忘年会の案内メールの書き方！社内と社外でどう違う？

2019/11/15

2022/01/04

年末が近づいてくると、あなたのもとにも忘年会の案内メールが届くことでしょう。 これまでは何気なく案内メールを受け取っていた人もいるかもしれませんが、自分が忘年会の幹事として、案内メールを送る立場になったとしたらどうでしょうか？ 「案内だからメールの文面は最低限の内容だけで良いの？」「いつまでに案内メールは送るべき？」など、いざメールを作成しようと思ったら疑問が出てくる人も多いのではないでしょうか。 親しい友人との個人的な忘年会であれば簡単な連絡で済むかもしれませんが、会社の忘年会となったらそうもいきません。 そこで今回は、会社の忘年会の案内メールに必ず記載すべき内容や守るべきビジネスマナーなど、案内メールの書き方のポイントをご紹介します。また、社内と社外などメールを送る相手によって多少文面が異なりますので、例文とポイントを参考にアレンジして活用してみてください。

1.忘年会の案内メールに記載する8つの必須事項

忘年会の案内メールに必ず記載すべき内容は次の8つです。 ・件名 ・宛名 ・挨拶文 ・忘年会の詳細 ・出欠の連絡方法 ・出欠の返信期日 ・出席をキャンセルする場合の締め切り日 ・幹事の連絡先

件名

件名を見ただけで、忘年会の案内メールだと相手に伝わる件名がベストです。さらに、開催日時と出欠の締め切り日がわかる件名だと、なお良いでしょう。 簡潔に記載することがポイントです。

具体例
・○年度 忘年会のご案内 ・○月○日開催 忘年会のお知らせ ・【出欠要返信○月○日まで】○月○日開催 忘年会のご案内

宛名

宛名は、メールをひとりひとり個人に送るのか、参加者全員に一斉送信するのか、送り先が社内なのか、社外なのかによって異なります。 個人情報漏洩の問題などがありますのでビジネスマナーとして、基本的には取引先など社外の人に忘年会の案内メールを送る際は、一斉送信はせず個別に送るようにしましょう。また、会社の規模にもよりますが、部長や課長など役職がついている人にも一斉送信は避けるべきです。

送信先 人数 宛名の具体例
社内 個人 〇〇部長 〇〇さん
全体 各位 〇〇部各位 〇〇部の皆さん
社外 個人 会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称（様）
全体 会社名＋〇〇部各位 会社名＋〇〇様、〇〇様、〇〇様…

挨拶文

宛名の下に一言挨拶文を入れましょう。長々と文章を書く必要はありません。

社内 お疲れ様です。
社外 いつもお世話になっております。 平素より大変お世話になっております。

忘年会の詳細

忘年会の詳細は簡潔に箇条書きで記載するのがポイントです。案内メールの中で、一番大切なところですので、次の3点について記載漏れがないかメールを送る前に必ず確認するようにしましょう。 ・開催日時 ・開催場所 ・会費 お店の場所がすでに決まっている場合には、お店の住所やアクセス方法などを記載した上で、お店の情報が載っているURLをあわせて添付しておくと親切です。 また、会費がある場合は金額といつ集金するのかを書いておきましょう。会費がないのであれば記載不要です。

出欠の連絡方法

出欠の連絡方法はメールでの返信が一般的です。 20人～30人規模の会社であれば、ひとりで取りまとめるのも問題ないと思いますが、50人以上になってくると、バラバラとひとりひとりから返信を受けていたら管理も大変です。例えば、部署単位で出欠を取ってもらい代表者から返信してもらうなど、工夫すると良いでしょう。また、スケジュール管理ができるアプリなどもありますので、活用できるシステムがあれば利用するのもひとつの手です。

返信期日

お店を予約して会場を確保しなければなりませんので、忘年会が開催される日の1週間～10日前を目安に出欠の返信期日を設定しておきましょう。 期日を設けておかないと、後で返信すればいいや、と案内メール自体を忘れられてしまい、個別に出欠確認をする手間がかかってしまいますので、必ず記載してください。

出席をキャンセルする場合の締め切り日

忘年会はお店を予約するケースがほとんどかと思います。 「キャンセルの場合には、○日までにご連絡ください」と文末に入れておけば、事前に参加が難しいとわかった場合には、早めに連絡をもらうことで参加人数の調整が可能です。 また体調不良や仕事の都合上、急きょ欠席となってしまう場合も考えられますので、まずはお店にいつまで人数変更が可能か確認しておきましょう。その際には、キャンセル料がかかるのかなども聞いておくと良いでしょう。

