懇親会の案内メールに対する返信マナーと参加後のお礼メールの書き方

懇親会の案内メールに返信をする際、ただ返事をすればいいというものではありません。実は案内メールの返信にも知らないと相手方に対して失礼に当たってしまうものがあるのです。

また、懇親会に参加して「さぁ～終わった！」と気を抜くわけにもいきません。参加後には「お礼メール」というもの書くのが一般的にマナーとされています。

そこで今回は懇親会の案内メールへの返信と参加後のお礼メールの書き方とマナーについてお話しします。

懇親会の案内メールに返信する際に気をつけるべきポイント

懇親会の案内が届いたら、早めの返信を心がける

懇親会の案内メールが届いたら基本的にすぐに返事をしましょう。

というのも懇親会当日までに懇親会の担当者が様々な準備を行うことが考えられるため、記載されている期日を待たずに返信すると親切になるからです。

仮に案内メールが届いた時点で予定が未定であり外せない用事が入るかもしれないのであれば、返事を待ってもらえるかどうか確認のメールを送るようにしてください。

件名は冒頭に「Re:」がついた状態で返信する

通常、送られてきたメールに返信をしようとすると件名の冒頭には「Re:」が付きます。

中にはこの「Re:」削除して新たに件名を作る方もいらっしゃるようですが、一般に返信メールの場合は「Re:」を付けたままにしましょう。

「Re:」とは「～に関して」という意味であり、「Re:」がついていることで、メールを受け取った側はなんのメールに対する返事なのかが一発で分かります。逆に件名を変えてしまうとメールの中身を見るまでなんのメールなのか分からないという事態が起きかねません。これは日々多くのメールのやり取りをしている会社の方にとっては煩わしいので不親切になってしまいます。

「Re:」が付いた状態だと返信メールには過去にやり取りした文章が引用されますが、それらも削除する必要はありません。そのまま残しておいてください。

メール本文冒頭には宛名を明記する

宛名がないと、相手の方に失礼な印象を与えてしまいます。参加・不参加の返答のいずれにしても、いきなり本題に入るのではなく冒頭には宛名を記載するようにしましょう。

また、略して記載するのもマナー違反になります。仮に送られてきたメールで宛名が略されていたとしても、返信メールではきちんと略さずに記載してください。宛名は以下の順序で書きます。

あいさつ文

あいさつ文は社内の人に向けたものであればそこまで堅苦しくする必要はなく、「お疲れ様です」程度で十分でしょう。

ですが、社外の方との合同の懇親会などで、社外の人に向けて返信メールを送る際は「お世話になっております」や「平素より大変お世話になっております」と少しだけかしこまった言い回しにしましょう。

案内メールへのお礼と出欠の意思表示をする

返信メールではただ出欠の意思表示をするだけではなく、案内状を送ってもらったことへの感謝を伝えるようにしましょう。

また、欠席する際はなぜ欠席するのかその理由を簡潔に記載しましょう。不参加の理由を長々と語ってしまうと、本当に予定があって参加が出来なかったとしても言い訳がましく聞こえてしまい、相手によくない印象を残してしまうかもしれないからです。旅行などのプライベートの用事により不参加となる場合は「外せない用事」「諸事情により」「所用のため」などとしておきましょう。

懇親会の案内メールの返信例

懇親会の案内メールへの返信例をご紹介します。是非、ご自身で返信する際の参考にしてみてください。

社内向けの返信メール

参加の場合

不参加の場合

社外向けのメール

参加の場合

不参加の場合

懇親会に参加した後のお礼をメールで送る時のマナー

懇親会の案内メールに対する返信の仕方についてお話ししましたが、ここからは懇親会参加後のお礼メールを書く際に気をつけたいポイントとマナーについてご説明します。

懇親会のお礼メールは翌日までに送る

懇親会のお礼メールは会に参加した24時間以内に送るようにしましょう。

最もいいのは懇親会の終わった直後に文章を作成し送ることですが、懇親会などが夜に行われて終わった時にはすでに遅い時間であった場合は翌日などでも構いません。

ただし、送る際は曜日や時間帯に注意しましょう。というのも仕事上のメールが私用の携帯に来るようになっていることは多いため、翌日が土日や祝日で休みである場合や、会社の営業時間外などである場合にメールを送ってしまうと、相手方のプライベートな時間を侵害してしまうことになるからです。

翌日が休日であれば休日明け、会社の営業時間内に送るようにしてください。

件名は分かりやすく明確にする

お礼メールでは案内メールのように「Re:」を付ければいいというわけにはいかず、分かりやすい件名にすることが大切です。

件名をみて、誰からの何の連絡メールかがわかるように「懇親会のお礼　○○部　○○」としたり、件名が長くなるようであれば懇親会のお礼のメールだとわかる件名だけを記載し、誰からの差出なのかは本文に記載するとよいでしょう。

お礼メールの内容は懇親会の内容にも触れるようにする

懇親会の場で受けた心遣いや会話の内容、食事の感想などを盛り込むことでお礼メールの内容に厚みが増し、ただ「楽しかったです」などと気持ちを記載するよりもより感謝の気持ちが込められます。

送り先の人との関係性も考慮する

懇親会の主催主が社内の人で、気の知れた仲であれば砕けた内容でも問題はありませんが、社外の方が主催している懇親会に参加した際などは文章にも最低限のマナーが必要になります。

特に懇親会に誘ってもらったことに感謝を示したくて長々と文章を書くといったことはNGです。長文のメールは受け取った側も「嬉しい」というよりも「読むのが面倒くさい」という気持ちになってしまいます。

また、長い文章を書くと話が途中で脱線してしまい、要領を得ない文章になってしまいせっかくの感謝の気持ちをうまく相手方に伝わらなくなってしまうからです。

懇親会に参加した後のお礼メール例

社内向けのお礼メール

社外向けのお礼メール

懇親会のお礼メールについてはこちらからもご覧になることが出来ます。

参考｜懇親会に出席した後のお礼メールは早めに送ろう！送り先別の文例集

まとめ

懇親会の案内メールに対する返事でも参加した後のお礼メールであっても、原則すぐに返信をするようにしましょう。

メールの件名は受け手側が分かりやすいように配慮をし、案内メールに対する返事であれば「Re:」を付け、お礼メールでは簡潔にどのような要件の内容なのかを記載してください。

文章は長々と書かずコンパクトにまとめることで話の脱線を防ぐことが出来、分かりやすい文章になります。

ビジネスメールには様々なマナーがあります。案内メールの返事やお礼メールでマナーを知らないと思われないように、少し気をつけてメールを作成してみてください。