謝恩会の招待状の作り方を例文付きで解説

謝恩会の開催が決まれば、招待状の準備が必要です。招待状の準備を任された場合には、どんな文章を書けばいいのか、何を使って作ればいいのかわからず困ることも多いでしょう。

そこで今回は、謝恩会の招待状の作り方を解説します。シチュエーション別に招待状の例文も紹介しますので、あなたの状況に合わせて参考にしてみてください。

謝恩会の招待状の作り方

謝恩会の招待状は、制作会社などのプロに依頼する以外にも、以下の方法で作成できます。

【謝恩会の招待状の作り方】

 

どちらの方法で招待状を作るかを決めるかは、送る人数が一つの指標になります。テンプレートは1つ作れば一気に印刷できるので量産しやすいのに対し、材料を使った手作りは温かみやオリジナリティが感じられる一方、どうしても手間が掛かるのであまり多い部数を作るのには向きません。

なお、どちらの方法で作っても失礼にあたりません。大切なのは感謝の気持ちを持って招待状を作成することなので、部数のほかにもスケジュール感や自らのデザインスキルと相談しながら決めると良いでしょう。

無料のデザインテンプレートを使って作成する

見栄えのいい招待状を作りたいもののデザインセンスに自信がない場合や作成に十分に時間をかけられない場合には、無料のデザインテンプレートを使えばおしゃれな招待状を作成できます。

【無料で利用できるデザインテンプレートがあるデザインツール】

これらのツールは無料で利用可能です。それぞれ違うテンプレートがあるので、比較してみて、使いたいテンプレートがあるツールに登録しましょう。

デスクトップPCならばウェブブラウザ上で動作でき、CanvaとAdobe Expressに関してはスマートフォン用のアプリが提供されているため、インターネットに接続できる環境があればデバイスに関わらずデザインの作成ができます。

テンプレートを利用して作成した招待状のデザインは、自宅のプリンターで印刷できるほか、コンビニのプリンターを利用することも可能です。コンビニのプリンターを活用する場合には、コンビニ各社のプリンターアプリにファイルをアップロードしておきましょう。

購入した材料で手作りする

文具店や100均などで購入した材料を使うことで、手作りでも招待状を作成可能です。

保育園や幼稚園の先生宛など、子供たちと保護者とで招待状を手作りするのも思い出のひとつとなります。子供たちも一緒に作ったということであれば、先生たちも喜んでくれることでしょう。

マスキングテープやキラキラシール、リボンなどを使って招待状を装飾し、文章も手書きにすることでオリジナリティと温かみのある招待状になります。

謝恩会の招待状の例文

謝恩会の招待状には、謝恩会幹事の保護者、もしくは謝恩会幹事の卒業生が先生に送る場合と、謝恩会幹事の保護者が他の保護者に送る場合とがあります。

【謝恩会の招待状を送るシチュエーション】

いずれの場合でも、「拝啓」「敬具」といった頭語・結語や時候の挨拶、先生への感謝の気持ちを入れて挨拶文を作成します。また、開催日時や会場といった連絡事項については「記書き」で記載しましょう。

「記書き」とは要点を箇条書きで伝える書式です。挨拶文の後に「記」と記載して必要な情報を箇条書きで記載します。この時、「記」の文字は行の真ん中に来るように置きましょう。

例文についてはそれぞれ内容が異なるため、状況に合わせて参考にしてください。

保育園・幼稚園の例文

謝恩会幹事の保護者から、保育園・幼稚園の先生に送る場合の例文です。

【例文】

保育園・幼稚園の先生に送る招待状には、先生への感謝の気持ちの他に、小さかった子供たちの成長を喜ぶ思いを添えるといいでしょう。

小学校・中学校・高校の例文

謝恩会幹事の保護者から、小学校・中学校・高校の先生に送る場合の例文です。

【例文】

小学校・中学校・高校の先生に送る招待状には、子供たちを教え導いてくれた先生への感謝の気持ちや卒業を喜ぶ言葉を入れておくといいでしょう。

専門学校・大学の例文

謝恩会幹事の卒業生から、専門学校・大学の先生に送る場合の例文です。

【例文】

専門学校・大学の先生に送る招待状には、指導してもらった先生への感謝の気持ちを添えましょう。

また学外で謝恩会を開催する場合には、開催場所の住所も記載しておくと親切です。

会場の予約のために参加人数を早めに把握しておく必要がある時は返信期日も記載しておきましょう。

保護者宛の例文

謝恩会幹事の保護者から、他の保護者に送る場合の例文です。

【例文】

謝恩会幹事の保護者から他の保護者に送る招待状には、先生への感謝の気持ちと子供たちの成長を喜ぶ思いを添えるといいでしょう。

また、会費を徴収する場合は金額や徴収方法も記載しておくと、受け取った保護者たちも迷わずに済むので親切です。

謝恩会の招待状を作成するときの注意点

謝恩会の招待状を作成するときは以下の点に注意しましょう。

【謝恩会の招待状を作成するときの注意点】

謝恩会の招待状を作成するときに注意すべき点は、主には記載とタイミングに関する2点に分類されます。

記載のルールに反すると失礼にあたったり混乱を招いたりする可能性がありますし、タイミングを間違えてしまうことで、謝恩会開催に向けた準備に悪い影響を及ぼすことも考えられます。

