ペンを使うのがマナーです。

ボールペンの場合は黒であれば許容範囲ですが、他の色ではマナー違反となります。

はがきとはいえ正式な文書ですので、字の美しさや丁寧に書くことを妥協してはいけません。

きれいな字を書くために、普段から万年筆や筆ペンで字を書く練習をしておくといいかもしれませんね。

(3)欠席時のマナー

欠席する場合、ただ返信はがきの欠席に〇をして送り返せばいいというものではありません。

返信はがきを送る前に電話やメールで出席できず申し訳ない、ということを伝えておくのがマナーです。

連絡内容としては、まずお祝いの言葉、次に欠席する予定であり、申し訳ないということを伝えます。

スケジュールの都合で出席できない場合はスケジュールをぎりぎりまで調整してみる、ということを伝えると相手からの印象もよくなります。

2.返信はがきの書き方

(1)表書きの書き方

 

主催者の住所と名前が書いてある方が表です。

こちらの面はほぼ完成している状態のためあまり直すところはありませんが、相手のあて名のところだけは修正が必要となります。

主催者の名前の下に「行」と書かれているところを二重線で消し、主催者が個人なら「様」に、主催者が企業などの組織なら「御中」に書き換えましょう。

出欠表

(2)裏書きの書き方

①「御」と「御芳」の字を消す

まずは「御」と「御芳」の文字を二重線で消します。

これは主催者がこちらに敬意を示してつけてくれたものなので、こちらが送り返す際にはふさわしくありません。

この時「御出席」「御欠席」の二つの「御」にも二重線を引くことになりますが、出席するなら「欠席」、欠席するなら「出席」の文字もまとめて消してしまうのがいいでしょう。

後ほど別々に消すことになると、二重線が並んでしまったり、つぎ足すことになるので不格好になってしまいます。

②出欠の返事に〇をする

「御」を消して残った「出席」または「欠席」に〇をします。

うっかり消したはずの「御」を巻き込んで〇をしないように注意しましょう。

③住所と名前を書く

住所と名前を書くスペースがあるため、そこに自分の情報を記入します。

マナーの項にも書いた通り、毛筆や万年筆、筆ペンを使用しましょう。

毛筆や筆ペンは慣れていないと少し字が大きくなってしまい、長い住所を書くときに見にくくなりがちです。

自信がない場合は万年筆を使うのがおすすめ。

字が雑すぎて読めず、参加者が誰だかわからないということにならないよう丁寧に読みやすい字で書くことを心がけましょう。

④空いたスペースにメッセージを書く

記入事項が書き終わったら空いたスペースを利用してメッセージを書きます。

「出席」「欠席」に〇をしただけでは雑に見えるのでよくありません。

前後に文を足し、「喜んで出席させていただきます」や「申し訳ありませんが欠席させていただきます」という風に丁寧な形に直すのは最低限やっておきましょう。

その上で使わなかった方の「出席」「欠席」の下にある空いたスペースに追加でメッセージを書いておくのが望ましいです。

「この度は祝宴にお招きいただき誠にありがとうございます。喜んで出席させていただきます」や「この度はおめでとうございます。残念ながら所用で欠席させていただきます」といったように、祝辞を追加したうえで丁寧な表現に直しておきましょう。

この時、欠席の場合は欠席理由を書いておくとより丁寧なのですが、弔辞で欠席する場合は「所用で」程度にとどめて喜びに水を差すようなことはしないのがマナーです。

出欠表

3.欠席のため祝電やお花を贈る場合は?

(1)祝電の送り方

祝電とはお祝いの電報のことです。欠席する場合には祝電を送っておくと、お祝いの気持ちが相手に伝わりますのでおすすめです。

電報とは、電話が普及する以前、緊急連絡の手段として用いられていたもので、電信によって遠隔地に簡単な文章を送信し、現地で紙に印刷したものを配達するというサービスです。

緊急連絡方法としては速度で電話やメール、SNSに後れを取る一方、物理的な形に残る点が評価され慶弔に合わせて電報を送る、いわゆる祝電や弔電といったサービスが現在も残っています。

現在はスマートフォンからインターネットを利用していつでもどこでも祝電を申し込むことができます。

とはいえ受け取る側の都合も考えると、忙しい当日の会場にいきなり送るのは考え物。

前日の祝賀会上に届けてもらうと当日のまだ早い時間に受け取ってもらえるので、前日の会場に届くように数日前から予約を入れておきましょう。

台紙やレイアウトを自分で見ながら選ぶことができるのもインターネットの強み。

開くと紙細工が飛び出す電報や洒落たケースに入った電報もあるので、祝電を送るときはそのお祝いに合った台紙を選びたいですね。

サービスにもよりますが、近年の祝電はぬいぐるみやお花、お酒や石鹸といったプレゼントをつけることもできるので、お祝いの時にはぜひ一緒に送るといいでしょう。

(2)お花の贈り方

①まずは会場に確認を取る

親しい間柄の方やビジネス上の大切なパートナーには電報と一緒にお花を贈るのがベスト。

お花を贈る場合に注意しなければならないのは、祝賀会場がお花を受け付けているかどうか事前に確認を取ること。

衛生面や広さの都合で生花を受け付けていない会場も多いので、最初に会場に問い合わせる必要があります。

また、配置可能なサイズや場所、搬入方法や搬入可能時間についても確認を取りましょう。

また、お花は生きているのでできる限り当日、早くても前日の午後に搬入するのが安全です。

早く送りすぎて本番時にお花がしおれてしまっていた、なんてことも起きるので花屋さんにもお花がどの位もつのか確認しながら搬入時間を決めましょう。

②贈るのにおすすめのお花

一般的には会場入り口やホールといった広い部分にはフラワースタンド、受付カウンターやテーブルなど会場内部にはアレンジメントフラワーや植木鉢を設置できます。

せっかくのお祝いに贈るものなので、できるだけ大きいフラワースタンドを選ぶといいでしょう。

頼んだ予算や指定した大きさに応じて花屋さんがお任せで作ってくれます。

頼んだフラワースタンドには贈り主の名前を大きく入れてくれるので、送ってもらった側からも誰が送ってくれたのかわかりやすいのは嬉しいところ。

植木鉢の場合はコチョウランがおすすめ。

四大洋ランのカトレア、デンドロビウム、シンビジューム、パフィオペディルムなども悪くはありませんが、コチョウランは株の血統や受賞歴を示すラベルがなくとも贈答用として送りやすく、花言葉も「変わらぬ愛」「幸福が飛んでくる」と祝いの席にはぴったりです。

日本ではよく浸透していて安価で手に入れやすいというのもポイント。

まとめ

祝賀会の招待状の返信時に必要なのは、主催者側の参加者側を敬う表記を主催者側を敬う表記に変更し、自分のお祝いの心を伝えることです。

祝賀会は祝いの場なので、出席するにしろ欠席するにしろ、相手を祝う心が大切です。

相手の祝い事を喜び、また、そのお祝いムードを崩さないような返信の仕方を心がけましょう。

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