イベントを企画する流れとポイント、イベント当日の注意点を解説

イベントの企画を担当することになり、何から始めて良いか迷っていませんか？

ビジネスの場で開かれるイベントを成功させるためには、まずはイベントを企画する際のポイントを知っておくことが大切です。

今回の記事では、ビジネスシーンでのイベントを企画する流れやポイント、イベント当日の流れや注意点について解説しています。

これからイベントを企画しようとしている方は、ぜひ参考にしてみてください。

イベントを企画する流れ

イベントを企画する基本的な流れは次のとおりです。

それぞれの項目を解説します。

①イベントの目的を決めて共有する

ビジネスシーンにおけるイベントには様々な種類があります。

最初に、イベントを開催する目的を決めることが大切です。

イベトを開催する明確な目的を設定し、チームの関係者や管理者に共有します。

チーム全体に共有しておくことで、一体となって目的を達成するためにイベントを開催できるでしょう

また、できるだけ具体的な目的を設定すると、イベント内容やターゲット層が決めやすくなり、成果を上げやすくなります。

次に、開催する目的に合うイベントの種類や内容を決めましょう。

②イベントのターゲット層や内容を決める

イベントの目的が決まったら、参加してほしいターゲット層を設定します。

イベントのターゲット層は、「年齢」「職業」「性別」「家族構成」などで絞り、できるだけ明確に設定しましょう。

ターゲット層を設定したら、具体的なイベントの内容を決めます。

せって下ターゲット層に関心を持ってもらえる内容はどのようなものか、参加者の気持ちになって考えてみると良いでしょう。

すでに顧客となっている層をターゲットにする場合、これまでの商品アンケートやSNSの投稿内容などをみて参考にすると、企画の内容を決める参考にできます。

開催するイベントに、複数の内容を盛り込みたくなることもあります。

しかし、企画の最初で設定した目的を達成するために必要な内容だけを選択することが大切です。

複数の内容を1つのイベントに盛り込んでしまうと、準備の途中で追加手配が必要になったり、準備に時間がかかったりすることがあります。

③イベントを開催する会場と日時を決める

イベントの目的と内容が決まったら、開催日時と会場を決めます。

開催日時は、設定したターゲット層が参加しやすい曜日や時間を考慮して設定しましょう。

また、イベント内容や費用によって選ぶ会場も異なります。

会場選びを行う際は、イベントの内容や予算をもとに選びましょう。

④イベントの宣伝や告知の方法を決める

イベントの開催には、告知や宣伝が大切です。

告知の方法にはSNSの利用や、企業の担当者へのDM、チラシの配布などがあります。

イベントのターゲット層に合わせた告知・宣伝方法を選択しましょう。

BtoBのイベントの場合、宣伝対象になる企業を絞り込みます。

宣伝対象を選ぶ際はイベントの内容に合う業界の企業や、参加可能な地域の企業などの条件で宣伝の対象を選ぶと良いでしょう。

イベントの宣伝をする広告には、日時や開催場所、店員などを明記します。

イベントの宣伝では、伝えたい事を簡潔に伝えるために、文言や情報を盛り込みすぎないように注意しましょう。

開催日時と場所が決まったタイミングで、早めに宣伝や告知を開始します。

イベントの開催まで必要に応じて宣伝を続けることが大切です。

⑤イベントの準備を開始する

イベントの目的や内容を決め、宣伝や告知をしたら、具体的な準備を開始します。

イベントの準備に必要な項目に、優先順位をつけて取りかかりましょう。

準備をしてもイベント当日になってトラブルが発生したり、手配が出来なかったりすることもあります。

トラブルが起きても回避できるように、代替え案や対策などを考えて準備しておくことが大切です。

⑥イベントを開催する

準備したイベントは、予定していた通り進まないこともあります。

想定外なことが起こっても、臨機応変に対応できるようにマニュアルやスタッフを用意しておくようにしましょう。

また、イベントの開催では時間の管理が大切です。

計画通りにイベントが開催されているかどうか、時間を確認しながらすすめるようにしましょう。

イベントを成功させるための企画の3つのポイント

イベントを成功させるためには、3つのポイントを押さえておくことが大切です。

運営マニュアルを作成しておく

イベントを成功させるために、運営マニュアルを作成して運営スタッフで共有しておきましょう。

外部の関係者やアルバイトがいる場合、作成した運営マニュアルを共有しておくことで、準備から開催までをスムーズに進められます。

運営マニュアルの作成方法

運営マニュアルを作成する方法とポイントを知っておきましょう。

運営マニュアルに記載する主な項目には、次のようなものあがります。

関係者連絡網とスタッフ組織図

各メンバーが自分の役割や作業について理解できるような組織図を作成して記載します。

社外のスタッフがいる場合や、いくつかの企業と共同でイベントを開催する場合、それぞれの主要メンバーや役割を明確にしておきましょう。