謝恩会をつつがなく開催するためにも、招待状を作成するときはこれらの点に注意をして作成するように心がけてください。

宛名の書き方に気を付ける

謝恩会の招待状を作成するときは、宛名の書き方に気を付けましょう。宛名を正しく記載するのは相手への経緯と配慮を示す行為であり、誤った記載をしてしまうと招待状を受け取った側の悪印象を招きかねないためです。

とくに注意が必要なのは敬称の記載です。たとえば、園長先生宛であれば「〇〇園長先生」または「園長〇〇先生」と書きます。「〇〇先生様」とするのは、敬称を繰り返していて間違いとなります。先生に送る場合の宛名は「〇〇先生」と書いて問題ないので、迷う場合は「〇〇先生」で統一して宛名を記載しましょう。

また、先生一人ひとりではなく全員宛で送る場合は「先生御一同様」となります。この場合は個人名を記載してしまうと失礼に当たるので注意してください。

必要な情報を正確に記載する

謝恩会の招待状を作成するときは、参加するのに必要な情報を誤字脱字が無いように正確に記載しましょう。必要な情報を記載せずに招待状を送ってしまうと、当日のトラブルの原因になる可能性があるためです。

【招待状に記載するべき情報】

日時と会場はどんな場合でも必須の情報ですので、記載漏れが無いように注意しましょう。

住所については、謝恩会を園内や学校内で行う場合には必要ありませんが、他の場所で行う場合には必要となります。外部で開催するときは、参加者の中には会場へ行ったことがない人もいる可能性があるため、地図や最寄駅からのアクセスも添えておくと親切です。

謝恩会を卒業式とは別の日に開催する場合や利用する会場の指定がある場合は、ドレスコードについても記載があると参加者も迷わずに参加できます。幹事の連絡先は、問い合わせしたいことがあるときには欲しい情報です。また、会場の予約のために参加人数を早めに把握しておきたい場合は、返信期限も明記しましょう。

招待状の作成途中で予定が変更された場合など、書き直しが必要になることもありえます。これらの情報を誤って記載してしまうと参加者に混乱を与えるので、送付前には必ず見直すようにしましょう。

送付のタイミングに気を付ける

謝恩会の招待状を作成するときは、謝恩会の招待状の送付のタイミングに気を付けましょう。送付が遅れてしまうと参加者の予定確保や会場予約の手配に遅れが生じ、謝恩会を開催できなくなる危険性があるためです。

謝恩会の開催日まで間がないタイミングで送付してしまうと、年度末の忙しい時期なので招待された人が予定を空けられないことも考えられます。相手の予定を考えると少なくとも1ヶ月前までに送付しておくことがおすすめです。

また、会場の予約のために早めに参加人数を把握したい場合などは、2、3ヶ月前を目安に配布できるように準備を進めましょう。併せて、送付に間に合うように前もって招待状の作成を進めるようにしましょう。

必要なら返信期限の案内する

会場や料理の予約、会費計算などのために参加人数を把握したい場合は、招待状に返信期限を記載しておきましょう。返信を期日以内にもらえないと参加人数を確定できず、会場の確保ができなくなるためです。

返信をお願いしたい場合は、招待状を郵送するときは返信用封筒も同封して送付します。返信用封筒は送付用の封筒に折って入れて問題ありません。返信用封筒に自分の名前を宛名書きするときは、名前の最後には「様」ではなく「行」と記載しましょう。

封の仕方と中身の順番

封筒の宛名が書いてある面を前にして、手前から以下の順番に重ねるとよいでしょう。

• 招待状

• 会場案内図

• 返信ハガキ

正式な決まりは無いためあくまで一例ですが、「受け取った人が目を通す順番」を意識して重ねるとスマートです。

まとめ

謝恩会の招待状は、無料のデザインテンプレートを利用して簡単に見栄えのいいものを印刷することもできますし、購入した材料で手作りするのも良い思い出になります。また、招待状の内容には誤字脱字や記載ミスがないように、書き終えたら必ず見直しをしましょう。

謝恩会は、愛情をもって子供たちを指導してくれた先生に感謝の気持ちを伝える場です。

思いが伝わる素敵な招待状を作って、先生を謝恩会に招待してください。