幹事の連絡先

メールの最後に「不明点等ございましたら、ご連絡ください」の一言とあわせて、署名を入れることも忘れずに。

その他に注意すべき点は？

案内メールは開催予定日の1か月前には送る

みなさん年末は、仕事もプライベートも予定が詰まっていて忙しい場合が多いかと思います。また、出席人数が多いほど、お店もできるだけ早く予約しておかないと席の確保が難しくなってしまいますので、案内メールは遅くても1か月前までには送っておくと良いです。 あまりに早すぎても返信を忘れてしまう人が出てきますので、返信期日の3日前くらいにリマインドメールを送り、返信を促しましょう。

気遣いの言葉を伝えましょう

たくさんの人に忘年会に参加してほしいという気持ちはわかりますが、「強制参加です！」などと相手の都合を考えず、参加を強制するのはよくありません。 「お時間がありましたらぜひご参加ください」や「日程調整していただけたら幸いです」など、相手を気遣う一言を添えましょう。

社内では口頭でのアナウンス、社外には電話で伝える

通信障害や迷惑メールに除外されてしまったなど、なんらかのトラブルで忘年会の案内メールが相手に正常に届いていないことも考えられます。 社内であれば、朝礼やミーティングのとき、社外であれば電話をしたときなどに、忘年会の案内メールを送った旨を口頭でフォローしておけば安心です。

忘年会の案内メールの文例

社内と社外あてに送る忘年会の案内メールの基本的な文例を挙げましたので、全体向けに送信するものなのか個人なのかや、相手との距離感などにあわせて、かしこまった文章や少しくだけた文章に変更するなど、アレンジして活用してください。

社内あての案内メール

件名：【出欠要返信○月○日まで】○月○日開催 忘年会のご案内 本文： 各位   お疲れ様です。   今年も残すところ僅かとなってきました。 早速ではございますが、皆さまとの親睦を兼ねて忘年会を開催いたします。 年末のお忙しい時期ではございますが、皆さま奮ってご参加ください。   ■□————————————————————————————————- 忘年会の詳細 ————————————————————————————————-□■ 日時　　：○月○日（○曜日）　19時～21時 場所　　：居酒屋〇〇 JR〇〇駅 徒歩1分 https://○○○ 出欠確認：件名を変えずにこのメールの返信にて○日までにお知らせください。   なお、参加のキャンセルは、2日前までにご連絡ください。 それ以降のキャンセルは会費が発生してしまいますので、あらかじめご了承ください。 ——————————————– 署名 ——————————————–

社外あての案内メール

社内に案内メールを送るときよりも、ビジネスマナーに気を配る必要がありますが、抑えるべきポイントは社内も社外も一緒です。忘年会に気持ちよく参加してもらうために日頃の感謝を伝えつつ、マナーのある文面で誘いましょう。

件名：〇月〇日　忘年会のご案内 本文： 株式会社〇〇 〇〇部　部長　〇〇様   いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。   今年も残すところあと僅かとなって参りました。 この度、お世話になった取引先の皆さまに感謝の気持ちを込めて ささやかではございますが、忘年会を開催することとなりました。   年末でお忙しい時期とは存じますが、 是非ともご参加頂きますよう、心よりお願い申し上げます。   詳細は下記に記載致します。   ■□————————————————————————————————- 忘年会の詳細 ————————————————————————————————-□■ 日程　　：〇月〇日（〇曜日）19時〜21時 会場　　：〇〇ホテル https://○○○ 住所　　：〇〇 最寄り駅：JR〇〇駅 徒歩5分   ご出欠につきましては〇日までに △△までご連絡を頂きますようお願い致します。   年末でお忙しいところ大変恐縮ではございますが、 是非ともご参加頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。 ——————————————– 署名 ——————————————–

まとめ

忘年会の案内メールは、必ず記載すべき8つの項目が簡潔に記載されていれば、問題はありません。しかし、年末は相手も多忙な時期です。特に顔の見えないメールでは感情が伝わりにくいので、事務的な文章ですませるのではなく、相手への気遣いの言葉を一言添えることをおすすめします。