また、組織図の中で部署ごとに連絡係を決めて記載しておくことで、スムーズに連絡がとれます。

タイムテーブル

設営から撤収までの流れと時間が分かるタイムテーブルを作成して記載します。

会場を借りてイベントを開く場合、利用時間が決まっています。

利用時間内で、無理なく撤収までできるタイムテーブルを作成しましょう。

また、時間だけでなく、スタッフの動きも把握できるようにしておくと便利です。

例えば、セミナー講師やゲストなどがステージに上がる場合、リハーサルや控室までの誘導などを行う流れだけでなく担当者を明記します。

展示会のように、大きな人の動きがないイベントであっても、スタッフの休憩時間や対応場所を把握するためにタイムテーブルを作成しておきましょう。

スタッフの配置図

受付や誘導、司会など、どの場所を誰が担当するのかが分かるような配置図を作成して記載します。

スタッフの配置だけでなく、災害が起きたときのための避難経路の把握、受付から出口までの導線などが把握できるような配置図を作成しましょう。

イベントでの配布物や備品のリスト

イベントでの配布物や備品など、手配が必要な項目をリストにして記載します。

準備するものが多いと、手配を忘れてしまうこともあるため、漏れのないリストを作成しましょう。

リストには、参加者に配布するパンフレットやアンケート、記念品などの項目名を記載し、手配する数量や配布する対象やタイミングが分かるように明記します。

また、手配した備品や配布物を当日保管する場所も分かるように記載しておきましょう。

手配した備品の組み立てが必要な場合は、組み立て用の工具もリストに明記します。

クレームやトラブルが起きたときの対応

クレームやトラブルが発生したときの対応についての手順を作成して記載します。

災害時の対応についても言及しておきましょう。

人員に余裕がある場合は、自由に動けるスタッフを動員しておくと良いでしょう。

スタッフの注意事項

イベント当日の服装や集合時間、イベントでのマナーなどについて記載します。

運営マニュアルは、できるだけ簡潔にわかりやすく作成しましょう。

完成したらそれぞれの部署の担当者同士で内容を確認し、漏れがある場合は修正します。

6W2Hを意識して企画書を作る

イベントの企画書は、6H2Hを意識して作成するようにしましょう。

6W2Hを意識した企画書を作成することで、内容を相手に伝えやすくなります。

6Ｗ2Ｈを意識して、目的やターゲット、イベント開催の意図などがしっかりと把握できる企画書を作成してスタッフに共有することで、1つのゴールに向かって準備を進められるでしょう。

事前にトラブルを想定しておく

入念な準備を行っても、全てのトラブルを防ぐことはできません。

天候や災害などのトラブルや、スタッフの欠席による人員不足、備品の不足など、様々なトラブルを想定してリスト化しておきましょう。

トラブルが発生したときの対応方法や担当者を決めておくことで、安心して対応できます。

イベント当日の流れ

イベントの企画では、当日のおおまかな流れを把握しておくことが大切です。

イベント当日の流れは次のとおりです。

①会場入り・設営

予約したイベント会場の利用時間15分ほど前には、到着しておくようにしましょう。

会場の中に入ったら、手配した備品が揃っているかを確認し、椅子や机などの設営をします。

使用予定のプロジェクターや音響機器に問題がないか、チェックしておきましょう。

②イベント開始

運営マニュアルに記載したタイムスケジュールを確認しながら、イベントを進行します。

イベントの途中で写真を撮影し、記録用や次回開くイベントの参考にしましょう。

また、撮影した映像や写真は、宣伝や広告に使用できます。

③イベント終了

イベントが終了したら、会場の撤収を行います。

会場を借りている時間を超えると延滞料金が発生する場合もあるため、時間内に撤収できるように前もって段取りを行っておきましょう。

④懇親会

イベント終了後に懇親会や食事会などを設定している場合、懇親会会場への誘導を行います。

会場の撤収をするスタッフと、参加者を懇親会会場へ誘導するスタッフは分けておきましょう。

スタッフも懇親会に参加することで、参加者から直接イベントの感想を聞けます。

また、参加者に記入してもらったアンケートを回収し、報告書の作成や改善点の明確化に活用しましょう。

イベントの準備を開始する時期の決め方

イベントの規模や参加人数、内容によって、準備を開始する時期を検討しましょう。

まずはイベントを企画して、開催日程を決め、そこから逆算して準備開始時期を設定します。

必要な準備の項目から、時間がかかるものを優先的に対処しましょう。

イベント会場の予約が必要な売は、利用したい会場をいくつか絞りこみ、どれくらい前から予約したら良いか直接確認しておくようにします。

まとめ

イベントを成功させるためには、ポイントを押さえた企画の作成が重要です。

まずはイベントを開催する目的を決め、チーム全体に共有することから始めましょう。