展示会の案内状を作成するマナーや送るタイミングを解説【例文付き】
2023/4/6
2023/04/06
企業の展示会は、自社のサービスや商品をアピールする大切な機会です。展示会に参加する企業は、来場してもらいたい方に向けた案内状を送ります。適切な案内状を送り、多くの方に展示会に参加していただき、自社のサービスや商品を知ってもらいましょう。
案内状や招待状の作成は、マナーや送るタイミングを知っておくことが大切です。今回の記事では、展示会の案内状の作成マナーや送付タイミング、記載内容について解説しています。また、案内状の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
Contents
展示会の案内状を作成するマナー
画像素材：PIXTA
展示会の開催や出展が決まったら、顧客に向けた案内状を作成します。展示会の案内状は、ビジネス上のマナーを守って作成することが大切です。
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それぞれのマナーについて詳しく知り、案内状を作成する際の参考にしましょう。
ビジネス文書のフォーマットで作成する
企業の展示会はビジネスの場です。作成する展示会の案内状は、ビジネス文書のフォーマットに沿って作成しましょう。失礼のないような文章で作成することはもちろん、誰が読んでも内容が理解できるように心がけます。
展示会の日程や会場を分かりやすく記載する
展示会の案内状は、挨拶文から始まり、誰がどのような展示を行うかについて記載します。中でも、展示会の日程や会場については、わかりやすく挨拶文とは別に箇条書きで記載することをおすすめします。
展示会の会場によっては、多くの企業が参加するため自社のブースの場所が分かりにくいケースがあります。会場内の地図や、自社のブースの場所が分かりやすく記載された地図を記載すると良いでしょう。
展示会が有料の場合は明記する
展示会によっては、入場料が必要なケースがあります。案内状には、入場料がいくら必要になるかを明記しましょう。
展示会の日程や会場の場所と同様、箇条書きで分かりやすく記載することが大切です。また、お世話になっている方に来場してほしいという場合は、招待状として送付し、入場チケットを同封すると良いでしょう。
案内状の送付後に電話でフォローする
既に取引のある顧客に向けて案内状を送る場合、送付後に電話でフォローをしましょう。手紙の場合だけでなく、メールで案内状を送付するケースもあります。メールの場合、見落としてしまう可能性もあるため「展示会の案内についてメールを送らせていただきました」と電話でフォローをしておくことをおすすめします。
案内状を送るタイミングは展示会の3週間ほど前
画像素材：PIXTA
展示会の案内状は、開催される２～３週間ほど前までに送付するようにしましょう。SNSや自社サイトなどでの告知は、１か月ほど前から始めて取引のない新規顧客の集客につなげましょう。
また、企業の代表や役員陣など業務が忙しく予定が埋まりやすい方は、展示会の２週間前にはすでに先約があるケースがあります。そのため、１か月ほど前に案内状が届くように手配しておきましょう。
案内状はメールでの送付がおすすめ
画像素材：PIXTA
展示会の案内状は、手紙またはメールで作成し送付するケースがほとんどです。しかし、紙で作成して送付する案内状は印刷代や郵便代がかかってしまい、費用がかさんでしまいます。メールで案内状を送付することが、おすすめです。
頻繁に取引がある企業や来場していただきたい方には、紙の案内状を作成し送付するか直接渡すことで、集客につながりやすくなります。
案内状の記載内容と作成ポイント
画像素材：PIXTA
展示会の案内状は、より多くの人に来場してもらうための記載内容とポイントを押さえて作成することが大切です。案内状では、展示会の内容について分かりやすく簡潔に伝えましょう。
記載内容
展示会の案内状に記載する内容は以下のとおりです。
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最寄り駅から展示会場までのアクセス方法や、会場内の自社ブースの場所は、別紙で地図を添えて記載すると良いです。
その他の作成ポイントは次の項目で解説しています。
作成ポイント
展示会の案内状の作成ポイントには、以下のようなものがあります。
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展示会の内容を記載する部分では、自社が出展するサービスや商品について触れておくことで、興味を持って来場してもらいやすくなる |
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自社ブースに来場した方にノベルティの配布や無料相談などのメリットがある場合は、記載することで集客につながる |
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紙で案内状を送付する場合は、顧客それぞれに向けたメッセージを手書きで添えることで、来場してほしいという気持ちを伝えやすくなる |
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企業名だけでなく担当者名を記載することで、特別感が演出でき、メールの開封率が上がる |
