【社内宛】懇親会の案内メールの書き方と文例
2020/6/1
2020/05/29
さまざまなものがデジタルになる中、それでも、ビジネスの基盤になるのは人とのつながり。職場のコミュニケーションの促進に懇親会は欠かせません。
社内向けの懇親会で幹事を任されたら、多くのケースで、懇親会の案内メールを社内宛に出すことになるでしょう。
この記事では、社内宛の懇親会案内メールの書き方と、メール文例についてご紹介します。
社内宛の懇親会の案内メールの書き方
近年、メールに限らず、デジタルなコミュニケーションツールの種類が増えています。メール以外に、グループチャットや掲示板、企業内SNSのようなコミュニケーションツールを併用する企業も増えています。そのため、複数のツールを採用している企業では、業務に直接関係する報告・連絡・相談以外のメールの利用は推奨されないケースが出てきています。
社内向けに懇親会の案内をする場合、メールという手段にこだわるのではなく、推奨されるコミュニケーションツールに従いましょう。
社内向けの懇親会は、社員同士のコミュニケーション強化のために開かれる半強制イベントではありますが、多くのケースでは業務ではないため、です。
なお、ツールが変わっても、懇親会の案内をすることと、案内すべき内容にそれほど大きな違いはありませんので、この記事では案内メールとして説明していきます。
懇親会の案内メールの書き方には、３つのポイントがあります。
- 案内メールを出すタイミング
- 案内メールの送り先
- 案内メールの件名と本文
案内メールを出すタイミング
懇親会の案内メールをいつ出すか、タイミングを見極めるのは大切です。
通常は開催日の1ヵ月前、遅くなっても開催日の２週間前には案内しておく必要があります。
仕事やプライベートとの調整がつきやすいように配慮する必要があるので、もっと余裕を持たせるべきケースも出てくるでしょう。
例えば、懇親会の種類が新年会であれば、1月下旬頃に開催すると仮定して、参加人数の確認や会場の手配もあり、年末年始の長い休暇を挟むので、12月中頃には案内メールを出さなければいけません。
案内メールの返信によって参加者の出欠確認をするので、参加人数の確定にどれくらいかかるかを見積もって、早め早めの案内がスマートです。
一般的には、案内メールを送信した日から1週間後を出欠連絡の締め切り日に設定し、出欠連絡がない者には個別に確認、実質案内メールを送信してから10日ほどで参加人数が確定すると見込んでおけばよいでしょう。
案内メールの送り先
かつて上司・主賓・一般社員に対して、別々に案内メールを送るように推奨されたこともありましたが、社内宛に案内メールを一本にまとめて送る方がスマートです。
どうしても失礼でないように配慮した案内メールにしたいなら、一般社員と一色たんにならないよう、本文中の宛名で上司や主賓の名前を挙げれば問題ないでしょう。
また、案内メールを送る上で注意したいのは、うかつに全員に「To」で送らないことです。
一般的に、懇親会には、上司や主賓のような「必須参加者」がいるのが通例です。その必須参加者たちに会場の場所や費用感を説明し、都合のよい日程のお伺いを立て、懇親会の詳細が決まります。
つまり、必須参加者には案内メールを送る前に参加の打診をしているため、再度、出欠連絡のアクションをしてもらう必要はありません。必須参加者は、宛先を「To」ではなく「Cc」にして、案内メールを送りましょう。
宛先を「Cc」に入れることで「連絡は不要でも、懇親会の詳細は知っておいてね」という必須参加者への連絡になり、一般社員からは「Cc」に含まれる方が必須参加者だと伝わります。
とはいえ、ただし、地域や世代、社風などによっては、メールを含むコミュニケーションツールの使い方のマナーは変わるため、最終的には慣例に従いましょう。
案内メールの件名と本文
件名は、一目見ただけで用件を理解できるようにするのがビジネスマナーです。
懇親会の案内メールの件名は、次のような書き方がよいでしょう。
