懇親会の案内の返信マナーは？参加・欠席・お礼までの例文を紹介

懇親会の案内を受け取ったけれど、「なんて返事すればいいの？」「お礼って送ったほうがいいの？」と迷ったことはありませんか？

本記事では、懇親会の案内への返信マナーから、参加・不参加・未定のケース別の文例、お礼メールのタイミングと書き方まで、シーン別に丁寧に解説します。社内・社外・保護者会など、立場に合わせた表現も紹介しているので、「失礼のない返信がしたい」と思ったときに、ぜひご活用ください。

懇親会の案内を受け取ったら？まず押さえたい返信マナー

懇親会の案内を受け取ったら、できるだけ早めに返信するのがマナーです。返信が遅れると、主催者側に迷惑がかかるだけでなく、自分の印象にも影響します。

そのため、内容を確認したらなるべく当日中、遅くとも期限内には丁寧に返信しましょう。案内に対する返信は単なる出欠の連絡だけでなく、相手への配慮や敬意を伝えるコミュニケーションの一つです。

特に社外や目上の方からの案内の場合、簡潔かつ丁寧な表現を心がけることが大切です。

懇親会への返信はマナーの一部

懇親会の案内に対して返信することは、基本的なマナーです。

主催者は、出席人数をもとに会場の手配や料理の準備を行うため、出欠の連絡がないと進行に支障をきたします。また、返信がないことで「参加するのか迷っているのか」「案内を読んでいないのか」がわからず、気をもませてしまうことにもなりかねません。

たとえば、出欠確認の返信が数人から届かないだけで、座席数や料理の発注に大きく影響します。結果として、会全体のクオリティに関わる場合もあります。

懇親会の返信は、相手への思いやりを表す大切なマナーであることから、参加・不参加にかかわらず案内を受け取ったら返信するよう心がけましょう。

返信は「できるだけ早く」が基本

懇親会の案内を受け取ったら、出欠の可否にかかわらずできるだけ早めに返信することが大切です。

返信が早いほど、主催者は出席者数を早期に把握することができるため、準備をスムーズに進められます。一方で、返信が遅れると確認の手間が増えたり、当日の段取りに影響を与えたりすることがあります。

「あとで返信しよう」と思っていたら、うっかり忘れてしまった…というのはよくある話です。特に業務が忙しい平日などは、気づけば返信期限を過ぎていたということにもなりかねません。懇親会の返信は、案内を受け取ったタイミングでできる限り早めに行いましょう。

なお、やむを得ず返信期限に間に合わない場合は、「〇日までに確認してご連絡いたします」といった一報を入れておくと、主催者に安心感を与えられます。

返信手段はメール？LINE？チャット？どう選ぶ？

懇親会の返信手段は、「案内が届いた媒体にあわせて返信する」のが基本です。

メールで届いた案内にはメールで、LINEグループでの案内にはLINEで返すことで、主催者が参加者の情報を一元管理しやすくなります。異なる手段で返信してしまうと、確認漏れや情報の分散が起こる可能性があります。

たとえば、社内の懇親会であれば社内チャット（Chatwork、Slackなど）でのやりとりが多く、そこに返信するのがスマートです。PTAや保護者会の場合、紙やメールで届いた場合は、返信も同じ形式で返すほうが丁寧な印象を与えます。一方、LINEグループで案内があった場合でも、グループ内での返信が気になるようであれば、個別で「参加させていただきます」と一言送るのも配慮になります。

基本は「届いた方法で返す」がルール。迷ったときは、主催者が確認しやすい手段を選ぶことを意識しましょう。特に社外・目上の方が主催の場合は、丁寧なメール返信が無難です。

【シーン別】懇親会への返信例文（参加・不参加・未定）

懇親会の案内を受け取ったあとは、なるべく早く出欠の返信をするのがマナーです。ただ、誰から届いた案内かによって、返信の言葉遣いやトーンも変わってきます。
ここでは「社内」「社外」「保護者会」の3つのケースに分けて、参加・不参加・未定それぞれの返信例文を紹介します。状況に合った形式を参考に、失礼のない返信を心がけましょう。

社内での懇親会に返信する場合

社内懇親会の返信では、過度にかしこまる必要はありませんが、業務連絡の一環として、簡潔かつ丁寧な表現を意識しましょう。
部署間の関係性や立場の違いにも配慮し、柔らかさの中にきちんと感がある文面が好印象です。

「参加」の返信例（社内）

「不参加」の返信例（社内）

「未定」の返信例（社内）

未定の場合はいつまでに返事をするかを記載しておきましょう。

社外・取引先からの懇親会案内に返信する場合

社外や取引先からの案内には、ビジネスマナーに則った丁寧な返信が求められます。特に初対面や関係構築中の相手であれば、返信の文面からも誠実さや礼儀が伝わるように意識することが大切です。

「参加」の返信例（社外・取引先）

「当日は」の部分に日付を追加し「〇月〇日、当日は」という記載方法もおすすめです。日時を入れておくことで、双方が確認しやすくなります。

「不参加」の返信例（社外・取引先）

「未定」の返信例（社外・取引先）

参加可否は期日までにしっかり返信することがマナーですが、未定の場合は、案内を受け取った時点で先方に連絡を入れておくとよいでしょう。返事を忘れないように、リマインドなど工夫してください。

PTA・保護者会などに返信する場合

PTAや保護者会の案内に対する返信では、形式ばらず丁寧な言葉選びがポイントです。家庭の事情もあるため、無理のない範囲で参加・不参加を伝えることが大切です。やさしく柔らかいトーンを意識しましょう。

「参加」の返信例（PTA・保護者会）

「不参加」の返信例（PTA・保護者会）

「未定」の返信例（PTA・保護者会）

【シーン別】出席後に送るお礼メールの文例

懇親会に出席したあと、感謝の気持ちを伝えるお礼メールを送ることで、より良い関係づくりにつながります。とくに主催者や幹事の方は、準備に多くの時間を割いています。

短い文面でも「ありがとう」のひと言が大きな励みになります。

この章では、送る際のタイミングや配慮すべきポイント、社内・社外・保護者会それぞれのシーンに合わせたお礼メールの例文についてご紹介します。

社内へのお礼メールの例

社内での懇親会に参加した場合は、カジュアルすぎず、かつ堅苦しくなりすぎない文面が好まれます。直属の上司や幹事に向けて、感謝と印象に残ったことを一言添えるだけでも好印象です。

社外・保護者会へのお礼メールの例

社外や保護者会など、立場が異なる相手に対しては、より丁寧な言葉遣いと配慮のある文面が求められます。ビジネスマナーや、保護者同士の気遣いを意識しながら、当日の感想や感謝の気持ちを伝えましょう。

社外向けの例文（取引先）

PTA・保護者会向けの例文

懇親会の案内が届いたら、返信とお礼の一言で好印象に

懇親会の案内に対する返信や出席後のお礼メールは、ちょっとした気遣いの積み重ねです。

参加・不参加にかかわらず、丁寧に対応することで、信頼や関係性の向上にもつながります。特に社外や保護者会など立場や距離感のある相手とのやりとりでは、「返信の早さ」や「言葉の選び方」がそのまま印象を左右します。

本記事では、社内・社外・保護者会それぞれのシーンに合わせた返信例文と、お礼メールのタイミング・内容までご紹介しました。

自分らしさを大切にしつつも、相手に敬意が伝わるような返信を心がけて、気持ちよく懇親の場に参加・交流していきましょう。