懇親会の案内状を出すときのマナーとは?案内状の書き方について解説

懇親会の案内状を出すときのマナーとは?案内状の書き方について解説

仕事でかかわりのある取引先企業やお客さんに懇親会の案内状を出すことがあるかもしれません。その際に失礼な内容を送って不快な思いをさせてしまわないように、案内状のマナーや書き方について知っておく必要があります。

そこで今回は、失礼のない懇親会の案内状の書き方やマナー、案内状を出す時期などについて説明していきます。

懇親会の案内状を出す時期は?

懇親会の案内状は、開催日の1か月前に相手に届くことを目標に送付するようにしましょう。日程の決定が遅れてしまったなどの理由で送付が遅れる場合も2週間前には送付ができている必要があります。

開催日の直前に案内状が届くとスケジュールを合わせることが難しくなることが多く、欠席となる可能性が高くなります。相手にも失礼ですし、欠席の連絡をすることで気を遣わせてしまうかもしれません。懇親会自体の開催にも影響してしまいますので、案内状はできるだけ早めに送るようにしましょう。

懇親会の案内状のマナー

懇親会の案内状を送付するときのマナーとして、開催する目的が明確に相手に伝わるように気を付けましょう。内容や書き方については後ほど説明しますが、単にコミュニケーションや労いの場として開催するのか、または明確なテーマがあって情報交換等の場となるのか等の目的を記すことが大切です。

目的の分からない懇親会では相手を不安にさせてしまいますし、参加を迷わせてしまうかもしれません。懇親会の案内状を送付する際の最低限のマナーとして「目的を明確にする」ことを意識してみましょう。

懇親会の案内状の書き方

懇親会の案内状を作成するときは、必要な項目が漏れないよう以下のポイントを抑えておくと良いです。必要以上の情報は記載しなくても良いですが、記載する内容に迷ったら確認してみてください。

(1)日付(送付日)

作成日を記載するのではなく、実際に郵送もしくはメール送付などで発信する日付を記載しましょう。

(2)宛名

宛名は「お客様各位」や「取引先各位」など送付先によって使い分けます。

(3)差出人

案内状の差出人は、会社から送付する場合は「会社名」「代表名」を記載します。

(4)件名

懇親会の場合は「懇親会のご案内」など簡潔な件名を大きめの文字で記載しましょう。

(5)前文

前文の構成は「拝啓(頭語)」「季節の挨拶」「相手企業の繁栄を喜ぶ挨拶」「感謝の挨拶」などが一般的です。季節の挨拶は案内状を送付する時期によって使い分けましょう。「早春の候」「盛夏の候」などの言葉を目にすることが多いと思います。

(6)主文

懇親会を開催する目的やその内容を明確に伝えます。あまり長文になってしまっても読みづらいので4~5行程度にまとめると良いでしょう。

(7)末文

文章を締めくくる挨拶を記載します。最後に改行を行い右端に「敬具」と記載します。

(8)別記

懇親会の詳細を記載します。主に「開催される場所」「日時」「会費」「持ち物」「連絡先」「回答期限」など、相手に伝えておくべきことをまとめて記載します。

懇親会の案内状の例文

案内状の書き方のポイントを踏まえながら、以下に案内状の作成例を記載します。

8つのポイントを意識しながら案内状を作成してみましょう。

(1)令和〇年〇月〇日

(2)取引先各位

 

(3)株式会社△△

代表取締役 □□ □□

 

(4)懇親会のご案内

 

(5)拝啓 初冬の候、貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は多大なお力添えを賜り、厚く御礼申し上げます。

(6)さて、来たる◯月◯日に各企業の皆様をお招きし、懇親会を開催することにいたしました。日々の業務における課題や問題点つきまして皆様のご意見を頂くとともに、親睦を深める場となることを目的として実施するものであります。つきましては、下記の要領で開催いたします。ご多用中恐れ入りますが、ぜひご出席いただけますようお願い申し上げます。

(7)敬具

(8)記

 

日時 令和〇年〇月〇日(木) 午後5時~午後8時

会場 △△ホテル 2階 Aホール

東京都千代田区・・・

会費 3,000円(当日)

連絡先 XXX-XXX-XXXX(担当:総務課 □□)

 

大変お手数ではございますが、〇月〇日までにご回答をいただけますようお願い申し上げます。同封の返信用はがきにてお知らせください。

以上

言葉遣いなど難しいところもあるかもしれませんので、上司に確認したり自分で調べたりしながら作成すると良いかもしれません。また、上記以外に記載する必要がある事項がある場合も考えられますので、必要な情報を予めまとめておくと良いでしょう。

懇親会の案内状の送付方法

白い封筒に懇親会の案内状と返信用のはがきを同封した上で、送付するようにしましょう。相手からの返信がFAXでも良い場合は、FAXの返信用に項目を記載したシートを同封することもあります。少しでも相手の手間を減らせるような配慮が必要ですので、送付時はこれらを忘れないようにしましょう。

懇親会の案内状の返信

懇親会の案内状を受け取ることもあるかもしれません。その場合の注意点についても説明していきます。

送られてくる案内状には、敬意を込めて自分の名前の上に「御」の字が書かれてあると思います。返信の際は、相手に対してへりくだる意味で「御」の字を二重線で消すようにします。1文字だけ消す場合は斜めに二重線を引くということを覚えておきましょう。

また「欠席」にする場合は、お詫びや欠席の理由などを簡単に記載しておくと失礼が無い返信になります。

まとめ

懇親会の案内状は会社として送付することが多く、取引先への失礼があってはいけません。そのため正しい書き方やマナーを知っておくことで、トラブルやミスを無くすことができるでしょう。

また社内向けに案内状を作成することもあるかもしれませんが、基本的には目的を明確に記載する、回答期日をしっかり設定するなどの配慮は必要です。最初の内は、案内状の内容に戸惑うかもしれませんが、マナーを覚えることでその他の業務のきっと楽になりますので頑張ってください。

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