| 【出欠〆日時】出欠連絡のお願い【懇親会のご案内】
具体例 … 【〆4/10】出欠連絡のお願い【□□部新人歓迎会のご案内】 |
件名は「懇親会のご案内」から始めたくなるところですが、社内の場合、効率を優先しましょう。「出欠連絡のお願い」と、出欠連絡の〆切日を強調した方が、後作業がスムーズに運びます。
件名はメーラーによっては、メール一覧で全文表示されないこともあるため、読んだ上で出欠連絡のアクションを求めていること、出欠連絡の〆切があることを示す情報や、懇親会の案内であることなど、重要な情報ほど前に、画面の左側に来るように配置します。懇親会の名称が決まっていれば、具体的な名称を入れ込みます。
案内メールの本文は、次の要素を盛り込みましょう。
- 会の目的
- 日時
- 場所（地図や店のURL、連絡先）
- 会費（費用と徴収方法：当日徴収or事前徴収）
- 主催者・幹事（当日の緊急連絡先の電話番号）
- 出欠連絡の方法
出欠連絡の方法について、補足説明をしましょう。
メールで出欠連絡をお願いする場合、メールとは別に、出欠確認用のツールを使うのが一般的です。理由は、返信で出欠情報を管理すると大変だから、です。
出欠確認に使えるコミュニケーションツールがある企業は、その機能を使います。
特にないケースでは、社員がアクセスできる場所にMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどで、メンバー名を羅列した出欠確認表の共有ファイルを作り、出席か欠席かを書き込ませるのが一般的です。
ウェブサイトのアクセス規制のない企業なら、インターネット上の無料の出欠確認ツールを活用するのもいいでしょう。
どうしても、メールの返信だけで出欠確認をしなければいけないケースでは、幹事だけに「To」で連絡してもらうよう、促すとよいでしょう。
社内宛の懇親会の案内メールの文例
できるだけ伝えたいことを強調し、簡潔にまとめましょう。
名乗りも必要ありません。「お忙しいかと存じますが」とか「お手数ですが」とかいうビジネス上の枕言葉も不要です。
重要な情報ほど前に、上に来るよう、読み手に負担にならない効率的な文面が、社内の案内メールとしてふさわしいでしょう。
メールの冒頭に時事や季節について軽く触れたり、メールの最後に幹事からの一言メッセージを添えたりすると、印象が柔らかくなるので、おすすめです。
繰り返しになりますが、地域や世代、社風などによっては、考え方も最適解も異なりますので、慣例に従い、案内メールを送りましょう。
| 件名：【〆4/XX】出欠連絡のお願い【令和X年度□□部新人歓迎会のご案内】
本文： □□部のみなさま Cc: A部長 B課長 C課長 新人D、新人E、新人F 桜の咲く、穏やかな季節となりました。 令和X年度□□部新年歓迎会を開催いたします。 ぜひ、ご参加ください。 日時：○月○日(曜日)○○時～○○時 会場：［飲食店名］（地図のURL、電話番号） 会費：○○円（＊当日の○時頃、事務所で事前に徴収します） 幹事：［幹事の氏名］（000-0000-0000） 出欠の連絡につきましては【4月XX日まで】に、次の出欠表にご記入ください。 ［出欠表ファイルパス・アクセス先］ 何かありましたら、幹事（幹事のメールアドレス、電話番号）までご連絡ください。 人気のお酒○○が飲み放題に入っています。 ビンゴ大会で豪華景品○○も当たりますので、奮ってご参加ください！ よろしくお願いいたします。 |
まとめ
懇親会の案内メールを出すのであれば、いつ送るべきか、必須参加者が誰かをまず確認する必要があります。
案内メールの書き方・送り方については、地域や社風、置かれた状況によっても最適解は変わりますが、できるだけ簡潔に、要点が伝わるようにすべきという点は共通です。
懇親会の案内メールをそつなく出して、社内のコミュニケーションを促しましょう！
なお、社内ではなく、社外の方に懇親会の案内をするときのマナーや書き方について知りたい方は、次をご覧ください。