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自社のサービスや製品、展示会の出展内容を理解してもらうことで、来場率アップにつながる |
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LPから事前に展示会参加の申し込みをしてもらうことで、来客予定数の把握ができ、当日の配布物の準備やスタッフの配置などの参考にできる |
作成する案内状によって意識するポイントは異なるため、紙やメールなどそれぞれの種類にあわせて作成してみてください。
展示会の案内状の例文
画像素材：PIXTA
展示会の案内状はメールや手紙で作成し、送付します。メール、手紙それぞれの案内状の例文やポイントを紹介するので、作成時の参考にしてください。
メールで作成する案内状の例文
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件名：株式会社□□ 新サービス○○展示会のご案内 株式会社▲▲ 平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 この度、弊社は【開催場所】にて3月10日～3月13日に開催されます〇〇展示会に出展する運びとなりました。 当日は、弊社新サービス〇〇を直接体験して頂き、皆様からのご意見を賜りたく存じます。その他に、既存商品である□□の無料相談会を行います。 お忙しいところ恐縮ではございますが、皆様お誘いあわせの上、是非ご来場くださいますようお願い申し上げます。
―記－ 〇〇展示会 出展のご案内
開催日時：3月10日～3月13日 10:00～18:00 【最寄り駅からの道順が分かる地図がある場合は記載】  画像素材：PIXTA ブース位置：会場内Aブロック10ブース 【会場内の自社ブースの位置が分かる画像を記載】
展示内容：弊社新サービス○○無料体験・既存商品 無料相談
ご来場予定の場合、下記Webサイトのお申込みフォームに事前に記載していただくことで、当日スムーズに受付が完了いたします。 【弊社新サービス○○展示会 お申込みフォーム】 なお、当日はささやかではございますが、ご来場者様へのプレゼントをご用意しております。ご不明点やご質問があれば、下記問合せ先までお気軽にご連絡ください。 皆様のご来場を心よりお待ちしております。 以上 株式会社□□ |
メールでの案内状の場合、自社HPや展示会用のLPのリンクを掲載しておきましょう。また、開催日時や場所については箇条書きで記載し、地図やアクセス方法などが分かる画像を添付すると親切です。
画像の添付が難しい場合は、会場の公式HPのリンクを掲載すると良いでしょう。
手紙で作成する案内状の例文
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令和5年3月10日 取引先各位 株式会社□□
展示会のご案内 拝啓 春風の候、みなさまにおかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、弊社は来る令和5年3月10日～13日に開催されまる「○○展示会」に出展する運びとなりましたので、ここにご案内申し上げます。今回、弊社の新サービス「○○」を実際に体験していただけるブースや、既存商品「○○」の無料相談会を準備しております。 ご多忙の折とは存じますが、皆様お誘い合わせのうえ、ぜひご来場くださいますようお願い申し上げます。 敬具 記 日 時：3月10日～3月13日 9:00～17:00 場 所：東京都●●センター 所在地 東京都○○区○○1-2-3 JR◆◆線○○駅より徒歩5分（所在地までの地図は別紙をご参照ください） お問合せ先：担当○○
なお、当日はささやかながら粗品をご用意させて頂いております。 以上 |
手紙で展示会の案内状を作成する場合、会場の場所が分かる地図や、会場内のブースの場所がわかる資料を別紙で同封しておくと親切です。
「ご来場を心よりお待ちしております」のような一言を手書きで添えることで、特別感が演出でき、集客に効果的でしょう。
有料の展示会に招待する場合はチケットを同封する
画像素材：PIXTA
展示会への入場が有料の場合、ぜひ来場してほしいと思う取引先の方や、お世話になっている企業の方には、招待状としてチケットを同封すると良いです。日頃の感謝の気持ちを案内状に一言添えましょう。
招待状とチケットは、出来るだけ手渡し理想ですが、難しい場合は郵送で構いません。消退用とチケットを郵送する場合は「展示会の招待状とチケットを送りました」と先方に電話で一報を入れておくと良いです。
まとめ
展示会の案内状は、ビジネス文書のマナーに沿って作成しましょう。できるだけ簡潔かつ来場者のメリットが分かるように作成すると良いです。また、会場までのアクセスや会場内のブースの場所が分かるような地図を画像で添付したり、別紙で同封したりするようにしましょう。
メールで送付する案内状は、展示会の特設サイト（LP）や自社サイトのURLを記載しておきましょう。展示会のLPに参加申し込みフォームを付けておくと、事前に大まかな見込み来場者数が把握でき、準備に役立ちます。
